Einführung
Wissenssammlungen sind der zentrale Ort, an dem Sie das Wissen Ihrer Organisation in Docebo kuratieren und verwalten. In einer Sammlung entscheiden Sie Stück für Stück, welches Wissen aus Ihren verbundenen Systemen Ihren Benutzern tatsächlich zur Verfügung gestellt werden soll. Außerdem ist sie die einzige Möglichkeit, dieses Wissen auf der Plattform zugänglich zu machen.
Inhalte aus Konnektoren, nicht aus Uploads
Wissenssammlungen unterstützen das direkte Hochladen von Dateien nicht. Inhalte können einer Sammlung nur hinzugefügt werden, indem Sie ein System durchsuchen, das bereits über einen Wissenskonnektor verbunden ist. Daher muss mindestens ein Konnektor eingerichtet sein, bevor Sie Ihre erste Sammlung erstellen können.
Dies ist eine bewusste Entscheidung und keine aktuelle Einschränkung. Hochgeladene Dateien sind statisch: Sobald eine Datei hochgeladen wurde, entspricht sie nicht mehr automatisch dem aktuellen Stand des Quellsystems. Jemand muss daran denken, sie bei jeder Änderung erneut hochzuladen und sie zu entfernen, wenn sie nicht mehr verwendet wird. Außerdem müssten für diese Datei in Docebo separate Berechtigungen verwaltet werden, zusätzlich zu den Berechtigungen, die sie bereits im Quellsystem besitzt. Durch das ausschließliche Erstellen von Sammlungen aus verbundenen Systemen werden beide Probleme vermieden: Inhalte und Berechtigungen werden automatisch aus dem Quellsystem übernommen. Dadurch muss kein manueller Lebenszyklus gepflegt werden und keine separate Zugriffslogik synchron gehalten werden.
Weitere Informationen zum Einrichten eines Konnektors finden Sie unter Wissenskonnektoren.
Verwalten Ihrer Sammlungen
Superadmins verwalten Sammlungen über die Übersicht der Wissenssammlungen unter Inhalte und Lieferung > Wissenssammlungen. In dieser Übersicht werden alle vorhandenen Sammlungen aufgeführt, aufgeteilt in veröffentlichte Sammlungen und Sammlungen, die sich noch im Entwurf befinden. Hier können Sie außerdem eine neue Sammlung erstellen oder eine vorhandene Sammlung zur Bearbeitung öffnen.
Sammlungseinstellungen
Jede Sammlung verfügt über einen Einstellungsbereich, in dem Sie ihre grundlegenden Informationen festlegen können: Name, Symbol und Beschreibung. Hier legen Sie auch die Zielgruppe der Sammlung fest und beschränken ihre Sichtbarkeit auf bestimmte Zweige oder Gruppen.
Die Zielgruppe ist eine zusätzliche Zugriffsebene und ersetzt nicht die Berechtigungen des Quellsystems. Wenn Sie eine Sammlung auf einen Zweig oder eine Gruppe beschränken, schränken Sie lediglich ein, wer innerhalb von Docebo darauf zugreifen kann. Dadurch erhalten Benutzer niemals Zugriff auf Wissen, das sie im Quellsystem nicht bereits sehen dürfen. Die Berechtigungen des Quellsystems werden immer zuerst durchgesetzt, unabhängig davon, wie die Zielgruppe einer Sammlung konfiguriert ist.
Inhalte hinzufügen
Eine Sammlung ist in Abschnitte gegliedert. Inhalte werden jedem Abschnitt hinzugefügt, indem Sie das verbundene System durchsuchen. Der Browser bildet die Ordner- oder Bereichshierarchie genau so ab, wie sie im Quellsystem vorhanden ist, und ermöglicht Ihnen, Inhalte auf jeder Ebene dieser Hierarchie auszuwählen.
Anstatt einzelne Elemente nacheinander hinzuzufügen, können Sie auch einen gesamten Ordner oder Bereich auswählen. Dies bietet einen entscheidenden Vorteil: Wenn später im Quellsystem neue Inhalte in diesem Ordner oder Bereich hinzugefügt werden, werden sie automatisch ebenfalls Teil der Sammlung, ohne dass Sie sie manuell hinzufügen müssen. Dies sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie entscheiden, wie detailliert Sie eine Sammlung aufbauen möchten: Durch die Auswahl auf Ordner- oder Bereichsebene bleibt eine Sammlung bei minimalem Pflegeaufwand aktuell, während die Auswahl einzelner Elemente eine genauere Kontrolle darüber ermöglicht, was genau enthalten ist.
Veröffentlichen
Eine Sammlung bleibt als Entwurf gespeichert und ist nur für Superadmins sichtbar, bis sie fertiggestellt ist. Sobald Sie das Hinzufügen von Inhalten abgeschlossen haben, wird die Sammlung durch die Veröffentlichung für Benutzer zugänglich, vorbehaltlich der Berechtigungen des Quellsystems und der oben beschriebenen Einschränkung durch die Zielgruppe.
Wo veröffentlichte Wissensinhalte angezeigt werden
Sobald eine Sammlung veröffentlicht wurde, können ihre Inhalte Benutzern über die Suche, den KI-Assistenten und Agenten angezeigt werden. Eine vollständige Übersicht darüber, wie diese Zugriffspunkte funktionieren, finden Sie im Artikel Docebo Knowledge.