Aktivieren und Verwalten der App Externe Schulung

Einführung

Mit der App Externe Schulung können Benutzer Schulungsaktivitäten melden, die außerhalb ihrer Lernplattform durchgeführt wurden.

Superadmins können die von Benutzern eingereichten externen Aktivitäten melden und überprüfen. Darüber hinaus können sie externe Schulungsaktivitäten über CSV importieren, spezielle zusätzliche Felder konfigurieren sowie externe Kurse und Einrichtungen verwalten.

Aktivieren der App

Aktivieren Sie die App Externe Schulung wie im Artikel Verwalten von Apps und Funktionen der Wissensdatenbank beschrieben. Die App ist auf der Registerkarte Docebo Additional Features aufgelistet.

Konfigurieren der App

Um mit der Konfiguration der App zu beginnen, rufen Sie Ihr Admin-Menü über das Zahnradsymbol auf und drücken Sie dann auf das Element Einstellungen im Abschnitt Externe Schulung. Sie werden zur Seite Einstellungen für die App weitergeleitet. Hier können Sie die entsprechenden Kontrollkästchen markieren, um die folgenden Einstellungen zu aktivieren:

• Ermöglichen Sie Benutzern, ihre externen Schulungsaktivitäten hinzuzufügen.
• Setzen Sie die externen Schulungsaktivitäten, die von Benutzern angegeben wurden, auf eine Warteliste für die Moderation durch den Administrator.
• Fordern Sie Benutzer auf, Ausbildungseinrichtungen und Kurse aus einer definierten Liste auszuwählen. Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer nur E-Learning und ILT-Klassenzimmerkurse hochladen.

Wenn Sie fertig sind, drücken Sie Änderungen speichern.

Manuelles Hinzufügen von Schulungsaktivitäten als Superadmin

Als Superadmin können Sie externe Aktivitäten manuell hinzufügen und die von Benutzern gemeldeten Aktivitäten überprüfen. Klicken Sie dazu im Abschnitt Externe Schulung im Admin-Menü auf das Element Verwalten. Oben auf dieser Seite sehen Sie Aktionsschaltflächen sowie eine Liste aller externen Schulungsaktivitäten, die sowohl von Ihnen als auch von Ihren Benutzern gemeldet wurden. Um eine neue externe Schulungsaktivität hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Schulungsaktivität melden.

Geben Sie im Pop-Up-Fenster alle Informationen ein, darunter im Feld Zuweisen, wer die Aktivität abgeschlossen hat, die Ausbildungseinrichtung, den Namen und Typ des Kurses, das Datum der Aktivität, die Punktzahl und die CEU-Credits. Sie können auch ein Zertifikat hochladen, das sich auf die Aktivität bezieht, oder aus dem Dropdown-Menü Zertifizierungen und Umschulungen eine mit der Aktivität verknüpfte Zertifizierung auswählen. Wenn Sie der externen Schulungsaktivität eine Zertifizierung zuordnen, wird das im externen Schulungsbericht angegebene Abschlussdatum als Ausstellungsdatum der Zertifizierung verwendet.

Bitte beachten: Beim manuellen Hinzufügen eines Zertifikats können Sie Dateien mit den folgenden Erweiterungen hochladen: DOC, XLS, PPT, GIF, PNG, TXT, DOCX, PPTX, XLSX, PDF, FLV, ODS, ODP, CSV, MP4, JPG.

Drücken Sie Bestätigen, wenn Sie fertig sind. Die externe Aktivität wurde nun der Liste auf der Hauptverwaltungsseite Externe Schulung hinzugefügt. Sie können sie jederzeit ansehen, bearbeiten oder löschen, indem Sie die entsprechenden Schaltflächen in der Zeile der Aktivität verwenden.

Die Behandlung von Daten und Uhrzeiten für externe Schulungsaktivitäten hängt von der Art und Weise ab, wie die Aktivitäten gemeldet wurden:

• Aktivitäten, die über CSV und die App Externe Schulung importiert wurden: Die Plattform speichert das Datum und die Uhrzeit im UTC-Format und zeigt sie entsprechend der Zeitzone des Benutzers an.
• Aktivitäten, die von einem Superadmin erstellt oder aktualisiert wurden: Die Plattform speichert das Datum und die Uhrzeit in der Zeitzone der Plattform und zeigt sie im UTC-Format an.

Hochladen von Schulungsaktivitäten über CSV

Wenn Sie eine beträchtliche Anzahl von externen Aktivitäten zu melden haben, sollten Sie diese über CSV importieren. Wählen Sie die Schaltfläche Aus CSV importieren in der Aktionsleiste oben auf der Verwaltungsseite Externe Schulung aus. Die Spalten in Ihrer CSV-Datei müssen die folgenden Felder enthalten:

E-Learning-Kurse

• Obligatorische Felder: Benutzername, Kursname, Kurstyp und Enddatum
• Optionale Felder: Ausbildungseinrichtung, Startdatum, Punktzahl und Credits

ILT-Klassenzimmerkurse

• Obligatorische Felder: Benutzername, Kursname, Kurstyp, Startdatum und Enddatum
• Optionale Felder: Ausbildungseinrichtung, Punktzahl und Credits

Klicken Sie auf der nächsten Seite auf die Schaltfläche Datei hochladen, wählen Sie das Trennzeichen aus, geben Sie an, ob die erste Zeile eine Kopfzeile sein soll, und fügen Sie den Dateizeichensatz (UTF-8) ein. Sie können auch eine Beispieldatei herunterladen, um zu sehen, wie Sie Ihre Datei bei Bedarf formatieren. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Ordnen Sie nun die in der CSV-Datei enthaltenen Informationen den vorhandenen Plattformfeldern zu. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü über jeder Spalte das Feld aus, das Sie der jeweiligen Spalte zuordnen möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter, um den Import zu speichern. Die Aktivitäten wurden nun importiert und Sie können sie nach Bedarf bearbeiten oder löschen.

Hinweise zum Hochladen von externen Schulungsaktivitäten über CSV

• Sie können keine Schulungsaktivitäten für ILT-Webinarkurse (VILT) importieren.
• Sie können keine Schulungsaktivitäten für deaktivierte Benutzer importieren.
• Das in der CSV-Datei verwendete Datumsformat muss mit dem Datumsformat übereinstimmen, das der Benutzer, der den Import durchgeführt hat, im Bereich Mein Profil, Registerkarte Einstellungen ausgewählt hat, es sei denn, Sie haben die Option Die ausgewählte Sprache verwenden in den Erweiterten Einstellungen der Plattform, Registerkarte Datum und Uhrzeit aktiviert. In diesem Fall muss das Datumsformat dem Datumsformat des Browsers entsprechen.

Genehmigen von gemeldeten Schulungsaktivitäten

Wenn Sie die Option Setzen Sie die externen Schulungsaktivitäten, die von Benutzern angegeben wurden, auf eine Warteliste für die Moderation durch den Administrator auf der Seite Einstellungen der App aktiviert haben, sehen Sie die Schaltfläche Auf Genehmigung wartend in der Aktionsleiste oben auf der Verwaltungsseite Externe Schulung. Ein rotes Kästchen mit einer Zahl erscheint in der oberen rechten Ecke der Schaltfläche, wenn es Aktivitäten gibt, die auf Genehmigung warten. Die Zahl gibt an, wie viele Aktivitäten noch ausstehen.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden Sie auf die Seite weitergeleitet, auf der alle ausstehenden Schulungsaktivitäten angezeigt werden. Hier sehen Sie eine Liste der Aktivitäten, die auf Ihre Genehmigung warten. Sie können jede Aktivität genehmigen oder ablehnen, indem Sie in der Zeile der jeweiligen Aktivität das grüne (Genehmigen) oder das rote (Ablehnen) Symbol auswählen.

Wenn Sie das rote Symbol auswählen, können Sie die Aktivität dauerhaft ablehnen oder löschen. Sie können auch direkt eine Nachricht an den mit der Aktivität verbundenen Lernenden senden. Benutzer können den Genehmigungs- oder Ablehnungsstatus im Bereich Meine Aktivitäten ihrer Plattformen überwachen.

Zusätzliche Felder für externe Schulungsaktivitäten

Als Superadmin können Sie zusätzliche Felder im Zusammenhang mit externen Schulungsaktivitäten erstellen und verwalten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Zusätzliche Felder in der Aktionsleiste oben auf der Verwaltungsseite Externe Schulung. Sie werden auf die Seite Zusätzliche Felder weitergeleitet.

Verwenden Sie auf dieser Seite das Dropdown-Menü Hinzufügen, um die Art des zusätzlichen Feldes, das Sie erstellen möchten, auszuwählen: Datum, Dropdown, Freier Text (für längere Texte) oder Text (für kürzere Texte).

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstellen. Fügen Sie im Pop-Up-Fenster den Titel des zusätzlichen Feldes hinzu. Drücken Sie Änderungen speichern, wenn Sie fertig sind.

Denken Sie daran, dass:

• wenn eine externe Schulungsaktivität die Genehmigung des Administrators erfordert, können Sie als Superadmin den Inhalt der zusätzlichen Felder für die externe Schulung nicht sehen, bevor Sie die Aktivität genehmigen. Erst nach der Genehmigung können Sie die zusätzlichen Felder ansehen und bearbeiten, indem Sie die Aktivität auf der Hauptseite der App Externe Schulung im Bearbeitungsmodus auswählen.
• Sie die Übersetzung des Inhalts des zusätzlichen Feldes in der Standardsprache der Plattform einfügen müssen.
• Sie keine zusätzliche Felder für externe Schulungen über CSV importieren können.
• zusätzliche Felder für externe Schulungen nicht für Lernende sichtbar sind.

Hinzufügen spezifischer Ausbildungseinrichtungen und Kurse

Sie können Benutzer auch dazu auffordern, externe Ausbildungseinrichtungen und Kurse aus einer definierten Liste auszuwählen. Markieren Sie auf der Seite Einstellungen der App die dritte Option: Benutzer müssen eine Ausbildungseinrichtung und Kurse aus einer definierten Liste auswählen. Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Änderungen speichern, um die Aktion zu bestätigen. Die Seite wird automatisch aktualisiert. Kehren Sie dann zur dritten Option zurück und klicken Sie auf den Link Konfigurieren Sie hier Kurse und Ausbildungseinrichtungen.

Sie werden dann auf die Seite Kurse und Ausbildungseinrichtungen weitergeleitet. Um Einrichtungen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausbildungseinrichtung verwalten in der Aktionsleiste oben auf der Seite. Sie werden dann auf die Seite Ausbildungseinrichtungen verwalten weitergeleitet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Einrichtung, geben Sie den Einrichtungsnamen in das entsprechende Feld im Pop-Up-Fenster ein und klicken Sie auf Bestätigen, um die Ausbildungseinrichtung hinzuzufügen.

Anschließend wird diese auf der Liste der Ausbildungseinrichtungen der Seite Ausbildungseinrichtungen verwalten aufgeführt. Sie können den Titel der Einrichtung mithilfe des entsprechenden Symbols in der jeweiligen Zeile bearbeiten oder sie löschen. Fügen Sie als Nächstes Kurse hinzu, indem Sie zur Seite Kurse und Ausbildungseinrichtungen zurückkehren.

Drücken Sie die Schaltfläche Neuen Kurs erstellen in der Aktionsleiste oben auf der Seite. Markieren Sie, ob es sich bei dem Kurs um einen E-Learning- oder einen ILT-Kurs handelt (VILT - Webinarkurse - werden derzeit nicht unterstützt), geben Sie den Titel des Kurses in das Textfeld ein, und klicken Sie dann auf Bestätigen, wenn Sie fertig sind. Der Kurs wird dann auf der Liste der Kurse unten aufgeführt. Klicken Sie in der Zeile des Kurses auf Eine Ausbildungseinrichtung zuweisen und wählen Sie dann eine Einrichtung aus dem Dropdown-Menü aus, um eine Verknüpfung zu erstellen.

Nach der Auswahl wird die Seite automatisch aktualisiert und die ausgewählte Ausbildungseinrichtung erscheint in der Zeile des Kurses. Auch hier können Sie den Kurs mit den entsprechenden Symbolen bearbeiten oder löschen. Wenn ein Benutzer nun eine neue externe Schulungsaktivität meldet, muss er eine Ausbildungseinrichtung oder einen Kurs aus den entsprechenden Dropdown-Menüs auswählen.

Power User und externe Schulungen

Die Power-User mit Berechtigung zum Bearbeiten für externe Schulungen können externe Schulungsaktivitäten melden und über CSV importieren.

Wenn die Option Setzen Sie die externen Schulungsaktivitäten, die von Benutzern angegeben wurden, auf eine Warteliste für die Moderation durch den Administrator auf der Seite Einstellungen der App Externe Schulung aktiviert ist, können Power User auch die von den ihnen zugewiesenen Benutzern gemeldeten externen Schulungsaktivitäten genehmigen oder ablehnen.

Externe Schulungsaktivitäten als Lernende

Erfahren Sie mehr über die Meldung und Verwaltung Ihrer externen Schulungsaktivitäten als Lernender auf der Plattform.