Docebo for Microsoft Teams

Introduction

Docebo for Microsoft Teams vous permet d’intégrer des fonctionnalités de la plateforme Docebo dans Microsoft Teams. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder aux cours et aux contenus pédagogiques, partager ce contenu au sein de Teams, et créer des tableaux de bord de formation personnalisés pour différents publics et cas d’utilisation.

Meilleures pratiques : demandez à votre administrateur informatique d’ajouter l’application Docebo et l’extension de messagerie à votre stratégie par défaut, afin que tous les utilisateurs voient automatiquement l’épingle de l’application Docebo dans leur barre d’applications. Cela garantira que tous vos utilisateurs verront l’application par défaut et n’auront pas à épingler individuellement l’application et l’extension de messagerie, assurant une adoption et une utilisation fluides de l’application.

Prérequis

Exigences critiques

Afin de pouvoir activer cette intégration, l’application requiert le privilège User.Read.All dans Microsoft Entra ID (anciennement Azure AD). Comme Microsoft classe cette autorisation comme un Privilège élevé, les règles strictes suivantes sont appliquées :

• Consentement de l'administrateur obligatoire : le couplage initial ne peut pas être effectué par un utilisateur standard. Si un utilisateur sans privilèges d’administrateur tente d’effectuer cette opération, il verra s’afficher un écran d’erreur « Approbation de l’administrateur requise ».
• Rôles autorisés : l’autorisation initiale doit être effectuée par l’un des rôles suivants sur le locataire Microsoft (exigence stricte) :
  • Administrateur général
  • Administrateur d'application cloud
  • Administrateur d'application

Autres exigences

Pour que cette application fonctionne comme prévu, vous devez vous assurer que les champs suivants contiennent tous des valeurs égales pour chaque utilisateur :

• Nom d'utilisateur Docebo
• Nom d'utilisateur principal (UPN) dans Microsoft EntraID (Azure AD)
• Champ de nom d'utilisateur dans Microsoft Office 365

Exemple : si votre adresse e-mail est learner@example.com, vous l’utiliserez comme Nom d'utilisateur principal (UPN) dans EntraID (Azure AD), dans le champ Nom d'utilisateur dans Microsoft365, et le champ Nom d'utilisateur dans Docebo.

À noter : sans cette étape, vos utilisateurs ne seront pas authentifiés et ne pourront pas accéder à l’application.

Activer Docebo for Microsoft Teams

Docebo for Microsoft Teams est un produit payant. Pour activer Docebo for Microsoft Teams, contactez Docebo via le Centre d'assistance, ou en contactant votre gestionnaire de compte (si votre forfait inclut cette option).

Glossaire

Locataire

Un locataire est un groupe d’utilisateurs, une organisation ou une partie d’une organisation qui partagent un accès commun avec des privilèges spécifiques et distincts, et un accès à l’instance du logiciel Microsoft Teams.

Tableau de bord

Un tableau de bord est un emplacement centralisé où vous pouvez garder une trace des cours qui vous sont assignés ou partagés avec vous.

Couplage

Le couplage fait référence à l’action de connecter un locataire à une plateforme d'apprentissage Docebo.

Découplage

Le découplage fait référence à l’action de déconnecter un locataire d’une plateforme d'apprentissage Docebo.

Extension de messagerie

Les extensions de messagerie permettent aux utilisateurs d’interagir avec Docebo Learn via des boutons dans le client Microsoft Teams. Les utilisateurs peuvent rechercher ou initier des actions dans Docebo Learn depuis la zone de rédaction de message, la zone de commande ou directement depuis un message. Les résultats de cette interaction sont renvoyés sous la forme d’une carte au format enrichi.

Application personnelle

L’application Docebo dans Microsoft Teams contenant les onglets spécifiques à l’application, par exemple, les onglets Tableau de bord et Chat.

Bot

Un système où des commandes peuvent être envoyées via le chat et sont traitées par l’application.

Qu’est-ce que Docebo for Microsoft Teams

Docebo for Microsoft Teams vous permet d’intégrer Docebo Learn dans l’application Microsoft Teams, et d’étendre ainsi l’expérience d’apprentissage au-delà de votre plateforme Docebo Learn. Cela permet aux apprenants de suivre une formation directement via Microsoft Teams, avec un tableau de bord de formation personnalisé qui accélère les processus d’apprentissage intégré, et simplifie également la recherche et le partage de contenu dans les chats et les canaux, sans quitter l’application.

Fonctionnalités

Grâce à l’intégration avec Docebo, vous bénéficiez des capacités suivantes dans Microsoft Teams :

Tableaux de bord de formation personnalisés

Les tableaux de bord vous permettent de créer des mises en page personnalisées de plans de formation ou des cours, et de définir une visibilité par branches et groupes d’utilisateurs. Un tableau de bord par défaut est fourni, lequel sera visible par tous les locataires s’ils n’ont pas accès à d’autres tableaux de bord. Il doit être utilisé comme tableau de bord de secours pour tous les locataires, et dispose du niveau de priorité le moins élevé. Pour plus d’informations, veuillez lire l’article sur la création de tableaux de bord dans Docebo for Microsoft Teams.

Partager des cours

Docebo for Microsoft Teams permet de trouver, partager et lire des cours dans les chats et les canaux avec d’autres utilisateurs à l’aide des capacités de recherche globale de la plateforme Docebo Learn. Pour plus d’informations, veuillez lire l’article sur le partage de cours dans Docebo for Microsoft Teams.

Rapports d’utilisation détaillés

En utilisant la fonctionnalité Rapports de la plateforme, des informations d’utilisation détaillées peuvent être obtenues sur les utilisateurs et la consommation de cours à partir de Microsoft Teams. Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article sur les Statistiques d’utilisation et les Rapports pour Docebo for Microsoft Teams.

Avantages de l’utilisation de Microsoft Teams

Docebo for Microsoft Teams vous permet d’intégrer Docebo Learn dans l’application Microsoft Teams, et d’étendre ainsi l’expérience au-delà de votre plateforme Docebo Learn. Il permet aux apprenants de suivre une formation directement via Microsoft Teams, avec un tableau de bord de formation personnalisé qui accélère les processus d’apprentissage directement de manière intégrée, et simplifie également la recherche et le partage de contenu d’apprentissage dans les chats et les canaux, sans quitter l’application. Les entreprises enregistrent ainsi un taux d'achèvement et un engagement accrus pour le contenu pédagogique ou les cours et plans de formation, et une expérience d’apprentissage améliorée pour leurs employés ou leurs clients. En outre, cette intégration aide les organisations à créer des expériences d’apprentissage sociales et virales en intégrant de manière transparente l’expérience aux flux de travail.

Couplage de Docebo for Microsoft Teams

Avant d’utiliser Docebo dans Microsoft Teams, vous devez coupler la plateforme Docebo avec un locataire Microsoft Teams.

Le couplage de Docebo for Microsoft Teams fonctionne en mode 1:1. Par exemple, un domaine Docebo peut être couplé à un locataire Microsoft.

Si vous n’utilisez pas le module extended enterprise, alors vous ne pourrez vous coupler qu’à un seul locataire.

Si vous utilisez le module extended enterprise, vous pourrez coupler chacun de vos domaines et sous-domaines à des locataires Microsoft distincts. C'est l’approche recommandée si vous utilisez plusieurs locataires Microsoft au sein de votre organisation.

À noter : le processus de couplage ne fonctionne pas avec les sous-dossiers extended enterprise, car ceux-ci ne sont pas considérés comme un domaine unique à coupler.

En résumer, deux options s’offrent à vous pour le couplage de Docebo avec Microsoft Teams :

L'application Extended Enterprise est inactive

Vous n’avez besoin que d’un seul locataire Microsoft pour être couplé à un Docebo.

L'application Extended Enterprise est active

Utilisez cette option si vous avez plusieurs domaines activés dans Extended Enterprise. Vous pouvez alors coupler plusieurs locataires avec Microsoft Teams, chaque domaine n’étant autorisé qu’à un seul locataire et chaque locataire se voyant attribuer un tableau de bord distinct.

Astuce : les instructions pour Extended Enterprise (selon que cette extension soit active ou inactive) supposent que vous êtes déjà connecté à votre compte Microsoft. Dans le cas contraire, il vous sera demandé de le faire pendant le processus de couplage, avant de pouvoir appuyer sur le bouton Coupler.

L'application Extended Enterprise est inactive

Tout d’abord, créez le locataire sur la plateforme en vous rendez dans le Menu de navigation > Modules et intégrations (icône de puzzle) > Docebo for Microsoft Teams. Puis, sélectionnez Gérer. Ensuite, appuyez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et dans le menu qui s’affiche, et choisissez Ajouter nouveau > Nouveau locataire / association. Ensuite, dans la fenêtre coulissante qui s’affiche, donnez un nom à votre locataire et appuyez sur le bouton Créer et modifier pour commencer le processus. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, appuyez sur le bouton Associer pour initier le couplage, ce qui vous redirigera vers la page d’autorisation, où le bouton Associer complètera le processus.

L'application Extended Enterprise est active

Tout d’abord, créez le locataire dans la plateforme en allant dans le Menu de navigation > Modules et intégrations (icône de pièce de puzzle) > Docebo for Microsoft Teams Là, appuyez sur Gérer. Ensuite, appuyez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Ajouter nouveau > Nouveau locataire / association. Ensuite, dans la fenêtre coulissante qui s’affiche, donnez un nom à votre locataire et, dans la section Domaine, sélectionnez celui que vous souhaitez associer à votre locataire. Appuyez sur le bouton Créer et modifier pour commencer le processus de couplage. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, appuyez sur le bouton Associer pour initier le couplage, ce qui vous redirigera vers la page d’autorisation, où le bouton Associer complètera le processus.

À noter : si vous avez précédemment créé une association de locataire en utilisant un domaine différent, ce domaine n’apparaîtra pas dans cette liste car il n’est pas disponible pour le couplage. De même, si vous n’avez pas d’autres domaines disponibles, alors la fenêtre coulissante n’affichera pas d’options de configuration. À la place, vous serez plutôt informé que tous les domaines configurés dans l'application Extended Enterprise ont déjà été assignés.

Appuyez sur Créer pour terminer le processus de création du locataire. Ensuite, le Code secret du client pour le couplage avec Microsoft Teams vous sera présenté. Copiez le code dans votre presse-papiers et fermez la fenêtre. Vous arriverez alors sur l’écran Propriétés de votre nouveau locataire.

En haut de l'écran de couplage, vous serez informé que le couplage est requis. Appuyez sur Ouvrir l'application Microsoft Teams pour vous rendre sur Microsoft Teams afin de terminer le processus d’association à l’aide du code que vous avez copié dans votre presse-papiers.

Découpler un locataire

À noter : si vous découplez un locataire, les utilisateurs appartenant à celui-ci ne pourront plus accéder à l’application. Les tableaux de bord resteront assignés.

Afin de découpler un locataire, repérez celui que vous souhaitez modifier dans la liste des locataires et cliquez sur son nom. Dans l’écran qui s’affiche, dans l’onglet Propriétés, appuyez sur Actions de suppression dans le menu latéral pour accéder à la section Dissociation et suppression. Sélectionnez ensuite Supprimer le locataire. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, appuyez sur Dissocier pour confirmer l’action.

Supprimer un locataire

À noter : si vous supprimez un locataire alors que celui-ci est toujours associé, les utilisateurs appartenant à ce locataire ne pourront plus accéder à l’application. Les tableaux de bord ne seront pas supprimés et resteront disponibles pour l’assignation.

Afin de supprimer un locataire, trouvez le locataire que vous souhaitez supprimer dans la liste et cliquez sur le nom. Dans l’écran qui s’affiche, dans l’onglet Propriétés, appuyez sur Actions de suppression dans le menu latéral pour accéder à la section Dissociation et suppression. Là, appuyez sur Supprimer le locataire. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, appuyez sur Supprimer pour confirmer la suppression.

Une fois que vous supprimez et découplez le locataire, le domaine précédemment assigné devient disponible pour être couplé à un nouveau locataire.

Gérer les conditions d'utilisation de Docebo for Microsoft Teams

Comme pour toute plateforme Docebo, vous pouvez définir la visibilité et les règles d’acceptation pour la politique de confidentialité et les conditions générales régissant l’utilisation de l’application Docebo for Microsoft Teams. Pour ce faire, accédez aux Paramètres avancés dans la plateforme Docebo car l’application Docebo for Microsoft Teams hérite de la configuration de la plateforme.

Si vous désactivez l’acceptation de la Politique de confidentialité ou des Conditions générales dans la plateforme Docebo Learn, les utilisateurs ne pourront pas les voir lors de leur premier accès à Docebo for Microsoft Teams et le système forcera silencieusement l’acceptation pour tous les utilisateurs.

Localisation et prise en charge des langues

Docebo for Microsoft Teams prend en charge l’utilisation de l’Outil de localisation, vous permettant d’activer de nouvelles langues, de gérer les traductions, et bien plus encore. Pour plus d’informations, veuillez consulter Gérer l’Outil de localisation et les langues de la plateforme. Les traductions pour Docebo for Microsoft Teams se trouvent dans le module microsoft_teams.

Toutes les langues prises en charge par la plateforme Docebo Learn sont également prises en charge dans Docebo for Microsoft Teams. Pour en obtenir une liste, veuillez consulter l’article dédié.

Hiérarchie par défaut des langues

Docebo for Microsoft Teams tentera d’abord d’afficher la langue de l’utilisateur dans Microsoft Teams. Si cette langue n’est pas disponible, la langue suivante qu’il utilisera est celle de la plateforme Docebo Learn. Si elle n’est pas disponible, l’anglais sera utilisé comme langue de secours.

À noter : le texte de toutes les traductions dans toutes les zones des tableaux de bord Docebo for Microsoft Teams peut être personnalisé à l’aide de l'outil de Localisation, à l'exception des réponses du bot qui, bien qu'elles soient traduites dans toutes les langues, sont immuables.

De plus, le texte À propos, qui est géré indépendamment de la plateforme, sera traduit en 5 langues : anglais, italien, français, allemand et espagnol. Si vous utilisez d'autres langues dans Microsoft Teams ou sur votre LMS, il sera en anglais par défaut.