SharePoint-Dateien-Wissenskonnektor

Einführung

Verbinden Sie SharePoint-Dokumentbibliotheken, damit deren Inhalte als durchsuchbares Wissen in Docebo verfügbar werden.

Dieser Konnektor synchronisiert in SharePoint-Dokumentbibliotheken gespeicherte Dateien mit Docebo Knowledge, sodass deren Inhalte durchsuchbar sind und von KI-Assistenten und -Agenten verwendet werden können. Er umfasst ausschließlich Dateien – keine Seitenseiten, Listen oder anderen Websiteinhalte.

1. Grundlegende Informationen

Welche Inhalte synchronisiert werden

Welche Inhalte extrahiert werden

Unterstützte Dateitypen für die Inhaltsextraktion

Dateien mit mehr als 50 MB werden nur mit Metadaten synchronisiert – ihr Inhalt wird nicht analysiert.

2. Voraussetzungen im Quellsystem

Erforderliche Rolle

Für die Einrichtung benötigen Sie eine der folgenden Microsoft-Entra-ID-(Azure-AD-)Rollen:

• Globaler Administrator oder
• Anwendungsadministrator oder Cloudanwendungsadministrator in Kombination mit einer Rolle, die die Erteilung der Administratoreinwilligung ermöglicht (z. B. Administrator für privilegierte Rollen)

Außerdem benötigen Sie auf jeder Website, die Sie synchronisieren möchten, Zugriff als Websitebesitzer oder SharePoint-Administrator.

Erforderliche Einstellungen

Die zu synchronisierenden Dokumentbibliotheken dürfen nicht durch ein Microsoft-Purview-Sensitivitätslabel oder eine Information-Rights-Management-(IRM-)Richtlinie geschützt sein, die die inhaltsbasierte Extraktion über APIs blockiert.

Bedingte Zugriffsrichtlinien dürfen den Dienstprinzipal der App nicht daran hindern, Microsoft Graph zu erreichen.

3. Vorbereitung im Quellsystem

App-Registrierung erstellen

Melden Sie sich beim Azure-Portal an und gehen Sie zu Microsoft Entra ID → App-Registrierungen → Neue Registrierung. Benennen Sie die App (z. B. „Docebo Knowledge connector“), lassen Sie Unterstützte Kontotypen auf „Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis“ gesetzt und legen Sie jetzt den Umleitungs-URI fest – wählen Sie Web und geben Sie die Rückruf-URL ein. Wenn Sie dies bereits bei der Registrierung erledigen, sparen Sie später einen Schritt. Die URL folgt immer diesem Muster: https://[YOUR-DOCEBO-PLATFORM-URL]/knowledge/v1/integrations/connections/callback – zum Beispiel https://demo.docebosaas.com/knowledge/v1/integrations/connections/callback. Wählen Sie Registrieren.

Registrieren einer Anwendung mit bereits eingetragener Umleitungs-URI.

API-Berechtigungen zuweisen

Öffnen Sie die App → API-Berechtigungen → Berechtigung hinzufügen und fügen Sie die unten aufgeführten Berechtigungen sowohl aus Microsoft Graph als auch aus SharePoint hinzu. Sobald alle Berechtigungen hinzugefügt wurden, wählen Sie Administratoreinwilligung erteilen, um sie gesammelt zu genehmigen.

Microsoft Graph

SharePoint

Konfigurierte Berechtigungen – Microsoft-Graph- und SharePoint-Berechtigungen, alle erteilt.

Clientgeheimnis hinzufügen

Gehen Sie zu Zertifikate & Geheimnisse → Neues Clientgeheimnis. Geben Sie eine Beschreibung und ein Ablaufdatum ein und wählen Sie anschließend Hinzufügen. Kopieren Sie nach der Erstellung den in der Spalte Wert angezeigten Wert – nicht den Wert in der Spalte Geheimnis-ID, die ähnlich aussieht, aber nicht für die Authentifizierung funktioniert. Nachdem Sie diese Seite verlassen haben, können Sie den Wert nicht erneut anzeigen.

Clientgeheimnisse laufen nach dem hier festgelegten Zeitplan ab. Wenn ein Geheimnis abläuft und nicht vorher ersetzt wird, funktioniert die SharePoint-Verbindung nicht mehr – setzen Sie sich vor dem Ablaufdatum eine Erinnerung.

Hinzufügen eines Clientgeheimnisses mit festgelegter Beschreibung und Ablaufzeit.

Zertifikat hinzufügen

Für den direkten Zugriff auf die SharePoint-API benötigen Sie zusätzlich zum Geheimnis ein Zertifikat.

Wir empfehlen, die integrierte Funktion zu verwenden, damit das Zertifikat und der private Schlüssel für Sie erstellt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Zertifikat generieren.

Dadurch werden sharepoint-cert.pem (das Zertifikat) erstellt und die Felder Zertifikat-Fingerabdruck und Privater Schlüssel automatisch für Sie ausgefüllt. Sie müssen das Zertifikat lediglich unter Zertifikate & Geheimnisse → Zertifikate → Zertifikat hochladen zu Ihrer App-Registrierung hinzufügen und sharepoint-cert.pem hochladen.

Registerkarte Zertifikate mit dem hochgeladenen Zertifikat und seinem Fingerabdruck.

Alternativ können Sie mit OpenSSL ein selbstsigniertes Zertifikat und einen privaten Schlüssel generieren:

openssl req -x509 -newkey rsa:2048 -keyout sharepoint-key.pem -out sharepoint-cert.pem -days 180 -nodes -subj "/CN=my-custom-cn"

cat sharepoint-key.pem | pbcopy

Dadurch werden ebenfalls der private Schlüssel und das Zertifikat generiert. Sie müssen jedoch darauf achten, den privaten Schlüssel anschließend manuell in das Feld zu kopieren und den Fingerabdruck zu kopieren, nachdem Sie das Zertifikat zu Ihrer App-Registrierung hochgeladen haben, um ihn ebenfalls in das entsprechende Feld einzutragen.

4. Erforderliche Aktionen in Docebo

Konnektor autorisieren

1. Gehen Sie zu Add-ons und Integrationen → Wissenskonnektoren → Erstellen → SharePoint - Files. Dieses Menü ist nur für Superadmins sichtbar.
2. Geben Sie die Verzeichnis-ID (Mandanten-ID) und die URL Ihrer SharePoint-Website ein – ohne das Präfix https:// und ohne abschließenden Schrägstrich.

SharePoint - Files verbinden mit den Feldern für Mandanten-ID und SharePoint-URL.

3. Geben Sie die Client-ID, das Clientgeheimnis, den Fingerabdruck des Zertifikats und den privaten Schlüssel Ihrer Azure-App ein und wählen Sie anschließend Verbinden.

SharePoint - Files verbinden mit den Feldern für Client-ID, Clientgeheimnis, Fingerabdruck des Zertifikats und privaten Schlüssel.

4. Erteilen Sie die Einwilligung im Microsoft-Popup.
5. Wählen Sie auf dem Bereichsbildschirm die Websites aus, von denen Dateien später zu Wissenssammlungen hinzugefügt werden können, und speichern Sie anschließend Ihre Auswahl.

Bereichsauswahl – Auswahl der Websites, deren Dateien synchronisiert werden sollen.