Wissenskonnektoren

Einführung

Wissenskonnektoren ermöglichen es Docebo Knowledge, Inhalte abzurufen. Ein Konnektor verknüpft Docebo mit einem System, das Ihre Organisation bereits zum Speichern von Wissen verwendet, z. B. Confluence, Google Drive oder SharePoint, sodass Inhalte aus diesem System zu Wissenssammlungen hinzugefügt und Ihren Benutzern zur Verfügung gestellt werden können.

Bevor Sie eine Wissenssammlung erstellen können, muss mindestens ein Konnektor eingerichtet werden, da Sammlungen vollständig aus über Konnektoren abgerufenen Inhalten erstellt werden. Dies kann von Superadmins unter „Wissenskonnektoren“ im Menü „Add-ons und Integrationen“ durchgeführt werden, nachdem die Funktion über das Launchpad aktiviert wurde.

Warum Konnektoren statt Datei-Uploads?

Docebo Knowledge basiert auf der Verbindung mit Quellsystemen und nicht auf dem Hochladen einzelner Dateien. Dies ist eine bewusste Entscheidung und sorgt dafür, dass die Funktion wartungsarm bleibt:

• Inhalte bleiben automatisch aktuell. Da ein Konnektor direkt aus dem Quellsystem liest, wird jede dort vorgenommene Änderung – beispielsweise die Bearbeitung einer Seite in Confluence oder die Aktualisierung einer Datei in SharePoint – in Docebo übernommen, ohne dass jemand etwas manuell erneut hochladen oder ersetzen muss.
• Sie müssen keine separate Berechtigungsstruktur erstellen. Hochgeladene Dateien würden eigene Sichtbarkeitsregeln erfordern, die innerhalb von Docebo verwaltet werden müssten. Bei einem Konnektor werden die Berechtigungen stattdessen vom Quellsystem übernommen. Dadurch müssen Sie nichts zusätzlich konfigurieren oder im Laufe der Zeit abgleichen.

Kurz gesagt: Sobald ein Konnektor eingerichtet ist, werden die Genauigkeit der Wissensinhalte und der korrekte Zugriff automatisch für Sie verwaltet.

Zwei Arten von Konnektoren

Konnektoren machen Inhalte auf eine von zwei Arten verfügbar. Beide befinden sich am selben Ort und werden auf ähnliche Weise eingerichtet, verhalten sich nach der Verbindung jedoch unterschiedlich.

Indexierungskonnektoren: zuerst Metadaten, Inhalte bei Bedarf

Wenn Sie ein System verbinden, bedeutet dies nicht, dass alles darin sofort in Docebo abgerufen wird. Die Synchronisierung erfolgt in zwei Stufen:

1. Auf Konnektorebene synchronisiert Docebo ausschließlich Metadaten, z. B. die Hierarchie von Ordnern und Spaces, Datei- und Seitennamen sowie die Struktur. Dadurch können die Inhalte durchsucht und ausgewählt werden, aber es werden noch keine Inhalte extrahiert oder indexiert.
2. Auf Sammlungsebene wird der Inhalt extrahiert und indexiert, sobald ein Superadmin einen Inhalt tatsächlich zu einer Wissenssammlung hinzufügt.

Dieser zweistufige Ansatz ist beabsichtigt und bietet zwei konkrete Vorteile:

• Zuverlässigere Antworten. Statt ein gesamtes System in Docebo zu übertragen, werden nur die Inhalte durchsuchbar und nutzbar, die ein Superadmin bewusst in eine Sammlung aufgenommen hat – für die Suche, den KI-Assistenten und die Agenten. Dieser Kuratierungsschritt sorgt dafür, dass die Antworten relevant und zuverlässig bleiben.
• Geringere Kosten. Da das Datenvolumen der indexierten Daten die Preisgrundlage bildet und nur Inhalte indexiert werden, die ausdrücklich zu einer Sammlung hinzugefügt wurden, zahlen Sie nur für das, was Ihre Organisation tatsächlich nutzen möchte. Das Verbinden und Durchsuchen eines Systems verursacht allein keine Indexierungskosten.

Live-Konnektoren: Suche zum Zeitpunkt der Frage

Ein Live-Konnektor synchronisiert niemals Inhalte. Nach der Einrichtung wird er sofort als verbunden angezeigt, und es werden keine Inhalte in Docebo kopiert, indexiert oder gespeichert.

Wenn ein Benutzer dem KI-Assistenten eine Frage stellt oder einen Agenten mit Jira-, Slack- oder Salesforce-Tools verwendet, fragt Docebo stattdessen in diesem Moment das Quellsystem ab:

• Mit dem eigenen Konto des Benutzers. Die Suche wird im Namen des Benutzers ausgeführt, sodass Jira, Slack und Salesforce ihre eigenen Zugriffsregeln anwenden. Das bei der Einrichtung verwendete Administratorkonto wird zum Zeitpunkt der Frage nicht verwendet.
• Nur dort, wo Sie den Zugriff erlaubt haben. Die Suche ist auf die Projekte oder Kanäle beschränkt, die ein Superadmin zur Sammlung hinzugefügt hat. Docebo setzt diese Einschränkung selbst durch, sodass sie nicht von der KI abhängt.
• Nur-Lese-Modus. Der Konnektor liest ausschließlich aus dem Quellsystem.
• Mit einem Link zur Quelle. In einer Antwort verwendete Ergebnisse werden mit einem Link zum ursprünglichen Inhalt in Jira, Slack oder Salesforce angezeigt.

Wenn die Anfrage eines Benutzers zum ersten Mal einen Live-Konnektor benötigt, wird der Benutzer aufgefordert, sein eigenes Konto zu verbinden. Der Zugriff wird einmalig auf der Einwilligungsseite des Quellsystems bestätigt. Da keine Indizierung erfolgt, werden Live-Konnektoren nicht auf das Volumen Ihrer indizierten Daten angerechnet.

Einrichten eines Konnektors

Das Einrichten eines Konnektors ist eine technische Aufgabe und erfordert in der Regel Unterstützung durch Ihre IT-Abteilung. In der Praxis bedeutet dies normalerweise, dass eine Person mit Administratorzugriff auf das Quellsystem (z. B. ein Google-Workspace-Administrator, ein Microsoft-Entra-ID-Administrator oder ein Atlassian-Organisationsadministrator) eine Anwendung für Docebo registrieren, dieser eine festgelegte Gruppe schreibgeschützter Berechtigungen erteilen und die daraus resultierenden Anmeldedaten weitergeben muss, damit ein Superadmin die Verbindung in Docebo abschließen kann.

Einige Punkte erleichtern die Planung und eine zuverlässige Einschätzung des Aufwands:

• Das Einrichten eines Konnektors ist kostenlos. Für die Verbindung eines Systems fallen weder Lizenz- noch Einrichtungsgebühren an. Die einzigen mit Docebo Knowledge verbundenen Kosten beziehen sich auf das oben beschriebene Volumen der indizierten Daten und gelten nur für Indizierungskonnektoren.
• Sie legen den Umfang bereits bei der Einrichtung fest. Beim Verbinden eines Systems wählen Sie aus, welcher Teil davon für Docebo verfügbar gemacht werden soll, beispielsweise bestimmte Confluence-Bereiche, bestimmte SharePoint-Websites, bestimmte freigegebene Google-Drives oder bestimmte Slack-Kanäle. Alles außerhalb dieses Umfangs wird niemals synchronisiert bzw. bei Live-Konnektoren niemals durchsucht. So können sensible, vertrauliche oder besonders viele personenbezogene Daten enthaltende Bereiche eines Systems problemlos vollständig von Docebo ausgeschlossen werden, ohne zunächst eine eigene Umgehungslösung im Quellsystem erstellen zu müssen.
• Der Umfang jedes Konnektors ist klar definiert. Jeder Konnektor funktioniert mit einer bestimmten Inhaltstyp (beispielsweise Dateien oder Seiten) und innerhalb dieser Inhaltstyp nur mit bestimmten Inhalten oder Dateitypen. Sie müssen dies nicht nachträglich erraten oder herausfinden: Die Informationen werden auf der Registerkarte Übersicht angezeigt, sobald Sie mit der Einrichtung beginnen, und sind im ersten Abschnitt der Einrichtungsanleitung für jeden Konnektor dokumentiert.

Einrichten Ihres ersten Konnektors

Für jedes Quellsystem gibt es eine eigene Einrichtungsanleitung mit den genauen auszuführenden Schritten. Sie kann direkt an die Person weitergegeben werden, die Sie auf IT-Seite unterstützt:

• Wissenskonnektor für Confluence
• Wissenskonnektor für Google Drive
• Wissenskonnektor für SharePoint-Dateien
• Wissenskonnektor für SharePoint-Websites
• Wissenskonnektor für Notion
• Wissenskonnektor für ServiceNow
• Wissenskonnektor für Slack
• Wissenskonnektor für Jira
• Wissenskonnektor für Salesforce

Hinweis zu Berechtigungen

Docebo setzt immer die Berechtigungen des Quellsystems durch: Ein Benutzer kann nur Wissen finden und verwenden, auf das er dort bereits Zugriff hat. Wie dies funktioniert, hängt vom Konnektor ab:

So vertraut Docebo der E-Mail-Adresse eines Benutzers

Bei Konnektoren, die Benutzer anhand ihrer E-Mail-Adresse zuordnen, muss Docebo sicher sein, dass die E-Mail-Adresse im Profil eines Benutzers tatsächlich diesem Benutzer gehört, damit niemand durch Eingabe der Adresse einer anderen Person deren Inhalte sehen kann. Dies wird in zwei Schritten festgestellt:

1. Single Sign-on (SSO) zuerst. Wenn Ihre Plattform SSO verwendet, die Benutzer von Ihrem Identitätsanbieter bereitgestellt werden und die bereitgestellten Benutzerfelder gesperrt sind, sodass Benutzer sie nicht bearbeiten können, vertraut Docebo der E-Mail-Adresse direkt. Es ist nichts Weiteres erforderlich.
2. Andernfalls die verifizierte E-Mail-Adresse. Wenn diese SSO-Bedingungen nicht erfüllt sind, muss die E-Mail-Adresse im Docebo-Profil des Benutzers verifiziert werden. Verifiziert bedeutet, dass das Feld „email_validation_status“ festgelegt sein muss. Dies kann über die Docebo-API oder direkt für jeden Benutzer in den Administratoreinstellungen erfolgen.

Wenn Sie Benutzer über unsere API mit Docebo Connect bereitstellen, stellen Sie sicher, dass bei jedem bereitgestellten Benutzer „email_validation_status“ auf 1 gesetzt ist.

Benutzer, deren E-Mail-Adresse auf diese Weise nicht vertrauenswürdig ist oder mit keinem Konto im Quellsystem übereinstimmt, sehen keine Inhalte aus diesen Konnektoren. Es lohnt sich, dies frühzeitig zu überprüfen, da dadurch bestimmt wird, ob ein bestimmter Benutzer nach der Veröffentlichung von Sammlungen Wissenssuchergebnisse sehen wird.