Introduction
Les sélections de connaissances sont le point central pour organiser et gérer les connaissances de votre organisation dans Docebo. Elles permettent de décider, élément par élément, quelles connaissances issues de vos systèmes connectés doivent être mises à la disposition de vos utilisateurs. Il s’agit en outre de la seule façon de rendre ces connaissances accessibles sur la plateforme.
Le contenu provient des connecteurs, pas des téléversements
Les sélections de connaissances ne prennent pas en charge les fichiers téléversés directement. Le contenu peut uniquement être ajouté à une sélection en parcourant un système déjà connecté par le biais d’un connecteur de connaissances, ce qui signifie qu’au moins un connecteur doit être activé avant que vous ne puissiez créer votre première sélection.
Il s’agit d’un choix délibéré et non d’une limitation. Les fichiers téléversés sont statiques : une fois un fichier importé, il cesse de refléter ce qui se trouve réellement dans le système source, et quelqu’un doit penser à le téléverser à nouveau chaque fois qu’il est modifié, et à le supprimer lorsqu’il est retiré. Cela impliquerait également de gérer un ensemble de droits distinct pour ce fichier dans Docebo, en plus des droits dont il dispose déjà à la source. La création de sélections exclusivement à partir de systèmes connectés permet d’éviter ces deux problèmes : le contenu et les droits sont extraits du système source automatiquement, il n’y a donc pas de cycle de vie manuel à gérer ni de logique d’accès distincte à synchroniser.
Pour obtenir des détails sur l’activation d’un connecteur, consultez Connecteurs de connaissances.
Gérer vos sélections
Les Superadmins gèrent les sélections à partir de l’aperçu des sélections de connaissances, accessible sous Contenu et diffusion > Sélections de connaissances. Cet aperçu répertorie chaque sélection existante, divisées entre celles qui ont le statut Publié et celles encore en statut Brouillon. C’est là que vous pouvez créer une nouvelle sélection ou en ouvrir une existante pour la modifier.
Paramètres de la sélection
Chaque sélection dispose d’une section de paramètres dans laquelle vous définissez ses informations de base : nom, icône et description. C’est également à cet endroit que vous définissez le public de la sélection, en limitant sa visibilité à des branches ou à des groupes spécifiques.
Le public constitue un niveau d’accès supplémentaire qui s’ajoute aux droits du système source, et ne constitue pas un remplacement. Restreindre une sélection à une branche ou à un groupe ne fait que limiter les personnes qui peuvent y accéder dans Docebo ; cela n’accorde jamais l’accès à des connaissances qu’un utilisateur n’est pas déjà autorisé à voir dans le système source. Les droits de la source sont toujours appliqués en premier, quelle que soit la façon dont le public d’une sélection est configuré.
Ajouter du contenu
Une sélection est organisée en sections, et le contenu est ajouté à chaque section en parcourant le système connecté. Le navigateur reflète la hiérarchie des dossiers ou des espaces exactement telle qu’elle existe à la source, et vous permet de sélectionner du contenu à n’importe quel niveau de cette hiérarchie.
Plutôt que d’ajouter des éléments individuels un par un, vous pouvez également sélectionner un dossier ou un espace entier. Cette méthode présente un avantage réel : si du nouveau contenu est ajouté par la suite dans ce dossier ou cet espace à la source, il fait automatiquement partie de la sélection, sans qu’il soit nécessaire d’y revenir et de l’ajouter manuellement. Il est important de garder cela à l’esprit lorsque vous décidez du niveau de granularité à adopter lors de la création d’une sélection : la sélection au niveau du dossier ou de l’espace permet de maintenir une sélection à jour avec un minimum d’entretien, tandis que la sélection d’éléments individuels vous donne un contrôle plus strict sur ce qui est inclus.
Publication
Les sélections restent en mode brouillon, et ne sont visibles que par les Superadmins jusqu’à ce que vous soyez prêt. Une fois que vous avez fini d’ajouter du contenu, la publication de la sélection est ce qui la rend accessible aux utilisateurs, sous réserve des droits du système source et de toute restriction de public décrite ci-dessus.
Où apparaissent les connaissances publiées
Une fois qu’une sélection est publiée, son contenu peut s’afficher pour les utilisateurs par le biais de la recherche, de l’Assistant IA et des agents. Consultez l’article sur Docebo Knowledge pour obtenir un aperçu complet du fonctionnement de chacune de ces interfaces.