Presentación
La aplicación Formación externa permite a los usuarios notificar actividades de formación llevadas a cabo fuera de su plataforma de aprendizaje.
Los Superadministradores podrán comunicar y revisar las actividades externas enviadas por los usuarios. Asimismo, podrán importar actividades de formación externa mediante CSV, configurar campos adicionales específicos y gestionar cursos y centros externos.
Activación de la aplicación
Active la aplicación Formación externa como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la base de conocimientos. La aplicación aparece listada en la pestaña Características adicionales de Docebo.
Configuración de la aplicación
Para empezar a configurar la aplicación, acceda a su Menú de navegación. Busque Configuración (icono de llave inglesa), seleccione el elemento Administración de la formación y haga clic en el subelemento Ajustes de la formación externa. Se le redirigirá a la página Configuración de la aplicación. Aquí puede marcar las casillas de verificación correspondientes para habilitar los siguientes ajustes:
- Permitir que los usuarios añadan sus actividades de formación externas.
- Poner las actividades de formación externas añadidas por los usuarios en una lista de espera para su moderación por el administrador.
- Pedir a los usuarios que seleccionen centros de formación y cursos de una lista definida. Cuando está habilitada esta opción, los usuarios pueden subir solo cursos de e-learning e ILT presenciales.
Cuando haya terminado, pulse Guardar cambios.
Añadir actividades de formación manualmente como Superadministrador
Como Superadministrador, puede añadir manualmente actividades externas y comprobar aquellas que hayan notificado los usuarios. Para ello, acceda a su Menú de navegación. Busque Configuración (icono de llave inglesa), seleccione el elemento Administración de la formación y haga clic en el subelemento Gestión de la formación externa.
En esta página verá botones de acciones en la parte superior, así como una lista de todas las actividades de formación externa comunicadas tanto por usted como por sus usuarios. Para añadir nuevas actividades de formación externa, pulse el botón Informar de nueva actividad de formación.
En el cuadro emergente, rellene toda la información, incluyendo quién ha completado la actividad en el campo Asignar a, el centro de formación, el nombre y tipo de curso, la fecha de la actividad, la puntuación y los créditos CEU. También puede subir un certificado relativo a la actividad o seleccionar una certificación asociada a la actividad desde el menú desplegable Certificaciones y reciclaje. Si opta por asociar una certificación a la actividad de formación externa, la Fecha de finalización especificada en el informe de formación externa se utilizará para la Fecha de emisión de la certificación.
A tener en cuenta: Al añadir un certificado manualmente, puede subir archivos con las siguientes extensiones: DOC, XLS, PPT, GIF, PNG, TXT, DOCX, PPTX, XLSX, PDF, FLV, ODS, ODP, CSV, MP4, JPG.
Pulse Confirmar cuando haya terminado. Ahora se ha añadido la actividad externa a la lista en la página principal de gestión de la Formación externa. Puede verla, editarla o eliminarla en cualquier momento utilizando los botones correspondientes en la fila de la actividad.
La gestión de las fechas y horas para las actividades de formación externa depende de la forma en que se notifiquen las actividades:
- Actividades importadas a través de CSV y la aplicación Formación externa: La plataforma guarda las fechas y horas en formato UTC y las muestra según la zona horaria del usuario.
- Actividades creadas o actualizadas por un Superadministrador: La plataforma guarda las fechas y horas en la zona horaria de la plataforma y las muestra en formato UTC.
Subida de actividades de formación mediante CSV
Si tiene un número considerable de actividades externas que notificar, considere importarlas a través de CSV. Seleccione el botón Importar desde archivo CSV en la barra de acciones en la parte superior de la página de gestión de Formación externa. Las columnas en su archivo CSV deben incluir los siguientes campos:
Cursos de e-learning
- Campos obligatorios: nombre de usuario, nombre del curso, tipo de curso y fecha de finalización
- Campos opcionales: centro de formación, fecha de inicio, puntuación y créditos
Cursos ILT presenciales
- Campos obligatorios: nombre de usuario, nombre del curso, tipo de curso, fecha de inicio y fecha de finalización
- Campos opcionales: centro de formación, puntuación y créditos
En la siguiente página, pulse el botón Cargar archivo, seleccione el separador, especifique si la primera fila es el encabezado e inserte el conjunto de caracteres del archivo (UTF-8). También puede descargar un archivo de ejemplo para ver cómo formatear su archivo en caso necesario. Pulse Siguiente para continuar. Ahora, asigne la información incluida en el archivo CSV a los campos existentes en la plataforma. Seleccione el campo que desee asociar a una columna desde el menú desplegable sobre cada columna. Cuando termine, pulse Siguiente para guardar la importación. Las actividades ya se habrán importado, y podrá editarlas o eliminarlas según sea necesario.
Notas sobre la subida de actividades de formación externa mediante CSV
- No puede importar actividades de formación para los cursos ILT de seminarios web (VILT).
- No puede importar actividades de formación para usuarios desactivados.
- El formato de fecha utilizado en el archivo CSV debe coincidir con el formato de fecha seleccionado por el usuario que lleve a cabo la importación en el área Mi perfil, pestaña Preferencias, a menos que haya activado la opción Usar idioma seleccionado en los ajustes avanzados de la plataforma, pestaña Fecha y hora, en cuyo caso el formato de fecha deberá ser el del navegador.
Aprobación o rechazo de las actividades de formación notificadas
Si ha seleccionado en la página Configuración de la aplicación la opción de Poner las actividades de formación externas añadidas por los usuarios en una lista de espera para su moderación por el administrador, verá el botón Esperando la aprobación en la barra de acciones en la parte superior de la página de gestión de la Formación externa. Aparecerá una casilla roja con un número en la esquina superior derecha del botón indicando cuántas actividades hay pendientes de aprobación.
Al pulsar este botón, se le dirigirá a la página que muestra todas las actividades de formación pendientes, donde verá una lista de actividades notificadas por los alumnos que esperan su aprobación. Puede aprobar o rechazar la actividad seleccionando el símbolo de la marca de verificación (aprobar) o la cruz (rechazar) en la fila de cada actividad.
Al rechazar una actividad, aparecerá una ventana emergente para que pueda seleccionar si rechazarla o eliminarla de forma permanente. Los usuarios pueden seguir el estado de aprobación o rechazo en la página Mis actividades > pestaña Formación externa de sus plataformas.
Si rechaza una actividad, permanecerá en la lista de actividades a la espera de aprobación, lo que le permitirá aprobarla más adelante haciendo clic en el icono de la marca de verificación o eliminarla de forma permanente haciendo clic en el icono de la cruz. En la página Mis actividades del usuario, la actividad rechazada aparecerá en gris, y los alumnos podrán bien editarla y volver a enviarla o bien eliminarla.
Si elimina de forma permanente la actividad, se eliminará de la lista de actividades notificadas, tanto en la página Actividades en espera de aprobación como en la página Mis actividades del alumno.
Si no ha seleccionado la opción Poner las actividades de formación externas añadidas por los usuarios en una lista de espera para su moderación por el administrador en la página Configuración de la aplicación, todas las actividades de formación que usted y los alumnos notifiquen se enumerarán en la página principal de la aplicación Formación externa. Si las rechaza haciendo clic en el icono de la cruz, se eliminarán de la página, pero se seguirán mostrando en la página Mis actividades > pestaña Formación externa de las plataformas de los alumnos. Si elimina una actividad de forma permanente, se eliminará de la lista de actividades tanto en la página Formación externa como en la página Mis actividades del alumno.
Campos adicionales para la actividad de formación externa
Como Superadministrador, puede crear y gestionar campos adicionales relacionados con las actividades de formación externas. Para ello, pulse el botón Campos adicionales en la barra de acciones en la parte superior de la página de gestión de la Formación externa. Se le redirigirá a la página Campos adicionales.
En esta página, utilice el menú desplegable Añadir para seleccionar qué tipo de campo adicional le gustaría crear: fecha, desplegable, texto libre (para textos largos) o texto (para textos cortos).
A continuación, pulse el botón Crear. En el cuadro emergente, añada el título del campo adicional. Pulse Guardar cambios cuando haya terminado.
Recuerde que:
- si una actividad de formación externa requiere la aprobación del administrador, como Superadministrador no podrá ver el contenido de los campos adicionales de formación externa antes de aprobar la actividad. Tras aprobarla, podrá ver y editar los campos adicionales seleccionando la actividad desde la página principal de la aplicación de actividades de Formación externa en el modo de edición.
- debe insertar la traducción del contenido del campo adicional en el idioma predeterminado de la plataforma.
- no puede importar campos adicionales de formación externa mediante CSV.
- los campos adicionales de formación externa no son visibles para los alumnos.
Adición de centros de formación y cursos específicos
También puede exigir a los usuarios que seleccionen centros de formación y cursos externos desde una lista definida. En la página Configuración de la aplicación, marque la tercera opción: Pedir a los usuarios que seleccionen centro de formación y cursos de la lista definida. Pulse el botón Guardar cambios en la parte inferior de la página para confirmar la acción. La página se actualizará automáticamente. A continuación, vuelva a la tercera opción y pulse el enlace Configure aquí los cursos y los centros de formación.
Ahora se le redirigirá a la página Cursos y centros de formación. Para añadir centros, pulse el botón Administrar centros de formación en la barra de acciones de la parte superior de la página. A continuación se le dirigirá a la página Administrar centros de formación. Pulse el botón Nuevo centro y añada el nombre del centro en el campo correspondiente del cuadro emergente. Como último paso, pulse Confirmar para añadir el centro.
Este aparecerá listado a continuación en la lista de Centros de formación de la página Administrar centros de formación. Puede editar el título del centro o eliminarlo con los iconos correspondientes de la fila del centro. A continuación, añada cursos volviendo a la página Cursos y centros de formación.
Pulse el botón Crear nuevo curso en la barra de acciones de la parte superior de la página. Marque si el curso es de e-learning o ILT presencial (en este momento no se admiten los cursos VILT o de seminarios web) y teclee el título del curso en el cuadro de texto. A continuación, pulse Confirmar cuando haya terminado. El curso aparecerá enumerado ahora en la lista de Cursos que aparece más abajo. En la fila del curso, haga clic en Asignar un centro de formación y seleccione un centro desde el menú desplegable para crear una asociación.
Una vez seleccionado, la página se actualizará automáticamente con el centro seleccionado, que aparecerá en la fila del curso. De nuevo, podrá editar o eliminar el curso a través de los iconos correspondientes. Ahora, cuando un usuario notifique una nueva actividad de formación externa, deberá seleccionar un centro o un curso desde los menús desplegables correspondientes.
Usuarios avanzados y formación externa
Los Usuarios avanzados con el permiso Editar para la formación externa podrán notificar actividades de formación externas e importarlas a través de CSV.
Si la opción Poner las actividades de formación externas añadidas por los usuarios en una lista de espera para su moderación por el administrador está activada en la página Configuración de la aplicación Formación externa, los Usuarios avanzados también podrán aprobar o rechazar las actividades de formación externas que notifiquen los usuarios asignados a ellos.
Actividades de formación externa como alumno
Obtenga más información sobre cómo notificar y gestionar su actividad de formación externa como alumno en la plataforma.