Docebo für Slack Version 2

Einführung

Wenn Sie die Slack-Messaging-App für die interne Kommunikation verwenden, kann Docebo in diese integriert werden, sodass Sie Plattformbenachrichtigungen so konfigurieren können, dass sie über Slack gesendet werden.

Wie jede Plattformbenachrichtigung können Slack-Benachrichtigungen geplant und bestimmten Gruppen, Zweigen, Kursen und Lernplänen zugewiesen werden und können Ihrem Team über Direktnachrichten (vom Docebo-Bot in der privaten Slackbot-Nachricht) oder über öffentliche Kanäle gesendet werden.

Bitte beachten Sie:

• Die Legacy-Benachrichtigungs-Engine wird von Docebo für Slack Version 2 nicht unterstützt.
• Für diejenigen, die von Docebo für Slack Version 1 migrieren, siehe bitte Migration von Docebo für Slack Version 1 zu Version 2.
• Slack setzt ein Ratenlimit von einer Nachricht pro Sekunde pro Benutzer oder Kanal durch. Die Integration von Docebo mit Slack darf dieses Limit nicht überschreiten. Wenn Ihre Plattform Benachrichtigungen mit höherer Frequenz generiert, können einige Nachrichten in die Warteschlange gestellt oder verzögert werden.

Migration von Docebo für Slack Version 1 zu Version 2

Bevor Sie beginnen

Docebo für Slack Version 1 verwendet die Legacy-Benachrichtigungs-Engine in Docebo. Docebo für Slack Version 2 verwendet stattdessen die neue Benachrichtigungs-Engine. Infolgedessen wurden bei der Veröffentlichung der neuen Benachrichtigungs-Engine alle Docebo für Slack Version 1 Benutzer von der Migration weg von der Legacy-Benachrichtigungs-Engine ausgeschlossen.

Tatsächlich bringt die Migration von Slack Version 1 zu Version 2 zwei Migrationen mit sich: eine Änderung in der Integration und eine weitere, die von Docebo für Sie durchgeführt wird, nämlich die Migration zur neuen Benachrichtigungs-Engine.

Um von Slack Version 1 zu Version 2 zu migrieren, ohne Unterbrechungen zu erleben, müssen die Schritte in der folgenden Reihenfolge durchgeführt werden:

1. Die Docebo für Slack Version 2 Integration muss konfiguriert werden.
   Dies muss zuerst erfolgen, da es die Möglichkeit freischaltet, zur neuen Benachrichtigungs-Engine migriert zu werden. Es stellt auch sicher, dass Sie nach der Migration Ihrer Lernplattform zur neuen Benachrichtigungs-Engine weiterhin nahtlos Benachrichtigungen über Slack erhalten.
2. Ihre Benachrichtigungs-Engine wird von der Legacy-Engine migriert.
   Nachdem dies erfolgreich abgeschlossen wurde, übernimmt Docebo für Slack Version 2 die Benachrichtigungsverwaltung ohne Unterbrechung.
3. Docebo für Slack Version 1 kann zurückgesetzt werden.
   Durch diesen Schritt werden Legacy-Verbindungen zu Ihrem Slack-Konto aus der Version 1 Integration entfernt, die jetzt keine weitere Funktionalität mehr bietet.

Details zur Migration

Um von Docebo für Slack Version 1 zu Version 2 zu migrieren, konfigurieren Sie zunächst die Docebo für Slack Version 2 Integration gemäß den folgenden Kapiteln, beginnend mit Aktivierung der Slack Version 2 App in Ihrer Plattform, und stellen Sie sicher, dass Ihre Konfiguration gespeichert ist.

Kontaktieren Sie anschließend Ihren Customer Success Manager oder einen Support-Mitarbeiter, um die neue Plattform-Benachrichtigungs-Engine zu aktivieren. Sie erhalten eine Bestätigung, dass Ihre Anfrage eingegangen ist, und werden benachrichtigt, sobald die Benachrichtigungs-Engine aktiviert wurde. Bitte beachten Sie, dass dies kein automatischer Schritt ist und mehrere Tage in Anspruch nehmen kann. Ihre bestehenden Benachrichtigungen werden auf die neue Benachrichtigungsinfrastruktur migriert.

Warnung: Wenn Sie die neue Plattform-Benachrichtigungs-Engine aktivieren, bevor Sie Docebo für Slack Version 2 konfiguriert haben, erhalten Sie keine Benachrichtigungen mehr. Es ist wichtig, dass Sie die Reihenfolge der Anweisungen in diesem Kapitel einhalten.

Sobald die neue Benachrichtigungs-Engine aktiviert wurde, deaktivieren Sie Docebo für Slack Version 1 wie im Kapitel Zurücksetzen Ihrer Konfiguration in Docebo für Slack beschrieben.

Aktivierung der Slack Version 2 App in Ihrer Plattform

Aktivieren Sie die Slack V2 App wie im Artikel „Verwalten von Apps & Funktionen“ der Wissensdatenbank beschrieben. Die App ist in der Registerkarte Drittanbieter-Integrationen gelistet.

Konfiguration von Slack in Docebo

Um Slack in Ihrer Plattform zu konfigurieren, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie als Administrator in Ihrem Slack-Konto angemeldet sind, dann greifen Sie auf das Navigationsmenü zu, suchen den Bereich Add-ons und Integrationen (Puzzle-Symbol) und klicken auf den Eintrag Slack V2.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Slack konfigurieren, um fortzufahren.

Wenn Sie bereits im selben Browser bei Slack angemeldet sind, klicken Sie auf der folgenden Seite auf Erlauben, andernfalls melden Sie sich bei Slack an und folgen den Anweisungen, um der Integration die Verbindung zu Ihrem Slack-Arbeitsbereich zu erlauben.

Bitte beachten Sie: Sie müssen in Slack als Administrator oder als Benutzer mit der Systemrolle „Integration Admin“ angemeldet sein, um Docebo für Slack V2 mit Ihrem Slack-Arbeitsbereich verbinden zu können.

Die Slack-Integration verwendet folgende Berechtigungen (Scopes) innerhalb von Slack:

• incoming-webhook - Erstellen von Einweg-Webhooks zum Posten von Nachrichten in einem bestimmten Kanal
• commands - Hinzufügen von Shortcuts und/oder Slash-Befehlen, die Benutzer verwenden können
• channels:read - Anzeigen grundlegender Informationen über öffentliche Kanäle in einem Arbeitsbereich
• team:read - Anzeigen des Namens, der E-Mail-Domain und des Symbols der Arbeitsbereiche, mit denen Learning Hub verbunden ist
• users:read - Anzeigen der Personen in einem Arbeitsbereich
• users:read.email - Anzeigen der E-Mail-Adressen von Personen in einem Arbeitsbereich
• users.profile:read - Anzeigen von Profildetails über Personen in einem Arbeitsbereich

Nach erfolgreicher Verbindung werden Sie zur Slack V2 Eigenschaften-Seite weitergeleitet.

Als Nächstes müssen Sie in der Seite Benutzereinstellungen die Slack-Benutzerkennung mit der Docebo-Benutzerkennung verknüpfen. Bitte beachten Sie, dass in Docebo standardmäßig nur die Werte Benutzer-ID und Benutzername eindeutig sind.

Bitte beachten Sie: Für eine genaue Benutzerzuordnung und -aktualisierung müssen die Slack- und Docebo-Benutzerkennungen identisch sein. Wenn die Slack-Benutzer-ID abweicht, werden Benutzer entweder nicht zugeordnet (bei Verwendung der Zuordnungsmethode) oder als neuer Benutzer mit der Slack-Benutzer-ID bereitgestellt, ohne mit einem bestehenden Docebo-Konto verknüpft zu sein (bei Verwendung der Bereitstellungsmethode).

Benutzersynchronisierung

Wählen Sie anschließend Ihre Synchronisierungsmethode aus. Sie haben die Möglichkeit, entweder die Benutzerzuordnung-Methode zu verwenden, die einen Slack-Benutzer einem Docebo-Benutzer zuordnet, oder die Benutzerbereitstellungsmethode. Die Benutzerzuordnung ordnet einen Slack-Benutzer einem bestehenden Docebo-Benutzer zu, es werden keine neuen Benutzer von Slack zu Docebo bereitgestellt. Die Benutzerbereitstellung ermöglicht es Ihnen, neue Benutzer in Docebo zu erstellen, wobei die von Ihnen ausgewählten Felder synchronisiert werden.

Benutzerzuordnung

Die Benutzerzuordnung-Methode ermöglicht es Ihnen, Ihre bestehenden Benutzer in Docebo schnell mit Ihrer Slack-Benutzerbasis zu synchronisieren. Sobald Sie die korrekte Benutzerkennung ausgewählt haben, die Sie verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass im Abschnitt Synchronisierungsmethode die Option Benutzerzuordnung aktivieren ausgewählt ist.

Klicken Sie anschließend auf Änderungen speichern, um die Synchronisierung zu aktivieren.

Benutzerbereitstellung

Durch Aktivieren der Benutzerbereitstellung werden Ihre Slack-Benutzer mit Docebo synchronisiert. Wählen Sie zunächst im Abschnitt Synchronisierungsmethode die Option Benutzerbereitstellung aktivieren aus.

Wählen Sie anschließend den Standard-Zweig aus, in die neue Benutzer bereitgestellt werden sollen, indem Sie auf den Schaltfläche Zweig auswählen klicken. Nachdem Sie den passenden Zweig ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen.

Bitte beachten Sie: Wenn ein Benutzer bereits vor der Implementierung dieser Integration in Docebo bereitgestellt wurde, könnte der Benutzer in die von Ihnen in dem Integration gewählten Zweig verschoben werden.

Wenn Sie die Benutzerinformationen für alle bestehenden Benutzer ebenfalls aktualisieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Informationen für bestehende Benutzer aktualisieren. Wenn Sie eine Benachrichtigung an den Benutzer senden möchten, dass sein Konto in Docebo erstellt wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung Benutzer wurde erstellt senden (falls vorhanden).

Wählen Sie anschließend aus, welche Felder in Docebo mit Feldern in Slack abgeglichen werden sollen. Die folgenden Felder sind erforderlich und können nicht aus der Liste der zugeordneten Felder entfernt werden:

• Benutzername
• E-Mail-Adresse
• Vorname
• Nachname

Um eine Feldzuordnung zu ändern oder festzulegen, klicken Sie in der Slack-Feldbereich des zu bearbeitenden Feldes auf die Dropdown-Liste und wählen aus der verfügbaren Liste von Feldern in Slack aus.

Bitte beachten Sie: Das Feld, das Sie im Abschnitt Benutzerkennung als Kennzeichen gewählt haben, kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Wenn Sie weitere Felder in Slack zuordnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Felder hinzufügen und wählen Sie im Slide-in-Fenster die Felder aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

Sie können dann das zusätzliche Feld oder die zusätzlichen Felder wie die erforderlichen Felder zuordnen. Wenn Sie hinzugefügte Felder entfernen möchten, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile in jedem zusätzlichen Feld.

Nachdem Sie die Konfigurationsschritte abgeschlossen haben, klicken Sie auf Änderungen speichern.

Synchronisierungseinstellungen

In der Registerkarte Synchronisieren ist standardmäßig die Option aktiviert, Benutzerdaten mit Slack jedes Mal zu synchronisieren, wenn ein Benutzer in Slack erstellt oder geändert wird. Dies ermöglicht eine automatische Synchronisierung der Benutzerdaten bei einer Aktualisierung. Wenn Sie diese Option deaktivieren, müssen Sie jedes Mal, wenn Sie die Bereitstellung oder die Ordnung der Benutzer aktualisieren möchten, die Schaltfläche Synchronisieren im Abschnitt Manuelle Synchronisierung drücken.

Bitte beachten Sie: Die manuelle Synchronisierung führt einen vollständigen Datenimport durch und wird zuvor zugeordnete Benutzer mit neuen Informationen überschreiben. Dies sollte nur durchgeführt werden, wenn Sie Fehler in Ihrer vorherigen Konfiguration gemacht haben und bereits eine Synchronisierung durchgeführt wurde. Abhängig von der Anzahl der zugeordneten Benutzer kann dieser Vorgang lange dauern.

Verwaltung Ihrer bestehenden Verbindung

Die Verbindungsregisterkarte in der Slack v2 Integration ermöglicht es Ihnen, Informationen über den Namen Ihres verbundenen Arbeitsbereichs und die Team-ID zu finden. Diese Informationen finden Sie im Abschnitt Details der Registerkarte Verbindung.

Wenn Sie Ihre Verbindung mit Slack zurücksetzen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Daten zurücksetzen.

Bitte beachten Sie: Das Drücken der Schaltfläche Daten zurücksetzen entfernt alle zugeordneten Daten und Slack-Benutzerkennungen aus Ihrem System sowie die Verbindung zu Slack. Es werden nicht bereitgestellte Benutzer in Docebo entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Klicken Sie anschließend im Bestätigungsfenster auf Zurücksetzen.