Einführung
Wenn Sie Zoom Meeting und Zoom Webinar für Webschulungen verwenden, kann Ihre Docebo-Plattform in Zoom integriert werden, sodass Ihre Benutzer in ihren Docebo-Plattformen auf Live-VILT-Schulungssitzungen (virtuelle Schulungen mit Trainer) zugreifen können.
Sie benötigen ein aktives Zoom-Konto und müssen weiterhin den Bedingungen Ihres Vertrags zustimmen, um diese Integration erfolgreich konfigurieren zu können. Beachten Sie außerdem, dass Ihre Zoom-Lizenz die Möglichkeit zur Verwaltung von Meetings und Webinaren enthalten muss. Docebo gibt während der Webinarsitzungen die Vor- und Nachnamen sowie E-Mail-Adressen der Plattformbenutzer an Zoom weiter.
Dieser Artikel dient Superadmins als Leitfaden zur Konfiguration der Integration Docebo VILT für Zoom V3.
Aktivieren von Zoom in Docebo
Aktivieren Sie die Zoom-App wie im Artikel der Wissensdatenbank zur Verwaltung von Apps und Funktionen beschrieben. Die App ist auf der vertikalen Registerkarte Webkonferenzen aufgeführt.
Voraussetzungen
Bitte stellen Sie sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
| Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|
| Kontenverknüpfung |
Um Konten zu verknüpfen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie bei Zoom mit Administratorzugriff angemeldet sind oder alternativ mit einem Konto, das mindestens über dieselben Berechtigungsstufen verfügt, wie im Abschnitt Bevor Sie beginnen des Kapitels Verknüpfen eines Zoom-Kontos mit Docebo beschrieben. Bitte beachten: Das Konto, das Sie mit Zoom verknüpfen, muss über dauerhafte Rechte verfügen. Diese Zugriffsrechte dürfen nach Abschluss des Verknüpfungsvorgangs nicht entfernt werden, da die Integration andernfalls nicht mehr wie vorgesehen funktioniert. Docebo empfiehlt, hierfür ein Dienstkonto zu verwenden. Wenn Sie einige oder alle erforderlichen Rechte von dem Konto entfernt haben, das Sie zur Verknüpfung mit Zoom verwendet haben, müssen Sie die Berechtigungen erneut hinzufügen. |
| Host-Verknüpfung | Benutzer, die als Hosts zugewiesen sind, müssen über eine gültige Zoom-Lizenz verfügen und sowohl in Docebo als auch in Zoom mit identischen E-Mail-Adressen vorhanden sein. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zur Registerkarte Zoom-Hosts. |
| Lizenzen | Alle Benutzer in Zoom, die Sie als Hosts verknüpfen, müssen über eine gültige Meeting-Lizenz verfügen. Wenn Sie die Webinar-Funktion verwenden möchten, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass das Zoom-Konto für diese Funktion lizenziert ist. |
Verknüpfen eines Zoom-Kontos mit Docebo
Bevor Sie beginnen
Aus Sicherheitsgründen empfiehlt Docebo, den Umfang der Berechtigungen der Integration auf das Notwendige zu beschränken. Rufen Sie dazu zunächst Ihr Zoom-Admin-Panel auf und erstellen Sie eine Gruppe, die Sie für die verknüpften Konten in der Integration verwenden. Legen Sie anschließend im Bereich Rollen die folgenden Berechtigungen fest:
| Berechtigung | Zugriffsebene |
|---|---|
| Benutzerverwaltung | Ansicht, beschränkt auf die definierte Gruppe |
| Rollenverwaltung | Ansicht |
| Kontoeinstellungen | Ansicht |
| Aufzeichnungs- und Transkriptionsverwaltung | Ansicht |
| Nutzungsberichte | Ansicht |
| Berichte zur Benutzeraktivität | Ansicht |
Bitte beachten: Bei den Berechtigungen in der obigen Tabelle handelt es sich um Berechtigungen für Zoom-Adminrollen, die Sie vor der Verknüpfung manuell in Ihrem Zoom-Admin-Panel konfigurieren. Sie bilden eine separate, ergänzende Ebene zu den OAuth-Umfängen, die Zoom der Docebo-App automatisch gewährt, wenn Sie die Verknüpfungsanfrage genehmigen (z. B. Umfänge, mit denen Docebo Meetings und Webinare erstellen, lesen und aktualisieren kann). Aus diesem Grund enthält die obige Tabelle keine Zeile für Meetings oder Webinare: Der Zugriff auf Meetings und Webinare wird vollständig auf OAuth-/App-Ebene und nicht über Berechtigungen für Zoom-Adminrollen verwaltet. Die vollständige Liste der von der Docebo-App angeforderten OAuth-Umfänge finden Sie im Abschnitt Berechtigungen des Docebo-App-Eintrags im Zoom Marketplace (öffnet in einer neuen Registerkarte).
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Änderungen speichern.
Fügen Sie anschließend die Host- und alternativen Host-Konten, die Sie für diese Integration verwenden möchten, der erstellten Gruppe hinzu.
Tipp: Wenn Sie ein Konto aus der Gruppe entfernen, müssen Sie es auch aus der Integration entfernen. Andernfalls treten beim Planen eines Meetings Fehler auf.
Bitte beachten: Durch die Beschränkung der Berechtigungen für die Zoom-Adminrolle auf die von Ihnen erstellte Gruppe wird eingeschränkt, was das verknüpfte Konto ändern kann. Die Hostauswahl wird dadurch jedoch nicht eingeschränkt. Wenn Sie eine ILT-Sitzungsveranstaltung erstellen oder aktualisieren, ruft Docebo die vollständige Liste der Benutzer im Zoom-Mandanten ab, um die Dropdown-Liste für die Hostauswahl zu füllen, unabhängig vom Geltungsbereich der Gruppe. Wenn Sie einschränken müssen, welche Benutzer als Hosts ausgewählt werden können, verwalten Sie dies über Ihre Zoom-Lizenz oder Benutzerliste und nicht über den Gruppengeltungsbereich der Integration.
Nicht unterstützte Szenarien für die Kontenverknüpfung
Sie können ein Zoom-Konto, beispielsweise yourcompany.zoom.us, nicht mit mehr als einem LMS verknüpfen. Wenn Sie dies tun, wird die vorherige Verknüpfung überschrieben und funktioniert nicht mehr, wodurch alle erstellten Veranstaltungen ungültig werden. Sie können ein Zoom-Konto außerdem nicht mit mehr als einem Zoom-Benutzer im selben LMS oder in einem anderen LMS verknüpfen. Sollte diese Situation eintreten, müssen Sie das Docebo-Konto erneut mit demselben Zoom-Konto verknüpfen.
Beispiele für nicht unterstützte Szenarien
Fall 1: Verknüpfen eines Zoom-Kontos mit mehr als einem LMS:
| Szenario | Ergebnis |
|---|---|
|
Das Zoom-Konto ist mit den folgenden Plattformen verknüpft:
|
|
Fall 2: Verknüpfen eines Zoom-Kontos mit mehr als einem Zoom-Benutzer im selben LMS oder in einem anderen LMS:
| Szenario | Ergebnis |
|---|---|
|
Die folgenden Verknüpfungen werden erstellt:
|
|
Tipp: Wenn Sie mehr als ein Zoom-Konto verwenden müssen, verknüpfen Sie nur eines der Konten. Stellen Sie sicher, dass dieses Konto über die entsprechenden Berechtigungen für den Zoom Marketplace verfügt. Die nicht verknüpften Konten können anschließend unter dem ersten Unternehmenskonto als Hosts festgelegt werden. Jedes Host-Konto muss über eine gültige Lizenz verfügen, und die E-Mail-Adresse in Docebo muss mit der E-Mail-Adresse in Zoom übereinstimmen.
Unterstützte Kontenverknüpfungen
Rufen Sie in Docebo das administrative Zoom-Panel über Add-ons und Integrationen (Puzzle-Symbol) auf. Suchen Sie anschließend nach Zoom V3.
Daraufhin wird der Bildschirm angezeigt, auf dem Sie Ihre Zoom-Konten verwalten können. Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die Plus-Schaltfläche, um ein neues Konto hinzuzufügen. Geben Sie anschließend im daraufhin eingeblendeten Fenster den Kontonamen, den Sie verknüpfen möchten, sowie optional eine Beschreibung ein und klicken Sie dann auf Erstellen und bearbeiten.
Überprüfen Sie im nächsten Bildschirm, ob die eingegebenen Informationen korrekt sind, und klicken Sie anschließend in der Benachrichtigungsleiste Verknüpfung erforderlich auf die Schaltfläche Konto verknüpfen.
Klicken Sie im daraufhin angezeigten Bestätigungsfenster auf die Schaltfläche Konto verknüpfen, um mit dem Verknüpfungsvorgang fortzufahren.
Möglicherweise erhalten Sie an dieser Stelle eine Benachrichtigung mit dem Hinweis Sie können Docebo nicht autorisieren. In diesem Fall müssen Sie den Umschalter Für alle Benutzer genehmigen aktivieren, um fortzufahren.
Anschließend erhalten Sie in Zoom eine Benachrichtigung, in der Sie aufgefordert werden, die Verknüpfung zu bestätigen. Klicken Sie auf Zulassen, um mit der Verknüpfung des Kontos fortzufahren. Eine Liste der von der App benötigten Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Berechtigungen des Docebo-App-Eintrags im Zoom Marketplace (öffnet in einer neuen Registerkarte).
Ihr Konto wird nun auf dem Bildschirm Kontoverwaltung angezeigt. Wenn das Konto in Zoom vorhanden ist, wird der Status Verknüpft angezeigt, andernfalls Nicht verknüpft.
Konfigurieren Sie anschließend das Konto, indem Sie in der Liste auf den Kontonamen klicken. Dadurch gelangen Sie zu dem Bildschirm, auf dem Sie die Kontoeigenschaften verwalten können. Oben auf dem Bildschirm ist dieser in die Registerkarten Eigenschaften und Zoom-Hosts unterteilt. Die Registerkarte Eigenschaften enthält eine Seitenleiste, in der Sie zwischen den allgemeinen und erweiterten Einstellungen der Kontoeigenschaften wählen können.
Registerkarte Eigenschaften
Die Registerkarte Eigenschaften enthält alle Konfigurationsoptionen für die Kontenverknüpfung.
Bildschirm Allgemein
Der Bildschirm Allgemein enthält grundlegende Eigenschaften für das verknüpfte Konto.
Abschnitt Allgemeine Informationen
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Kontoname | In diesem Feld können Sie den Kontonamen ändern. |
| Beschreibung | In diesem Texteingabefeld können Sie eine optionale Beschreibung des Kontonamens hinzufügen. |
| Kontostatus | Dieses schreibgeschützte Feld zeigt an, ob das Konto verknüpft oder nicht verknüpft ist. |
Abschnitt Optionen
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Sitzungslimits pro Kurs festlegen | Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird ein Eingabefeld angezeigt, in dem Sie die maximale Anzahl von Sitzungen pro Kurs festlegen können. Dieser Wert kann zwischen 1 und 999 liegen. |
| Sitzungslimits pro Konto festlegen | Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird ein Eingabefeld angezeigt, in dem Sie die maximale Anzahl von Sitzungen pro Konto festlegen können. Dieser Wert kann zwischen 1 und 999 liegen. |
| Limits für gleichzeitige Räume festlegen | Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird ein Eingabefeld angezeigt, in dem Sie die maximale Anzahl gleichzeitiger Räume pro Konto festlegen können. Dieser Wert kann zwischen 1 und 999 liegen. |
Abschnitt Einstellungsvorlage
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Zoom-Meeting-Vorlage |
Wenn Sie in Zoom unter dem verknüpften Konto eine Meeting-Vorlage erstellt haben, können Sie sie hier zuweisen. Ihre Voreinstellungen werden dann automatisch für jedes Meeting verwendet, das mit diesem Konto erstellt wird. Bitte beachten: Zoom-Meeting-Vorlagen werden in Zoom vom verknüpften Konto definiert und für die Verwendung durch die Benutzer der Integration im Bildschirm Vorlagen verwalten aktiviert, indem die Kontrollkästchen in der Spalte Für Konto aktivieren ausgewählt werden. Nur Vorlagen, die vom mit Zoom verknüpften Benutzer auf Kontoebene in Zoom verfügbar gemacht wurden, können mit dieser Integration verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Admin-Meeting-Vorlagen in der Zoom Knowledgebase (öffnet in einer neuen Registerkarte). |
Bildschirm Erweiterte Einstellungen
Der Bildschirm Erweiterte Einstellungen enthält Einstellungen zur Aktivierung bestimmter Authentifizierungs- oder Registrierungsarten, wenn ein Benutzer an Ihren Meetings teilnimmt.
Abschnitt Registrierung
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Obligatorische Registrierung für alle Benutzer aktivieren |
Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, muss ein Benutzer, der an Ihrem Meeting oder Webinar teilnehmen möchte, bei Zoom angemeldet sein. Wenn der Benutzer nicht bei Zoom angemeldet ist, wird er in Zoom mit der in Docebo verwendeten E-Mail-Adresse sowie dem Vor- und Nachnamen registriert. Diese Option sollte aktiviert werden, wenn Sie sicherstellen möchten, dass der Lernende in Zoom dieselbe E-Mail-Adresse verwendet wie in Docebo. Wenn er nicht dieselbe E-Mail-Adresse verwendet und sein Zoom-Benutzerkonto nicht mit Docebo verknüpft ist, wird seine Teilnahme nicht registriert.
|
Abschnitt Authentifizierung
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Obligatorische Authentifizierung für alle Benutzer aktivieren | Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, müssen alle Benutzer, die an Ihrem Meeting teilnehmen möchten, über eine festgelegte Authentifizierungsmethode angemeldet sein. Dadurch können Sie die Herkunft der Benutzer kontrollieren, die an Ihrem Meeting oder Webinar teilnehmen, wenn sie sich beispielsweise über Ihre unternehmenseigene Single-Sign-on-Option anmelden müssen. |
Registerkarte Zoom-Hosts
Auf der Registerkarte Zoom-Hosts können Sie Benutzer als Zoom-Hosts zuweisen. Um einen Zoom-Host zuzuweisen, klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche und wählen Sie Zoom-Hosts zuweisen“ Wählen Sie anschließend in der ausziehbaren Liste alle Benutzer aus, die Zoom-Hosts werden sollen. Wenn Sie Ihre Auswahl abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.
Wenn Sie versuchen, einen Host zu verknüpfen, der Benutzer jedoch kein Konto in Zoom besitzt, wird in der Hostliste darauf hingewiesen, dass das Konto nicht verknüpft ist. Überprüfen Sie in diesem Fall die Angaben und erstellen Sie das Konto gegebenenfalls in Zoom. Klicken Sie anschließend in der Benutzerliste neben dem Namen auf das Symbol mit dem kreisförmigen Pfeil, um den Verknüpfungsvorgang erneut zu versuchen.
Um einen Benutzer als Host zu löschen, suchen Sie einfach das Papierkorbsymbol in der Zeile, in der der Benutzer aufgeführt ist, und klicken Sie darauf.
Um die Liste der Konten in Zoom zu Verifizierungszwecken zu überprüfen, melden Sie sich als Administrator bei Ihrem Zoom-Konto an und rufen Sie https://zoom.us/account/user#/ (öffnet in einer neuen Registerkarte) auf.