Presentación
Su plataforma le permite organizar a los usuarios en una jerarquía de ramas y subramas que se asemeje a la estructura de su empresa. Cada rama podría representar un departamento, equipo o unidad, con subramas divididas en secciones más pequeñas.
Ver y gestionar las ramas
Vaya a la página Gestión de usuarios para ver y configurar las ramas. Utilice el icono de carpeta en el panel izquierdo para abrir la estructura y navegar por ella. Al seleccionar una rama se muestran sus usuarios asignados a la derecha.
La estructura de ramas comienza siempre con la rama raíz, llamada Docebo de forma predeterminada. Esta rama no puede eliminarse, y tampoco se pueden crear otras ramas a nivel de raíz. Bajo esta rama raíz, puede crear una o más ramas en las que colocar a sus usuarios. Cuando cree o edite un usuario, puede determinar a qué rama pertenecerá.
En su plataforma pueden editarse siempre los nombres de las ramas, y las subramas pueden crearse seleccionando una rama y creando una nueva debajo. También puede desplazar ramas (y a los usuarios que contengan) a otra posición de la estructura.
Para qué se utilizan las ramas
Una vez que tenga a sus usuarios organizados en ramas, puede disfrutar de las múltiples funciones de la plataforma de aprendizaje que se organizan tomando como base las ramas. Algunos ejemplos son:
- Inscripciones: Los administradores pueden inscribir a todos los usuarios pertenecientes a una rama en cursos o planes de aprendizaje concretos, sin seleccionar usuarios individuales manualmente. También es posible configurar reglas de inscripción automatizadas tomando como base las ramas.
- Personalización: Puede definir menús únicos para usuarios de distintas ramas, por lo que los alumnos solo ven los elementos de los menús pertinentes para ellos. También puede haber campos adicionales de usuarios únicos para las distintas ramas, permitiendo la creación de perfiles de usuarios personalizados basados en roles, departamentos o regiones.
- Catálogos y visibilidad del contenido: Las ramas pueden utilizarse para personalizar qué catálogos de cursos serán visibles para los usuarios, permitiendo el envío de contenidos más precisos.
- Informes: Al generar o gestionar informes, las ramas ayudan a filtrar información a segmentos concretos de la base de usuarios.
- Extended enterprise: Una rama puede estar asociada a su propio cliente de la empresa extendida, con una marca, ajustes de contenido y experiencia de usuario distintos.
- Recursos de los Usuarios avanzados: Puede asignar una rama como recurso a un Usuario avanzado, concediéndole la capacidad de gestionar a sus usuarios.
El resto de este artículo proporciona instrucciones detalladas sobre cómo configurar y gestionar las ramas.
Creación de una rama en su organigrama
Para crear un organigrama, inicie sesión en su plataforma como Superadministrador. En el Menú de navegación, busque Personas (icono de personas) y, a continuación, pulse el elemento Usuarios.
En la página principal de Usuarios puede organizar a sus usuarios en diferentes carpetas, en un orden único o jerárquicamente. Cada usuario que cree será colocado dentro de una rama. Esto es esencial para la organización y creación de diferentes carpetas por oficina, agencia, división, unidad, país, etc. Los usuarios recién creados se colocarán siempre en su rama raíz, salvo que especifique una rama o subrama concreta en la que situarlos durante el proceso de creación. Para añadir una nueva rama (carpeta), pulse el botón más de la esquina superior derecha de la página y, a continuación, pulse el elemento Nueva rama. En el panel deslizante, asigne un nombre y código a la rama. Tenga en cuenta que, si la carpeta se ha configurado en un idioma concreto que no sea el idioma predeterminado de la plataforma, el nombre de la carpeta se seguirá mostrando en dicho idioma predeterminado. Recuerde que el código que asigne será el mismo para cada idioma. El código es un valor alfanumérico diferente de cero y no es un campo obligatorio. Si no asigna un código a una rama, no será visible ni estará disponible para su selección en el formulario de registro de la plataforma.
Ahora, en la sección Destino del panel, decida dónde colocar la carpeta. Si desea que esta nueva rama sea una carpeta dentro de la rama raíz, seleccione la rama raíz (la carpeta de la parte superior de la lista). Alternativamente, si desea que la nueva rama sea una subcarpeta (subrama), seleccione una carpeta de la lista en la que desee colocar esta nueva subrama y pulse Confirmar cuando haya terminado.
A tener en cuenta: Si planea gestionar el organigrama a través de una integración (por ejemplo, Salesforce), una llamada de API o una importación CSV, es fundamental usar siempre un valor CODE (código) que sea único. Esto desambiguaría la rama específica durante el proceso de importación. Tener el mismo código que un elemento existente puede causar conflictos internos que el sistema no puede procesar por sí solo, lo que provoca errores durante la importación.
Gestión de carpetas y ramas
Para gestionar una rama, pulse el icono de la carpeta de la esquina superior izquierda de la página Usuarios. El panel deslizante de la izquierda mostrará su organigrama. Puede utilizar la barra de búsqueda de la parte superior del panel para buscar una rama o subrama concreta. Para gestionar una rama, pase el ratón por el nombre de la carpeta en el panel y a continuación, pulse el icono de puntos suspensivos que aparecerá. Ahora, puede trasladar la rama, crear una nueva subrama, configurar la visibilidad de los campos adicionales del usuario y editar o eliminar la rama.
Si una rama está asociada a una Condición basada en ramas que regule el rellenado de grupos automáticos, no podrá eliminarla a menos que la elimine primero de la condición del grupo o grupos en los que esté involucrada.
Buena práctica: Intente evitar el uso de la rama raíz (nivel 0) tanto como sea posible, pues se comporta de manera diferente a todas las otras ramas (por ejemplo, no podrá mostrar los usuarios que SOLO estén en la rama raíz: en este caso el sistema siempre mostrará usuarios de todo el organigrama). Los usuarios siempre deben colocarse en una estructura de ramas por debajo de la raíz; esto ayudará a filtrar al seleccionar usuarios para informes e inscripciones.
Añadir usuarios a una rama
Para añadir usuarios a una rama, seleccione los usuarios de la lista de la página Usuarios; después, pulse el botón Elegir una acción de la esquina inferior derecha de la página y seleccione Ramas → Añadir a la rama. En el panel deslizante, seleccione la rama en la que desee colocar a los usuarios seleccionados y a continuación, pulse Confirmar.
Buena práctica: Trate de evitar colocar a un usuario en varias ramas, pues a menudo esto puede hacer más complejas la gestión de usuarios y la experiencia del usuario (es decir, puede desencadenar múltiples notificaciones para estos). En lugar de colocar a un usuario en dos o más ramas, puede colocarlo en una sola y situarlo después en diferentes grupos.
Mover usuarios a una rama
Para mover usuarios de una rama a otra, seleccione los usuarios de la lista de la página Usuarios, pulse el botón Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y, a continuación, seleccione Ramas → Mover a la rama. En el panel deslizante, seleccione la rama a la que desee mover a los usuarios seleccionados y, a continuación, pulse Confirmar. Ahora, todos los usuarios seleccionados se eliminarán de sus ramas previamente asignadas y se colocarán en la rama recién seleccionada.
Buena práctica: Dado que un usuario se puede mover de una rama a otra, solo manualmente y a través de API o CSV, tenga en cuenta que una estructura de ramas muy anidada puede ser difícil de mantener actualizada, especialmente si se mueve a sus usuarios de una rama a otra muy a menudo. Prepare su estructura de ramas considerando cómo le gustaría proporcionar el contenido didáctico (por unidad de negocio, rol, región...) en lugar de replicar la estructura jerárquica de la empresa. Si en el organigrama de su empresa se producen cambios continuos, intente mantener las ramas en un nivel superior y trabaje con grupos automáticos mediante campos adicionales, los cuales pueden ser actualizados por usted como Superadministrador o por los propios usuarios.
Eliminar usuarios de una rama
Para eliminar usuarios de una rama, selecciónelos en la lista de la página Usuarios, pulse el botón Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y, a continuación, seleccione Ramas → Eliminar de la rama. En el panel deslizante, seleccione la rama de la que desee eliminar a los usuarios seleccionados y, a continuación, pulse Confirmar. En este caso, asegúrese de que todos los usuarios seleccionados pertenezcan a la misma rama. Recuerde que no puede eliminar usuarios de la rama raíz.