Einführung
Wissenssammlungen sind der zentrale Ort, an dem Sie das Wissen Ihrer Organisation in Docebo kuratieren und verwalten. In einer Sammlung entscheiden Sie Stück für Stück, welches Wissen aus Ihren verbundenen Systemen Ihren Benutzern tatsächlich zur Verfügung gestellt werden soll. Außerdem ist sie die einzige Möglichkeit, dieses Wissen auf der Plattform zugänglich zu machen.
Inhalte aus Konnektoren, nicht aus Uploads
Wissenssammlungen unterstützen das direkte Hochladen von Dateien nicht. Inhalte können einer Sammlung nur über ein System, das bereits über einen Wissenskonnektor verbunden ist, hinzugefügt werden. Daher muss mindestens ein Konnektor eingerichtet sein, bevor Sie Ihre erste Sammlung erstellen können.
Dies ist eine bewusste Entscheidung und keine aktuelle Einschränkung. Hochgeladene Dateien sind statisch: Sobald eine Datei hochgeladen wurde, entspricht sie nicht mehr automatisch dem aktuellen Stand des Quellsystems. Jemand muss daran denken, sie bei jeder Änderung erneut hochzuladen und sie zu entfernen, wenn sie nicht mehr verwendet wird. Außerdem müssten für diese Datei in Docebo separate Berechtigungen verwaltet werden, zusätzlich zu den Berechtigungen, die sie bereits im Quellsystem besitzt. Durch das ausschließliche Erstellen von Sammlungen aus verbundenen Systemen werden beide Probleme vermieden: Inhalte bleiben mit der Quelle verbunden, sodass kein manuelles Lifecycle gewartet werden muss, und Berechtigungen stammen aus dem Quellsystem, sodass keine separate Zugriffslogik synchronisiert bleiben muss.
Weitere Informationen zum Einrichten eines Konnektors finden Sie unter Wissenskonnektoren.
Verwalten Ihrer Sammlungen
Superadmins verwalten Sammlungen über die Übersicht der Wissenssammlungen unter Inhalt und Lieferung > Wissenssammlungen. In dieser Übersicht werden alle vorhandenen Sammlungen aufgeführt, aufgeteilt in veröffentlichte Sammlungen und Sammlungen, die sich noch im Entwurf befinden. Hier können Sie außerdem eine neue Sammlung erstellen oder eine vorhandene Sammlung zur Bearbeitung öffnen.
Sammlungseinstellungen
Jede Sammlung verfügt über einen Einstellungsbereich, in dem Sie ihre grundlegenden Informationen festlegen können: Name, Symbol und Beschreibung. Hier legen Sie auch die Zielgruppe der Sammlung fest und beschränken ihre Sichtbarkeit auf bestimmte Zweige oder Gruppen.
Die Zielgruppe ist eine zusätzliche Zugriffsebene und ersetzt nicht die Berechtigungen des Quellsystems. Wenn Sie eine Sammlung auf einen Zweig oder eine Gruppe beschränken, schränken Sie lediglich ein, wer innerhalb von Docebo darauf zugreifen kann. Dadurch erhalten Benutzer niemals Zugriff auf Wissen, das sie im Quellsystem nicht bereits sehen dürfen. Die Berechtigungen des Quellsystems werden immer zuerst durchgesetzt, unabhängig davon, wie die Zielgruppe einer Sammlung konfiguriert ist.
Inhalte hinzufügen
Eine Sammlung ist in Abschnitte unterteilt. Sie fügen jedem Abschnitt Inhalte hinzu, indem Sie diese aus einem verbundenen System auswählen. Was Sie auswählen können, hängt vom Typ des Konnektors ab.
Konnektoren für die Indexierung
Der Dateibrowser bildet die Ordner- oder Space-Hierarchie genau so ab, wie sie an der Quelle vorhanden ist, und ermöglicht Ihnen, Inhalte auf jeder Ebene dieser Hierarchie auszuwählen.
Statt einzelne Elemente nacheinander hinzuzufügen, können Sie auch einen ganzen Ordner oder Space auswählen. Das bietet einen entscheidenden Vorteil: Wenn später an der Quelle neue Inhalte in diesem Ordner oder Space hinzugefügt werden, werden sie automatisch ebenfalls Teil der Sammlung. Sie müssen sie nicht manuell nachträglich hinzufügen. Dies sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie entscheiden, wie granular Sie beim Erstellen einer Sammlung vorgehen möchten: Wenn Sie einen Ordner oder Space auswählen, bleibt eine Sammlung mit minimalem Pflegeaufwand aktuell, während Sie durch die Auswahl einzelner Elemente genau festlegen können, welche Inhalte enthalten sind.
Wenn Sie Inhalte hinzufügen, werden diese extrahiert und indiziert, was auf Ihr indiziertes Datenvolumen angerechnet wird. Das indizierte Datenvolumen wird gemäß Ihrem Vertrag abgerechnet. Einzelheiten zum enthaltenen Volumen und zur Preisgestaltung erhalten Sie von Ihrem Docebo-Ansprechpartner oder indem Sie Docebo über das Hilfecenter Ihrer Plattform kontaktieren.
Live-Konnektoren
Bei Live-Konnektoren fügen Sie der Sammlung ein Projekt (Jira), einen Kanal (Slack) oder ein Objekt (Salesforce) hinzu, anstatt einzelne Inhalte zu durchsuchen. Es wird nichts kopiert oder indiziert, daher wird durch das Hinzufügen niemals Datenvolumen verbraucht.
Wenn die Eingabe eines Benutzers die Sammlung durchsucht, durchsucht Docebo die hinzugefügten Projekte und Kanäle zu diesem Zeitpunkt über das eigene Konto des Benutzers. Neue Aktivitäten darin werden daher automatisch einbezogen, und Benutzer sehen nur das, was sie selbst in Jira, Slack oder Salesforce öffnen könnten.
Veröffentlichen
Eine Sammlung bleibt als Entwurf gespeichert und ist nur für Superadmins sichtbar, bis sie fertiggestellt ist. Sobald Sie das Hinzufügen von Inhalten abgeschlossen haben, wird die Sammlung durch die Veröffentlichung für Benutzer zugänglich, vorbehaltlich der Berechtigungen des Quellsystems und der oben beschriebenen Einschränkung durch die Zielgruppe.
Wo veröffentlichte Wissensinhalte angezeigt werden
Sobald eine Sammlung veröffentlicht wurde, können ihre Inhalte Benutzern über den KI-Assistenten und die Agenten angezeigt werden. Eine vollständige Übersicht darüber, wie diese Zugriffspunkte funktionieren, finden Sie im Artikel Docebo Knowledge.