Presentación
Las colecciones de conocimientos son el centro para seleccionar y gestionar el conocimiento de su organización dentro de Docebo. En una colección, usted decide, elemento por elemento, qué conocimientos de sus sistemas conectados deben estar disponibles para sus usuarios. Además, es la única forma de hacer que dicho conocimiento sea accesible en la plataforma.
Contenido procedente de conectores, no de cargas
Las colecciones de conocimientos no admiten la carga directa de archivos. El contenido solo puede añadirse a una colección desde un sistema que ya esté conectado mediante un conector de conocimientos. Por lo tanto, debe configurar al menos un conector antes de poder crear su primera colección.
Esta es una decisión deliberada, no una limitación actual. Los archivos cargados son estáticos: en el momento en que se carga un archivo, deja de reflejar lo que realmente existe en el sistema de origen. Además, alguien debe recordar volver a cargarlo cada vez que cambie y eliminarlo cuando se retire. Esto también implicaría gestionar dentro de Docebo un conjunto de permisos independiente para dicho archivo, además de los permisos que ya tiene en el sistema de origen. Crear colecciones exclusivamente a partir de sistemas conectados evita ambos problemas: el contenido se mantiene enlazado a su fuente, por lo que no hay ciclos de vida manuales que mantener, y los permisos derivan del sistema de origen, por lo que no hay que mantener sincronizada una lógica de acceso aparte.
Para obtener información sobre cómo configurar un conector, consulte Conectores de conocimientos.
Gestión de sus colecciones
Los Superadministradores gestionan las colecciones desde la vista general de colecciones de conocimientos, a la que se accede desde Contenido y entrega > Colecciones de conocimientos. Esta vista general muestra todas las colecciones existentes, divididas entre las que están publicadas y las que aún se encuentran en borrador. Desde aquí, puede crear una nueva colección o abrir una existente para editarla.
Configuración de la colección
Cada colección dispone de un área de configuración donde puede definir su información básica: nombre, icono y descripción. Aquí también establece la audiencia de la colección, restringiendo su visibilidad a ramas o grupos específicos.
La audiencia constituye una capa de acceso adicional, no un sustituto de los permisos del sistema de origen. Restringir una colección a una rama o grupo solo limita quién puede acceder a ella dentro de Docebo; nunca concede acceso a conocimientos que un usuario no tenga permiso para consultar en el sistema de origen. Los permisos del origen siempre se aplican en primer lugar, independientemente de cómo esté configurada la audiencia de una colección.
Adición de contenido
Una colección se organiza en secciones y puede añadir contenido a cada sección seleccionándolo de un sistema conectado. Lo que selecciones depende del tipo de conector.
Conectores de indexado
El explorador de archivos refleja exactamente la jerarquía de carpetas o espacios tal como existe en el origen y le permite seleccionar contenido en cualquier nivel de esa jerarquía.
En lugar de añadir elementos individuales uno por uno, también puede seleccionar una carpeta o un espacio completo. Esto ofrece una ventaja real: si posteriormente se añade contenido nuevo dentro de esa carpeta o espacio en el origen, pasa a formar parte automáticamente de la colección, sin necesidad de volver atrás y añadirlo manualmente. Vale la pena tener esto en cuenta al decidir qué nivel de granularidad usar al crear una colección: seleccionar a nivel de carpeta o espacio mantiene una colección actualizada con un mantenimiento mínimo, mientras que seleccionar elementos individuales proporciona un control más preciso sobre lo que se incluye exactamente.
Al añadir contenido, este se extrae e indexa, lo que cuenta para su volumen de datos indexados. El volumen de datos indexados se factura de acuerdo con su contrato. Para obtener información sobre el volumen incluido y los precios, póngase en contacto con su representante de Docebo o con Docebo mediante el centro de ayuda de su plataforma.
Conectores en tiempo real
En el caso de los conectores en tiempo real, añade un proyecto (Jira), un canal (Slack) o un objeto (Salesforce) a la colección en lugar de explorar contenido individual. No se copia ni se indexa nada, por lo que añadirlos nunca utiliza volumen de datos.
Cuando la consulta de un usuario busca en la colección, Docebo busca en los proyectos y canales añadidos en ese momento utilizando la propia cuenta del usuario. Por lo tanto, la nueva actividad en ellos se incluye automáticamente y los usuarios solo ven lo que podrían abrir por sí mismos en Jira, Slack o Salesforce.
Publicación
Una colección permanece en estado de borrador y solo es visible para los Superadministradores hasta que esté preparada. Una vez que haya terminado de añadir contenido, publicar la colección hará que esta sea accesible para los usuarios, sujeta a los permisos del sistema de origen y a cualquier restricción de audiencia descrita anteriormente.
Dónde aparece el conocimiento publicado
Una vez publicada una colección, su contenido puede aparecer para los usuarios mediante el asistente de IA y los agentes. Consulte el artículo Docebo Knowledge para obtener una descripción completa del funcionamiento de cada una de estas superficies.