Einleitung
E-Mail-Absenderdomains werden hauptsächlich für das Versenden von Plattform-Benachrichtigungen und die Verarbeitung von Benutzer-Selbstregistrierungen verwendet.
Beispiel: Mit der E-Mail-Absenderdomain company.com können Sie E-Mail-Benachrichtigungen von jeder Absenderadresse versenden, die auf @company.com endet.
Bevor Sie eine E-Mail-Absenderdomain auf diese Weise verwenden können, muss sie im Bereich Domainverwaltungseinstellungen der Plattform konfiguriert werden, wie in diesem Artikel beschrieben.
Beachten Sie: Absenderadressen, die auf @docebo.com enden, können nicht mehr verwendet werden. Sie müssen stattdessen immer eine ordnungsgemäß konfigurierte E-Mail-Absenderdomain verwenden. Weitere Informationen und eine vollständige Liste, wo E-Mail-Absender in der Plattform verwendet werden, finden Sie im Community-Update zu Änderungen der E-Mail-Absender-Richtlinie (öffnet in neuer Registerkarte).
Voraussetzungen
Domainname
Sie müssen Eigentümer des Domainnamens sein, den Sie für E-Mails verwenden möchten. Dies erfolgt in der Regel über Ihren Registrierungsanbieter oder die IT-Abteilung Ihres Unternehmens.
Eine E-Mail-Absenderdomain kann zwischen der 2. und 5. Ebene liegen.
Beispiele:
- Ein Beispiel für eine 2. Ebene Domain ist
yourcompany.com. - Ein Beispiel für eine 3. Ebene Domain ist
learning.mybrand.com.
Die entsprechenden E-Mail-Adressen würden auf @yourcompany.com und @learning.mybrand.com enden.
Bitte beachten Sie: Verwenden Sie Ihre benutzerdefinierte Domain oder eine Ihrer sekundären Domains nicht erneut als E-Mail-Domain, da die erforderlichen DNS-Konfigurationen in Konflikt geraten können. Wir empfehlen, für E-Mails eine andere, aber verwandte Domain zu wählen.
Postfächer
Wenn Sie Antworten auf die von Ihnen versendeten E-Mails erhalten möchten, müssen Sie (ebenfalls über Ihren Anbieter oder die IT-Abteilung) die Postfächer erstellen, die Sie für den Versand von E-Mails über die Plattform verwenden möchten. Zum Beispiel updates@mybrand.com oder notifications@learning.mybrand.com.
Dies können Sie nach den in diesem Artikel beschriebenen Domainkonfigurationen tun.
Tipp: Wenn Sie keine Antworten benötigen, müssen Sie nur Ihre E-Mail-Absenderdomain konfigurieren, danach können Sie jede Absenderadresse unter dieser Domain verwenden (z. B. <anysender>@yourdomain.com).
Hinzufügen einer E-Mail-Absenderdomain
Sie können bis zu 500 E-Mail-Absenderdomains zur Plattform hinzufügen. Diese werden für das Versenden von Plattform-Benachrichtigungen und Selbstregistrierungen verwendet, entweder mit dem internen E-Mail-Absender oder einem externen SMTP-Server.
Wählen Sie zunächst Navigation Menü > Konfiguration-Menü (Schraubenschlüssel-Symbol) > Plattformeinrichtung und Tools > Domain-Verwaltung. Wählen Sie dann die Registerkarte E-Mail-Absenderdomains, um die Liste der bereits konfigurierten E-Mail-Absenderdomains anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf Neue Domains und Zertifikate und wählen Sie Neue E-Mail-Absenderdomain.
Geben Sie im Bedienfeld die erworbene E-Mail-Absenderdomain ein (z. B. mybrand.com) und klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten.
In der Registerkarte Allgemein können Sie nun wählen, ob Sie den Integrierten E-Mail-Dienst oder einen Benutzerdefinierten SMTP-Server für das Versenden von E-Mails von Ihrer benutzerdefinierten Domain verwenden möchten. Die folgenden Abschnitte geben Anweisungen für jede Option.
Integrierter E-Mail-Dienst:
Wenn Sie den Integrierten E-Mail-Dienst auswählen, werden Ihnen SPF-Eintrag und DKIM-Informationen auf dem Bildschirm angezeigt. Sie müssen alle diese Einstellungen kopieren und in die DNS-Konfiguration Ihrer E-Mail-Domain einfügen.
Tipp: DNS-Server werden typischerweise von Ihrem Domainsregistrierungs-, Ihrem Hosting-Anbieter bereitgestellt oder sind in Ihrem Firmennetzwerk selbst gehostet. Wenn Sie unsicher sind, wie DNS-Einträge bearbeitet werden, wenden Sie sich an Ihren Anbieter oder Ihre IT-Abteilung.
Weitere Informationen finden Sie auch im Artikel Domainverwaltung: Anforderungen an die DNS-Konfiguration > E-Mail-Domains.
Bitte beachten Sie: Beim Hinzufügen eines DNS-Eintrags lassen Sie bitte ausreichend Zeit vergehen, damit der Eintrag korrekt propagiert wird, bevor Sie Ihre Domain testen. Wenn Sie einen bestehenden Eintrag ändern, warten Sie bitte, bis die TTL (Time to Live) des alten Eintrags abgelaufen ist, bevor Sie den aktualisierten Eintrag verwenden.
Nachdem Sie dies getan und genügend Zeit für die Propagation der neuen DNS-Einstellungen gewartet haben, können Sie zu dieser Seite zurückkehren und auf DNS-Konfiguration testen klicken, um zu überprüfen, ob alles funktioniert:
Bitte beachten Sie: Wenn der Test fehlschlägt, kann dies auf eine Fehlkonfiguration Ihrer DNS-Einstellungen zurückzuführen sein. Zum Beispiel können fehlende DKIM-Einträge in Ihren DNS-Einstellungen ebenfalls dazu führen, dass die Validierung fehlschlägt. In diesem Fall würden Ihre E-Mails dennoch gesendet und empfangen, aber sie würden nicht mit dem DKIM-Header gesendet, der sie als authentisch bestätigt, und könnten beim Empfänger als Spam markiert werden.
Bewährte Verfahren: Sie sollten immer die notwendigen SPF-, DKIM- und MX-Einträge zu Ihren DNS-Einstellungen hinzufügen. Wird dies nicht getan, können Ihre E-Mails entweder als Spam markiert oder vom empfangenden E-Mail-Server vollständig abgelehnt werden.
Docebo ist nicht in der Lage, bei Problemen mit der Zustellung von E-Mail-Benachrichtigungen Unterstützung zu leisten, wenn die Plattform eine Absenderdomain ohne SPF-, DKIM- und MX-Einträge verwendet.
Option Benutzerdefinierter SMTP
Bitte beachten Sie: Die Option für einen benutzerdefinierten SMTP-Server ist nur verfügbar, wenn Sie die Custom SMTP App aktiviert auf Ihrer Plattform haben. Ohne diese App werden E-Mails immer über die Option Integrierter E-Mail-Dienst versendet.
Wenn Sie sich für einen externen Anbieter entscheiden, indem Sie die Option Benutzerdefinierter SMTP-Server auswählen, müssen Sie die folgenden Informationen Ihres SMTP-Anbieters eingeben:
- SMTP-Benutzername
- SMTP-Passwort
- SMTP-Server-Hostname
- SMTP-Port
Unter SMTP-Verschlüsselung: Wählen Sie die Option, die der Verbindungs-Sicherheitsmethode Ihres externen SMTP-Hosts entspricht:
| Option | Beschreibung | Typischer Port |
|---|---|---|
| TLS | Startet sofort eine TLS-verschlüsselte Verbindung (Implizites TLS). Verwenden Sie dies, wenn Ihr SMTP-Host den TLS-Handshake zu Beginn der Verbindung verlangt. | 465 |
| StartTLS |
Startet eine unverschlüsselte Verbindung und rüstet diese dann zu einer verschlüsselten Verbindung auf. Verwenden Sie dies, wenn Ihr SMTP-Host zuerst eine unverschlüsselte Verbindung verlangt, die dann während der Sitzung gesichert wird. Tipp: Kunden, die Microsoft365 als externen E-Mail-Absender verwenden, sollten StartTLS auswählen. |
587 |
Bitte beachten Sie: Die Auswahl der falschen Verschlüsselungsoption für den Port Ihres SMTP-Hosts führt dazu, dass der Verbindungstest fehlschlägt. Wenn Ihr Host Port 587 verwendet, wählen Sie StartTLS. Wenn Ihr Host Port 465 verwendet, wählen Sie TLS. Wenn Sie unsicher sind, welche Option Sie verwenden sollen, fragen Sie Ihren SMTP-Anbieter.
Die Plattform verwendet immer eine Verschlüsselung, um mit Ihrem externen E-Mail-Absender zu kommunizieren.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Verbindung testen, um die SMTP-Einstellungen Ihres benutzerdefinierten E-Mail-Absenders zu überprüfen. Klicken Sie dann auf Änderungen speichern.
Tipp: Wenn Sie den Verbindungstest nach dem Speichern der Änderungen erneut durchführen möchten, müssen Sie das SMTP-Passwort erneut eingeben. Alternativ können Sie die Verbindung testen, ohne das Passwort erneut einzugeben, indem Sie in der Liste der E-Mail-Absenderdomains auf das Ellipsensymbol neben Ihrer Domain klicken und Validierung prüfen auswählen.
Abschließend müssen Sie, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails zuverlässig zugestellt werden, auch sicherstellen, dass das als benutzerdefinierter Absender konfigurierte SMTP-Konto berechtigt ist, E-Mails im Namen der auf Benachrichtigungs-/E-Mail-Versand-Ebene konfigurierten Adresse zu senden (z. B. noreply@myemaildomain.it).
Dafür müssen Sie sich bei Ihrem SMTP-Anbieter über die notwendigen Konfigurationen erkundigen.
Beschränkungen des SMTP-Anbieters
Einige SMTP-Dienste setzen Limits für die Anzahl der gleichzeitig versendeten Nachrichten, die Anzahl der Empfänger pro Tag usw. Wenn eine Benachrichtigung diese Limits überschreitet, kann es sein, dass sie nicht an alle Empfänger zugestellt wird.
Um Zuverlässigkeit und Leistung der E-Mail-Zustellung zu gewährleisten, stellen Sie sicher, dass Ihr SMTP-Anbieter das E-Mail-Volumen Ihrer Plattform effektiv bewältigen kann. Das E-Mail-Volumen wird beeinflusst durch Faktoren wie die Anzahl und Häufigkeit der ausgelösten Benachrichtigungen und die Anzahl der Empfänger pro Benachrichtigung.
Die Verwendung von Microsoft 365 SMTP (öffnet in neuer Registerkarte) ist bei hohem Benachrichtigungs-/E-Mail-Volumen nicht die beste Lösung.
Verwalten von E-Mail-Absenderdomains
Wenn Sie Navigation Menü > Konfigurationsmenü (Schraubenschlüssel-Symbol) > Plattformeinrichtung und Tools > Domain-Verwaltung auswählen, zeigt die Registerkarte E-Mail-Absenderdomains die Liste der bereits in der Plattform konfigurierten E-Mail-Absenderdomains an.
Klicken Sie auf das Ellipsensymbol in einer Zeile, um die verfügbaren Aktionen für diese Domain aufzurufen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Validierung prüfen |
Dies führt entweder zu:
|
| Bearbeiten | Öffnet die Einstellungen dieser E-Mail-Absenderdomain. Siehe das Kapitel Hinzufügen einer E-Mail-Absenderdomain für eine Erklärung der Konfiguration |
| Löschen | Entfernt die E-Mail-Absenderdomain von der Plattform. Wenn Sie diese Aktion ausführen, werden alle E-Mails (z. B. Benachrichtigungen, Newsletter oder Selbstregistrierungsbestätigungen), die diese Domain als Absender verwendet haben, über das nicht vertrauenswürdige SMTP-Gateway versendet, und die Zustellung der E-Mail ist nicht garantiert. |
Sie können auch auf Neue Domains und Zertifikate klicken, um eine neue E-Mail-Absenderdomain zu erstellen.