Exención de responsabilidad: Este artículo describe el proceso de sincronización y cómo utilizar la integración de forma detallada. Sin embargo, tenga en cuenta que la integración cubre un gran número de escenarios y no es posible enumerarlos todos aquí. Si esta documentación no proporciona suficiente información para su caso específico, le rogamos contacte con nosotros a través del Centro de ayuda.
Presentación
Este artículo le ayudará a configurar la sincronización de los datos de las inscripciones entre Docebo y Salesforce para que ambos sistemas estén alineados y sincronizados. El sistema maestro de los datos de las inscripciones es Docebo. Estos datos siempre se sincronizan de Docebo a Salesforce, no al revés. Más información sobre el modelo de datos Salesforce V3.
Debido a su naturaleza, los datos de las inscripciones están vinculados a los datos de los usuarios y los cursos, por lo que, al ejecutar la primera sincronización, no es posible sincronizar inscripciones si no se han sincronizado los datos de los usuarios y los cursos. Por esta razón, la sección derecha del área Sincronizar inscripciones se habilita solo después de haber configurado y ejecutado correctamente la sincronización de usuarios y cursos.
Para configurar el proceso de sincronización, después de instalar el paquete de Salesforce, acceda al Menú de navegación > Complementos e integraciones (icono de puzzle) > Salesforce.
Ahora diríjase a la pestaña Sincronización. La sección Sincronizar inscripciones de esta pestaña se utiliza para configurar la sincronización de estos datos.
Configuración de la sincronización de inscripciones de Docebo a Salesforce
La sección Sincronizar inscripciones de la pestaña Sincronización se utiliza para configurar la sincronización de los datos de las inscripciones de Docebo a Salesforce. Active la opción Inscripción y haga clic en Configurar. Desde el panel derecho, seleccione si desea configurar:
- Sincronización manual
-
Cuando se selecciona esta opción, los datos de las inscripciones se sincronizan manualmente, lo que significa que tendrá que ejecutar la sincronización cuando sea necesario seleccionando la opción Resincronizar desde el menú de puntos suspensivos de la sección Sincronizar inscripciones de esta pestaña.
Consejo: Al elegir esta opción, recuerde que, si la sincronización no es ejecutada por un usuario, el sistema no sincroniza los datos.
- Replicación sincronizada en tiempo real
Cuando se selecciona esta opción, el sistema sincroniza constantemente los datos de las inscripciones, de forma incremental, cada 15 minutos. Si necesita resincronizar todos los datos de las inscripciones o datos actualizados en un periodo concreto, seleccione la opción Resincronizar desde el menú de puntos suspensivos de la sección Sincronizar inscripciones de esta pestaña y seleccione un periodo para su sincronización.
Seleccione el modo de sincronización que más le convenga y pulse Confirmar para volver a la página de sincronización de Salesforce. Pulse Iniciar.
Ejecutar la sincronización
Desde la pestaña Sincronización de la página de configuración de Salesforce, pulse Iniciar en el área Sincronizar inscripciones para ejecutar el proceso de sincronización. Se abrirá un panel para que seleccione el periodo de los datos de las inscripciones a sincronizar. Seleccione un periodo de tiempo y pulse el botón Confirmar para iniciar la sincronización.
La sincronización de inscripciones se gestiona mediante siete tareas en segundo plano:
- Sincronización de los datos de las inscripciones con Salesforce
- Sincronización de las bajas en sesiones ILT
- Sincronización de las bajas en cursos
- Sincronización de las bajas en planes de aprendizaje
- Sincronización de las inscripciones en sesiones ILT
- Sincronización de las inscripciones en cursos
- Sincronización de las inscripciones en planes de aprendizaje
Puede detener la sincronización en cualquier momento mientras se está ejecutando. Haga clic en el botón de puntos suspensivos en el cuadro Sincronizar inscripciones y seleccione Detener la sincronización. Para volver a ejecutar la sincronización, haga clic nuevamente en el botón de puntos suspensivos y seleccione Resincronizar. La sincronización se reiniciará desde cero, no desde donde se detuvo.
Una vez finalizada la sincronización, el Estado de sincronización se mostrará en la sección derecha del área Sincronizar inscripciones.
Si el proceso de sincronización falla o termina con errores, haga clic en el botón Ver registros para ir a la sección Registros de la página de configuración de Salesforce, que abrirá el evento que generó el error o fallo de sincronización. Más información sobre los registros de sincronización.
Después de la primera sincronización, la marca de tiempo de la última sincronización, junto con el número de inscripciones importadas, se mostrará en el lado derecho del área Sincronizar inscripciones.
Después de la primera sincronización, el botón Iniciar ya no estará disponible, pero puede volver a ejecutar la sincronización en cualquier momento haciendo clic en el botón de puntos suspensivos bajo el número de inscripciones importadas y seleccionando Resincronizar.
Gracias a la integración entre Docebo y Salesforce, puede monitorear la actividad de formación de sus alumnos directamente desde el área de informes de Salesforce.
Notas sobre las inscripciones dadas de baja:
- Cuando se ejecuta la sincronización de inscripciones, también se sincronizan las bajas. Recuerde que las bajas se sincronizan después de ejecutarse la primera sincronización de inscripciones. Esto significa que, si un usuario se dio o fue dado de baja de un curso o plan de aprendizaje antes de que se ejecutara la sincronización de inscripciones por primera vez, la baja no será registrada, como si el usuario nunca se hubiera inscrito en el curso (o plan de aprendizaje).
- Cuando da de baja a un usuario, su estado no cambia en Salesforce. En cambio, el campo
unenrollmentDatese rellena con la fecha de la baja. Puede usar este campo para rastrear las bajas en Salesforce.- Si la sincronización de una inscripción está fallando con un error que haga referencia a campos obligatorios ausentes (como
docebo_v3__Course__codocebo_v3__DoceboUser__c), esto significa típicamente que se dio de baja a un usuario antes de que se ejecutara la sincronización de la inscripción inicial para ese registro. Para solucionar el problema de las inscripciones ausentes, identifique la fecha de la inscripción del usuario afectado y del curso en Docebo y, a continuación, ejecute una resincronización manual que cubra ese rango de fechas para incluir el registro ausente.