Einführung

E-Mail-Absenderdomains werden in erster Linie für den Versand von plattforminternen E-Mail-Benachrichtigungen und die Bearbeitung von Benutzerselbstregistrierungen verwendet.
Mit der E-Mail-Absenderdomain company.com können Sie zum Beispiel E-Mail-Benachrichtigungen von jeder Absenderadresse mit der Endung @company.com aus versenden.

Bevor Sie eine E-Mail-Absenderdomain auf diese Weise verwenden können, muss sie im Bereich Einstellungen der Domain-Verwaltung der Plattform wie in diesem Artikel beschrieben konfiguriert werden.

Denken Sie daran, dass Absenderadressen mit der Endung @docebo.com nicht mehr verwendet werden können. Sie müssen stattdessen immer eine ordnungsgemäß konfigurierte E-Mail-Absenderdomain verwenden. Weitere Informationen sowie eine vollständige Liste der in der Plattform verwendeten E-Mail-Absender finden Sie in der Community-Update zu den Änderungen an der E-Mail-Absenderrichtlinie (öffnet in einer neuen Registerkarte).

Voraussetzungen

Domain-Name:

Sie müssen Eigentümer des Domain-Namens sein, den Sie für E-Mails verwenden möchten. In der Regel geschieht dies über Ihren Registrierungsanbieter oder die IT-Abteilung Ihres Unternehmens.

• Eine E-Mail-Absenderdomain kann zwischen der 2. und 5. Stufe liegen.
• Ein Beispiel für eine Domain der 2. Ebene ist yourcompany.com. Ein Beispiel für eine Domain der 3. Ebene ist learning.mybrand.com.
  Die entsprechenden E-Mail-Adressen würden jeweils auf @yourcompany.com und @learning.mybrand.com enden.
• Verwenden Sie Ihre benutzerdefinierte Domain oder eine Ihrer sekundären Domains nicht als E-Mail-Domain weiter, da die erforderlichen DNS-Konfigurationen in Konflikt geraten könnten. Wir empfehlen, einen anderen, jedoch verwandten Domain-Namen für E-Mails zu wählen.

Postfächer:

Wenn Sie Antworten auf die von Ihnen versendeten E-Mails erhalten möchten, müssen Sie auch (wiederum über Ihren Anbieter oder Ihre IT-Abteilung) das oder die Postfächer einrichten, die Sie für den Versand von E-Mails über die Plattform verwenden möchten. Zum Beispiel: updates@mybrand.com oder notifications@learning.mybrand.com.
Sie können dies nach den in diesem Artikel beschriebenen Domainkonfigurationen tun.

→Wenn Sie keine Antworten benötigen, brauchen Sie nur Ihre E-Mail-Absenderdomain zu konfigurieren. Danach können Sie eine beliebige Absenderadresse unter dieser Domain verwenden (z. B. <anysender>@yourdomain.com).

Hinzufügen einer E-Mail-Absenderdomain

Sie können der Plattform bis zu 500 E-Mail-Absenderdomains hinzufügen. Diese werden für den Versand von Plattform-Benachrichtigungen und für Selbstregistrierungen verwendet, entweder über den internen E-Mail-Absender oder über einen externen SMTP-Server.

1. Wählen Sie Admin-Menü > EINSTELLUNGEN > Domain-Verwaltung aus.
2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Absenderdomains, um die Liste der bereits konfigurierten E-Mail-Absenderdomains anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf die grüne Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Neue E-Mail-Absenderdomain aus. 
4. Geben Sie im Bedienfeld die von Ihnen erworbene E-Mail-Absenderdomain ein (z. B. mybrand.com) und klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten.
5. Auf der Registerkarte Allgemein können Sie nun wählen, ob Sie den integrierten E-Mail-Dienst oder einen benutzerdefinierten SMTP-Server für den Versand von E-Mails von Ihrer benutzerdefinierten Domain aus verwenden möchten. Die folgenden Abschnitte enthalten jeweils Anweisungen für beide Optionen.

Integrierter E-Mail-Dienst:

Wenn Sie den Integrierten E-Mail-Dienst auswählen, werden auf dem Bildschirm Informationen zu den SPF-, DKIM- und MX-Einträgen angezeigt. Sie müssen alle diese Einstellungen kopieren und in der DNS-Konfiguration Ihrer E-Mail-Domain einfügen.

• In der Regel werden DNS-Server entweder von Ihrem Domainregistrierungs- oder Ihrem Hosting-Anbieter bereitgestellt oder sie werden selbst in Ihrem Unternehmensnetzwerk gehostet. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie DNS-Einträge bearbeiten können, müssen Sie sich an Ihren Anbieter oder Ihre IT-Abteilung wenden, um weitere Unterstützung zu erhalten.

Weitere Informationen finden Sie auch im Artikel Domain-Verwaltung: DNS-Konfigurationsanforderungen > E-Mail-Domains.

Wenn Sie einen DNS-Eintrag hinzufügen, planen Sie bitte ausreichend Zeit ein, damit der Eintrag ordnungsgemäß verbreitet werden kann, bevor Sie Ihre Domain testen. Wenn Sie einen vorhandenen Eintrag ändern, lassen Sie bitte auch die TTL (Time to Live) des alten Eintrags verstreichen, bevor Sie versuchen, den aktualisierten Eintrag zu verwenden.

Sobald Sie dies getan und genügend Zeit für die Verbreitung der neuen DNS-Einstellungen eingeräumt haben, können Sie zu dieser Seite zurückkehren und auf DNS-Konfiguration testen klicken, um zu überprüfen, ob alles funktioniert:

• Wenn der Test fehlschlägt, könnte dies an einer falschen Konfiguration Ihrer DNS-Einstellungen liegen. Zum Beispiel können fehlende DKIM-Einträge in Ihren DNS-Einstellungen ebenfalls dazu führen, dass die Validierung fehlschlägt. In diesem Fall würden Ihre E-Mails zwar immer noch gesendet und empfangen, aber sie würden nicht mit dem DKIM-Header gesendet, der sie als authentisch zertifiziert, und könnten auf der Empfängerseite als Spam markiert werden.

Bewährtes Verfahren: Sie sollten immer die erforderlichen SPF-, DKIM- und MX-Einträge zu Ihren DNS-Einstellungen hinzufügen, da andernfalls Ihre E-Mails entweder als Spam markiert oder vom empfangenden E-Mail-Server ganz abgewiesen werden könnten.
Docebo ist nicht in der Lage, Probleme bei der Zustellung von E-Mail-Benachrichtigungen zu untersuchen und dafür Unterstützung zu bieten, wenn die Plattform eine Absenderdomain ohne SPF-, DKIM- und MX-Einträge verwendet.

Benutzerdefinierte SMTP-Option:

→ Beachten Sie, dass die Option Benutzerdefinierter SMTP-Server nur verfügbar ist, wenn Sie die App Benutzerdefiniertes SMTP auf Ihrer Plattform aktiviert haben. Ohne diese App werden E-Mails immer über die Option Integrierter E-Mail-Dienst versendet.

Wenn Sie sich für die Verwendung eines externen Anbieters entscheiden, müssen Sie bei Auswahl der Option Benutzerdefinierter SMTP-Server die folgenden Informationen zu Ihrem SMTP-Anbieter eingeben:

• SMTP-Benutzername
• SMTP-Kennwort
• Hostname des SMTP-Servers
• SMTP-Port

Unter SMTP-Verschlüsselung: Wählen Sie TLS (Transport Layer Security), wenn Ihr externer Host eine SSL/TLS-Verschlüsselung verwendet. Andernfalls, wenn Ihr externer Host die StartTLS-Verschlüsselung verwendet, wählen Sie StartTLS.
→ Kunden, die Microsoft 365-Dienste als externen E-Mail-Absender verwenden, sollten StartTLS auswählen.
→ Die Plattform verwendet immer eine Verschlüsselung für die Kommunikation mit Ihrem externen E-Mail-Absender

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Verbindung testen, um die SMTP-Einstellungen Ihres benutzerdefinierten E-Mail-Absenders zu überprüfen. Klicken Sie anschließend auf Änderungen speichern.
→ Wenn Sie den Verbindungstest nach dem Speichern der Änderungen durchführen oder wiederholen möchten, müssen Sie das SMTP-Kennwort erneut eingeben. Um die Verbindung zu testen, ohne das Kennwort erneut einzugeben, können Sie auch in der Liste der E-Mail-Absenderdomains auf das Ellipsensymbol neben Ihrer Domain klicken und Validierung prüfen auswählen.

Um zu bestätigen, dass Ihre E-Mails zuverlässig zugestellt werden, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass das als benutzerdefinierter Absender konfigurierte SMTP-Konto berechtigt ist, E-Mails im Namen der auf der Ebene Benachrichtigung/E-Mail senden konfigurierten Adresse zu versenden (z. B. noreply@myemaildomain.it).
Dazu müssen Sie sich bei Ihrem SMTP-Anbieter erkundigen, welche Konfigurationen hierfür erforderlich sind.

Beschränkungen des SMTP-Anbieters
Einige SMTP-Dienste begrenzen die Anzahl der Nachrichten, die gleichzeitig versendet werden können, die Anzahl der Empfänger pro Tag usw. Wenn eine Benachrichtigung an diese Grenzen stößt, könnte sie bei einigen Empfängern nicht zugestellt werden.
Um die Zuverlässigkeit und Leistung der E-Mail-Zustellung zu gewährleisten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr SMTP-Anbieter das E-Mail-Aufkommen Ihrer Plattform effektiv bewältigen kann. Das E-Mail-Aufkommen wird von Faktoren wie der Anzahl und Häufigkeit der ausgelösten Benachrichtigungen und der Anzahl der Empfänger pro Benachrichtigung beeinflusst.
- Die Verwendung von Microsoft 365 SMTP (öffnet in einer neuen Registerkarte) ist nicht die beste Lösung bei einem hohen Aufkommen an Benachrichtigungen/E-Mails

Verwalten von E-Mail-Absenderdomains

Wenn Sie Admin-Menü > EINSTELLUNGEN > Domain-Verwaltung auswählen, zeigt Ihnen die Registerkarte Email-Absenderdomains die Liste der bereits in der Plattform konfigurierten E-Mail-Absenderdomains.

Klicken Sie auf das Ellipsensymbol auf einer beliebigen Zeile, um auf die verfügbaren Aktionen für diese Domain zuzugreifen:

• Validierung prüfen testet die DNS-Konfiguration, wenn eine Domain den integrierten E-Mail-Absender verwendet, oder testet die Verbindung im Falle eines benutzerdefinierten SMTP-Absenders.
• Bearbeiten öffnet die Einstellungen für diese E-Mail-Absenderdomain. Siehe Kapitel Hinzufügen einer E-Mail-Absenderdomain für eine Erklärung zu der Konfiguration.
• Löschen entfernt die E-Mail-Absenderdomain von der Plattform. Wenn Sie dies tun, werden alle E-Mails (wie Benachrichtigungen, Newsletter oder Selbstregistrierungsbestätigungen), die diese Absenderdomain verwenden, nicht mehr zugestellt.

Sie können auch auf die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke klicken, um eine neue E-Mail-Absenderdomain zu erstellen.