Acheter des abonnements en tant que Power User

Introduction 

Sur les plateformes dotées de la fonctionnalité d’e-commerce, les Power Users peuvent être autorisés à acheter des abonnements. Ils ont la possibilité de le faire pour leur propre utilisation, comme n’importe quel autre apprenant. Cependant, un cas plus typique est celui d’un Power User achetant un abonnement afin d’en distribuer les places ou licences à d’autres utilisateurs.

La configuration des abonnements est abordée dans l’article Créer et gérer des plans d’abonnement. Comme expliqué dans cet article, un abonnement se compose d’un forfait (un ou plusieurs catalogues), mis en vente dans un plan. Plus précisément, il peut y avoir :

• Des plans à licence unique : l’achat donne accès à tout le contenu du forfait à un utilisateur pour une durée déterminée. Il s’agit du seul type de plan que les apprenants peuvent acheter pour eux-mêmes. Les Power Users peuvent également acheter ce type de plan, soit pour eux-mêmes, soit pour un autre utilisateur désigné.
• Plans multi-licences : ceux-ci ne peuvent être achetés que par des Power Users. L’achat donne accès à un certain nombre de licences, que le Power User peut ensuite distribuer aux utilisateurs. Lorsque ces derniers reçoivent une licence, il ont accès à tout le contenu du forfait pour la durée déterminée.
• Plans basés sur les places : ceux-ci ne peuvent également être achetés que par des Power Users. L’achat donne accès à un certain nombre de places, que le Power User peut ensuite utiliser pour inscrire des utilisateurs à tout cours faisant partie du forfait. Chaque place représente une inscription à un cours pour un utilisateur.

Lorsqu’un Power User achète un abonnement basé sur des places ou multi-licences, au moment de l’achat, il doit indiquer le groupe d’utilisateurs ou la branche pour laquelle cet abonnement sera utilisé.
→ Cela ne signifie pas que tous les membres du groupe ou de la branche sélectionnée ont automatiquement accès au contenu du pack, mais simplement que le Power User peut par la suite leur attribuer des places ou des licences de cet abonnement.

Cet article explique comment les Power Users peuvent acheter des abonnements et ensuite gérer l’attribution ultérieure des places/licences, y compris les autorisations et la visibilité requises pour diverses actions.

Veuillez noter que les Superadmins ne peuvent pas acheter d’abonnements. Cependant, ils peuvent créer manuellement une transaction d’abonnement, ce qui a le même effet que de finaliser un achat.

Visibilité des abonnements pour les Power Users

Pour pouvoir acheter un abonnement, tout utilisateur (y compris les Power Users) doit avoir une visibilité sur le forfait en tant qu’apprenant. Cela signifie qu'ils doivent appartenir à l’un des groupes ou branches assignés au forfait d’abonnement.

Les Power Users peuvent acheter des abonnements depuis :

• La page des Abonnements intégrée : contrairement aux apprenants, qui ne voient que les abonnements à licence unique, les Power Users peuvent acheter ici n’importe quel type de plan (abonnements à licence unique, multi-licences et basés sur des places), à condition de disposer d’une visibilité sur le forfait.
• La page du Catalogue public, si configurée. Depuis cette page, les Power Users ne peuvent acheter que les mêmes abonnements que tout autre utilisateur : des abonnements à licence unique visibles par tous.

Parcourir et acheter un abonnement (en tant que Power User)

Les Power Users peuvent parcourir les abonnements mis à leur disposition depuis la page intégrée des Abonnements, accessible depuis le menu utilisateur.

La procédure de base est la même que celle suivie par les apprenants. Consultez l’article Acheter des abonnements en tant qu'apprenant sur la page des abonnements. La principale différence ici est que :

• Les Power Users auront également la possibilité d’acheter des abonnements avec des plans basés sur des places et multi-licences.

Achat d’abonnement multi-licences ou basé sur des places :

Après avoir choisi d’acheter un plan basé sur des places ou multi-licences, dans le panier, le Power User est doit cliquer sur Sélectionner un groupe ou une branche et indiquer le groupe ou la branche au sein desquels ces places ou licences peuvent être distribuées.

→ N’oubliez pas que ces places ou licences ne sont pas automatiquement attribuées aux membres du groupe ou de la branche sélectionnés. Cela signifie que le Power User ne peut par la suite les attribuer qu’aux membres du groupe/branche spécifié. Consultez le chapitre Gérer les places et licences des abonnements.
- Il n’est possible d’indiquer qu’un groupe ou une branche.
- Les Power Users ne verront que les groupes ou branches qui leur sont assignés en tant que ressource. Pour pouvoir sélectionner un groupe, le droit Groupes / Afficher est nécessaire.

Achat d’un plan à licence unique :

Après avoir sélectionné l'achat d’un forfait de licence unique dans le panier, le Power User doit désigner un destinataire dans le champ Utilisateur. Il peut :
- Choisir d’acheter la licence pour eux-mêmes, auquel cas le champ devra être laissé vide
- Indiquer l’utilisateur auquel la licence est destinée. Le Power User ne pourra sélectionner que les utilisateurs qui lui sont assignés (soit individuellement, soit parce qu’ils appartenant à un groupe ou à une branche assignée en tant que ressource).

Dans les deux cas, une fois le paiement effectué, la licence de l’abonnement sera directement attribuée au destinataire désigné.

Astuce : les Power Users disposant du droit Achat pour le compte de verront une option Bénéficiaire de l’achat dans la partie supérieure de la page du panier. Ils pourront ainsi sélectionner Acheter pour un autre utilisateur.
Toutefois, lors de l’achat d’abonnements, il est recommandé de laisser cette option réglée sur Acheter pour moi-même. Dans la section Articles du panier, ils peuvent ensuite indiquer le destinataire (utilisateur, groupe ou branche) pour chaque abonnement.

Gérer les places et licences des abonnements

Les places ou licences d’un plan d’abonnement acheté peuvent être attribuées aux utilisateurs depuis la page Gérer les places. Pour y accéder, sélectionnez Menu de navigationConfiguration (icône clé à molette) > E-commerce > Places et licences sur abonnement.
→ Les Power Users auront besoin du droit Enregistrement abonnement > Gérer les places pour pouvoir ouvrir cette page, et ne verront affichés que les abonnements achetés (par eux-mêmes ou par d’autres Power Users) pour les branches / groupes / ou utilisateurs individuels assignés en tant que ressources. Les Superadmins verront quant à eux tous les abonnements achetés.

Remarque : les abonnements achetés pour des groupes ou des branches seront visibles ici pour les Power Users ayant le même groupe ou la même branche assignée en tant que ressource. Par exemple, si un abonnement a été acheté pour la branche « marketing », il ne leur suffit pas d’être assignés aux utilisateurs individuels appartenant à cette branche. Ils devront être assignés à la branche elle-même.

Les abonnements achetés pour un utilisateur individuel seront visibles sur cette page pour les Power Users auxquels cet utilisateur a été assigné en tant que ressource, soit directement, soit par le biais d’une assignation de branche ou de groupe.

→ Si vous retirez une ressource de type groupe/branche/utilisateur à un Power User, il perdra accès à tout abonnement acheté pour ce groupe, cette branche ou cet utilisateur sur la page Gérer les places. Cependant, les Power Users ayant toujours accès à ce groupe, cette branche ou cet utilisateur pourront toujours gérer l’abonnement.

Chaque achat de plan est affiché sur une ligne distincte, avec des détails dans les colonnes. Vous pouvez cliquer sur l’icône des colonnes afin de personnaliser les éléments affichés. En particulier :

• La colonne Créé par montre quel utilisateur a effectué l’achat (ou a manuellement créé la transaction). Comme mentionné ci-dessus, les Power Users pourront voir ici les abonnements achetés pour des utilisateurs / groupes / branches sur lesquels ils disposent d’une visibilité. Quant à la colonne Date d’achat, elle indique quand l’achat a été effectué ou la transaction créée.
• Le Code transaction identifie l’achat du plan.
• La colonne Nom montre le nom de l’enregistrement, Nom du forfait montre le nom du forfait d’abonnement, et la colonne Nom du plan montre le nom du plan. N’oubliez pas que le même forfait de contenu peut être vendu dans plusieurs plans. La colonne Expiration indique la fin de la période de validité du plan.
• La colonne Type indique si l’abonnement acheté était pour des places ou des licences et la colonne Attribué montre combien de ces places ou licences ont déjà été utilisées . Par exemple, si Type = places et Attribué = 0/50, cela signifie que le plan acheté inclut 50 places et qu’aucune d’entre elles n'a encore été utilisée.
• La colonne Utilisateurs associés montre combien de places ou licences sont actuellement accordées aux utilisateurs.

Astuce : la colonne Attribué ne correspond pas toujours au nombre d’Utilisateurs associés. Par exemple, si une licence est dissociée d’un utilisateur, le nombre d’Utilisateurs associés diminue. Mais si la licence n’est pas remboursée, la colonne Attribué restera inchangée, indiquant que la licence n’a pas été libérée.

Attribuer des licences d’abonnement à des utilisateurs

Dans le cas d’un plan basé sur des licences, l’attribution d’une licence à un utilisateur lui permettra d’accéder à l’ensemble du contenu du forfait jusqu’à la date d’expiration de ce dernier. L’utilisateur verra la mention « abonné » sur tout le contenu inclus, et pourra s’inscrire librement à n’importe quels cours ou plan de formation.

Pour attribuer une licence, cliquez sur les points de suspension sur la rangée du plan acheté (il doit être de type = licences) et sélectionnez Attribuer licences. Dans le panneau qui s’ouvre, l’onglet Utilisateurs affichera tous ceux qui sont éligibles pour recevoir une licence de ce plan :

• Pour les plans multi-licences, les utilisateurs éligibles sont les membres du groupe ou de la branche désignée au moment de l’achat.
• Pour les plans à licence unique, le seul utilisateur éligible est l’individu qui a été désigné au moment de l’achat.

Notez que les utilisateurs ayant déjà une licence attribuée ne seront pas affichés sur l’onglet Utilisateurs.

Sélectionnez les cases à cocher à côté des utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer une licence d’abonnement et cliquez sur Confirmer.

Remarque : si le plan est réglé sur le paramètre Appliquer la limite des licences, le nombre de licences doit être suffisant pour tous les utilisateurs que vous avez sélectionnés. Cependant, si les limites ne sont pas appliquées, vous pouvez attribuer plus de licences que celles incluses dans le plan.

Lorsque vous attribuez des licences : la colonne Utilisateurs associés se met à jour pour montrer le nouveau nombre de licences attribuées, et la colonne Attribué se met également à jour pour montrer les licences attribuées / le nombre total des licences dans le plan.

Retirer des licences

Vous pouvez également retirer des licences précédemment attribuées depuis la page Gérer les places. Pour ce faire, depuis les points de suspension, sélectionnez Retirer des licences. Le panneau qui s’ouvre affichera tous les utilisateurs auxquels une licence est actuellement assignée. Sélectionnez ceux auxquels vous souhaitez retirer des licences, et cliquez sur Confirmer.

• Lorsque le Power User retire des licences, si l’option Autoriser le remboursement des licences est désactivée, le compteur de la colonne Attribué n’est pas mis à jour tant qu’un Superadmin ne retire pas les mêmes licences, confirmant ainsi l’action du Power User. Le compteur de la colonne Utilisateurs associés est en revanche toujours mis à jour.

Remarque : lorsque vous retirez une licence à un utilisateur, il perd accès au contenu de l’abonnement. Cela signifie qu’il ne sera plus marqué comme « abonné » et qu’il ne pourra plus s’y inscrire. Tous les cours ou plans de formation auxquels l’utilisateur s’était inscrit via la licence seront « verrouillés », et les inscriptions seront marquées comme expirées à la date à laquelle vous avez retiré la licence. Pour permettre à l’utilisateur d’accéder à nouveau au contenu verrouillé, modifiez son inscription dans l’onglet Inscriptions pour les cours, et dans la section Attribuer des utilisateurs pour les plans de formation, en changeant pour cela la date de fin de validité.

Inscrire des utilisateurs au contenu d’un abonnement

Sur la page Gérer les places, l'action Inscrire des utilisateurs accessible depuis les points de suspension est disponible pour les abonnements basés sur des licences et des places.

• Pour les plans basés sur des places, cela vous permet de sélectionner un ou plusieurs des utilisateurs éligibles (membres du groupe ou de la branche sélectionnée au moment de l’achat), et de les inscrire à un ou plusieurs cours ou plans de formation. Chaque inscription utilisera une place par utilisateur et par cours.
• Pour les plans basés sur des licences, cela vous permet de sélectionner un ou plusieurs des utilisateurs auxquels une licence a été attribuée (pour cela, vous devez d’abord effectuer l’action Attribuer licences) et de les inscrire à un ou plusieurs cours ou plans de formation. Dans ce cas, l’inscription est incluse dans la licence de l’utilisateur.

Pour inscrire un utilisateur au contenu d’un abonnement depuis la page Gérer les places :

1. Sur la rangée de l’abonnement, cliquez sur les points de suspension et sélectionnez Inscrire des utilisateurs.
2. Dans le panneau qui s’ouvre, sélectionnez le ou les utilisateurs à inscrire. La liste affichera uniquement les utilisateurs éligibles à une inscription à cet abonnement (c’est-à-dire les membres du groupe ou de la branche pour lesquels l’abonnement a été acheté). Puis cliquez sur Suivant.
3. Sélectionnez maintenant les cours ou plans de formation auxquels vous souhaitez inscrire les utilisateurs sélectionnés.
   - Pour les Superadmins, la liste affichera tous les cours et plans de formation inclus dans le forfait.
   - Pour les Power Users, la liste affichera uniquement les cours et plans de formation du forfait qui leur sont également assignés en tant que ressources.
4. Définissez le niveau d’inscription souhaité et les dates limites d’inscription, si nécessaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Confirmer.
   → Les utilisateurs sélectionnés seront inscrits au contenu sélectionné. Un message vous informera si des inscriptions ont été ignorées parce qu’un utilisateur était déjà inscrit.

Astuce : en dehors d’Enregistrement abonnement / Gérer les places, aucune autorisation supplémentaire n’est nécessaire pour les Power Users souhaitant gérer les inscriptions depuis la page Gérer les places.
- Dans le cas des plans de formation, les utilisateurs seront directement inscrits, à la fois au plan de formation et aux cours que celui-ci contient.
- Dans le cas d’une inscription à un cours, si le Power User ne dispose pas du droit Inscription / Peut activer des inscriptions, l’utilisateur sera inscrit mais avec le statut à confirmer.
Pour en savoir plus, consultez le chapitre Droits et ressources des Power Users pour les abonnements

Droits et ressources des Power Users pour les abonnements

Effectuer un achat : pour pouvoir acheter un abonnement, les Power Users n’ont besoin d’aucune autorisation particulière. Cependant, le plan acheté ne peut être associé qu’à des utilisateurs individuels, des groupes ou des branches qui leur sont assignés en tant que ressources. En outre, le droit Groupes / Afficher est nécessaire pour pouvoir associer un groupe.

Attribuer des licences ou inscrire des utilisateurs : le droit Enregistrement abonnement / Gérer les places est nécessaire, car il permet d’accéder à la page Gérer les places.

Depuis cette page, et avec ce seul droit, les Power Users peuvent attribuer des licences pour les abonnements aux utilisateurs éligibles désignés au moment de l’achat. Ils peuvent également inscrire ces mêmes utilisateurs aux cours ou plans de formation inclus dans l’abonnement, mais leur choix sera limité au contenu qui leur également assigné en tant que ressource.

Aucun autre droit n’est nécessaire pour procéder à des inscriptions :

• Pour les cours, l’utilisateur sera inscrit avec le statut « Inscription à confirmer ». Si le Power User dispose également du droit Inscription / Peut activer des inscriptions, alors l’utilisateur sera inscrit directement avec le statut « Inscrit ».
• Pour les plans de formation, l’utilisateur aura directement le statut « Inscrit » à la fois pour le plan de formation et tous les cours qu’il contient (sans que l’autorisation « Peut activer des inscriptions » soit nécessaire).

Si vous souhaitez qu’un Power User puisse vérifier les inscriptions depuis la page de Gestion des cours, ajoutez alors les droits Cours / Afficher et Inscription / Afficher. Ils pourront ainsi afficher l’onglet Inscriptions de la page des cours en lecture seule.

Si vous souhaitez que le Power User puisse vérifier les inscriptions sur la page de Gestion des plans de formation, alors attribuez-lui les droits Plans de formation / Afficher et Inscription / Gestion des inscriptions aux plans de formation. Cela leur permettra d’accéder à l’onglet Inscriptions de la page du plan de formation en mode édition (dans ce cas, le Power User pourra également modifier l’inscription) :

Remarques supplémentaires:

• Les Power Users peuvent créer des abonnements via la page Abonnements > Transactions du Menu admin.
• Un Power User ne peut renouveler que ses propres abonnements (soit sur la page Abonnements > Transactions, soit sur la page Gérer les places).
• Si le Power User a payé pour l’abonnement, le renouvellement déclenchera un paiement.