Introduction
L'archivage des cours offre une approche structurée pour retirer les cours obsolètes ou inactifs des pages destinées aux apprenants, tout en conservant toutes les données associées au cours (y compris les transactions e-commerce), les inscriptions et les achèvements des cours.
En maintenant la bibliothèque de cours propre et exempte de contenu obsolète, vous pouvez réduire la confusion, offrir des recherches plus précises, et promouvoir un cycle de formation discipliné et bien géré.
Seuls les Superadmins peuvent archiver des cours. Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les Power Users.
Archiver un cours
Pour archiver un cours, accédez à l’espace de Gestion des cours depuis le Menu contenu et diffusion et localisez-le dans la liste. Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne du cours et sélectionnez Archiver. Vous verrez apparaître la fenêtre Archiver le cours ?
Vérifier les dépendances
Il est impossible d’archiver des cours avec des dépendances. C’est le cas des cours inclus dans des plans de formation ou liés à des groupes automatiques.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Vérifier les dépendances pour vérifier si le cours est inclus dans des plans de formation ou des groupes automatiques.
Dans le panneau de droite, cliquez sur le nom d’un plan de formation ou d’un groupe pour l’ouvrir. Si nécessaire, retirez le cours et vous pourrez alors l’archiver.
Remarque : lorsqu’un cours est archivé, il est automatiquement supprimé de toutes les configurations actuelles auxquelles il était auparavant affecté, telles que les règles d’inscription, les groupes, les catalogues et les équivalences de cours. Le cours archivé ne peut plus être affecté à de nouvelles configurations.
Gérer les contenus pédagogiques
Dans la fenêtre contextuelle, l’option Téléverser le contenu pédagogique vers la page Contenu pédagogique est sélectionnée par défaut. Le contenu archivé est alors automatiquement téléversé dans un dossier dédié de la bibliothèque.
Afin d’éviter les doublons, tout contenu pédagogique déjà présent dans la bibliothèque ne sera pas réimporté. Si vous désactivez cette option, le contenu pédagogique sera définitivement supprimé et ne sera plus accessible.
Cliquez sur Archive now (Archiver maintenant) pour confirmer.
Pour archiver plusieurs cours, sélectionnez les cases à cocher au début de chaque ligne de cours sur la page des cours. Puis cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit, sélectionnez Archive et suivez ensuite les mêmes étapes que pour l’archivage d’un seul cours.
L’archivage individuel et l’archivage groupé font tous deux l’objet de procédures d’arrière-plan.
Une fois un cours archivé :
- Il ne peut pas être restauré en tant que cours actif.
- Toutes les inscriptions actives sont archivées dans leur état actuel.
- Les apprenants ne peuvent plus accéder au cours. Cependant, ils peuvent toujours consulter leurs données de progression et leurs certificats depuis la page Mes activités.
- Le cours apparaît dans l’onglet Archivé de la page des Cours.
- Pour les cours ILT (dirigés par des formateurs), toutes les sessions et événements passés, présents et futurs sont annulés lors de l’archivage du cours.
- Pour les cours payants, les transactions associées aux achats de cours sont conservées.
- L’archivage d’un cours supprime définitivement toutes les données de certification associées.
Remarque au sujet des contenus pédagogiques
- Vous pouvez archiver jusqu’à 20 cours à la fois.
- Certains types de contenus pédagogiques, tels que les checklists d’observation, ne peuvent pas être téléversés sur la page des Contenus pédagogiques et ne seront pas inclus dans le dossier créé.
- Les contenus pédagogiques sont téléversés sur la page des Contenus pédagogiques selon une structure simple. L’organisation existante des dossiers du cours n’est pas conservée. Tous les contenus pédagogiques éligibles sont déplacés vers un dossier unique créé lors de l’archivage du cours.
Power Users
Lorsqu’un cours est archivé, il est automatiquement supprimé des ressources assignées à un Power User. Par conséquent, ce Power User ne peut plus consulter, suivre ni gérer le cours archivé, quelles que soient ses autorisations.
Gérer des cours archivés
Tous les cours archivés figurent dans l’onglet Archivé de la page de gestion des Cours. Utilisez le champ de recherche pour localiser des cours spécifiques.
Cliquez sur Inscriptions dans la zone du cours pour voir un résumé des inscriptions telles qu’elles étaient figées au moment de l’archivage. Cliquez sur Contenus pédagogiques pour consulter la liste des supports inclus dans le cours au moment de son archivage.
Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne du cours pour effectuer les opérations suivantes :
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Visualiser [les] détails : affiche un aperçu des données et de la configuration de base du cours :
- Détails : affiche les informations de base du cours. Les formateurs ne sont affichés que pour les cours en e-learning.
- Champs supplémentaires cours : affiche les noms et valeurs des champs supplémentaires configurés. Cet onglet n’est pas affiché si aucun champ supplémentaire n’est configuré.
- Sessions : affiché uniquement pour les cours ILT. Montre les détails des sessions et événements.
- Vérifier l’utilisation : affiche une liste des catalogues, chaînes et modèles de certificats associés au cours au moment de son archivage.
- Supprimer : supprime définitivement le cours conformément au comportement standard de suppression de la plateforme pour les cours e-learning et ILT. Toutes les données du cours sont perdues de façon permanente, et le cours n’est plus visible ni accessible nulle part sur la plateforme.