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Wissenskonnektoren

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Einführung

Wissenskonnektoren ermöglichen es Docebo Knowledge, Inhalte abzurufen. Ein Konnektor verknüpft Docebo mit einem System, das Ihre Organisation bereits zum Speichern von Wissen verwendet, z. B. Confluence, Google Drive oder SharePoint, sodass Inhalte aus diesem System zu Wissenssammlungen hinzugefügt und Ihren Benutzern zur Verfügung gestellt werden können.

Bevor Sie eine Wissenssammlung erstellen können, muss mindestens ein Konnektor eingerichtet werden, da Sammlungen vollständig aus über Konnektoren abgerufenen Inhalten erstellt werden. Dies kann von Superadmins unter „Wissenskonnektoren“ im Menü „Add-ons und Integrationen“ durchgeführt werden, nachdem die Funktion über das Launchpad aktiviert wurde.

Warum Konnektoren statt Datei-Uploads?

Docebo Knowledge basiert auf der Verbindung mit Quellsystemen und nicht auf dem Hochladen einzelner Dateien. Dies ist eine bewusste Entscheidung und sorgt dafür, dass die Funktion wartungsarm bleibt:

  • Inhalte bleiben automatisch aktuell. Da ein Konnektor direkt aus dem Quellsystem liest, wird jede dort vorgenommene Änderung – beispielsweise die Bearbeitung einer Seite in Confluence oder die Aktualisierung einer Datei in SharePoint – in Docebo übernommen, ohne dass jemand etwas manuell erneut hochladen oder ersetzen muss.
  • Sie müssen keine separate Berechtigungsstruktur erstellen. Hochgeladene Dateien würden eigene Sichtbarkeitsregeln erfordern, die innerhalb von Docebo verwaltet werden müssten. Bei einem Konnektor werden die Berechtigungen stattdessen vom Quellsystem übernommen. Dadurch müssen Sie nichts zusätzlich konfigurieren oder im Laufe der Zeit abgleichen.

Kurz gesagt: Sobald ein Konnektor eingerichtet ist, werden die Genauigkeit der Wissensinhalte und der korrekte Zugriff automatisch für Sie verwaltet.

Funktionsweise der Synchronisierung: zuerst Metadaten, Inhalte bei Bedarf

Wenn Sie ein System verbinden, bedeutet dies nicht, dass alles darin sofort in Docebo abgerufen wird. Die Synchronisierung erfolgt in zwei Stufen:

  1. Auf Konnektorebene synchronisiert Docebo ausschließlich Metadaten, z. B. die Hierarchie von Ordnern und Bereichen, Datei- und Seitennamen sowie die Struktur. Dadurch können die Inhalte durchsucht und ausgewählt werden, aber es werden noch keine Inhalte extrahiert oder indexiert.
  2. Auf Sammlungsebene wird der Inhalt extrahiert und indexiert, sobald ein Superadmin einen Inhalt tatsächlich zu einer Wissenssammlung hinzufügt.

Dieser zweistufige Ansatz ist beabsichtigt und bietet zwei konkrete Vorteile:

  • Zuverlässigere Antworten. Statt ein gesamtes System in Docebo zu übertragen, werden nur die Inhalte durchsuchbar und nutzbar, die ein Superadmin bewusst in eine Sammlung aufgenommen hat – für die Suche, den KI-Assistenten und die Agenten. Dieser Kuratierungsschritt sorgt dafür, dass die Antworten relevant und zuverlässig bleiben.
  • Geringere Kosten. Da das Datenvolumen der indexierten Daten die Preisgrundlage bildet und nur Inhalte indexiert werden, die ausdrücklich zu einer Sammlung hinzugefügt wurden, zahlen Sie nur für das, was Ihre Organisation tatsächlich nutzen möchte. Das Verbinden und Durchsuchen eines Systems verursacht allein keine Indexierungskosten.

Einrichten eines Konnektors

Das Einrichten eines Konnektors ist eine technische Aufgabe und erfordert in der Regel Unterstützung durch Ihre IT-Abteilung. In der Praxis bedeutet dies normalerweise, dass eine Person mit Administratorzugriff auf das Quellsystem (z. B. ein Google-Workspace-Administrator, ein Microsoft-Entra-ID-Administrator oder ein Atlassian-Organisationsadministrator) eine Anwendung für Docebo registrieren, dieser eine festgelegte Gruppe schreibgeschützter Berechtigungen erteilen und die daraus resultierenden Anmeldedaten weitergeben muss, damit ein Superadmin die Verbindung in Docebo abschließen kann.

Einige Punkte erleichtern die Planung und eine zuverlässige Einschätzung des Aufwands:

  • Das Einrichten eines Konnektors ist kostenlos. Für die Verbindung eines Systems fallen weder Lizenz- noch Einrichtungsgebühren an. Die einzigen mit Docebo Knowledge verbundenen Kosten ergeben sich aus dem oben beschriebenen Volumen der indexierten Daten.
  • Sie legen den Umfang direkt bei der Einrichtung fest. Beim Verbinden eines Systems wählen Sie aus, welcher Teil davon in Docebo verfügbar gemacht werden soll, z. B. bestimmte Confluence-Bereiche, bestimmte SharePoint-Websites oder bestimmte geteilte Google-Laufwerke. Alles außerhalb dieses Umfangs wird niemals synchronisiert, auch nicht auf Metadatenebene. So können Sie vertrauliche, sensible oder umfangreiche personenbezogene Daten enthaltende Bereiche eines Systems vollständig aus Docebo heraushalten, ohne zuvor eine Umgehungslösung im Quellsystem selbst erstellen zu müssen.
  • Welche Inhalte synchronisiert und extrahiert werden, ist für jeden Konnektor eindeutig definiert. Jeder Konnektor funktioniert mit einer bestimmten Art von Inhalten (z. B. Dateien oder Seiten) und innerhalb dieser Art nur mit bestimmten Inhalten oder Dateitypen. Sie müssen dies nicht erraten oder nachträglich herausfinden: Die entsprechenden Informationen sind im ersten Schritt der Einrichtungsanleitung für jeden Konnektor klar dokumentiert.

Einrichten Ihres ersten Konnektors

Für jedes Quellsystem gibt es eine eigene Einrichtungsanleitung mit den genauen auszuführenden Schritten. Sie kann direkt an die Person weitergegeben werden, die Sie auf IT-Seite unterstützt:

Hinweis zu den Berechtigungen

Sobald ein Konnektor eingerichtet ist, setzt Docebo immer die Berechtigungen des Quellsystems durch: Ein Benutzer kann nur Wissen finden und verwenden, auf das er dort bereits Zugriff hat. Damit dies ordnungsgemäß funktioniert, muss die E-Mail-Adresse eines Benutzers in Docebo mit seiner E-Mail-Adresse im Quellsystem übereinstimmen, und diese E-Mail-Adresse muss im Docebo-Benutzerprofil bestätigt sein. Dies sollte frühzeitig überprüft werden, da davon abhängt, ob ein bestimmter Benutzer nach der Veröffentlichung von Sammlungen überhaupt Wissenssuchergebnisse sieht.