Configurer des portefeuilles partagés

Introduction

Sur les plateformes où les crédits de formation sont activés, vous pouvez choisir si les utilisateurs auront accès à des portefeuilles personnels ou à des portefeuilles partagés. Si vous sélectionnez les portefeuilles personnels, chaque utilisateur aura accès à son propre portefeuille individuel qui est créé automatiquement. Toutefois, si vous sélectionnez les portefeuilles partagés, vous devrez également les créer manuellement et définir quels utilisateurs sont autorisés à y accéder et à les utiliser. 

Lorsque les utilisateurs cliquent sur l’icône des pièces dans l’en-tête, ils voient s'afficher tous les portefeuilles partagés qu’ils sont autorisés à utiliser, c’est-à-dire tous les portefeuilles pour lesquels ils sont des « acheteurs ».

Cet article détaille toutes les configurations relatives aux portefeuilles de crédits de formation partagés. Pour plus d’informations sur la configuration des crédits de formation, reportez-vous à l’article principal, Crédits de formation et e-commerce. 

Prérequis

 Les instructions fournies ici supposent que les crédits de formation sont déjà activés sur votre plateforme, comme décrit dans l’article principal Crédits de formation et e-commerce. Nous ne couvrirons ici que la configuration liée aux portefeuilles de crédits de formation partagés.

Configurer la plateforme pour utiliser les portefeuilles partagés

→ Superadmin uniquement

Si vous souhaitez que la plateforme utilise des portefeuilles partagés, vous devez sélectionner cette option dans les paramètres des crédits de formation. Pour ce faire :

1. Sélectionnez le Menu de navigation > Configuration (icône de clé à molette) > E-commerce > Paramètres e-commerce.
2. Dans la navigation verticale, sélectionnez l’onglet Crédits de formation 
3. Sous Mode de portefeuille, sélectionnez l’option Portefeuilles partagés.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Lorsque vous passez à « portefeuilles partagés », les utilisateurs ne pourront plus voir ou accéder à leurs portefeuilles personnels. Au lieu de cela, vous devrez configurer un ou plusieurs portefeuilles partagés pour qu'ils puissent les utiliser. 
→  Notez cependant que les portefeuilles personnels ne sont pas supprimés : tous les crédits de formation qu’ils contiennent sont conservés et seront toujours disponibles si vous repassez à « portefeuilles personnels ». Pour plus d’informations, consultez l’article Crédits de formation et e-commerce > Afficher les portefeuilles sur la plateforme. 

À noter :  sur les plateformes Extended Enterprise, il est possible d'avoir des paramètres personnalisés pour les crédits de formation. Cela signifie que vous pouvez utiliser des portefeuilles partagés sur un domaine ou un client, tout en utilisant des portefeuilles personnels sur un autre.  Pour plus d’informations, consultez l’article Crédits de formation et e-commerce > Configurer les crédits de formation sur les clients Extended Enterprise.

Créer un portefeuille partagé

→ Superadmin uniquement 

Vous pouvez configurer un portefeuille partagé à partir de la page de gestion des crédits de formation. Pour commencer :

1. Sélectionnez le Menu de navigation > Configuration (icône de clé à molette) > E-commerce > Crédits de formation. Sur cette page, l’onglet Portefeuilles partagés affichera tous les portefeuilles partagés déjà configurés sur la plateforme.
   
2. Pour créer un nouveau portefeuille partagé, cliquez sur l'icône plus (Créer) dans le coin supérieur droit et sélectionnez Créer un portefeuille partagé.
3. Dans le panneau de droite qui s’ouvre :
   - saisissez un nom, une description et un code pour votre nouveau portefeuille partagé, et définissez son solde initial de crédits de formation (qui peut également être de zéro). Vous pourrez également modifier tous ces champs ultérieurement. 
4. Cliquez ensuite sur Suivant. 
   
5. À la deuxième étape du panneau, définissez qui seront les bénéficiaires du portefeuille. Il s’agit des utilisateurs pour lesquels du contenu peut être acheté en utilisant ce portefeuille partagé.
   - Vous pouvez définir les bénéficiaires par groupes ou par branches
   - Cochez la case à côté de chaque groupe/branche qui doit être un bénéficiaire de ce portefeuille.  
   - Seuls les membres des groupes/branches bénéficiaires peuvent être inscrits à des cours ou à des plans de formation en utilisant les crédits de formation du portefeuille  
6. Cliquez ensuite sur Suivant. 
   
7. À la troisième étape du panneau, définissez les acheteurs du portefeuille. Cela signifie ceux qui peuvent dépenser les crédits du portefeuille. Vous avez ici deux options :
   - Les bénéficiaires peuvent acheter du contenu pour eux-mêmes : vous pouvez utiliser cette option si vous souhaitez que les apprenants utilisent le portefeuille pour s’inscrire eux-mêmes au contenu
   - Les Power Users gérant des bénéficiaires peuvent acheter du contenu pour ces bénéficiaires : vous pouvez utiliser cette option si vous souhaitez que les Power Users utilisent le portefeuille pour inscrire leurs apprenants au contenu.
   Pour plus d’informations sur ces paramètres, consultez les chapitres sur les bénéficiaires et les acheteurs du portefeuille.
   
8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer et modifier. 

Le nouveau portefeuille est ajouté à la liste des portefeuilles partagés. Vous pouvez passer en revue tous ses paramètres, y compris ses crédits, ses bénéficiaires et ses acheteurs, depuis la page de gestion des crédits de formation. Pour plus de détails, consultez Consulter ou modifier un portefeuille partagé

Consulter ou modifier un portefeuille partagé

→ Superadmin uniquement

Depuis la page Crédits de formation, vous pouvez passer en revue les paramètres de n'importe quel portefeuille partagé créé sur la plateforme. Vous pouvez également, si nécessaire, modifier ses paramètres à l’exception du type de portefeuille, qui est en lecture seule après la création du portefeuille. 

1. Sélectionnez le Menu de navigation > Configuration (icône de clé à molette) > E-commerce > Crédits de formation.. 
2. Sélectionnez ensuite l’onglet Portefeuilles partagés et dans la liste des portefeuilles, cliquez sur le [nom du portefeuille] que vous souhaitez consulter.

Cette opération ouvrira la page de configuration de ce portefeuille partagé, divisée en différents onglets. À partir de là, vous pouvez vérifier ou modifier les détails principaux du portefeuille ainsi que son solde de crédits, ses acheteurs et ses bénéficiaires. Vous pouvez également vérifier les transactions du portefeuille.

Bénéficiaires

Pour vérifier les bénéficiaires du portefeuille, depuis la page de configuration du portefeuille partagé, sélectionnez l’onglet Bénéficiaires. Vous y verrez s'afficher la liste des groupes ou des branches dont les utilisateurs sont bénéficiaires de ce portefeuille. 

→ Les bénéficiaires sont les utilisateurs qui peuvent être inscrits à du contenu pédagogique en utilisant des crédits de formation pour ce portefeuille. 

N'oubliez pas que les bénéficiaires peuvent être définis en termes de groupes ou de branches (mais pas une combinaison des deux) en fonction du paramètre Type de portefeuille, qui est en lecture seule. Vous ne pouvez donc pas passer d’un portefeuille basé sur des branches à un portefeuille basé sur des groupes, ou inversement.

Depuis cette page, vous pouvez :

• supprimer un groupe ou une branche des bénéficiaires en cliquant sur l'icône de corbeille sur sa ligne
• ajouter un nouveau groupe ou branche aux bénéficiaires en cliquant sur l’icône Ajouter des bénéficiaires dans le coin supérieur droit.

Acheteurs

Les acheteurs du portefeuille sont définis en référence aux bénéficiaires. 

→ Les acheteurs sont les utilisateurs qui sont autorisés à dépenser les crédits du portefeuille partagé. Lorsque les utilisateurs cliquent sur l’icône de pièces dans l’en-tête, ils verront s'afficher tous les portefeuilles partagés pour lesquels ils sont des acheteurs.

Pour vérifier ou définir les acheteurs du portefeuille, depuis la page de configuration du portefeuille partagé, sélectionnez l’onglet Propriétés et accédez à la section Acheteurs du portefeuille. Vous pouvez définir ici l’une ou les deux options affichées.

• Les bénéficiaires peuvent acheter du contenu pour eux-mêmes : tout utilisateur appartenant à l’un des groupes ou branches bénéficiaires configurés dans l’onglet Bénéficiaires pourra utiliser ce portefeuille partagé pour s’inscrire lui-même au contenu pédagogique.
• Les Power Users gérant des bénéficiaires peuvent acheter du contenu pour ces bénéficiaires : tout Power User disposant de l’autorisation d'achat pour le compte de tiers et qui est assigné en tant que ressource à tous les groupes ou branches bénéficiaires du portefeuille peut utiliser le portefeuille pour inscrire les bénéficiaires au contenu pédagogique.

Notez qu’il est également possible de sélectionner les deux options, ce qui permet aux apprenants de s’inscrire eux-mêmes, et aux Power Users d’inscrire leurs apprenants. 

Faites attention aux détails suivants :

• Si vous sélectionnez uniquement Les bénéficiaires peuvent acheter du contenu pour eux-mêmes, en règle générale, cela signifie que les apprenants utiliseront le portefeuille pour s’inscrire directement eux-mêmes. Cependant, tout Power User disposant du droit d'achat pour le compte de tiers et qui est également un bénéficiaire pourra lui-aussi acheter du contenu pour d’autres bénéficiaires.
• Si vous sélectionnez uniquement Les Power Users gérant des bénéficiaires peuvent acheter du contenu pour ces bénéficiaires, en règle générale, cela signifie que les apprenants n’utiliseront pas le portefeuille pour s’inscrire eux-mêmes. Ce sont plutôt les Power Users qui utiliseront le portefeuille pour inscrire leurs apprenants. Cependant, un Power User qui est également un bénéficiaire peut toujours acheter du contenu pour lui-même. 

Une fois que vous avez défini les options d'acheteur souhaitées, vous pouvez vérifier le résultat dans l’onglet Acheteurs. 

Vous y verrez s'afficher la liste de tous les utilisateurs autorisés à dépenser les crédits du portefeuille, ainsi que pour qui ils sont autorisés à utiliser les crédits (uniquement pour eux-mêmes, uniquement pour d’autres utilisateurs, ou les deux).

Solde de crédits

Pour consulter ou modifier le solde d’un portefeuille partagé, depuis la page de configuration du portefeuille partagé, sélectionnez l’onglet Crédits.

Vous y verrez le nombre de crédits de formation actuellement contenus dans le portefeuille. Vous pouvez également modifier le solde du portefeuille. Pour ce faire : 

• Cliquez sur Modifier le solde et, dans le panneau de droite qui s’ouvre, sous Nouveau solde, saisissez le nouveau nombre de crédits de formation que vous souhaitez que ce portefeuille contienne, puis cliquez sur Mettre à jour.

Veuillez noter que le montant que vous saisissez ici remplacera le solde actuel : il ne s’y ajoutera pas. Cela signifie que le solde peut augmenter ou diminuer en fonction de la valeur que vous saisissez.

Vous pouvez également utiliser le bouton Réinitialiser le solde pour le remettre  à zéro. 

Transactions

Pour vérifier les transactions d’un portefeuille partagé, depuis la page de configuration du portefeuille partagé, sélectionnez l’onglet Transactions. Vous y verrez s'afficher la liste de toutes les opérations par lesquelles le solde du portefeuille de crédits de formation a été modifié. 
La colonne Acheteur affichera l’utilisateur qui a dépensé les crédits, et le cas échéant, la colonne Bénéficiaire affichera l’utilisateur inscrit à l'aide de ces crédits. 
→ Pour plus d’informations, consultez l’article Crédits de formation et e-commerce > Vérifier les transactions du portefeuille.