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Créer des tableaux de bord dans Docebo for Microsoft Teams

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Docebo module
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  • Administrators

Introduction

Docebo for Microsoft Teams permet d’intégrer des fonctionnalités de la plateforme Docebo dans Microsoft Teams. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder à des cours et contenus pédagogiques, partager ces contenus sur Teams, et créer des tableaux de bord de formation personnalisés adaptés à différents types de publics et de scénarios.

Activer Docebo for Microsoft Teams

Docebo for Microsoft Teams est un produit payant. Pour l’activer, contactez Docebo via notre Centre d’assistance, ou rapprochez-vous de votre gestionnaire de compte (si cette option est incluse dans votre forfait).

Créer un tableau de bord

Les tableaux de bord vous permettent de créer des mises en page personnalisées de plans de formation ou de cours et d’en définir la visibilité par branches et groupes d’utilisateurs. Un tableau de bord par défaut est fourni. Il sera visible par tous les locataires s’ils n’ont pas accès à d’autres tableaux de bord, et il doit être utilisé comme tableau de bord de secours pour tous les locataires en lui accordant la priorité la plus basse.

Pour créer un tableau de bord, trouvez les Modules et intégrations (icône de puzzle) dans le Menu de navigation, et sélectionnez Docebo for Microsoft Teams. Cliquez ensuite sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et sélectionnez Nouveau tableau de bord.

Dans la fenêtre contextuelle, donnez à votre nouveau tableau de bord un code, un nom et une description facultative, puis cliquez sur Créer et modifier pour passer à l’écran de configuration du tableau de bord.

L’écran suivant est divisé en trois onglets : Propriétés, Éditeur et Utilisation.

Onglet Propriétés

L’onglet Propriétés vous permet de modifier le code, le nom et la description du tableau de bord. Il contient également les paramètres de visibilité, vous permettant de restreindre la visibilité à certaines branches et certains groupes d’utilisateurs.

Onglet Éditeur

L’onglet Éditeur affiche le schéma de disposition de votre tableau de bord.

Chaque tableau de bord est composé d’une ou plusieurs lignes horizontales. Une ligne est une zone du tableau de bord divisée en colonnes, de une à trois. Les colonnes sont des conteneurs pour les widgets.

Appuyez sur le bouton plus pour ajouter une ligne dans le tableau de bord. Sélectionnez la disposition de widget que vous souhaitez donner à la ligne depuis le panneau coulissant, puis appuyez sur Créer. Vous pouvez modifier la disposition de la ligne à tout moment en appuyant sur les points de suspension à la fin de la ligne et en sélectionnant l’option Modifier disposition ligne. Sélectionnez l’option de disposition qui vous convient le mieux dans le panneau coulissant, puis appuyez sur le bouton Modifier disposition pour confirmer.

Si vous remplacez la disposition par une taille réduite (par exemple, vous passez d’une disposition de ligne à trois colonnes 1/3 à une disposition de ligne demi-largeur 1/2), les widgets de la colonne supprimée sont déplacés vers l’extrême droite des colonnes restantes. Pour déplacer des lignes dans le tableau de bord, passez la souris sur l’en-tête de ligne jusqu’à ce qu’une icône en croix s’affiche. Cliquez sur la ligne et déposez-la à l’endroit où vous souhaitez la placer.

Dupliquer une ligne

La disposition de la ligne peut être dupliquée pour accélérer la configuration de la page de widgets. Pour dupliquer une disposition de ligne, appuyez sur les points de suspension au bout de la ligne, puis sélectionnez l’option Dupliquer la disposition de la ligne. La nouvelle ligne sera créée sous la ligne sélectionnée avec la même disposition que l’originale, mais sans aucun widget à l’intérieur.

Supprimer une ligne

Pour supprimer une ligne, appuyez sur les points de suspension au bout de la ligne et sélectionnez Supprimer la ligne. Appuyez sur Confirmer et supprimer dans la boîte de dialogue pour terminer l’opération.

À noter : tous les widgets inclus dans la ligne seront également supprimés, et au moins une ligne doit être présente sur la page. Vous n’êtes pas autorisé à supprimer une ligne s’il s’agit de la seule restante.

Ajouter des widgets aux lignes

Pour ajouter un widget à une ligne, appuyez sur le bouton plus et sélectionnez le widget dans le panneau coulissant Ajouter un nouveau widget. Configurez le widget, puis appuyez sur Ajouter widget pour l’insérer dans la colonne sélectionnée. Les widgets peuvent avoir différentes dispositions, selon la dimension de la zone où ils sont placés.

Lorsqu’un widget est sélectionné dans la liste, son aperçu s’affiche dans le panneau de droite afin que vous puissiez avoir une idée de ce à quoi il ressemblera dans le tableau de bord.

Pour modifier les paramètres d’un widget, appuyez sur les points de suspension dans la zone du widget, puis sélectionnez Modifier. Les paramètres du widget changeant en fonction de celui-ci, référez-vous à la liste des widgets pour plus d’informations.

Déplacer des widgets et définir la taille des widgets

Pour déplacer des widgets sur la page, passez la souris sur la zone du widget jusqu’à ce qu’une icône en croix s’affiche. Faites glisser le widget et déposez-le dans une autre colonne de la même ligne, ou dans n’importe quelle autre ligne de la page.

Astuce : les widgets avec défilement infini doivent être placés sur la ligne inférieure de la page, sans aucun widget en dessous, car ce qui est placé sous un widget à défilement infini peut devenir invisible.

Appuyez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé.

À noter : la limite actuelle de widgets par tableau de bord est fixée à 20.

Liste des widgets disponibles pour une utilisation dans Docebo for Microsoft Teams

À noter : un cours ne sera pas visible dans le widget du tableau de bord si l’une des conditions suivantes est remplie :

  • Le cours est disponible à la vente
  • Le cours est dépublié
  • L’auto-inscription est désactivée (option du catalogue)

Les widgets suivants sont disponibles pour une utilisation dans Docebo for Microsoft Teams :

Cours unique
Ce widget affiche un cours prédéfini unique utilisant n’importe lequel des types de contenus pédagogiques pris en charge.
Mes cours et mes plans de formation
Ce widget vous fournit votre liste de cours et de plans de formation, permettant au consommateur de suivre un plan de cours spécifique.
Fenêtre de contenu personnalisé
Il s’agit d’une simple boîte de texte et d’images vous permettant de fournir des informations statiques ou des avis via le tableau de bord.
Liste de cours statique
Ce widget permet d’afficher une liste statique de jusqu’à douze cours. Les cours seront visibles par les utilisateurs ayant accès au cours sur la plateforme. Il peut également y avoir des situations où un cours est visible pour l’apprenant dans la liste mais n’est pas accessible (par exemple : le cours est en cours de maintenance ou le quota d’inscription maximum est atteint). Dans ces cas-là, l’apprenant sera redirigé, au sein de Microsoft Teams, vers une page indiquant que l’accès au cours est refusé.

Onglet Utilisation

À noter : l’onglet Utilisation dans le panneau d’administration Learn n’est visible que lorsque l’application Extended Enterprise est active et que vous avez plusieurs locataires associés.

Vous trouverez ici une liste des locataires qui sont associés au tableau de bord actuellement sélectionné.

Cliquer sur le bouton à points de suspension pour n’importe quelle entrée de la liste vous offrira la possibilité d’accéder au locataire associé à ce tableau de bord ou de le dissocier du locataire. Dissocier le tableau de bord ne supprime pas le tableau de bord, cela le rend simplement orphelin afin qu’il puisse être modifié ou attribué ultérieurement.

Publier le tableau de bord

Votre tableau de bord ne sera pas visible par votre locataire cible si vous ne le publiez pas. Pour ce faire, assurez-vous de l’enregistrer à l’aide du bouton Enregistrer les modifications au bas de l’écran, puis sélectionnez Publié dans le menu déroulant immédiatement à gauche du bouton Enregistrer les modifications, puis appuyez à nouveau sur le bouton Enregistrer les modifications.

Attribuer la priorité du tableau de bord par locataire

Chaque locataire doit avoir au moins un tableau de bord qui lui est attribué. Le plus petit dénominateur commun doit être le Tableau de bord par défaut, d’autres recevant une priorité plus élevée.

Pour attribuer une priorité à un tableau de bord, rendez-vous sur l’onglet Locataires et cliquez sur le nom de celui que vous souhaitez modifier. Dans l’onglet Tableaux de bord attribués, vous verrez une liste de tous les tableaux de bord attribués au locataire. Vous pouvez les dissocier à l’aide du bouton à points de suspension dans la ligne du tableau de bord.

Les tableaux de bord peuvent également être réorganisés pour donner une priorité plus élevée à des tableaux de bord spécifiques en saisissant la poignée à gauche du nom du tableau de bord et en utilisant le glisser-déposer. Une fois que vous êtes satisfait de vos modifications, appuyez sur le bouton Enregistrer les modifications au bas de l’écran. Le locataire verra désormais le tableau de bord avec la priorité la plus élevée auquel il a accès, dans l’ordre de la liste que vous avez définie dans l’onglet Tableaux de bord attribués en tenant compte des règles de visibilité pour les groupes et les branches.

Si un utilisateur est affecté à un groupe ou à une branche, il verra ce tableau de bord spécifique au lieu d’un tableau de bord dont la visibilité est définie sur tous.

Ordre de hiérarchie :

  • Groupe ou branche
  • Visibilité sur tous
  • Position du tableau de bord (de haut en bas)
  • Par défaut

Astuce : la position du tableau de bord est utilisée lorsque le système ne peut pas déterminer une priorité dans la hiérarchie. Par exemple, si vous avez deux tableaux de bord, l’un avec une visibilité assignée à un groupe et l’autre avec une visibilité assignée à une branche, alors un utilisateur se trouvant à la fois dans le groupe et dans la branche verra le tableau de bord situé dans la position la plus élevée dans la liste.

Règles de visibilité

Docebo for Microsoft Teams suit les mêmes règles de visibilité définies sur la plateforme Docebo. Par exemple, vous ne pourrez voir que les cours auxquels vous êtes inscrit ou que vous avez la possibilité de suivre sur la plateforme Docebo. Pour plus d’informations sur la gestion des inscriptions, veuillez consulter la section Gérer les inscriptions du Centre d’assistance de Docebo.

À noter : vous ne pouvez pas voir les cours payants à moins qu’ils n’aient déjà été achetés précédemment sur la plateforme Docebo, car aucun moyen de paiement n'est actuellement disponible via notre application Microsoft Teams.

Contenus pédagogiques pris en charge

À l’heure actuelle, les contenus pédagogiques suivants sont pris en charge par Docebo for Microsoft Teams :

À noter : le type de contenu pédagogique Questionnaire d’impact n’est pas pris en charge dans Docebo for Microsoft Teams.