Gérer les transactions relatives aux abonnements – Docebo Help & Support

Introduction

Sur les plateformes disposant de l’e-commerce, vous pouvez configurer et vendre des plans d’abonnement, qui accordent l’accès à un ensemble de contenus pendant une durée déterminée. Pour obtenir des informations générales sur la configuration des abonnements, consultez l’article principal : Création et gestion des plans d’abonnement.

Selon la façon dont ils sont configurés, les plans d’abonnement peuvent être achetés directement par les apprenants, ou ils peuvent être achetés par les Power Users qui distribuent ensuite les places ou les licences à leurs apprenants. Pour plus d’informations, consultez les articles Acheter des abonnements en tant qu’apprenant et Acheter des abonnements en tant que Power User.

Vous pouvez garder une trace de tous les différents plans d’abonnement qui ont été vendus dans la page dédiée Gérer les transactions. Cette page vous permet également de créer manuellement des transactions (obtenant le même résultat que si un achat avait été effectué) ou d’apporter des modifications aux transactions existantes.

Cet article explique comment gérer, créer ou modifier des transactions à partir de la page Gérer les transactions.

Afficher la liste des transactions

Pour accéder à la page Gérer les transactions, naviguez vers Menu de navigation > Configuration (icône de clé à molette) > E-commerce > Transactions d’abonnement.

Sur cette page, chaque transaction correspond à un abonnement vendu, avec un enregistrement par ligne. Dans la vue par défaut, chaque enregistrement affichera des colonnes pour la date de création, le code de transaction, vendu à (l’utilisateur individuel ou le groupe/la branche pour lequel l’abonnement a été acheté), la date d’expiration, le nom du forfait, le nom de l’abonnement, le nombre de renouvellements de l’achat et le statut.

Vous pouvez cliquer sur l’icône de la colonne pour ajouter d’autres informations. Par exemple, Créé par indiquera l’utilisateur qui a effectué l’achat ou créé manuellement la transaction, Prix affichera le montant qui a été payé, et ainsi de suite.

Cliquez sur un champ pour l’ajouter à la vue, ou cliquez à nouveau dessus pour le supprimer
Vous pouvez afficher au plus 9 colonnes en même temps
Cliquez sur Rétablir l'affichage par défaut pour revenir aux colonnes par défaut.

Recherchez un enregistrement spécifique à l’aide de la barre de recherche, ou filtrez les enregistrements que vous voyez dans la liste à l’aide du bouton des filtres dans le coin supérieur gauche de la page. Dans la section coulissante, appuyez sur le bouton Ajouter des filtres, puis sélectionnez les champs que vous souhaitez sélectionner et appuyez sur Confirmer.

Actions disponibles pour les transactions

En plaçant votre souris sur l’enregistrement dans la liste, vous verrez l’icône de menu à la fin de la ligne. Appuyez sur l’icône de menu, puis sélectionnez une action dans le menu déroulant :

Renouveler. En appuyant sur cet élément, un formulaire coulissant apparaîtra, confirmant les détails de l’enregistrement. En renouvelant un enregistrement, vous ne pouvez pas modifier les détails de la transaction, mais vous pouvez ajouter des notes, comme vous le souhaitez. Une fois terminé, appuyez sur Confirmer au bas du formulaire. Veuillez noter que cela n’est applicable que si l’abonnement vendu n’est pas configuré pour être renouvelé automatiquement (sinon le bouton Confirmer est désactivé). Cette option est désactivée pour les abonnements non renouvelables.
Afficher la note. En appuyant sur cet élément, vous verrez toutes les notes liées à l’enregistrement. Vous ne pouvez pas modifier les notes avec cet élément.
Modifier éléments. En appuyant sur cet élément, vous pouvez ajouter ou supprimer manuellement des catalogues pour un enregistrement spécifique. Veuillez noter que si l’option Mettre à jour les éléments inclus dans les transactions liées au forfait lorsque son contenu change a été activée pendant la phase de création/modification d’un forfait, le contenu des transactions sera toujours aligné sur le contenu réel du forfait à partir du moment où cette option est activée.
Modifier Vendu à. En appuyant sur cet élément, vous pouvez modifier à qui le forfait est vendu en changeant soit les branches, soit les utilisateurs.
Modifier les informations. En appuyant sur cet élément, vous pouvez modifier toutes les informations associées à l’enregistrement.
Supprimer. En appuyant sur cet élément, vous supprimerez l’enregistrement de transaction de votre plateforme. Cette action ne peut pas être annulée.

Pour afficher les informations de renouvellement, appuyez sur l’icône des renouvellements dans la colonne correspondante de la ligne de l’enregistrement. Dans la fenêtre contextuelle, chaque date aura sa propre section. Appuyez sur la flèche à côté de la date pour afficher les détails du renouvellement. Appuyez sur le bouton Gérer les abonnements vendus pour revenir à la liste de tous les enregistrements.

Pour activer ou désactiver un enregistrement, appuyez sur la coche dans la colonne Statut d'une ligne d'enregistrement.

Créer manuellement une transaction d’abonnement

À partir de la page Gérer les transactions, vous pouvez également créer manuellement une transaction pour l’achat d’un plan d’abonnement. Cela aura le même effet que si un véritable achat avait été effectué :

Si vous créez une transaction pour un abonnement vendu à un utilisateur individuel : cet utilisateur recevra une licence et sera abonné au contenu du forfait.
→ Vous ne pouvez créer ce type de transaction que pour les abonnements à licence unique pour les forfaits visibles par l’utilisateur choisi.

Si vous créez une transaction pour un abonnement vendu à un groupe ou une branche : les membres du groupe ou de la branche désignés seront éligibles pour recevoir des places ou des licences de ce forfait.
→ Vous ne pouvez créer ce type de transaction que pour un groupe ou une branche avec une visibilité sur le forfait choisi.

Des instructions plus détaillées sont fournies dans les sections ci-dessous : Créer une transaction pour un abonnement vendu au groupe ou à la branche , Créer une transaction pour un abonnement vendu à un utilisateur individuel.

Remarque : toutes les transactions créées manuellement devront être renouvelées manuellement. Elles ne se renouvelleront pas automatiquement.
De plus, les abonnements résultant de transactions créées manuellement ne seront pas visibles pour les apprenants dans l’espace des abonnements de la barre d'en-tête. Cet espace ne montre que les abonnements que les utilisateurs ont achetés eux-mêmes via le panier.

Créer une transaction pour un abonnement vendu au groupe ou à la branche

Vous pouvez créer manuellement une transaction d’un abonnement vendu à des branches et des groupes d’utilisateurs. Pour ce faire :

À partir de la page Gérer les transactions, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et sélectionnez Nouvelle transaction.
Dans le panneau qui s’ouvre, commencez par sélectionner le Forfait pour lequel vous souhaitez créer la transaction. Vous verrez répertoriés tous les forfaits publiés disponibles.
Après avoir sélectionné le forfait, dans la liste des Abonnements, sélectionnez l’un des abonnements disponibles pour le forfait choisi.
L’espace Informations complémentaires sera remplie avec les détails du plan sélectionné.
- Vous pouvez modifier ces champs selon vos besoins, ainsi qu’ajouter des notes relatives à la transaction.
- Définissez également si vous souhaitez activer cet enregistrement lors de la création. Vous pouvez également activer ou désactiver des enregistrements à partir de la liste des transactions, en cliquant sur l’icône dans la colonne Statut.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Suivant.
Dans l’étape des Champs supplémentaires, remplissez les champs supplémentaires du forfait ou de l’abonnement que vous souhaitez inclure dans la transaction. Veuillez noter que tout champ supplémentaire provenant des forfaits ou des abonnements que vous avez sélectionnés dans la transaction sera prérempli, mais vous pouvez les modifier si nécessaire. Pour plus d’informations, consultez l’article Création et gestion des abonnements > Champs supplémentaires de forfait et d’abonnement. Ensuite, appuyez sur Suivant.
Dans l’étape des Branches, vous pouvez sélectionner le groupe ou la branche pour lequel ce forfait est acheté. Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul groupe ou branche, en choisissant uniquement parmi ceux à qui la visibilité du forfait a été attribuée. Puis cliquez sur Suivant.
Dans l’étape des Catalogues, vous pouvez personnaliser quels catalogues du forfait sont inclus dans cette transaction :
- Sélectionnez l’option Catalogues de forfaits pour inclure tous les catalogues qui font partie du forfait choisi. Les catalogues inclus sont ceux listés dans l’espace ci-dessous.
- Sélectionnez Personnalisé pour inclure uniquement un sous-ensemble des catalogues du forfait. Dans ce cas, vous devez ensuite cocher la case à côté de chaque catalogue que vous souhaitez inclure.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Confirmer.

La transaction créée apparaîtra désormais dans la liste sur la page Gérer les transactions.

Créer une transaction pour un abonnement vendu à un seul utilisateur

Pour créer manuellement une transaction d’un abonnement vendu pour un seul utilisateur :

À partir de la page Gérer les transactions, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et sélectionnez Nouvelle transaction individuelle.
Dans l’étape Informations, dans le champ Sélectionnez l'utilisateur, saisissez le nom de l’utilisateur qui recevra cet abonnement :
- Commencez à taper soit le nom d’utilisateur soit l’adresse e-mail de l’utilisateur (au moins trois lettres), puis sélectionnez dans la liste déroulante.
Une fois que vous avez choisi un utilisateur, les champs Sélectionner l'ensemble et Sélectionner une formule apparaîtront.
Dans le champ Sélectionner l'ensemble, sélectionnez l’un des forfaits dans la liste. Vous ne verrez répertoriés que les forfaits visibles par l’utilisateur choisi, et qui disposent d’abonnements à licence unique.
Ensuite, dans le champ Sélectionner une formule, sélectionnez l’un des abonnements disponibles pour ce forfait. Vous ne verrez répertoriés que les abonnements à licence unique.
La section Informations complémentaires sera remplie avec les détails sélectionnés.
- Vous pouvez modifier ces champs selon vos besoins, ainsi qu’ajouter des notes relatives à la transaction.
- Définissez également si vous souhaitez activer cet enregistrement lors de la création. Vous pouvez également activer ou désactiver des enregistrements à partir de la liste des transactions, en cliquant sur l’icône dans la colonne Statut.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
Dans l’étape des Champs supplémentaires, remplissez les champs supplémentaires du forfait ou de l’abonnement que vous souhaitez inclure dans la transaction. Ensuite, cliquez sur Confirmer.