Einführung
Ihre Docebo-Plattform ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer Einschreibungen in Kurse über verschiedene Funktionen. Eine dieser grundlegenden Funktionen ist die Warteliste, mit der Sie die Kurseinschreibungen überwachen und dabei entscheiden können, wie viele Lernende gleichzeitig in einen Kurs oder eine Sitzung eingeschrieben werden können. Sie können auch Lernende verwalten, die auf die Einschreibung in einen Kurs warten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Einschreibungskapazitäten festlegen und die Warteliste für Kurse und ILT- oder Webinarsitzungen verwalten.
Verwalten von Selbsteinschreibungen
Benutzer können sich selbst von Katalogen aus in Kurse einschreiben. Die Einschreibungsrichtlinie wird auf Kursebene im Bereich der Kurseigenschaften verwaltet. Sie erreichen diesen Bereich, indem Sie auf das Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse zugreifen.
Suchen Sie den Kurs in der Liste auf der Tabelle der Hauptseite Kurse und klicken Sie auf die Kursbeschreibung. In der Registerkarte Eigenschaften, klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte Katalogoptionen aus.
Stellen Sie zunächst sicher, dass der Kurs in Katalogen sichtbar ist. Wählen Sie dazu entweder die Option Den Kurs in internen und externen Katalogen zeigen oder die Option Den Kurs nur in internen Katalogen anzeigen im Abschnitt Kurssichtbarkeit in Katalogen der Registerkarte aus. Wechseln Sie dann zum Abschnitt Selbsteinschreibung in den Kurs und konfigurieren Sie eine der folgenden Optionen:
- Selbsteinschreibungen sind nicht möglich: Der Kurs wird für alle Benutzer in externen Katalogen ausgeblendet. Superadmins und Power User sehen den Kurs in internen Katalogen als gesperrt, wenn sie nicht eingeschrieben sind. Lernende sehen den Kurs in internen Katalogen nur, wenn sie eingeschrieben sind.
- Selbsteinschreibungen sind verfügbar
- Selbsteinschreibungen sind während eines bestimmten Zeitraums verfügbar, legen Sie dabei ein Anfangs- oder Enddatum fest, ab bzw. bis dem sich Lernende einschreiben können, oder definieren Sie einen Zeitraum zwischen zwei Daten.
Wenn Selbsteinschreibungen verfügbar sind, entweder dauerhaft oder für einen begrenzten Zeitraum, können Sie die Einschreibungsrichtlinie im Abschnitt Kurseinschreibungsrichtlinie weiter konfigurieren (dieser Abschnitt wird nicht angezeigt, wenn Selbsteinschreibungen nicht verfügbar sind).
Die verfügbaren Einschreibungsoptionen für den Kurs sind:
- Nur Administratoren können Lernende einschreiben. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie den Kurs in Katalogen zwar sichtbar machen möchten, aber die Lernenden sollten sich nicht in den Kurs selbst einschreiben können. In diesem Fall können nur Superadmins (und berechtigte Power User) Benutzer in den Kurs einschreiben. Wenn der Kurs Teil eines Lernplans ist, wird diese Option bei Einschreibung eines Benutzers im Lernplan ignoriert. Wenn diese Option zusammen mit der Option Selbsteinschreibungen sind verfügbar im Abschnitt Selbsteinschreibung in den Kurs auf dieser Registerkarte ausgewählt wird, erscheint der Kurs zwar in Katalogen, ist aber gesperrt. Es wird empfohlen, nicht beide Optionen gleichzeitig zu aktivieren.
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Genehmigung des Administrators ausstehend. Wenn diese Option ausgewählt ist, können sich Lernende zwar in den Kurs selbst einschreiben, aber ein Superadmin (oder ein Power User mit Berechtigungen) muss die Einschreibung manuell genehmigen. Beachten Sie bitte Folgendes:
- Lernende werden bis zur Genehmigung auf die Warteliste des Kurses gesetzt. Dies bedeutet, dass Sie die Option Warteliste aktivieren auswählen müssen, wenn Sie diese Einschreibungsrichtlinie aktivieren.
- Wenn ein Kurs über das E-Commerce gekauft wird, wird die Standard-Einschreibungsrichtlinie außer Kraft gesetzt. Wenn bei einem kostenpflichtigen Kurs Selbsteinschreibungen möglich sind (indem die Option Selbsteinschreibungen sind verfügbar im Abschnitt Selbsteinschreibung in den Kurs aktiviert ist) und die Einschreibungsrichtlinie die Genehmigung des Administrators erfordert, werden Benutzer weiterhin nach einer Selbsteinschreibung sofort eingeschrieben. Dies gilt aber nicht, wenn sich Benutzer selbst in den Kurs über einen Lernplan einschreiben.
- Wenn der Kurs Teil eines Lernplans ist, wird diese Option bei Einschreibung eines Benutzers im Lernplan ignoriert.
- Selbsteinschreibung. Wenn die Einschreibungen frei sind, können sich Benutzer direkt aus dem Kurskatalog selbst in den Kurs einschreiben.
Benutzer können sich sowohl in E-Learning und ILT (Schulung mit Trainer)-Kurse als auch in Sitzungen von ILT-Kursen einschreiben.
Maximale Einschreibequote
Darüber hinaus können Sie die maximale Anzahl der gleichzeitig im Kurs eingeschriebenen Benutzer konfigurieren, indem Sie die Option im Abschnitt Maximale Einschreibequote aktivieren und einen Schwellenwert festlegen.
Wenn diese Option ausgewählt ist, können sich Benutzer nicht in den Kurs einschreiben, nachdem die maximale Einschreibequote erreicht wurde, es sei denn, die Warteliste für den Kurs ist aktiviert. In diesem Fall werden sie auf die Warteliste für den Kurs platziert.
Die maximale Einschreibequote wird nicht berücksichtigt, wenn sich Benutzer selbst einschreiben oder in Kurse im Rahmen eines Lernplans eingeschrieben werden. Bei ILT-Kursen werden die Benutzer zwar in den Kurs an sich eingeschrieben, nicht aber in einzelne Sitzungen. Wenn die maximale Einschreibequote jedoch erreicht wurde, haben sie keinen Zugang zu den Schulungsunterlagen.
Die maximale Einschreibequote wird bei Einschreibungen, die auf einer automatisierten Einschreibungsregel beruhen, ebenfalls nicht berücksichtigt: die Lernenden werden direkt in den Kurs eingeschrieben, auch wenn dieser bereits voll ist.
Konfigurieren der Warteliste für Kurse
Als Superadmin oder Power User mit entsprechenden Berechtigungen können Sie die Warteliste für Kurse aktivieren, indem Sie auf das Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse zugreifen.
Suchen Sie den Kurs in der Liste auf der Tabelle der Hauptseite Kurse und klicken Sie auf die Kursbeschreibung. Auf der Registerkarte Eigenschaften, klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte Katalogoptionen aus.
Aktivieren Sie im Abschnitt Warteliste die Option Warteliste aktivieren, damit die Benutzer, die sich über den Katalog in diesen Kurs einschreiben, ihre Einschreibungspriorität gegenüber den nicht eingeschriebenen Benutzern behalten.
Sie können auch die Option markieren, einen auf der Warteliste stehenden Lernenden automatisch einzuschreiben, wenn ein anderer Lernender abgemeldet wird. Das System wählt die auf der Warteliste stehenden Lernenden anhand des Einschreibungsdatums aus (siehe folgendes Kapitel).
Legen Sie schließlich die Selbsteinschreibungsrichtlinie fest, wie im Kapitel Verwalten von Selbsteinschreibungen dieses Artikels beschrieben. Wenn Selbsteinschreibungen zulässig sind, funktioniert die Warteliste-Funktion nur mit der Option Genehmigung des Administrators ausstehend und den Richtlinien zur Selbsteinschreibung.
Automatische Einschreibung von Benutzern aus der Warteliste
Sie können die automatische Benutzereinschreibung in den Kurs oder in eine Sitzung verwalten, indem Sie die Option Automatische Einschreibung aus der Warteliste zulassen, wenn sich Lernende abmelden in den Kurseigenschaften, Erweiterte Einstellungen - Registerkarte Katalogoptionen, Abschnitt Warteliste aktivieren.
Wenn diese Option ausgewählt ist, schreibt die Plattform automatisch einen auf der Warteliste stehenden Lernenden ein, wenn ein anderer Lernende sich aus dem Kurs oder der Sitzung abmeldet oder davon abgemeldet wird. Die automatische Neuzuweisung von Benutzern auf der Warteliste erfolgt in den folgenden Situationen:
- ein Superadmin hebt die Einschreibung eines aktiven Benutzers aus einem Kurs oder einer Sitzung auf.
- ein Benutzer meldet sich aus einem Kurs oder einer Sitzung ab.
- jedes Mal, wenn ein Benutzer die ILT- oder VILT-Sitzung wechselt, in der er eingeschrieben ist
Bitte beachten: Wenn mehrere Benutzer auf der Warteliste für einen Kurs oder eine Sitzung stehen, hat derjenige Vorrang, der sich am frühesten eingeschrieben hat (also zuerst auf der Warteliste stand).
Wann wird ein Benutzer auf die Warteliste für einen Kurs platziert?
Ein Benutzer kann auf die Warteliste eines Kurses gesetzt werden, wenn die Option Warteliste aktivieren aktiviert ist sowie aufgrund von Einschreibungskapazitäten oder -richtlinien, je nachdem, wie der Superadministrator die erweiterten Einstellungen des Kurses konfiguriert hat. Ein Benutzer wird in den folgenden Fällen auf die Warteliste eines Kurses gesetzt:
- Bei manueller Platzierung durch einen Superadmin oder einen Power User (mit entsprechenden Berechtigungen)
- Wenn die maximale Einschreibequote erreicht wird
- Wenn die Einschreibungsrichtlinie auf Genehmigung des Administrators ausstehend eingestellt ist (siehe Kapitel Verwalten von Selbsteinschreibungen in diesem Artikel)
- Wenn sich ein Benutzer in einen ILT-Kurs selbst einschreibt und es keine verfügbaren Sitzungen gibt oder alle Sitzungen ausgebucht sind und die maximale Einschreibequote im Kurs noch nicht erreicht wurde
- Wenn ein ILT-Kurs keine Sitzungen hat und die maximale Einschreibungsquote erreicht wurde
Wann wird ein Benutzer auf die Warteliste für eine Sitzung platziert?
Ein Benutzer kann aufgrund von Einschreibungskapazitäten oder -richtlinien auf die Warteliste einer ILT-Sitzung gesetzt werden, je nachdem, wie der Superadministrator die erweiterten Einstellungen des Kurses konfiguriert hat. Ein Benutzer wird in den folgenden Fällen auf die Warteliste einer Sitzung gesetzt:
- Bei manueller Platzierung durch einen Superadmin oder einen Power User (mit entsprechenden Berechtigungen)
- Wenn Sie eine maximale Einschreibungskapazität für die Sitzung festgelegt haben.
- Wenn die Sitzung ausgebucht ist, auch wenn die maximale Einschreibequote des Kurses nicht überschritten wurde. In diesem Fall lautet der Benutzerstatus im Kurs Eingeschrieben, während sein Status in der Sitzung Wartende Benutzer lautet.
- Wenn die maximale Einschreibequote des Kurses erreicht wird, auch wenn die Sitzung nicht ausgebucht ist.
Verwaltung der Warteliste für Kurse
Zur Verwaltung der Warteliste eines E-Learning-Kurses greifen Sie auf das Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse zu. Wählen Sie anschließend den Kurs aus und wechseln Sie zur Registerkarte Einschreibungen.
Der Einschreibungsstatus der Benutzer auf der Warteliste für den Kurs lautet Wartende Benutzer. Klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Zeile des Benutzers und wählen Sie die Option Einschreibung bearbeiten. Ändern Sie im rechten Bedienfeld den Einschreibungsstatus von Wartende Benutzer in Eingeschrieben, um die Benutzer in den Kurs einzuschreiben, oder in einen anderen verfügbaren Status. Drücken Sie Bestätigen, um Ihre Aktion abzuschließen. Verwenden Sie dieselbe Menüoption, um einen Benutzer manuell auf die Warteliste für einen Kurs zu setzen, indem Sie den Benutzerstatus in Wartende Benutzer ändern.
Verwaltung der Warteliste für ILT-Sitzungen
Zur Verwaltung der Warteliste einer ILT-Sitzung greifen Sie auf das Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse zu. Wählen Sie anschließend den ILT-Kurs aus, gehen Sie zur Registerkarte Sitzungen, wählen Sie eine Sitzung aus und wechseln Sie dann zur Registerkarte Einschreibungen und Bewertungen.
Klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Zeile des Benutzers und wählen Sie Status ändern aus, um den Einschreibungsstatus von Wartende Benutzer in Eingeschrieben zu ändern, um die Benutzer in die Sitzung einzuschreiben, oder in einen anderen verfügbaren Status. Verwenden Sie dieselbe Menüoption, um einen Benutzer manuell auf die Warteliste der Sitzung zu setzen, indem Sie seine Status in Wartende Benutzer ändern.
Platzierung von Lernenden auf die Warteliste
Nachdem die Einschreibungskapazitäten und -richtlinien festgelegt sind und der Kurs in Katalogen verfügbar ist, können sich Lernende einschreiben. Wenn die Warteliste aktiv ist und Lernende aufgrund der Einschränkungen von Kapazitäts- oder Einschreibungsrichtlinien auf die Warteliste gesetzt werden, werden sie auf der Kursseite durch ein Warnbanner darauf hingewiesen.
Wenn sich Lernende in eine Warteliste eines Kurses einschreiben, wird dieser Kurs auf der Seite Meine Kurse und Lernpläne angezeigt. Sie können die Kursseite ansehen, die allgemeine Informationen und eine Liste der Inhalte enthält, aber der Zugriff auf Schulungsunterlagen oder Sitzungen ist eingeschränkt. Die Kurskarte auf der Seite Meine Kurse und Lernpläne und in den Katalogen zeigt die Bezeichnung Warteliste an.
Tipps und Tricks
Um die Anzahl der Benutzer auf der Warteliste von Kursen von der Kursseite aus schnell anzusehen, aktivieren Sie die Spalte Warteliste mit der Funktion der Spaltenverwaltung.