Einführung

Beobachtungschecklisten sind ein einfaches, integriertes und schnell konfigurierbares Tool, mit dem Sie beobachten und dokumentieren können, wie Lernende und Teammitglieder ihre Aufgaben ausführen. Um zu erfahren, wie man Checklisten erstellt, lesen Sie den Artikel: Erstellen und Verwalten von Beobachtungschecklisten im Docebo Help.

Checklisten können durch bestimmte Ereignisse (wie Kursabschluss) ausgelöst oder manuell geplant werden.

Um eine Checkliste zu planen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Greifen Sie auf die Verwaltungsseite Beobachtungschecklisten über das Admin-Menü zu.
2. Erstellen oder bearbeiten Sie eine Checkliste. Falls die Checkliste bereits geplant wurde, werden alle vorhandenen Zeitpläne im Tab Zeitpläne aufgelistet, aber Sie können Ihre Checkliste von jedem Tab aus planen. 
3. Klicken Sie auf das Uhr-Symbol „Checkliste planen“ oben rechts auf der Seite. Das rechte Panel Checkliste planen öffnet sich und ist in die folgenden drei Schritte unterteilt.

Schritt 1: Wählen Sie die zu überprüfenden Benutzer aus

Definieren Sie im ersten Schritt, welche Benutzer überprüft werden sollen. Sie können auswählen:

• Benutzer, die einer Gruppe zugewiesen sind
• Benutzer, die einem Zweig zugewiesen sind
• Einzelbenutzer (bis zu 10)

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie die entsprechenden Gruppen, Zweige oder Benutzer aus.

Bitte beachten Sie! Wenn Sie einen Zweig auswählen, werden deren Unterzweigen nicht automatisch ausgewählt. Wenn Sie eine oder mehrere Unterzweigen auswählen möchten, klicken Sie auf die Pfeiltaste rechts in der Zeile des Zweiges und wählen Sie die gewünschten Unterzweigen manuell aus.

Wählen Sie Weiter, um zum zweiten Schritt zu gelangen.

Schritt 2: Legen Sie die Beobachter der Checkliste fest

Wählen Sie die Beobachter der Checkliste (Benutzer, die die Checkliste ausfüllen). Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• Selbstbeobachter: Die Beobachter sind dieselben wie die im ersten Schritt ausgewählten zu überprüfenden Benutzer.
• Externe Beobachter: Ein oder mehrere Benutzer (Manager und/oder andere Plattformbenutzer) füllen die Checkliste für die im ersten Schritt ausgewählten Benutzer aus. 
  • Manager: Wählen Sie einen oder mehrere Manager-Typen aus, die Sie auf der Plattform erstellt haben.
  • Benutzerdefinierte Benutzer: Wählen Sie eine benutzerdefinierte Liste von Benutzern als Beobachter der Checkliste aus. Diese können entweder Benutzer sein, die einer Gruppe angehören, mit einem Zweig verbunden sind oder einzelne Benutzer (bis zu 10 Benutzer).

Eine Benachrichtigung, die die Beobachter auffordert, ihre Checkliste auszufüllen, erscheint in ihrem Benachrichtigungsbereich. Sie können die Checklisten dann von der integrierten Seite „Meine Checklisten“ aus ausfüllen. Diese Seite wird standardmäßig nicht angezeigt. Stellen Sie sicher, dass sie im Benutzermenü vorhanden ist. 

Manager, die als Beobachter von Checklisten für ihre Teammitglieder benannt sind, können die Checkliste auch von der Seite „Mein Team“ aus ausfüllen.

Bitte beachten Sie folgende Punkte:

• Ein Beobachter kann nur Elemente beantworten, die noch nicht von anderen Beobachtern ausgefüllt wurden.
• Beobachter können ihre eigenen Antworten ändern, bevor die Checkliste abgeschickt wird.
• Beobachter können die Checkliste erst abschicken, wenn sie vollständig beantwortet ist. 

Schritt 3: Legen Sie die Genehmiger der Checkliste fest

Sie können optional die Genehmigung der Checkliste aktivieren. Das bedeutet, dass eine von Beobachtern ausgefüllte Checkliste von einem oder mehreren Genehmigern überprüft werden muss. Um die Genehmigung der Checkliste zu aktivieren, wählen Sie das entsprechende Kontrollkästchen aus.

Ein Genehmiger der Checkliste kann sein: 

• Der Manager des Beobachters. Wählen Sie den Managertyp aus dem Dropdown-Menü.
• Eine benutzerdefinierte Liste von Benutzern. Diese können Benutzer sein, die einer Gruppe angehören, mit einem Zweig verbunden sind oder einzelne Benutzer (bis zu 10 Benutzer).

Genehmiger erhalten eine Benachrichtigung, die sie auffordert, die Checkliste zu genehmigen oder abzulehnen. Wenn die Genehmiger die Checkliste ablehnen, wird sie an die Beobachter zurückgesendet, damit diese ihre Antworten ändern können. Im Falle einer Genehmigung werden auch die Beobachter benachrichtigt. 

Sobald ein einzelner Genehmiger eine Checkliste genehmigt oder abgelehnt hat, wird sie als abgeschlossen markiert und gesperrt, auch wenn andere Genehmiger sie noch nicht überprüft haben. Selbst wenn mehrere Genehmiger festgelegt sind, ist nur einer erforderlich, um die Checkliste zu genehmigen oder abzulehnen.

Hinweis: Wenn Sie Benutzer zum Überprüfen, Beobachter und Genehmiger der Checkliste aus einer Gruppe oder einem Zweig auswählen, gilt die Auswahl nur für Benutzer, die zum Zeitpunkt der Zuordnung Mitglieder sind. Später hinzugefügte Benutzer werden nicht automatisch einbezogen. Um sie einzubeziehen, weisen Sie sie einzeln der Checkliste zu.

Schritt 4: Legen Sie den Zeitraum der Checkliste fest 

Legen Sie den Verfügbarkeitszeitraum der Checkliste aus den folgenden Optionen fest:

• Jederzeit: Diese Option hält die Checkliste ab dem Startdatum verfügbar. Beobachter können sie mehrfach abschicken. Das Startdatum kann der aktuelle Tag sein. 
• Zeitraum festlegen: Die Checkliste ist zwischen dem von Ihnen hier festgelegten Start- und Enddatum verfügbar und erscheint alle X Tage, Wochen oder Monate erneut, wie im Feld „Wiederholt“ eingestellt (oder wird gar nicht wiederholt). Das Startdatum kann der aktuelle Tag sein. 
• Basierend auf dem Kursabschluss: Die Checkliste ist einmal verfügbar, nachdem der ausgewählte Kurs abgeschlossen wurde. Beginnen Sie, den Kursnamen einzugeben, und wählen Sie ihn aus.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Benutzer oder Manager eine Checkliste in Verbindung mit einem bestimmten Ereignis (z. B. dem Abschluss eines Kurses) ausfüllen, wählen Sie die Option Basierend auf dem Kursabschluss und geben Sie dann den Kursnamen im untenstehenden Textfeld ein. Bitte beachten Sie bei der Auswahl dieses Aktivierungsmodus Folgendes:

• Sobald der Zeitplan aktiviert ist, sucht die Plattform nach Kursen, die in den letzten 24 Stunden abgeschlossen wurden, und sendet die Checkliste an die Benutzer, die diese Kurse in diesem Zeitraum abgeschlossen haben. Das bedeutet, wenn der Zeitplan um 10:00 Uhr erstellt wird, wird die Checkliste an alle Benutzer gesendet, die einen Kurs nach 10:01 Uhr des Vortages abgeschlossen haben.
• Wenn der Benutzer entweder von einem Superadmin oder einem Power User (mit entsprechenden Berechtigungen) aus dem Kurs, der mit der Checkliste verknüpft ist, abgemeldet wird oder weil der Benutzer die Zertifizierung, die mit dem Kurs verbunden ist, erneuert, wird die Checkliste automatisch neu geplant und erneut gesendet, wenn der Benutzer den Kurs erneut abschließt.

Nach Abschluss drücken Sie Bestätigen.

Optionen im Tab „Zeitpläne“

Status-Spalte

Diese Spalte bezieht sich auf den Fortschritt des Checklisten-Zeitplans, nicht auf den Abschluss der Checkliste selbst. 

• Ein Zeitplan wird als Geplant markiert, wenn er in der Zukunft beginnt.
• Er ändert sich zu In Bearbeitung, sobald er aktiv wird.
• Wenn der Zeitplan endet, wird er aus der Tabelle entfernt.  

Sie können den Status eines Zeitplans jederzeit im Dashboard der Beobachtungschecklisten einsehen. 

Bitte beachten Sie, dass wenn Sie den Zeitraum einer geplanten Checkliste ändern, für jeden Beobachter, der bereits mit dem Ausfüllen der Checkliste begonnen hat, ein neuer Eintrag im Dashboard erstellt wird.

Zeitpläne bearbeiten

Klicken Sie am Ende der Zeile der Checkliste auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Bearbeiten aus dem Dropdown-Menü.

Wenn Sie eine Checkliste bearbeiten und dann neu planen, sehen Benutzer, die die Checkliste bereits ausgefüllt und zur Genehmigung eingereicht haben, weiterhin die alte Version, bis die Genehmigung erteilt wird.

Zeitpläne löschen

Klicken Sie am Ende der Zeile der Checkliste auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Löschen aus dem Dropdown-Menü.

Sie können alle Checklisten löschen, die Benutzern zugewiesen, aber noch nicht abgeschlossen sind.

Hinweise zum Zeitplan der Checkliste

• Die Aktivierungszeit der Checkliste wird gemäß der Standard-Zeitzone der Plattform geplant, die vom Superadmin festgelegt wurde.
• Ihre Checkliste kann bis zu drei Stunden nach der Planung für Benutzer verfügbar werden.
• Der von Ihnen festgelegte Zeitraum fungiert als weiche Frist, was bedeutet, dass die zuvor ausgewählten Beobachter ihre Checklisten auch nach dem Enddatum noch ausfüllen können.
• Sie können Benutzer, die ihre Checklisten verspätet eingereicht haben, leicht erkennen, indem Sie die Warnung in der Spalte „Gültigkeit der Checkliste“ der Zeitplantabelle im Tab Zeitpläne überprüfen.
• Wenn Sie eine Checkliste ohne Elemente erstellen und planen, wird sie nicht zugewiesen und auch nicht an Benutzer gesendet.