Introduzione

L'app Docebo Learning Impact consente ai Superadmin e ai Power User di attivare l'invio automatico di email di valutazione dell’impatto formativo pronte all'uso, report di sessione e avvisi, per i singoli corsi in piattaforma. Vengono inviati, prima e dopo un corso, agli istruttori, agli studenti e ai manager degli studenti, al fine di misurare l'impatto formativo del corso. Le email automatiche di valutazione dell'impatto formativo, i report delle sessioni e gli avvisi vengono inviati seguendo regole precise. Non è possibile modificare queste regole, a meno di farne richiesta a Docebo utilizzando l'Help Center della piattaforma.

Questo articolo illustra le regole per l'invio automatico delle email di valutazione di Learning Impact.

Requisiti e Limitazioni

• Le email di Learning Impact vengono inviate dal lunedì al venerdì dalle 07:00 alle 12:00.
• Le email vengono inviate dopo la sincronizzazione della piattaforma esterna di Learning Impact e della piattaforma Docebo Learn. La sincronizzazione avviene ogni 2 o 4 ore. È possibile controllare lo stato di sincronizzazione dei diversi eventi nella tab Event Log (Registro Eventi) dell'app Docebo Learning Impact in Docebo Learn.
• non vengono inviate email durante il fine settimana, dal sabato alla domenica. Se un'e-mail deve essere inviata durante questo periodo, sarà posticipata al lunedì. 
• Le e-mail non vengono inviate tra le 12:00 e le 7:00 (EST per il Nord America/CET per l'EMEA). Se un'e-mail deve essere inviata durante questo periodo, sarà posticipata fino alle 7:00 del mattino.
• Solo gli studenti iscritti al corso dopo l'attivazione di Docebo Learning Impact riceveranno le notifiche via email per rispondere ai questionari di valutazione. Gli studenti iscritti o in procinto di completare il corso prima dell'attivazione di Docebo Learning Impact riceveranno le notifiche in piattaforma (se attivate), ma non riceveranno alcuna notifica via email.

Regole Generali per le Tempistiche di Invio delle Email di Learning Impact

La tabella che segue elenca le tempistiche per le email automatiche di valutazione dell'impatto formativo.

Email di Valutazione Iniziale dello Studente per i Corsi ILT, VILT e E-Learning

Gli studenti ricevono un'email di valutazione iniziale per fornire un feedback sul corso di formazione seguito.

L'email di valutazione iniziale viene inviata agli studenti entro 4 ore dal completamento del corso. Questo intervallo può essere personalizzato su richiesta solo per i corsi ILT e VILT. L’intervallo personalizzato non si applica ai corsi e-learning.

È possibile gestire le email di valutazione iniziale scegliendo il numero di email di promemoria. Il numero massimo di promemoria è 3; tuttavia, si consiglia di non inviare più di 3 email di promemoria. Quando uno studente risponde al questionario, le email di promemoria successive non vengono inviate. 

Nota: è possibile richiedere al team dell'Help Desk di Docebo di modificare questa email in un'altra lingua, utilizzando l'Help Center della piattaforma.

Email di Valutazione di Follow-Up dello Studente per i Corsi ILT, VILT e E-Learning

È consigliabile inviare le e-mail di valutazione di follow-up 90 giorni di calendario dopo la data di fine sessione, ma è possibile richiedere un intervallo compreso tra 30 e 120 giorni, a seconda del corso e del settore in cui si opera. Si noti che le email di valutazione di follow-up verranno inviate agli studenti anche se non hanno risposto al questionario iniziale.

È possibile gestire le email di follow-up scegliendo il numero di email di promemoria. Il numero massimo di promemoria è 3, ma si consiglia di non inviare più di 2 email di promemoria agli studenti. Quando uno studente risponde al questionario di follow-up, le email di promemoria successive non vengono inviate.

Nota: è possibile richiedere al team dell'Help Desk di Docebo di modificare questa email in un'altra lingua, utilizzando l'Help Center della piattaforma.

Email Informative ai Manager per i corsi ILT e VILT

I manager ricevono un'email informativa che riassume gli obiettivi del corso e gli obiettivi personali inseriti dai membri del loro team che hanno seguito il corso.

Se si è chiesto a Docebo di condividere il piano d'azione dello studente con i manager e se lo studente ha definito un piano d'azione, questa email includerà il piano d'azione dello studente. Se sono stati definiti degli obiettivi per il corso, l'email includerà anche un promemoria degli obiettivi del corso.

L'email informativa viene inviata ai manager 15 giorni dopo la fine della sessione se almeno uno studente ha risposto al questionario di valutazione iniziale. Se nessuno studente ha risposto al questionario di valutazione iniziale, l'email informativa al manager non viene inviata.

Nota: non è possibile modificare il contenuto o la lingua delle email informative ai manager. Inoltre, non è possibile impostare alcuna email di promemoria. 

Email di Follow-Up ai Manager per i corsi ILT e VILT

Alcune settimane dopo il corso, i manager ricevono un'email di follow-up per valutare l'impatto formativo del corso sui membri del loro team.

L'invio di un'email di follow-up del manager dipende dalle impostazioni effettuate da Docebo quando si contatta l'Help Center della piattaforma.

Le email di follow-up vengono solitamente inviate ai manager 90 giorni dopo la sessione, ma è possibile richiedere un intervallo compreso tra 30 e 120 giorni dalla data di fine sessione.

È possibile gestire le email di follow-up. Si consiglia di non inviare più di 3 email di promemoria ai manager. Quando un manager risponde a un'email di valutazione, le email di promemoria successive non vengono inviate. Si noti che l'email di valutazione del manager viene inviata anche se nessuno studente ha risposto al questionario di valutazione iniziale.

Nota: è possibile richiedere al team dell'Help Desk di Docebo di modificare questa email in un'altra lingua, utilizzando l'Help Center della piattaforma.

Email di Valutazione dell'Istruttore per Corsi ILT e VILT

La valutazione dell'istruttore è disponibile solo per i corsi ILT e VILT. Non è disponibile per i corsi e-learning.

Prima del corso di formazione, viene inviata all'istruttore un'email di valutazione contenente un link a un questionario sull'impatto formativo, per valutare il corso che sta per tenere.

Questa email viene inviata 2 giorni prima dell'inizio della sessione. Se la sessione inizia tra meno di 2 giorni (per esempio il giorno successivo alla ricezione dell'email), l'email di valutazione dell'istruttore viene inviata immediatamente (entro 10 minuti circa dalla sincronizzazione della piattaforma).

Se la sessione è già iniziata o se l'istruttore è stato creato all'inizio della sessione o aggiunto a una sessione esistente, l'email di valutazione dell'istruttore viene inviata entro un massimo di 4 ore da uno di questi eventi.

Se l'istruttore non risponde a questa email, riceverà un'email di promemoria. L'email di promemoria può essere personalizzata.

Se sono presenti più istruttori, ciascuno di essi riceverà un'email di valutazione dell'istruttore.

Nota: è possibile richiedere al team dell'Help Desk di Docebo di modificare questa email in un'altra lingua, utilizzando l'Help Center della piattaforma.

Email di Valutazione dell'Istruttore con Codici QR per i Corsi ILT e VILT

La valutazione dell'istruttore è disponibile con i codici QR solo per i corsi ILT e VILT. Non è disponibile per i corsi e-learning.

Agli istruttori viene inviata un'email di valutazione con 1 o 2 codici QR, a seconda delle opzioni scelte. Il primo codice QR consente agli istruttori di accedere al foglio presenze e a tutti i dati inseriti dagli studenti.

L'istruttore deve fornire agli studenti il secondo codice QR, che consentirà loro di accedere al foglio presenze e al questionario di valutazione iniziale.

I codici QR vengono inviati solo per i corsi ILT e VILT, non per i corsi e-learning.

Ulteriori informazioni sull'uso dei codici QR nei questionari Learning Impact.

Questa email viene inviata agli istruttori 2 giorni prima dell'inizio della sessione.

Se la sessione inizia tra meno di 2 giorni (per esempio domani), l'email viene inviata immediatamente (entro 10 minuti circa dalla sincronizzazione della piattaforma).

Se la sessione è già iniziata o se l'istruttore è stato creato all'inizio della sessione o aggiunto a una sessione esistente, l'email di valutazione dell'istruttore con i codici QR viene inviata entro un massimo di 4 ore da uno di questi eventi.

Se l'istruttore non risponde a questa email, riceverà un'email di promemoria. L'email di promemoria può essere personalizzata.

Se al corso sono assegnati più istruttori, ciascuno di essi riceverà un'email di valutazione dell'istruttore con i codici QR.

Nota: è possibile richiedere al team dell'Help Desk di Docebo di modificare questa email in un'altra lingua, utilizzando l'Help Center della piattaforma.

Email di Report della Sessione per l'Istruttore per i corsi ILT e VILT

Se si sceglie di condividere il report con gli istruttori, è possibile inviare agli istruttori un'email con il Report di Sessione dopo il corso. Questa email include un link al Report di Sessione. Il report mostra una panoramica dei risultati del questionario di valutazione iniziale inviato agli studenti, per una singola sessione di un corso ILT o VILT. Solo gli istruttori in possesso di un account per la piattaforma esterna di Learning Impact possono visualizzare il report della sessione.

L'email di report della sessione viene inviata circa 15 giorni dopo la fine della sessione. Nel caso in cui tutti gli studenti rispondano all'email di valutazione prima dei 15 giorni di intervallo, l'email di report della sessione verrà inviata quando il tasso di risposta degli studenti raggiunge il 100%.

Se sono presenti più istruttori, ciascuno di essi riceverà un'email di report della sessione. 

Non è possibile modificare l'email del report di sessione per l'istruttore. 

Avviso Individuale per i Corsi ILT, VILT e E-Learning

L'avviso individuale viene inviato agli amministratori della piattaforma in tempo reale, nel caso in cui un partecipante risponda a una domanda con un punteggio inferiore al minimo stabilito.

È possibile utilizzare le email di avviso solo per le valutazioni nominative, non per quelle riservate.

Per impostare gli avvisi, utilizzare l'Help Center della piattaforma. Per ogni avviso, è possibile personalizzare il valore minimo di attivazione e il destinatario o l'elenco di destinatari a cui l'avviso deve essere inviato.

Nota: Non è possibile modificare il contenuto o la lingua dei singoli avvisi.

Avviso di Sessione per i Corsi ILT e VILT

L'avviso di sessione viene inviato agli amministratori della piattaforma (e agli istruttori se la valutazione degli istruttori è attiva) 15 giorni di calendario dopo la data di fine sessione, se tutti gli studenti hanno completato il questionario, OPPURE alla data in cui l'ultimo studente completa il questionario, OPPURE se nessuno studente lo ha completato. L'avviso di sessione è disponibile per i corsi ILT e VILT, mentre non è disponibile per i corsi e-learning.

Per impostare gli avvisi, utilizzare l'Help Center della piattaforma. Per ogni avviso, è possibile personalizzare il valore minimo di attivazione e il destinatario o l'elenco di destinatari a cui l'avviso deve essere inviato.

Nota: non è possibile modificare il contenuto o la lingua dell'avviso di sessione. 

Valutazione Iniziale attraverso il Protocollo xAPI

Se la valutazione iniziale è inclusa in un corso, attraverso il protocollo xAPI, nella piattaforma Docebo Learn, l'email di valutazione iniziale viene inviata solo agli studenti che non hanno ancora risposto al questionario.