Acquistare gli abbonamenti in qualità di Power User

Introduzione

Sulle piattaforme con la funzionalità e-commerce, i Power User possono acquistare abbonamenti per uso personale, o per qualsiasi altro studente. Tuttavia, un caso più comune è quando acquistano un abbonamento per distribuire i propri posti o licenze ad altri utenti.

La configurazione degli abbonamenti è trattata nell'articolo Creare e gestire i piani di abbonamento. Come spiegato in quell'articolo, un abbonamento consiste in un pacchetto (una raccolta di uno o più cataloghi), reso disponibile per l'acquisto tramite un piano. Nello specifico, possono esistere:

• Piani con licenza singola: l'acquisto consente l'accesso a tutto il contenuto del pacchetto per un periodo di tempo specificato, per un singolo utente. Questo è l'unico tipo di piano che gli studenti possono acquistare per se stessi. Anche i Power User possono acquistare questo tipo di piano, sia per se stessi che per un altro utente designato.
• Piani multi-licenza: questi possono essere acquistati esclusivamente dai Power User. L'acquisto consente l'accesso a un certo numero di licenze, che il Power User può poi distribuire agli utenti. Quando un utente riceve una licenza, ha accesso a tutto il contenuto del pacchetto, per un periodo specificato.
• Piani basati sui posti: anche questi possono essere acquistati solo dai Power User. L'acquisto consente l'accesso a un certo numero di posti, che il Power User può poi utilizzare per iscrivere gli utenti a qualsiasi corso che fa parte del pacchetto. Ogni posto consente l'iscrizione a un corso per un singolo utente.

Quando un Power User acquista un abbonamento basato su posti o multi-licenza, al momento dell'acquisto deve specificare il gruppo o il ramo per il quale verrà utilizzato l'abbonamento.
→ Questo non implica che tutti i membri del gruppo o ramo selezionato abbiano automaticamente accesso al contenuto del pacchetto. Significa semplicemente che il Power User può successivamente assegnare posti o licenze da quell'abbonamento ai membri del gruppo o ramo.

Questo articolo descrive come i Power User possono acquistare abbonamenti e gestire successivamente l'assegnazione dei posti/licenze, comprese i permessi e la visibilità necessari per varie azioni.

Si prega di notare che i Superadmin non possono acquistare abbonamenti. Tuttavia, possono creare manualmente una transazione di abbonamento che ha lo stesso effetto del completamento di un acquisto.

Visibilità dei piani di abbonamento per i Power User

Per poter acquistare un abbonamento, qualsiasi utente (inclusi i Power User) deve avere visibilità del pacchetto come studente. Questo significa che devono appartenere a uno dei gruppi o rami assegnati al pacchetto di abbonamento.

I Power User possono acquistare abbonamenti da:

• La pagina integrata dei Piani di abbonamento: a differenza degli studenti, che vedono solo gli abbonamenti con licenza singola, i Power User possono acquistare qualsiasi tipo di piano (abbonamenti con licenza singola, multi-licenza e basati su posti), a condizione che abbiano visibilità sul pacchetto.
• La pagina del Catalogo pubblico, se impostata. Da qui, i Power User possono acquistare solo gli stessi abbonamenti di qualsiasi altro utente (gli abbonamenti con licenza singola impostati per essere visibili a tutti).

Esplorare e acquistare un piano di abbonamento (in qualità di Power User) 

I Power User possono esplorare gli abbonamenti disponibili per loro dalla pagina integrata dei Piani di abbonamento, accessibile dal menu utente.

La procedura di base è la stesso seguita dagli studenti. Consultare l'articolo Acquistare gli abbonamenti in qualità di studente > La pagina integrata dei Piani di abbonamento. La principale differenza qui è che:

• I Power User avranno anche a disposizione per l'acquisto degli abbonamenti con piani basati su posti e multi-licenza.

Acquistare dei piani multi-licenza o basati sui posti:

Dopo aver selezionato di acquistare un piano basato sui posti o multi-licenza, nel carrello, il Power User deve cliccare su Seleziona ramo o gruppo e specificare il gruppo o il ramo in cui i posti o le licenze possono essere distribuiti.

→ Si ricordi che questo non concede automaticamente posti o licenze ai membri del gruppo o ramo selezionato. Significa che il Power User potrà successivamente assegnare i posti o le licenze acquistati solo ai membri del gruppo/ramo specificato. Consultare il capitolo Gestire i posti e le licenze di un abbonamento.
- È possibile specificare solo un gruppo o un ramo. 
- I Power User avranno a disposizione solo i gruppi o i rami assegnati a loro come risorsa. Per poter selezionare un gruppo, è necessario il permesso Gruppi / Visualizza.

Acquistare una licenza singola:

Dopo aver selezionato l'acquisto di un piano con licenza singola, nel carrello, il Power User deve indicare un destinatario nel campo Utente. Può scegliere tra:

- Acquistare la licenza per sé stesso, in questo caso il campo deve essere lasciato vuoto

- Specificare un altro utente individuale per il quale viene acquistata la licenza. Il Power User vedrà disponibili per la selezione solo gli utenti a lui assegnati (assegnati individualmente o appartenenti a un gruppo o a un ramo assegnati come risorsa).

In entrambi i casi, al completamento del pagamento, la licenza di abbonamento sarà direttamente assegnata al destinatario designato. 

Suggerimento: I Power User con l'autorizzazione Acquisto per conto di altri vedranno l'opzione Destinatario dell'acquisto nella parte superiore della pagina del carrello, che consente loro di selezionare Acquistare per un altro utente. Tuttavia, quando si acquistano abbonamenti, si consiglia di lasciare questa opzione impostata su Acquistare per me stesso. Invece, nella sezione Articoli del carrello, è possibile specificare il destinatario, che sia un utente, un gruppo o un ramo, per ogni piano di abbonamento individualmente.

Gestire i posti e le licenze di un abbonamento

I posti o le licenze di un piano di abbonamento acquistato possono essere allocati agli utenti dalla pagina Gestione posti. Per accedervi, selezionare Menu amministrazione > E-learning > Gestione posti.
→ I Power User richiederanno il permesso Record di abbonamento > Gestione posti per poter aprire questa pagina, e vedranno elencati solo gli abbonamenti acquistati (da loro stessi o da altri Power User) per i rami/gruppi/o singoli utenti assegnati come risorse. I Superadmin, invece, vedranno tutti i piani di abbonamento acquistati.

Nota: gli abbonamenti acquistati per i gruppi o rami saranno visibili qui ai Power User che hanno lo stesso gruppo o ramo assegnato come risorsa. Ad esempio, se un abbonamento è stato acquistato per il ramo "marketing", non è sufficiente essere assegnati agli utenti individuali appartenenti a quel ramo. Il Power User deve essere assegnato al ramo stesso.

Gli abbonamenti acquistati per un singolo utente saranno visibili qui ai Power User a cui l'utente è stato assegnato come risorsa, sia direttamente che tramite un'assegnazione di ramo o gruppo.

→ Se si rimuove un'assegnazione di risorsa (gruppo/ramo/utente) da un Power User, esso perderà l'accesso a qualsiasi abbonamento acquistato per quel gruppo, ramo o utente dalla pagina Gestione posti. Tuttavia, gli altri Power User che mantengono ancora accesso a quel gruppo, ramo o utente potranno comunque gestire l'abbonamento.

Ogni acquisto di piano viene elencato su una riga separata, con dettagli forniti nelle colonne. È possibile cliccare sull'icona colonne per personalizzare quali vengono mostrate. In particolare:

• La colonna Creato da mostra quale utente ha effettuato l'acquisto (o creato manualmente la transazione). Come notato sopra, i Power User potranno vedere gli abbonamenti acquistati per utenti/gruppi/rami visibili a loro. La colonna Data d'acquisto mostra quando è stato effettuato l'acquisto o creata la transazione.
• La colonna Codice transazione identifica l'acquisto del piano.
• La colonna Nome mostra il nome del record, Nome pacchetto mostra il nome del pacchetto di abbonamento, e la colonna Nome piano mostra il nome del piano. Si ricordi che lo stesso pacchetto di contenuti può essere venduto sotto più piani. La colonna Scadenza mostra il termine del periodo di validità del piano.
• La colonna Tipo mostra se l'abbonamento acquistato era per posti o licenze, e la colonna Assegnato mostra quanti di quei posti o licenze sono già stati utilizzati (<numero assegnato / numero totale di posti o licenze acquistati>). Ad esempio, se Tipo = posti e Assegnato = 0/50 significa che il piano acquistato era per 50 posti e che nessuno di questi è stato ancora utilizzato.
• La colonna Utenti associati mostra quanti posti o licenze sono attualmente concessi agli utenti.

Suggerimento: la colonna Assegnato potrebbe non corrispondere sempre al conteggio degli Utenti associati. Ad esempio, se una licenza viene disassociata da un utente, il conteggio degli Utenti associati diminuisce. Tuttavia, se la licenza non viene rimborsata, la colonna Assegnato rimarrà la stessa, indicando che la licenza non è stata liberata.

Assegnare le licenze di un abbonamento agli utenti

Per un piano basato su licenze, l'assegnazione di una licenza a un utente garantirà a quest'ultimo l'accesso all'intero contenuto del pacchetto fino alla data di scadenza. L'utente vedrà indicato "iscritto" su tutto il contenuto incluso e potrà iscriversi liberamente a qualsiasi dei corsi o piani formativi.

Per assegnare una licenza, cliccare sul menu ellipsis sulla riga del piano acquistato (deve essere di tipo = licenze) e selezionare Assegna licenze. Nel pannello che si apre, la scheda Utenti mostrerà tutti gli utenti che sono idonei per ricevere una licenza da questo piano:

• Per i piani multi-licenza, gli utenti idonei sono i membri del gruppo o ramo specificato al momento dell'acquisto.
• Per i piani con licenza singola, l'unico utente idoneo è l'individuo designato al momento dell'acquisto.

Si prega di notare che gli utenti già assegnati a una licenza non verranno elencati nella scheda Utenti.

Selezionare le caselle degli utenti ai quali si desidera assegnare una licenza di abbonamento e cliccare Conferma.

Nota: se il piano è impostato su Imponi limite, il numero di licenze deve essere sufficiente per tutti gli utenti selezionati. Tuttavia, se i limiti non sono imposti, è possibile assegnare più licenze di quelle incluse nel piano.

Quando si assegnano licenze: la colonna Utenti associati si aggiorna per mostrare il nuovo numero di licenze assegnate, mentre la colonna Assegnato si aggiorna anche per mostrare il rapporto licenze assegnate / licenze totali del piano.

Rimuovere licenze assegnate

È possibile anche disassegnare licenze precedentemente assegnate dalla pagina Gestione posti. Per farlo, dal menu ellipsis, selezionare Rimuovi l'assegnazione alle licenze. Il pannello che si apre mostrerà tutti gli utenti attualmente assegnati a una licenza. Selezionare quelli che si desidera rimuovere e cliccare su Conferma.

• Quando un Power User rimuove delle licenze, se Consenti il rimborso delle licenze è disattivato, il contatore della colonna Assegnato non viene aggiornato fino a quando un Superadmin rimuove le stesse licenze, confermando così l'azione del Power User. Il contatore della colonna Utenti associati invece viene sempre aggiornato.

Nota: quando si rimuove una licenza assegnata a un utente, quest'ultimo perde l'accesso al contenuto dell'abbonamento. Questo implica che il contenuto non sarà più contrassegnato come "iscritto" e disponibile per l'iscrizione. Qualsiasi corso o piano formativo in cui l'utente si era iscritto tramite la licenza sarà "bloccato" e le iscrizioni saranno contrassegnate come scadute alla data in cui si la licenza è stata rimossa. Per restituire all'utente l'accesso al contenuto bloccato, modificare la sua iscrizione nella scheda Iscrizioni per i corsi e nella sezione Assegna utenti per i piani formativi, cambiando la data di fine validità.

Iscrivere gli utenti ai contenuti di un abbonamento

Nella pagina Gestione posti, l'azione Iscrivi utenti è disponibile sia per gli abbonamenti basati su licenze che su posti.

• Per i piani basati su posti, consente di selezionare uno o più degli utenti idonei (membri del gruppo o ramo selezionato al momento dell'acquisto) e di iscriverli a uno o più corsi o piani formativi. Ogni iscrizione utilizzerà un posto per utente e per corso.
• Per i piani basati su licenze, consente di selezionare uno o più degli utenti a cui è stata assegnata una licenza (per questo, è necessario prima effettuare l'azione Assegna licenze) e iscriverli a uno o più corsi o piani formativi. In questo caso, l'iscrizione è inclusa nella licenza dell'utente.

Per iscrivere un utente ai contenuti di un abbonamento dalla pagina Gestione posti:

1. Sulla riga del piano di abbonamento, cliccare sull'icona ellipsis e selezionare Iscrivi utenti.
2. Nel pannello che si apre, selezionare l'utente o gli utenti da iscrivere. L'elenco mostrerà solo gli utenti idonei per l'iscrizione con quell'abbonamento (cioè i membri del gruppo o ramo per cui è stato acquistato l'abbonamento). Quindi cliccare Avanti.
3. Ora selezionare i corsi o i piani formativi a cui si desidera iscrivere gli utenti selezionati.
   - Per i Superadmin, l'elenco mostrerà tutti i corsi e i piani formativi inclusi nel pacchetto.
   - Per i Power User, l'elenco mostrerà solo i corsi e piani formativi del pacchetto anche assegnati come risorse.
4. Impostare il livello di iscrizione desiderato e le date di validità dell'iscrizione, se necessario. Quando si è finito, cliccare su Conferma.
   → Gli utenti selezionati saranno iscritti ai contenuti. Un messaggio informerà se alcune attività sono state saltate perché un utente era già iscritto.

Suggerimento: a parte Record di abbonamento / Gestione posti, non sono necessarie ulteriori permessi per i Power User per completare le iscrizioni dalla pagina Gestione posti.
- Nel caso di piani formativi, gli utenti saranno direttamente iscritti, sia nel piano formativo che nei suoi corsi.
- Nel caso di un'iscrizione a un corso, se il Power User non ha l'autorizzazione Iscrizione / Può attivare le iscrizioni, l'utente sarà iscritto ma con lo stato da confermare.
Per ulteriori dettagli, consultare il capitolo Permessi e risorse per i Power User relativi agli abbonamenti

Permessi e risorse per i Power User relativi agli abbonamenti

Completare un acquisto: per poter acquistare un piano di abbonamento, i Power User non necessitano di permessi particolari. Tuttavia, il piano acquistato può essere associato solo a singoli utenti, gruppi o rami assegnati come risorse al Power User. Inoltre, per associare un gruppo, è necessario il permesso Gruppi / Visualizza.

Assegnare licenze o iscrivere utenti: è necessario il permesso Record di abbonamento / Gestione posti per poter accedere alla pagina Gestione posti.

Da questa pagina, e con solo questo permesso, i Power User possono assegnare licenze per gli abbonamenti agli utenti idonei designati al momento dell'acquisto. Possono anche iscrivere utenti idonei ai corsi o piani formativi inclusi nell'abbonamento, ma scegliendo solo tra i contenuti assegnati a loro come risorse.

Non sono necessari altri permessi per completare le iscrizioni:

• Per i corsi, l'utente sarà iscritto con lo stato "Iscrizione da confermare". Se si aggiunge il permesso Iscrizione / Può attivare le iscrizioni, allora l'utente sarà iscritto direttamente con lo stato "Iscritto".
• Per i piani formativi, l'utente sarà iscritto direttamente con lo stato "Iscritto" sia nel piano formativi che in tutti i corsi che questo include (senza alcun bisogno del permesso "può attivare le iscrizioni").

Se si desidera che il Power User possa controllare le iscrizioni dalla pagina di Gestione corsi, aggiungere i permessi Corsi / Visualizza e Iscrizione / Visualizza. Questo consentirà loro di visualizzare la scheda Iscrizioni della pagina del corso in modalità di sola lettura.

Invece, se si desidera che il Power User possa controllare le iscrizioni dalla pagina di gestione dei Piani formativi, aggiungere i permessi Piani formativi / Visualizza e Iscrizione / Gestisci iscrizioni ai piani formativi. Questo consentirà loro di accedere alla scheda Iscrizioni della pagina dei Piani formativi in modalità di modifica (in questo caso il Power User potrà anche modificare l'iscrizione):

Note aggiuntive:

• I Power User possono creare abbonamenti dalla pagina Abbonamenti > Transazioni.
• Un Power User può solo rinnovare i propri abbonamenti (sia dalla pagina Abbonamenti > Transazioni che dalla pagina Gestione posti).
• Nel caso in cui il Power User abbia pagato per l'abbonamento, il rinnovo attiverà un pagamento.