Presentación

Para quienes utilizan Zoom Meeting y Zoom Webinar para la formación web, su plataforma Docebo puede integrarse con Zoom para que sus usuarios puedan acceder a sesiones de formación VILT (formación virtual guiada por un instructor) en sus plataformas Docebo.

Para configurar correctamente esta integración debe tener una cuenta de Zoom activa y seguir aceptando los términos y condiciones de su contrato. Tenga en cuenta también que su licencia de Zoom debe incluir el soporte de la API REST, así como la posibilidad de gestionar reuniones y seminarios web. Docebo comparte con Zoom los nombres, apellidos y correos electrónicos de los usuarios de la plataforma durante las sesiones de seminarios web.

Notas importantes:

• La integración está disponible para Zoom SaaS y no admite instalaciones locales.
• En la actualidad no se presta asistencia a Zoom para gobiernos (el enlace se abre en una nueva pestaña).
• Más información sobre las herramientas de seminarios web para cursos ILT (formación guiada por un instructor) y VILT (formación virtual guiada por un instructor) en dispositivos móviles.
• Cuando se actualiza un evento de Zoom en Docebo, este se elimina y se vuelve a crear con el mismo nombre y la información actualizada en Zoom. Esto hace que cambie la URL de la reunión. Si envió la URL de la reunión a algún participante antes de realizar un cambio en el evento, deberá reenviarla; de lo contrario, los participantes no podrán unirse.

Activación de Zoom en Docebo

Active la aplicación Zoom como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la base de conocimientos. La aplicación aparece en la pestaña Videoconferencia.

Creación de una aplicación de Docebo en Zoom

Para crear una aplicación en Zoom, inicie sesión en Zoom con un usuario que tenga permiso para acceder al Zoom Marketplace y crear aplicaciones. Vaya a la página de su perfil y seleccione el menú desplegable Soluciones a la derecha.

En el menú desplegable, seleccione el Marketplace de aplicaciones, se le redirigirá al sitio web App Marketplace.

En la parte superior del sitio web, seleccione el menú desplegable Desarrollar y, a continuación, haga clic en Crear aplicación.

Se le pedirá que seleccione su tipo de aplicación: seleccione OAuth haciendo clic en Crear en la tarjeta correspondiente.

Comience el proceso de creación de la aplicación escribiendo su Nombre de aplicación, seleccionando la aplicación administrada por el usuario y desmarcando la opción ¿Desea publicar esta aplicación en el Zoom App Marketplace?. A continuación, haga clic en Crear.

A tener en cuenta: El nombre de la aplicación debe tener como prefijo o sufijo la palabra clave docebo- o -docebo, respectivamente, para que Zoom pueda identificarlo correctamente.

Se le redirigirá a la pestaña Credenciales de la aplicación de su aplicación. En esta pestaña verá elementos configurables; se describen en la tabla siguiente:

Deje estos elementos por ahora, pero mantenga la página abierta en una pestaña o ventana del navegador para poder consultarla fácilmente.

A continuación, cambie a su plataforma Docebo para crear su cuenta de Zoom. Inicie sesión como Superadministrador y acceda al Menú de administrador desplazando el ratón sobre el icono de engranaje. Después, busque la sección Zoom V2 y haga clic en Gestionar. En la página de configuración, haga clic en Nueva cuenta en la esquina superior derecha de la página.

En la ventana deslizante, copie la URL de la parte superior y vuelva a la ventana o pestaña del navegador que contenga la pestaña Credenciales de la aplicación Zoom. Pegue en ella la URL en el campo URL de redireccionamiento a OAuth. A continuación, copie solo la parte del dominio (formato: https://[suplataforma].docebosaas.com o https://sudominiopersonalizado.com) del texto que acaba de pegar y péguelo en el campo Añadir listas de autorizados. A continuación, pulse Continuar.

En la sección Información, rellene la Información básica de su aplicación introduciendo el Nombre largo y la Descripción de la aplicación, su Nombre de empresa y el Nombre y la Dirección de correo electrónico del desarrollador a cargo de la integración (como punto de contacto). Pulse Continuar para desplazarse a la sección Funciones y Continuar de nuevo para desplazarse a la pestaña Alcances. Desde esta pestaña, haga clic en Añadir alcances. En la ventana emergente Añadir alcance, seleccione las siguientes opciones:

• Si va a configurar su integración con el tipo de sesión Reunión, vaya a la pestaña Reuniones y seleccione Ver y gestionar sus reuniones.
• Si va a configurar su integración con el tipo de sesión Seminario web, vaya a la pestaña Seminario web y seleccione Ver y gestionar sus seminarios web.
• Independientemente de si ha seleccionado el tipo de sesión Reunión o Seminario web, vaya a la pestaña Grabación y seleccione Ver sus grabaciones. Cuando se selecciona esta opción, la grabación de sus reuniones o seminarios web se guardará al final de la sesión y podrá subirla directamente desde Zoom Cloud a la plataforma. El tamaño máximo del archivo de grabación permitido para cargar a Zoom Cloud es de 800 MB.
  

  A tener en cuenta: Las grabaciones de los eventos se añaden de forma manual. Para hacerlo, acceda al evento VILT concreto en el reproductor de cursos y, a continuación, pulse Añadir grabación.

  

  A continuación, seleccione el archivo en Subir grabación, importe la grabación desde una URL externa e indique la URL del archivo de la grabación o bien utilice Zoom Meeting Recording. Si elige utilizar Zoom Meeting Recording, la grabación de Zoom asociada al seminario web se añadirá automáticamente, no podrá seleccionarla de una lista ni editar nada cuando utilice esta opción.

  

Una vez seleccionados los alcances, pulse Continuar.

A continuación, en la pestaña Activación, pulse Añadir para añadir su aplicación. En la ventana emergente, seleccione Permitir y habrá completado la configuración de la integración con Zoom.

Ahora, vaya a Docebo Learn para completar y activar la integración.

Crear una cuenta de Zoom en Docebo

Vuelva a su plataforma de Docebo donde inició previamente la creación de la cuenta de Zoom. En el panel derecho, rellene toda la información, escriba su Nombre de la cuenta de Zoom y recupere el Identificador de cliente y la Clave del cliente de su aplicación en Zoom, pestaña Credenciales. Seleccione el tipo de sesión, sea Reunión o Seminario web, en función de su suscripción a Zoom.

• Seleccione la opción Reunión si tiene una suscripción Zoom Meeting. Cuando se selecciona esta opción, la integración crea una Reunión de sala de Zoom de cada sesión ILT creada por la cuenta seleccionada.
• Seleccione la opción Seminario web si tiene una suscripción Zoom Webinar. Cuando se selecciona esta opción, la integración crea un Seminario web de Zoom de cada sesión ILT creada con la cuenta seleccionada.

Defina el número máximo de sesiones permitidas por curso (hasta 999), el de sesiones que puede gestionar esta cuenta y el de salas simultáneas. Tenga en cuenta que el número de salas simultáneas es el acordado en su licencia de Zoom.

Pulse Crear para crear su cuenta de Zoom y finalizar la integración con Zoom.

Notas sobre la creación de una cuenta de Zoom en Docebo:

• Recuerde que todas las cuentas de Zoom creadas en Docebo pueden integrarse bien con Zoom Meeting o bien con Zoom Webinar, no siendo posible integrar las dos opciones con la misma cuenta. Si cuenta con ambas suscripciones y necesita integrar tanto Zoom Meeting como Zoom Webinar, deberá crear dos cuentas, una por cada opción.
• Cuando se conecte a una reunión como Superadministrador, Usuario avanzado o instructor presente en el curso, se convertirá en anfitrión. El nombre de la cuenta conectada será el que haya emparejado en Zoom.
• La funcionalidad de inicio de sesión SSO de la aplicación Zoom no es admitida por la integración con Docebo con el fin de iniciar sesión como instructor o emparejar cuentas con Zoom.

Activación y gestión de su cuenta de Zoom en Docebo

Una vez creada y configurada correctamente su cuenta en Docebo, y si la aplicación Docebo está disponible en Zoom, deberá vincular la cuenta de Zoom de Docebo con su cuenta de Zoom para que la integración funcione correctamente. Para ello, inicie sesión en Docebo como el usuario que haya configurado la cuenta a vincular, acceda a la página de configuración de Zoom desde el Menú de administrador, busque su cuenta en la lista de cuentas configuradas, haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la cuenta y seleccione Vincular.

Esta operación puede tardar unos segundos en completarse. Una vez que su cuenta esté vinculada con su cuenta de Zoom, podrá usar esta integración en sus cursos ILT.

Puede editar en cualquier momento los detalles de su cuenta haciendo clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la cuenta y seleccionando Editar. Puede eliminar su cuenta seleccionando Eliminar en el mismo menú de puntos suspensivos.

Una vez activada la aplicación, puede crear sesiones ILT.

Notas sobre la activación y gestión de su cuenta de Zoom en Docebo:

• La integración de Docebo para Zoom no es compatible con las encuestas ni las salas para subgrupos.
• Desde el 30 de mayo de 2020, Zoom requiere que todas las sesiones ILT nuevas y ya programadas se aseguren con un código de acceso. Debe establecer un código para cada nueva sesión de seminario web Zoom, y actualizar todas estas sesiones ya programadas añadiendo un código en el campo específico del área de gestión de fecha(s) de Sesión. El código de acceso es necesario solo para configurar la sesión; no se requerirá a los alumnos que lo introduzcan al conectarse. El código lo calcula Docebo automáticamente y otorga una complejidad adecuada. No habilite ninguna opción de la sección Requisitos de código de acceso en Zoom (Menú de administrador - Gestión de cuenta - pestaña Ajustes de la cuenta).

Recuperación de las credenciales de la aplicación desde Zoom

En cualquier momento puede recuperar su Identificador de cliente y su Clave de cliente para configurar la integración. Inicie sesión en su cuenta de Zoom como administrador y haga clic en Gestionar en la esquina superior derecha; después, vaya a la opción Aplicaciones creadas de la barra lateral izquierda. Esta área enumera todas las aplicaciones creadas anteriormente. Haga clic en el Nombre de aplicación para acceder a la página de la aplicación y haga clic en Credenciales de la aplicación en el menú izquierdo.

Esta página muestra los códigos ID del cliente y Clave del cliente de su aplicación.

A tener en cuenta: El usuario que se crea en Docebo para la integración de Zoom no contará como usuario activo si no reproduce contenido de aprendizaje formal desde la plataforma, sino únicamente configura la integración para Zoom.

Migración a la versión 3 de Zoom

A tener en cuenta: Para más información sobre la versión 3 de Zoom, lea Docebo VILT para Zoom versión 3.

Si todavía utiliza la versión 1 de Zoom, tenga en cuenta que la fecha del fin de vida útil para esta versión de la integración pasó el 21 de julio de 2020. La versión 2 de Zoom dejó de recibir soporte el 20 de diciembre de 2023 y llegó al fin de su vida útil el 17 de julio de 2024. Los siguientes pasos muestran cómo realizar la migración a la versión 3 de Zoom:

• Configure la integración con la versión 3 de Zoom, siguiendo las instrucciones proporcionadas en este artículo. Las versiones 1, 2 y 3 de Zoom pueden estar instaladas simultáneamente en su plataforma.
• Utilice la nueva versión de la integración para los cursos ILT que esté programando. Recuerde que la integración con la versión 3 de Zoom se identifica como Zoom versión 3 en la lista desplegable al programar cursos ILT.
• Si ya tiene sesiones ILT programadas en las versiones 1 o 2 de Zoom, deberá eliminarlas y crearlas desde cero con la versión 3 de Zoom.
• Elimine la integración con la versión 1 y/o 2 de Zoom.

  A tener en cuenta: Debe eliminar las sesiones asociadas con Zoom versión 1 y Zoom versión 2 antes de eliminar la integración, ya que no podrá eliminarlas posteriormente.

• Dado que la integración de la versión 1 de Zoom llegó a su fecha de fin de vida útil el 21 de julio de 2020, los Superadministradores, Usuarios avanzados o alumnos ya no pueden acceder a las sesiones ILT programadas con la versión 1 de Zoom.