Introduzione

Il 26 gennaio 2021, i corsi in aula e i webinar sono stati unificati in un’unica entità in piattaforma, e sono identificati come corsi ILT (Instructor-Led Training). Come descritto nell’articolo della Knowledge Base Transizione alla Nuova Gestione di Corsi in Aula e Webinar, al fine di facilitare l’adozione della nuova gestione dei corsi, la migrazione dei corsi webinar è pianificata in tre fasi:

• Fase Uno della Migrazione - 26 gennaio 2021: i corsi webinar e le relative iscrizioni, sessioni, associazioni a strumenti per videoconferenze e istruttori hanno continuato ad essere gestiti con la vecchia esperienza, e il loro tipo di corso è stato definito come Webinar (Obsoleto a Breve). Abbiamo consigliato di utilizzare il tipo di corso ILT (Instructor-Led Training) per i nuovi webinar, e di ricreare anche i webinar esistenti con lo stesso tipo. 
• Fase Due della Migrazione: - 3 febbraio 2022: a partire dal rilascio settimanale del 3 febbraio 2022, sarà possibile preparare la propria piattaforma alla migrazione, mappando i campi aggiuntivi dei corsi webinar, ed entrando in fase di pre-migrazione. Una volta entrati in questa fase, i Superadmin della piattaforma potranno migrare manualmente i corsi, uno alla volta, o aspettare la migrazione automatica (Fase Tre della Migrazione), che inizierà il 23 febbraio 2022. La possibilità di entrare in fase di pre-migrazione o di procedere con la migrazione manuale dei corsi non è disponibile per le piattaforme che integrano Salesforce.
• Fase Tre della Migrazione - A partire dal 23 febbraio 2022: l’ultima fase della migrazione impatta solo le piattaforme dove la migrazione non è stata completata manualmente. In questa fase, i corsi aventi il tipo di corso  Webinar (Obsoleto a Breve) saranno migrati automaticamente come corsi ILT (Instructor-Led Training), e gestiti con la nuova esperienza. Questa fase inizierà il 23 febbraio 2022, e procederà con una migrazione graduale di tutte le piattaforme, fino all’11 marzo 2022. Quindi, il 23 febbraio i corsi della tua piattaforma potrebbero o non potrebbero essere migrati. Nel caso in cui non lo fossero, niente panico! Molto probabilmente abbiamo programmato la migrazione sulla tua piattaforma per un’altra data.

Questo documento fornisce informazioni dettagliate riguardo la seconda fase della migrazione, considerando le possibili implicazioni, e descrivendo come sarà eseguita la migrazione. 

Scopri di più sulla migrazione webinar nell'articolo della Knowledge Base che raccoglie le domande più frequenti al riguardo.

Dettagli del Corso

Gli ID corso dei corsi migrati rimarranno invariati, così come le loro proprietà, le proprietà avanzate e l'associazione ai materiali didattici.

I link dei corsi originari saranno mantenuti, così che siano ancora validi nel caso siano inclusi in notifiche già inviate agli utenti.

Iscrizioni ai Corsi

Le iscrizioni e i tracciamenti dei corsi migrati non saranno alterati, sia a livello di materiali didattici che a livello di tempo nella sessione.

Iscrizioni degli Istruttori

Con la nuova gestione delle iscrizioni per gli istruttori, gli istruttori sono assegnati alla sessione o all'evento senza essere iscritti. Per mantenere coerente il numero di iscrizioni dei corsi migrati:

• gli istruttori dei corsi migrati manterranno le proprie iscrizioni, ma il loro ruolo diventerà Tutor
• gli istruttori senza iscrizioni saranno migrati come Utenti in Attesa, e un Superadmin dovrà confermare l'iscrizione, oppure assegnati a una sessione o a un evento come istruttori

Scadenza delle Iscrizioni

Mentre la precedente gestione dei webinar permetteva di definire la data di inizio e fine iscrizione manualmente, la nuova esperienza di gestione non lo permette.

Le scadenze delle iscrizioni esistenti saranno migrate come definite nella precedente gestione. Dopo la migrazione, utilizzare l'opzione Giorni di Validità per gestire la durata delle iscrizioni per gli studenti.

Dettagli delle Sessioni

Le sessioni webinar saranno ricreate come sessioni ILT. La procedura di creazione genererà nuovi ID sessione, e non sarà possibile recuperare i vecchi ID. La migrazione garantirà che i link delle sessioni già distribuiti (per esempio, nelle notifiche) rimangano validi, e siano reindirizzati ai nuovi link. 

La configurazione dei widget di sessione rimarrà invariata. 

Frequenza e Iscrizione alle Sessioni

Le iscrizioni e la frequenza delle sessioni migrati non subiranno modifiche. Le registrazioni dei webinar saranno migrate, e i dati relativi al completamento delle sessioni live o attraverso le registrazioni saranno mantenuti. 

Date delle Sessioni

Le date delle sessioni webinar saranno migrate come eventi webinar di corsi ILT, anche chiamati VILT (Virtual Instructor-Led Training).

Date delle Sessioni Webinar con Durata Oltre la Mezzanotte

Mentre la precedente gestione dei webinar permette di programmare la durata delle sessioni anche oltre la mezzanotte, la nuova esperienza di gestione non offre questa possibilità.

Se i corsi migrati includono sessioni la cui durata supera la mezzanotte, il fuso orario di queste sessioni sarà modificato durante la migrazione in modo che gli eventi inizino e finiscano all'interno della stessa giornata. La data dell'evento rimarrà invariata.

Nel caso in cui la modifica al fuso orario non basti a mantenere l'intero evento all'interno della stessa giornata, il termine dell'evento sarà definito alle 23:59.

Strumenti per Videoconferenza

Gli strumenti per videoconferenza delle date delle sessioni e la relativa configurazione saranno migrati senza alterazioni negli eventi VILT migrati.

Gli eventi VILT supportano solo le ultime versioni degli strumenti per videoconferenza integrati in Docebo, e non supportano le seguenti integrazioni: Zoom V1, Adobe Connect V1, Webex V1, GoToMeeting V1 e BlueJeans. 

Le date delle sessioni configurate con una delle integrazioni sopra indicate saranno migrate come sono, e gli studenti potranno ancora accedervi. Non sarà però possibile creare nuovi eventi VILT utilizzando queste integrazioni. Assicurarsi di aggiornare la configurazione di queste sessioni utilizzando la nuova versione degli strumenti per videoconferenza.

Pulsante Partecipa

La migrazione manterrà la configurazione delle Opzioni Pulsante Partecipa. 

Mentre con la precedente gestione dei webinar gli studenti potevano accedere ai webinar prima degli istruttori, la nuova esperienza di gestione non offre questa possibilità.

Nel caso in cui l'orario in cui lo studente può partecipare al webinar sia antecedente all'orario dell'istruttore, la configurazione sarà mantenuta nel corso della migrazione, ma sarà necessario impostare nuovamente gli orari in base al nuovo standard quando si aggiorna la configurazione del corso, per qualsiasi motivo, dopo la migrazione.

Condizione Cancellazione dell'iscrizione dell'utente alla sessione webinar della App Automation

La condizione Cancellazione dell'iscrizione dell'utente alla sessione webinar della app Automation sarà dismessa con tutte le regole configurate con questa condizione.

Campi Aggiuntivi per i Webinar

Dal 26 gennaio 2021, i campi aggiuntivi per i corsi creati con l’opzione Sessioni Webinar sono disponibili solo per i corsi di tipo Webinar (Obsoleto a Breve).

A partire dal 2 febbraio 2022, sarà possibile mappare i campi aggiuntivi Sessioni Webinar in modo che siano migrati in base alle proprie necessità, insieme ai corsi di tipo Webinar (Obsoleto a Breve). Dopo aver mappato i campi aggiuntivi Sessioni Webinar, è possibile entrare nella fase di pre-migrazione, come descritto nel capitolo che segue.

Eventi Webhook Aggiornati

I seguenti eventi webhook includeranno un riferimento al vecchio ID della sessione webinar per le sessioni migrate, grazie al nuovo campo migrated_webinar_session_id: 

• ILT session deleted
• ILT session changed
• User enrolled in ILT session
• ILT session enrollment updated
• User unenrolled from ILT session
• ILT session attendance has been updated
• Ext Calendar ILT session changed

Pre-Migrazione

La pre-migrazione ha lo scopo di bloccare l’attività sui corsi di tipo Webinar (Obsoleto a Breve) al fine di assicurare la migrazione di tutti i dati.

Per entrare in fase di pre-migrazione, connettersi alla piattaforma come Superadmin in qualsiasi momento dopo il 2 febbraio 2022 e prima del 23 febbraio 2022, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra di ogni pagina della piattaforma, e cliccare Gestione Corsi nella sezione E-Learning. Cliccare quindi Go to Webinar Migration Area nel banner visualizzato in cima alla pagina.

Nella pagina Webinar Migration, spostarsi alla tab Webinar Additional Fields Mapping che elenca tutti i campi aggiuntivi di tipo Sessione Webinar definiti in piattaforma.

Per ogni campo aggiuntivo, selezionare il metodo di migrazione dal menu a tendina. Le opzioni disponibili sono:

• Migrate as New Additional Field. Selezionando questa opzione, i campi aggiuntivi di tipo Sessione Webinar saranno migrati come campi aggiuntivi Sessioni ILT. Se il nome del campo aggiuntivo migrato è già in uso da un campo aggiuntivo esistente, il nome del campo migrato sarà migrato con un suffisso numerico (_1), in modo da distinguerlo da quello già esistente. Questa opzione è l'opzione di default.
• Merge Values Into. Selezionando questa opzione, sarà necessario scegliere un campo aggiuntivo di tipo Sessioni ILT con lo stesso Tipo di Campo in modo che il campo aggiuntivo Sessioni Webinar sia migrato come il campo aggiuntivo di tipo Sessioni ILT. 
• Do Not Migrate (all values will be lost). Selezionare questa opzione per non migrare il campo aggiuntivo. Tutti i valori del campo aggiuntivo saranno persi, e non sarà possibile recuperarli una volta migrato il corso.

Una volta mappati tutti i campi aggiuntivi di tipo Sessioni Webinar, o nel caso in cui non si disponga di campi aggiuntivi di tipo Sessioni Webinar, si entrerà in fase di pre-migrazione cliccando Save and Proceed to Pre-Migration.

Una volta entrati in fase di pre-migrazione, non sarà possibile tornare indietro. La tab Migrazione Corsi Webinar elencherà tutti i corsi di tipo Webinar (Deprecated Soon) pronti per la migrazione. Da questo momento :

• non sarà più possibile creare corsi di tipo Webinar (Obsoleto a Breve) in piattaforma
• non sarà più possibile ordinare i campi aggiuntivi di tipo Sessioni Webinar nella tab Campi Aggiuntivi dell'area di Gestione Corsi 
• non sarà più possibile mappare i campi aggiuntivi di tipo Sessioni Webinar
• non sarà più possibile creare, modificare o cancellare i campi aggiuntivi di tipo Sessioni Webinar
• non sarà più possibile modificare o cancellare campi aggiuntivi di tipo Sessioni ILT selezionati con l’opzione Merge Values Into della migrazione dei campi aggiuntivi di tipo Sessioni Webinar

Migrazione

Una volta entrati in fase di pre-migrazione, spostarsi alla tab Webinar Courses Migration. Da qui è possibile procedere con la migrazione, come segue:

• Migrazione Manuale. Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga del webinar e selezionare Migrate. Non è possibile migrare più corsi contemporaneamente, ma solo individualmente.
• Migrazione Automatica. A partire dal 23 febbraio 2022, tutti i corsi di tipo Webinar (Obsoleto a Breve) saranno migrati da una procedura automatica. I campi aggiuntivi di tipo Sessioni Webinar non mappati entro questa data saranno migrati con la modalità Migrate as New ILT Session Additional Field (vedi il capitolo Pre-Migrazione di questo articolo)

Quando la migrazione inizia, lo stato di tutti i corsi di tipo Webinar (Obsoleto a Breve) sarà definito come In Manutenzione in modo che gli studenti non vi accedano, rischiando di perdere i propri tracciamenti. Al termine della migrazione, lo stato dei corsi migrati sarà ripristinato al valore pre-migrazione. 

La migrazione di ogni corso webinar sarà registrato dell’Audit Trail. 

Post-Migrazione

La fase di post-migrazione inizia al termine della migrazione di tutti i corsi di tipo Webinar (Obsoleto a Breve). Questa fase ha la durata di due mesi a partire dalla fine della migrazione, e offrirà il tempo necessario per riconfigurare le interazioni con i webhook e le notifiche. Al termine della fase di post-migrazione:

Notifiche

I tipi di notifica che seguono saranno dismessi, e le notifiche che le includono saranno rimosse:

• Utente in attesa di essere approvato per una sessione Webinar
• L'utente è stato approvato in una sessione Webinar
• L'utente è stato rifiutato in una sessione Webinar
• Un utente è stato iscritto ad una sessione webinar
• Cancellazione dell'iscrizione degli utenti a una sessione webinar
• I dettagli della sessione di un webinar sono stati modificati
• Una nuova sessione webinar è stata creata
• La sessione di un webinar è stata cancellata
• Inizia un nuovo webinar

La notifica ILT Event Starting sarà disponibile a partire dal 3 febbraio 2022.

Webhook

Gli eventi webhook che seguono saranno dismessi e rimossi dai webhook che li utilizzano. Se il webhook è composto solo da uno o più degli eventi che seguono, l’intero webhook sarà rimosso:

• Webinar session changed - course.webinarsession.updated
• Webinar session created - course.webinarsession.created
• Webinar session deleted - course.webinarsession.deleted
• Webinar session attendance has been updated - webinar.date.attendance.updated
• Users enrolled from Webinar session - webinar.session.enrollment.created
• Users unenrolled from Webinar session - webinar.session.enrollment.deleted
• Webinar session enrollment has been updated - webinar.session.enrollment.updated

Report

I report che includono dati relativi ai webinar subiranno le seguenti modifiche:

• Il report personalizzato Utenti - Sessioni Webinar sarà dismesso al termine della migrazione dei corsi di tipo Webinar (Obsoleto a Breve). I dati relativi ai corsi migrati saranno disponibili nel nuovo report personalizzato Utenti - Sessioni ILT. 
• Al termine della migrazione, la tab Webinar del report Attività Utente sarà rimossa e tutti i dati relativi ai corsi migrati saranno disponibili nella tab ILT (Instructor-Led Training)
• Per chi ancora non ha eseguito la migrazione ai nuovi report personalizzati, al termine della migrazione, i dati degli istruttori non saranno più disponibili nei report che seguono:
  • Utenti - Sessioni ILT
  • Gruppi - Corsi
  • Utenti - Corsi
  • Corsi - Utenti

API

Questa sezione elenca le API impattate dalla transizione, e come saranno gestite.

API Dismesse il 26 Gennaio 2021

Le API elencate nella tabella che segue sono state dismesse il 26 Gennaio 2021, al rilascio della nuova gestione di webinar e corsi in aula.

Descrizione API	Verbo API	URL API
Delete a session enrollment	DELETE	/learn/v1/enrollment/{id_course}/{id_user}/ilt/session/{id_session}
Retrieve a session enrollment	GET	/learn/v1/enrollment/{id_course}/{id_user}/ilt/session/{id_session}
Create a session enrollment	POST	/learn/v1/enrollment/{id_course}/{id_user}/ilt/session/{id_session}
Update a session enrollment	PUT	/learn/v1/enrollment/{id_course}/{id_user}/ilt/session/{id_session}
Evaluate users within a session	PUT	/learn/v1/enrollment/{id_course}/{id_user}/ilt/session/{id_session}/evaluation
Delete attendance of  users within a session	DELETE	/learn/v1/enrollment/{id_course}/{id_user}/ilt/session/{id_session}/attendance
Mark attendance of  users within a session	POST	/learn/v1/enrollment/{id_course}/{id_user}/ilt/session/{id_session}/attendance

API Completamente o Parzialmente Dismesse a Fine Febbraio 2022

Le API elencate nella tabella che segue sono da considerarsi delle API di transizione, e saranno utilizzate dal 26 Gennaio 2021 (dal rilascio della nuova gestione di webinar e corsi in aula) fino al rilascio mensile del febbraio 2022, in programma per il 23 febbraio 2022 (quando il tipo di corso Webinar sarà dismesso). Alla fine di questo periodo, saranno dismesse.

Descrizione API	Verbo API	URL API	Note
List classroom sessions	GET	/learn/v1/courses/{course_id}/classroom/session	La struttura dell’API non sarà modificata. L’API sarà aggiornata per essere conforme alla nuova gestione di webinar e corsi in aula, ma non mostrerà i dati relativi ai webinar. Sarà dismessa alla fine di febbraio 2022.
Create classroom sessions	POST	/learn/v1/courses/{course_id}/classroom/session	La struttura dell’API non sarà modificata. L’API sarà aggiornata per essere conforme alla nuova gestione di webinar e corsi in aula, ma non interagirà con i dati relativi ai webinar. Sarà dismessa alla fine di febbraio 2022.
Update classroom sessions	PUT	/learn/v1/courses/{course_id}/classroom/session/{session_id}	La struttura dell’API non sarà modificata. L’API sarà aggiornata per essere conforme alla nuova gestione di webinar e corsi in aula, ma non interagirà con i dati relativi ai webinar. Sarà dismessa alla fine di febbraio 2022.
Delete classroom sessions	DELETE	/learn/v1/courses/{course_id}/classroom/session/{session_id}	La struttura dell’API non sarà modificata. L’API sarà aggiornata per essere conforme alla nuova gestione di webinar e corsi in aula, ma non interagirà con i dati relativi ai webinar. Sarà dismessa alla fine di febbraio 2022.
Retrieve session details	GET	/learn/v1/courses/{course_id}/ilt/session/{session_id}	La struttura dell’API non sarà modificata. L’API sarà aggiornata per essere conforme alla nuova gestione di webinar e corsi in aula, ma non interagirà con i dati relativi ai webinar. Sarà dismessa alla fine di febbraio 2022. Se la sessione non include eventi, l’API non restituirà risultati.
Enroll single user into course	POST	/learn/v1/enrollments/{course_id}/{user_id}	L’API sarà modificata per essere retrocompatibile. L’API permetterà di iscrivere gli istruttori anche a webinar e corsi in aula. La modifica dell’API sarà dismessa alla fine di febbraio 2022, ma l’API rimarrà operativa.
Delete a user’ session enrollment	DELETE	/learn/v1/enrollment/{id_course}/{id_user}/session/{id_session}	L’API sarà modificata per essere retrocompatibile. L’API permetterà di  cancellare l’iscrizione degli istruttori sia che siano stati iscritti al corso, che assegnati con il nuovo metodo. La modifica dell’API sarà dismessa alla fine di febbraio 2022, ma l’API rimarrà operativa.
Joining or starting a webinar session's date	GET	/learn/v1/courses/{course_id}/session/{id_session}/date/{date}/join	Dismessa, non più necessaria.

API Aggiornate

Le API elencate in questa tabella sono state modificate a causa di modifiche strutturali o di comportamento.

Descrizione API	Verbo API	URL API	Note
Return enrollments list	GET	/learn/v1/enrollments	L’API sarà modificata per essere retrocompatibile. L’API mostrerà gli istruttori come iscritti, anche se l’iscrizione non è più necessaria per gli istruttori.
Create enrollment	POST	/learn/v1/enrollments	Questa API non permetterà più di iscrivere gli istruttori ai webinar e ai corsi in aula, in quando l’iscrizione non è più necessaria.
Update enrollment	PUT	/learn/v1/enrollments	Questa API non permetterà più di aggiornare le iscrizioni degli istruttori ai webinar e ai corsi in aula, in quando l’iscrizione non è più necessaria.
Update single enrollment into course	PUT	/learn/v1/enrollments/{course_id}/{user_id}	Questa API sarà modificata per bloccare le iscrizioni ai corsi in aula e ai webinar per gli utenti con livello istruttore. Tutte le altre combinazioni corso/livello utente funzioneranno come prima.
Delete enrollment in batch mode	DELETE	/learn/v1/enrollment/batch	Questa API non permetterà più di cancellare le iscrizioni degli istruttori ai webinar e ai corsi in aula, in quando l’iscrizione non è più necessaria.
Create enrollment in batch mode	POST	/learn/v1/enrollment/batch	Questa API non permetterà più di aggiornare le iscrizioni degli istruttori ai webinar e ai corsi in aula, in quando l’iscrizione non è più necessaria.
Duplicate enrollment	PUT	/learn/v1/enrollments/duplicate	Questa API non permetterà più di duplicare le iscrizioni degli istruttori ai webinar e ai corsi in aula, in quando l’iscrizione non è più necessaria.
Retrieve course detail	GET	/learn/v1/courses/{course_id}	La struttura dell’API sarà aggiornata per essere conforme alla nuova gestione di webinar e corsi in aula.
Retrieve sessions within a course	GET	/learn/v1/courses/{id}/sessions	La struttura dell’API sarà aggiornata per essere conforme alla nuova gestione di webinar e corsi in aula.

Nuove API

La tabella Nuove API mostra le nuove API disponibili per la nuova gestione di webinar e corsi in aula. Queste API sono operative dal 26 Gennaio 2021.

Le API che seguono includeranno un riferimento al vecchio ID della sessione (per le sessioni migrate) grazie al campo migrated_webinar_session_id:

• GET/course/v1/sessions/{session_id}
• GET/course/v1/courses/{course_id}/sessions
• GET/learn/v1/courses/{id}/sessions
• GET /learn/v1/courses{course_id}?get_all_sessions=1

Descrizione API	Verbo API	URL API
Get all sessions	GET	course/v1/courses/{course_id}/sessions
Create a new session	POST	course/v1/courses/{course_id}/sessions
Get a session	GET	course/v1/sessions/{session_id}
Update a session	PUT	course/v1/sessions/{session_id}
Duplicate a session	POST	course/v1/sessions/{session_id}/duplicate
Delete a session	DELETE	course/v1/sessions/{session_id}
Get session's enrollments	GET	course/v1/sessions/{session_id}/enrollments
Get all events	GET	course/v1/sessions/{session_id}/events
Create a new event	POST	course/v1/sessions/{session_id}/events
Evaluate users	PUT	course/v1/sessions/{session_id}/evaluate
Get an event	GET	course/v1/events/{event_id}
Update an event	PUT	course/v1/events/{event_id}
Duplicate an event	POST	course/v1/events/{event_id}/duplicate
Delete an event	DELETE	course/v1/events/{event_id}
Get event's attendance	GET	course/v1/events/{event_id}/attendance
Set user attendance	PUT	course/v1/events/{event_id}/attendance
List all webinar tools configured in platform	GET	course/v1/tools
Delete sessions enrollments in batch mode	DELETE	learn/v1/enrollments/sessions/batch
Add instructors to session and events in batch mode	POST	course/v1/instructors/add
Evaluate users in batch mode	PUT	course/v1/sessions/evaluate/batch
Duplicate events in sessions in batch mode	POST	course/v1/events/duplicate/batch
Mark users’ attendance in batch mode	POST	course/v1/events/attendance/batch
Delete events in batch mode	DELETE	course/v1/events/batch
Delete sessions in batch mode	DELETE	course/v1/sessions/batch
Delete recording	DELETE	course/v1/events/{event_id}/recording
Upload recording	POST	course/v1/events/{event_id}/recording
Get recording status	GET	course/v1/events/{event_id}/recording
Get recording	GET	course/v1/events/{event_id}/watch_recording
Get Join URL	GET	course/v1/events/{event_id}/join_webtool

Per ogni nuova API, l’elenco dei parametri disponibili sarà dettagliato nell’API browser di Docebo.