Presentación
Para quienes utilizan Zoom Meeting y Zoom Webinar para la formación web, su plataforma Docebo puede integrarse con Zoom, de modo que sus usuarios puedan acceder a sesiones de formación VILT (formación virtual guiada por un instructor) en sus plataformas Docebo.
Debe tener una cuenta de Zoom activa y seguir aceptando los términos y condiciones de su contrato para configurar correctamente esta integración. Asimismo, tenga en cuenta que su licencia de Zoom debe incluir la posibilidad de gestionar reuniones y seminarios web. Docebo comparte con Zoom los nombres, apellidos y correos electrónicos de los usuarios de la plataforma durante las sesiones de seminarios web.
Este artículo sirve como guía para que los Superadministradores configuren la integración Docebo VILT para Zoom V3.
Activación de Zoom en Docebo
Active la aplicación Zoom como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la base de conocimientos. La aplicación aparece en la pestaña vertical Conferencias web.
Requisitos previos
Asegúrese de que se cumplan los siguientes requisitos previos:
| Requisito previo | Descripción |
|---|---|
| Vinculación de cuentas |
Para vincular las cuentas, debe asegurarse de haber iniciado sesión en Zoom con acceso de administrador o, alternativamente, con una cuenta que tenga al menos los mismos niveles de permisos descritos en la sección Antes de continuar del capítulo Vinculación de una cuenta de Zoom con Docebo. A tener en cuenta: La cuenta que utilice para la vinculación con Zoom debe tener derechos persistentes y no se le pueden retirar sus derechos de acceso después de completar el proceso de vinculación; de lo contrario, la integración dejará de funcionar según lo previsto. Docebo recomienda utilizar una cuenta de servicio para este fin. Si ha retirado algunos o todos los derechos necesarios de la cuenta que utilizó para la vinculación con Zoom, deberá volver a añadir los privilegios. |
| Vinculación de anfitriones | Los usuarios asignados como anfitriones deben tener una licencia de Zoom válida y existir tanto en Docebo como en Zoom con direcciones de correo electrónico idénticas. Para obtener más información, consulte la sección sobre la pestaña Anfitriones de Zoom. |
| Licencias | Todos los usuarios de Zoom que vincule como anfitriones deben tener una licencia válida de Meeting. Si desea utilizar la función Webinar, deberá asegurarse de que la cuenta de Zoom también tenga licencia para dicha funcionalidad. |
Vinculación de una cuenta de Zoom con Docebo
Antes de continuar
Por motivos de seguridad, Docebo recomienda limitar el alcance de los permisos de la integración a lo estrictamente necesario. Para ello, acceda primero a su panel de administración de Zoom y cree un grupo que utilizará para las cuentas vinculadas en la integración. A continuación, en el área Roles, configure los siguientes permisos:
| Permiso | Nivel de acceso |
|---|---|
| Gestión de usuarios | Acceso de vista, restringido al grupo definido |
| Gestión de roles | Acceso de vista |
| Configuración de la cuenta | Acceso de vista |
| Gestión de grabaciones y transcripciones | Acceso de vista |
| Informes de uso | Acceso de vista |
| Informes de actividad de los usuarios | Acceso de vista |
A tener en cuenta: Los permisos de la tabla anterior son permisos del rol de administrador de Zoom, que se configuran manualmente en el panel de administración de Zoom antes de la vinculación. Constituyen una capa independiente y complementaria de los alcances OAuth que Zoom concede automáticamente a la aplicación Docebo cuando aprueba la solicitud de vinculación (por ejemplo, los alcances que permiten a Docebo crear, leer y actualizar reuniones y seminarios web). Por este motivo, la tabla anterior no incluye ninguna fila de reunión o seminario web: el acceso a reuniones y seminarios web se gestiona completamente en el nivel de OAuth/aplicación, no mediante los permisos del rol de administrador de Zoom. Para consultar la lista completa de alcances OAuth solicitados por la aplicación Docebo, consulte la sección Permisos de la ficha de Docebo en Zoom Marketplace (se abre en una nueva pestaña).
A continuación, pulse el botón Guardar cambios.
A continuación, añada al grupo creado las cuentas de anfitriones y de anfitriones alternativos que desee utilizar para esta integración.
Consejo: Si elimina una cuenta del grupo, asegúrese también de desvincularla de la integración. Si no lo hace, se producirán errores al programar una reunión.
A tener en cuenta: Restringir al grupo creado para la integración los permisos del rol de administrador de Zoom limita lo que la cuenta vinculada puede modificar, pero no limita la selección de anfitriones. Al crear o actualizar un evento de sesión ILT, Docebo recupera la lista completa de usuarios del inquilino de Zoom para completar el menú desplegable de selección de anfitriones, independientemente del alcance del grupo. Si necesita restringir los usuarios que pueden seleccionarse como anfitriones, gestione esta opción mediante la licencia o la lista de usuarios de Zoom, no mediante el alcance del grupo de la integración.
Escenarios de vinculación de cuentas no compatibles
No puede vincular una cuenta de Zoom —por ejemplo, yourcompany.zoom.us— en más de un LMS. Si lo hace, la vinculación anterior se sobrescribirá y dejará de funcionar, lo que invalidará todos los eventos creados. Tampoco puede vincular una cuenta de Zoom con más de un usuario de Zoom en el mismo LMS o en otro distinto. Si se produce esta situación, deberá volver a vincular la cuenta de Docebo con la misma cuenta de Zoom.
Ejemplos de escenarios no compatibles
Caso 1: Vincular una cuenta de Zoom con más de un LMS:
| Escenario | Resultado |
|---|---|
|
La cuenta de Zoom está vinculada a las siguientes plataformas:
|
|
Caso 2: Vincular una cuenta de Zoom con más de un usuario de Zoom en el mismo LMS o en otro LMS:
| Escenario | Resultado |
|---|---|
|
Se crean las siguientes vinculaciones:
|
|
Consejo: Si necesita utilizar más de una cuenta de Zoom, vincule solo una de las cuentas. Asegúrese de que esta cuenta tenga los permisos adecuados para Zoom Marketplace. Las cuentas no vinculadas pueden configurarse como anfitriones en la primera cuenta de la empresa. Cada cuenta de anfitrión debe tener una licencia válida y la dirección de correo electrónico de Docebo debe coincidir con la dirección de correo electrónico de Zoom.
Vinculación de cuentas compatibles
En Docebo, acceda al panel administrativo de Zoom desde Complementos e integraciones (icono de puzzle). A continuación, localice Zoom V3.
Se mostrará la pantalla desde la que puede gestionar sus cuentas de Zoom. Pulse el botón más en la esquina superior derecha de la pantalla para añadir una cuenta nueva. A continuación, en la ventana lateral que aparece, añada el nombre de la cuenta que desea vincular y una descripción opcional; después, pulse Crear y editar.
En la pantalla siguiente, compruebe que la información introducida sea correcta y pulse el botón Vincular cuenta en la barra de notificación de vinculación necesaria.
En la ventana de confirmación que aparece, pulse el botón Vincular la cuenta para continuar con el proceso de vinculación.
Es posible que en este momento reciba una notificación con el texto No puede autorizar Docebo, en cuyo caso deberá activar el interruptor Aprobar para todos los usuarios para continuar.
A continuación, recibirá una notificación en Zoom en la que se le pedirá que confirme la vinculación. Pulse Permitir para continuar con la vinculación de la cuenta. Para consultar la lista de permisos necesarios para la aplicación, consulte la sección Permisos de la ficha de Docebo en Zoom Marketplace (se abre en una nueva pestaña).
Su cuenta aparecerá ahora en la pantalla Gestión de cuentas. Si la cuenta existe en Zoom, el estado mostrará Vinculada; de lo contrario, mostrará No vinculada.
A continuación, configure la cuenta pulsando el nombre de la cuenta en la lista. Esto le llevará a la pantalla desde la que puede gestionar las propiedades de la cuenta. Esta se divide en las pestañas Propiedades y Anfitriones de Zoom, situadas en la parte superior de la pantalla. La pestaña Propiedades tiene una barra lateral en la que puede elegir entre la configuración general y avanzada de las propiedades de la cuenta.
Pestaña Propiedades
La pestaña Propiedades contiene todas las opciones de configuración relacionadas con la vinculación de la cuenta.
Pantalla General
La pantalla General contiene las propiedades básicas relacionadas con la cuenta vinculada.
Sección Información general
| Nombre del campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre de la cuenta | Este campo permite cambiar el nombre de la cuenta. |
| Descripción | Este campo de entrada de texto permite añadir una descripción opcional del nombre de la cuenta. |
| Estado de la cuenta | Este campo de solo lectura muestra si la cuenta está vinculada o no. |
Sección Opciones
| Nombre del campo | Descripción |
|---|---|
| Establecer límites de sesiones por curso | Esta casilla de verificación, cuando está activa, muestra un campo de entrada que permite establecer el número máximo de sesiones por curso. Este número puede ser un valor de entre 1 y 999. |
| Establecer límites de sesiones por cuenta | Esta casilla de verificación, cuando está activa, muestra un campo de entrada que permite establecer el número máximo de sesiones por cuenta. Este número puede ser un valor de entre 1 y 999. |
| Establecer límites para salas simultáneas | Esta casilla de verificación, cuando está activa, muestra un campo de entrada que permite establecer el número máximo de salas simultáneas por cuenta. Este número puede ser un valor de entre 1 y 999. |
Sección Plantilla de configuración
| Nombre del campo | Descripción |
|---|---|
| Plantilla de reunión de Zoom |
Si ha creado una plantilla de reunión en Zoom en la cuenta vinculada, puede asignarla aquí y sus preajustes se utilizarán automáticamente en todas las reuniones creadas mediante esta cuenta. A tener en cuenta: Las plantillas de reuniones de Zoom las define en Zoom la cuenta vinculada y se habilitan para que las utilicen los usuarios de la integración mediante la pantalla Gestionar plantillas, marcando las casillas de la columna Habilitar para la cuenta. Solo están disponibles para esta integración las plantillas que el usuario vinculado con Zoom haya puesto a disposición en el nivel de cuenta de Zoom. Para obtener más información, consulte Configuración de plantillas de reuniones de administrador en la base de conocimientos de Zoom (se abre en una nueva pestaña). |
Pantalla Configuración avanzada
La pantalla Configuración avanzada contiene opciones que activan determinados tipos de autenticación o registro cuando un usuario se une a sus reuniones.
Sección Registro
| Nombre del campo | Descripción |
|---|---|
| Habilitar el registro obligatorio para todos los usuarios |
Si se activa esta casilla de verificación, el usuario que desee unirse a su reunión o seminario web deberá haber iniciado sesión en Zoom para hacerlo. Si el usuario no ha iniciado sesión en Zoom, se registrará en Zoom utilizando la dirección de correo electrónico, el nombre y los apellidos utilizados en Docebo. Esta opción debe habilitarse si desea asegurarse de que el alumno utilice en Zoom la misma dirección de correo electrónico que utiliza en Docebo. Si no utiliza la misma dirección de correo electrónico y su cuenta de usuario de Zoom no está vinculada con Docebo, su asistencia no se registrará.
|
Sección Autenticación
| Nombre del campo | Descripción |
|---|---|
| Habilitar la autenticación obligatoria para todos los usuarios | Si se activa esta casilla de verificación, todos los usuarios que deseen unirse a su reunión deberán haber iniciado sesión mediante un método de autenticación especificado. Esto le permitirá controlar el origen de los usuarios que se unen a su reunión o seminario web si, por ejemplo, deben iniciar sesión mediante la opción de inicio de sesión único corporativo. |
Pestaña Anfitriones de Zoom
La pestaña Anfitriones de Zoom permite asignar usuarios como anfitriones de Zoom. Para asignar un anfitrión de Zoom, pulse el botón situado en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Asignar anfitriones de Zoom. A continuación, en la lista desplegable, seleccione todos los usuarios que desea convertir en anfitriones de Zoom y, cuando haya terminado de seleccionar, pulse el botón Confirmar.
Si intenta vincular un anfitrión y el usuario no tiene una cuenta en Zoom, se le informará en la lista de anfitriones de que la cuenta no está vinculada. En ese caso, vuelva a comprobar la información y, si es necesario, cree la cuenta en Zoom y pulse el icono de flecha circular en la lista de usuarios, junto al nombre, para volver a intentar el proceso de vinculación.
Para eliminar a un usuario como anfitrión, solo tiene que localizar y pulsar el icono de la papelera en la fila en la que aparece el usuario.
Para comprobar la lista de cuentas de Zoom con fines de verificación, inicie sesión en su cuenta de Zoom como administrador y visite https://zoom.us/account/user#/ (se abre en una nueva pestaña).