Introduzione
Le checklist di osservazione sono uno strumento integrato in piattaforma, facile da utilizzare e che permette di verificare i progressi formativi e quelli degli altri utenti (colleghi) nella piattaforma e di monitorare i requisiti di conformità nello svolgimento di attività specifiche.
Inoltre, utilizzando le checklist, i manager possono osservare e documentare l'andamento della formazione e delle attività lavorative dei membri del proprio team e il modo in cui svolgono le proprie attività. Se configurate dal proprio Amministratore, le checklist di osservazione possono anche far parte dei materiali didattici di un corso. Questo articolo descrive come gestire e compilare le checklist di osservazione sulla tua app mobile Go.Learn.
Maggiori informazioni sulle checklist di osservazione sulla piattaforma desktop
Compilare le checklist di osservazione come utente
Per gestire e compilare le tue checklist sull'app mobile, aprire il menu principale dell'app, quindi raggiungere la pagina Le Mie Checklist, dove c'è l'elenco di tutte le checklist assegnate.
Nella pagina Le Mie Checklist ci sono tutte le checklist da compilare per sé (checklist di auto osservazione) o per i colleghi (osservazione tra colleghi di un altro utente).
Nell'elenco, quando si osservano due icone, una di dimensioni maggiori e un'altra più piccola nell’angolo, l’icona di dimensioni maggiori rappresenta l'avatar del profilo (immagine utente o iniziali del nome) della persona monitorata, mentre l’icona più piccola rappresenta il proprio avatar del profilo (immagine utente o iniziali del nome) in qualità di osservatore della checklist da completare. Naturalmente, nel caso di checklist di auto-osservazione, viene visualizzato un unico avatar del profilo.
Nell'elenco, sotto il titolo di ciascuna checklist, viene indicato il tipo di checklist (auto-osservazione, osservazione di un collega o, per i manager, osservazione manageriale) nonché le informazioni relative alla data di completamento o di scadenza.
Attenzione: ricordare che se non si ha completato una checklist entro la data di scadenza, il proprio amministratore viene informato del ritardo, ma si può ancora compilarla.
Nella parte superiore della riga di ogni checklist nell'elenco, si vede il suo stato (Da Completare, In Corso, Da Approvare o Completato). Se è da approvare una o più checklist compilate da altri utenti, nell'elenco, sotto lo stato, si trova anche il nome dell'utente che ha compilato la checklist da approvare (l'osservatore della checklist). Per ulteriori informazioni sul processo di approvazione, far riferimento al capitolo corrispondente di questo articolo.
Nell'angolo in alto a destra della pagina Le Mie Checklist, si può toccare l'icona filtro se si vuol filtrare le checklist per tipo (Auto Osservazione, Osservazione di un pari, o Osservazione Manager per i manager), visualizzazione o stato.
Nella sezione Visualizza, l'opzione per mostrare solo le checklist che attualmente richiedono la propria azione che consente di identificare rapidamente le checklist su cui lavorare. Il filtro è attivato di default, quindi quando si accede alla pagina Le Mie Checklist si vedono solo le checklist con stato Da Completare, In Corso o Da Approvare.
Si può anche decidere di mostrare solo le checklist che sono assegnate a un corso. Una volta effettuata la selezione, i filtri vengono applicati in tempo reale.
Per trovare una checklist specifica, usare l'area di ricerca nella parte superiore della pagina. Per compilare la checklist, toccarla dall'elenco e rispondere agli elementi all'interno.
Qualora l'Amministratore abbia inserito la checklist all'interno di un corso come materiale didattico, il nome del corso associato sarà visibile sotto il titolo della checklist nella pagina dedicata alle checklist.
Se previsto dall'Amministratore della piattaforma, potrebbe essere presente una sezione denominata Revisione e Accettazione al termine della checklist. In tale sezione è possibile scegliere se accettare o meno le risposte fornite. Una volta completata la procedura, si dovrà selezionare Invia Checklist. Complimenti, la checklist è stata completata con successo.
Nel caso in cui la checklist di osservazione debba essere approvata da un altro utente, un collega o un responsabile, in base alle impostazioni configurate dall'Amministratore, dopo aver selezionato Invia Checklist, questa verrà inoltrata per l'approvazione.
Caricare file e video in una checklist
Qualora l'amministratore abbia configurato una domanda della checklist per accettare allegati di file o video, verrà visualizzato un campo di caricamento durante la risposta a tale domanda. È possibile toccare il campo di caricamento per allegare un file direttamente dal dispositivo, selezionandolo dalla fotocamera, dalla galleria o dal gestore file.
Nota importante: è consentito caricare un solo file o un solo video per ciascuna domanda della checklist. Dopo aver aggiunto un file, è possibile visualizzarlo in anteprima o rimuoverlo prima di inviare la checklist.
I formati di file supportati includono:
- BMP
- CSV
- DOC
- DOCX
- EPUB
- GIF
- ICO
- JPEG
- JPG
- MP3
- OGG
- PNG
- PPSX
- PPT
- PPTX
- SRT
- TXT
- VTT
- XLS
- XLSX
- ZIP
La dimensione massima consentita per i file è di 40 MB. Per quanto riguarda gli allegati video, sono supportati i formati MP4 e MOV, con una dimensione massima di 250 MB e una durata massima di 10 minuti.
Suggerimento: nel caso in cui si sia offline durante l'allegato di un file, il caricamento verrà messo in coda e si completerà automaticamente non appena verrà ristabilita la connessione a internet.
Gestire e compilare le checklist di osservazione come manager
Nella piattaforma, l'Amministratore può assegnare delle checklist da completare a noi o ai membri del team. In qualità di manager, può essere assegnata una checklist da compilare per i membri del team, ai membri del team può essere chiesto di compilare delle checklist da soli o possono essere oggetto di checklist di osservazione compilate da noi o da un altro utente. In questo modo, in qualità di manager si può monitorare la conformità dei membri del tuo team rispetto ai requisiti previsti, i loro progressi formativi o l'avanzamento delle loro attività lavorative.
Per gestire e compilare le checklist sull'app mobile, aprire il menu principale dell'app, quindi raggiungere la pagina Le Mie Checklist, dove sono raccolte tutte le checklist. Nella stessa pagina, ci sono le checklist da compilare come manager per i membri del team (osservazioni manager), quelle da compilare per noi (auto osservazioni) e quelle da compilare per un altro utente della piattaforma (osservazioni di un pari).
Per ulteriori informazioni sulla pagina Le Mie Checklist, far riferimento al capitolo Compilare le Checklist di Osservazione come Utente di questo articolo.
Per compilare la checklist, toccarla dalla pagina Le Mie Checklist e rispondere agli elementi all'interno. Se l'amministratore ha configurato una domanda della checklist per accettare allegati di file o video, si vede un campo di caricamento per quella domanda. L'esperienza di caricamento è la stessa descritta nella sezione Caricare file e video in una checklist di questo articolo.
Se l'Amministratore ha aggiunto la checklist a un corso come materiale didattico, si vede il nome del corso a cui appartiene sotto il titolo della checklist nella pagina delle checklist.
Se richiesta dall'Amministratore, si può trovare una sezione di Revisione e Accettazione alla fine della checklist. Qui si può scegliere se accettare o meno le risposte della checklist. Una volta terminato, toccare Invia Checklist. Congratulazioni, si ha completato la checklist!
Se la checklist di osservazione deve essere approvata da un altro utente, dopo che si ha toccato Invia Checklist, questa gli verrà inviata per l'approvazione.
Approvare o rifiutare una checklist come utente o manager
Nella configurazione delle checklist di osservazione, l'Amministratore potrebbe richiedere che la checklist venga approvata da un determinato utente o manager. Se si è l'utente o il manager che è stato incaricato della revisione della checklist, per rivedere la checklist dalla app mobile si deve solo aprire il menu principale dell'app, quindi raggiungere la pagina Le Mie Checklist, dove ci sono le checklist che richiedono la propria approvazione. Una volta aperta la checklist, si possono passare in rassegna tutte le risposte fornite dall'osservatore che l'ha compilata e, in base alla loro correttezza, si decide poi se approvarla o rifiutarla utilizzando il pulsante corrispondente in fondo alla pagina della checklist. Se l'osservatore ha allegato file o video a qualsiasi domanda della checklist, si possono visualizzare durante la revisione. Per aprire un file, toccare l'allegato e selezionare l'opzione per aprirlo nell'app appropriata sul dispositivo, oppure scaricarlo.
Se l'Amministratore ha aggiunto la checklist a un corso come materiale didattico, si vede il nome del corso a cui appartiene sotto il titolo della checklist nella pagina delle checklist. Prima della conferma, si può aggiungere una nota per spiegare la scelta.
Se si approva la checklist, l'utente che l'ha compilata può visualizzare le risposte fornite e le note che ha aggiunto durante la fase di approvazione. Se si rifiuta la checklist, questa rimane disponibile all'utente che l'ha completata, in modo che possa correggere le risposte e leggere le note. Una volta corretta, l'utente può inviare di nuovo la checklist per la approvazione.
Attenzione: una checklist che richiede il passaggio di approvazione sarà considerata Completata solo dopo che l'approvazione è stata eseguita.