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Docebo VILT for Zoom V3 : guide de dépannage

  • Dernière mise à jour:
  • Administrators

Introduction

Pour les individus utilisant Zoom Meeting et Zoom Webinar pour la formation sur le Web, la plateforme Docebo peut s’intégrer à Zoom. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder à des sessions VILT (formation virtuelle dirigée par un formateur) en direct dans leurs plateformes Docebo.

Vous devez disposer d’un compte Zoom actif et être en accord avec les conditions générales de votre contrat afin de configurer cette intégration avec succès. De plus, notez que votre licence Zoom doit inclure la possibilité de gérer des réunions et des webinaires. Docebo partage les prénoms, noms et e-mails des utilisateurs de la plateforme avec Zoom pendant les sessions de webinaire.

Cet article sert de guide pour les Superadmins afin de résoudre les problèmes de l’intégration Docebo VILT pour Zoom V3.

Problèmes de configuration du compte

Problème Résolution
Un compte Zoom dont le statut était auparavant "associé" dans Docebo s’affiche maintenant comme non associé

Connectez-vous au compte Zoom que vous avez associé, dans la section admin, passez à Avancé → App Marketplace → Gérer → Applications ajoutées et vérifiez qu'il y a bien une application nommée Docebo dans la liste.

Vérification de l’App Marketplace dans Zoom pour l’application Docebo

Essayez d’associer à nouveau le compte dans Docebo. Pour en savoir plus, consultez le chapitre intitulé Associer un compte Zoom à Docebo.

Le statut d’un compte Zoom était "associé" dans Docebo, cependant la création ou la mise à jour d’un événement ILT avec ce compte renvoie l’erreur « Paramètre non valide : mot de passe » Cela peut se produire lorsque le jeton d’authentification Zoom a expiré. Supprimez l’association du compte Zoom dans Docebo et associez-le de nouveau en suivant les étapes du chapitre intitulé Associer un compte Zoom à Docebo. Après la nouvelle association, les événements existants et les sessions utilisant ce compte seront restaurés.

Réception d’une erreur dans l’une des conditions suivantes :

  • Le code d’accès est configuré dans les propriétés avancées
  • Le code d’accès est configuré dans l’événement VILT ou l’utilisateur est invité à insérer un mot de passe pour rejoindre la réunion.

Vérifiez si dans le Panneau de navigation Zoom → Gestion de compte → Paramètres du compte puis sous Sécurité : 

  • L’option Condition pour le code d’accès doit respecter des critères spécifiques. Si c’est le cas, insérez un code d’accès qui correspond à ces critères.

    Vérification de la Condition pour le code d’accès

  • L’option Intégrer le code d'accès au lien d'invitation pour permettre de rejoindre la réunion en un clic est désactivée. Si c’est le cas, l’utilisateur sera invité à insérer un mot de passe. Docebo recommande de garder cette option activée.

    Activation de Intégrer le code d'accès au lien d'invitation pour permettre de rejoindre la réunion en un clic

Aucune trace préalable de l’adresse e-mail utilisée par un apprenant dans Zoom

Pour le moment, nous prenons uniquement en charge les apprenants dont l'e-mail Zoom correspond à celui présent dans la plateforme Docebo, et qui font partie du compte Zoom associé dans Docebo.
Si l’apprenant est un utilisateur présent dans le compte Zoom que vous avez associé, vous pouvez configurer l’une de ces options dans les Paramètres avancés du compte dans Docebo ou dans l’événement VILT :

Option Résultat
Activer l'inscription obligatoire pour tous les utilisateurs Cela forcera l’utilisateur à compléter un formulaire avec les identifiants manquants.
Activer l'authentification obligatoire pour tous les utilisateurs Si vous avez configuré une méthode d'authentification dans Zoom, vous pouvez forcer l’utilisateur à utiliser celle-ci.

Problèmes de configuration de l’hôte

Problème Résolution
Le statut d’un hôte Zoom était "associé" dans Docebo et ne l’est plus

Vérifiez si l’utilisateur correspondant dans Zoom :

  • a été désactivé
  • n’existe plus dans Zoom
  • la licence Zoom n’est plus valide
  • a été dissocié de votre compte

À noter : l’intégration associera automatiquement un hôte dans Docebo s’il est réactivé.

Dans les autres cas, il sera nécessaire de synchroniser l’hôte dans l’intégration Docebo pour Zoom Version 3 de nouveau.

Lorsqu’un hôte est configuré dans un événement VILT avec Zoom Webinar, une erreur est reçue L’utilisateur Zoom n’est pas associé à une licence Webinar.
Une tentative d’ajouter un hôte à l’intégration Zoom dans Docebo produit une erreur

Vérifiez si :

  • l’utilisateur est présent dans le compte Zoom. Si ce n’est pas le cas, veuillez ajouter l’utilisateur dans Zoom avec la même adresse e-mail utilisée dans Docebo
  • l’adresse e-mail de l’utilisateur dans Docebo est la même que celle utilisée dans Zoom
  • l’utilisateur est toujours actif dans Zoom
  • l’utilisateur Zoom que vous avez utilisé pour associer le compte dans Docebo a une visibilité sur tous les utilisateurs dans Zoom. Si ce n’est pas le cas, associez le compte Zoom avec un utilisateur disposant de la bonne visibilité

Problèmes de configuration d’un événement VILT

Problème Résolution
Un message d’erreur est reçu lorsqu’une tentative de création ou de modification d’un événement VILT dans Docebo est effectuée Vous avez peut-être atteint la limite d’API disponible dans votre abonnement Zoom. Pour plus d’informations sur la limite de débit d’API dans Zoom, lisez l’article Rate Limits (s'ouvre dans un nouvel onglet) sur le site Web de Zoom.
Le lien Zoom de l’événement VILT créé dans Docebo n’est pas valide

Docebo annulera l’événement Zoom si vous modifiez l’un des champs suivants dans un événement VILT existant :

  • Outil de conférence
  • Compte
  • Hôte Zoom

Toute autre modification de champ mettra juste à jour l’événement et conservera l’intégrité du lien Zoom.

Cette limitation est liée à la façon dont Zoom génère les URL d’événements et elle ne peut pas être évitée.

Lorsqu’un enregistrement Zoom est demandé, un message d’erreur est reçu

Vérifiez si :

  • l’enregistrement a été traité du côté de Zoom et il est prêt
  • le webinaire a été enregistré dans Zoom
  • l’enregistrement est toujours présent dans Zoom et n’est pas annulé ou expiré, le compte Zoom associé dans Docebo a les droits appropriés pour accéder aux enregistrements dans Zoom
  • le fichier d’enregistrement dépasse la limite de 800 Mo de Docebo pour les vidéos

Erreurs d’apprenant

Problème Résolution
L’événement VILT dans Docebo était programmé pour 8 heures mais certains apprenants qui y ont assisté pendant moins longtemps ont maintenant le statut "présent"

Vérifiez si :

  • Si vous avez basé l’achèvement automatique sur le % de présence de l’utilisateur, veuillez vérifier si le % correspond au temps passé par l’utilisateur dans le webinaire
  • L’achèvement automatique est basé sur la longueur réelle du webinaire Zoom. Celle-ci est décomptée à partir du moment où le formateur débute la session Zoom jusqu’à ce que le formateur ferme la session Zoom, et ne correspond pas à la durée hypothétique configurée dans l’événement VILT dans Docebo.

Exemple : si la durée configurée dans l’événement VILT était de 8 heures, mais que le webinaire Zoom dure 1 heure, le % d’achèvement de l’utilisateur sera basé sur le temps de webinaire Zoom, soit 1 heure.

L’apprenant a rejoint l’événement mais la présence n’a pas été suivie

Vérifiez si :

  • l’option Marquer l'utilisateur comme présent à l'évènement si cet utilisateur passe au moins % du temps total du webinaire dans l'outil webinaire a été configurée
  • l’option a un % raisonnable. La meilleure pratique est de configurer une valeur autour de 70-80 %
  • l’utilisateur appartient au compte Zoom que vous avez associé. Nous sommes incapables de suivre la présence d’utilisateurs en dehors du compte Zoom
  • l’utilisateur s’est connecté à Zoom avec l’adresse e-mail configurée dans Docebo. Celle-ci représente l’identifiant unique pour les deux systèmes, et est la seule façon de reconnaître qu’un utilisateur qui s’est connecté à Zoom est le même qui a assisté à l’événement
Un apprenant a terminé l’événement même s’il n’a pas assisté au webinaire Docebo suit la présence d’un apprenant en faisant correspondre l’adresse e-mail de l’utilisateur dans Docebo et Zoom.
Si vous avez plusieurs apprenants avec la même adresse e-mail dans Docebo (par exemple, utilisant une adresse e-mail d’agence partagée) et qu’ils sont tous inscrits à l’événement VILT mais qu’un seul de ces apprenants a accédé au webinaire, la présence à l’événement sera accordée à tous ces apprenants.

Problèmes d’enregistrement

Problème Résolution
L’erreur indiquant que « Votre enregistrement n'a pas été téléversé » a été reçue Vous devez activer le paramètre des téléchargements des enregistrements sur le cloud dans Zoom. Pour ce faire, dans vos paramètres Zoom, accédez à la page des Paramètres du compte et activez les téléchargements des enregistrements sur le cloud. Quiconque disposant d’un lien vers l’enregistrement pourra le télécharger à moins que vous ne cochiez l’option Seul l'hôte peut télécharger les enregistrements cloud.