Introduzione
Le raccolte di conoscenze sono la risorsa centrale per organizzare e gestire la conoscenza dell'organizzazione all'interno di Docebo. Una raccolta è il luogo in cui si decide, elemento per elemento, quale conoscenza proveniente dai sistemi connessi debba essere resa effettivamente disponibile agli utenti, e rappresenta l'unico modo per rendere tale conoscenza accessibile in piattaforma.
I contenuti provengono dai connettori, non dai caricamenti
Le raccolte di conoscenze non supportano i file caricati direttamente. L’unico modo per aggiungere contenuti a una raccolta è esplorare un sistema che è già connesso tramite un connettore di conoscenza; ciò significa che è necessario configurare almeno un connettore prima di poter creare la prima raccolta.
Questo rappresenta una scelta intenzionale, non una limitazione attuale. I file caricati sono statici: nel momento in cui un file viene caricato, smette di riflettere ciò che è effettivamente presente nel sistema sorgente, ed è necessario che qualcuno si ricordi di caricarlo nuovamente ogni volta che subisce modifiche, e di eliminarlo quando viene dismesso. Ciò significherebbe anche gestire un set separato di permessi per quel file all'interno di Docebo, in aggiunta a qualsiasi permesso abbia già nella sorgente. Creare raccolte esclusivamente da sistemi connessi evita entrambi i problemi: i contenuti e i permessi vengono estratti automaticamente dal sistema sorgente, in modo da non avere alcun ciclo di vita manuale da mantenere e nessuna logica di accesso separata da mantenere sincronizzata.
Per i dettagli sulla configurazione di un connettore, consultare l'articolo Knowledge connectors.
Gestire le raccolte
I Superadmin gestiscono le raccolte dal quadro generale delle raccolte di conoscenze, che si trova in Contenuto e consegna > Raccolte di conoscenze. Questo quadro generale elenca ogni raccolta esistente, suddividendole tra quelle allo stato Pubblicato e quelle ancora in Bozza, e offre un luogo in cui creare una nuova raccolta o aprirne una esistente per modificarla.
Impostazioni della raccolta
Ogni raccolta ha un'area delle impostazioni in cui definirne le informazioni di base: nome, icona e descrizione. Questo è anche il luogo in cui impostare il pubblico della raccolta, limitandone la visibilità a rami o gruppi specifici.
Il pubblico rappresenta un livello di accesso aggiuntivo, non una sostituzione dei permessi del sistema sorgente. Limitare una raccolta a un ramo o a un gruppo restringe unicamente la cerchia di chi può accedervi all'interno di Docebo; non conferisce mai l'accesso a una conoscenza che un utente non è già autorizzato a vedere nel sistema sorgente. I permessi sorgente vengono sempre applicati per primi, indipendentemente da come è configurato il pubblico della raccolta.
Aggiungere contenuti
Una raccolta è organizzata in sezioni e i contenuti vengono aggiunti a ciascuna sezione esplorando il sistema connesso; il browser riproduce la gerarchia della cartella o dello spazio esattamente come esiste nella sorgente, e consente di selezionare i contenuti a qualsiasi livello di tale gerarchia.
Invece di aggiungere i singoli elementi uno a uno, è anche possibile selezionare un'intera cartella o uno spazio. Farlo comporta un vantaggio reale: se in seguito vengono aggiunti nuovi contenuti all'interno di quella cartella o spazio nella sorgente, questi diventano automaticamente parte della raccolta, senza bisogno di tornare indietro e aggiungerli manualmente. Questo aspetto è da tenere presente quando si decide il livello di granularità da adottare per la creazione di una raccolta: selezionare a livello di cartella o spazio mantiene una raccolta aggiornata con una manutenzione minima, mentre la selezione di singoli elementi garantisce un controllo più stretto su ciò che viene esattamente incluso.
Pubblicazione
Le raccolte rimangono in bozza, visibili solo ai Superadmin, fino a quando non si è pronti. Una volta terminata l'aggiunta di contenuti, la raccolta deve essere pubblicata per essere accessibile agli utenti (soggetta ai permessi del sistema sorgente e a qualsiasi limitazione di pubblico descritta in precedenza).
Dove viene visualizzata la conoscenza pubblicata
Una volta pubblicata una raccolta, i suoi contenuti possono emergere per gli utenti tramite la ricerca, l'assistente IA e gli agenti. Consultare l'articolo Docebo Knowledge per una panoramica completa di come funziona ciascuna di queste opzioni.