Introduzione

I corsi ILT e VILT sono organizzati in sessioni, e le sessioni possono essere composte da uno o più eventi, precedentemente chiamate date sessione. Non è necessario che gli studenti siano iscritti in tutte le sessioni che compongono in corso ILT / VILT, ma se sono iscritti ad una sessione, saranno iscritti a tutti gli eventi che compongono la sessione.

Questo articolo è una guida alla creazione e alla gestione di sessioni ed eventi, incluse la frequenza e la valutazione degli studenti ad essi iscritti.

Creare una Nuova Sessione

Per creare una nuova sessione, selezionare il corso nella pagina Gestione Corsi cliccando sulla descrizione, quindi premere il pulsante più in alto a destra nella pagina del corso, e selezionare l’opzione Nuova Sessione.

Nel pannello Nuova Sessione, definire il nome della sessione e il Limite Massimo di Iscrizioni, il numero massimo di studenti (istruttori esclusi) che potranno iscriversi alla sessioni. Le limitazioni potrebbero essere causate, per esempio, dalla capienza dell’aula o dal numero di licenze dello strumento di videoconferenza.

Utilizzare il campo Istruttori Sessione per identificare gli istruttori che gestiranno la sessione. Digitare le prime lettere del nome dell’istruttore e selezionare una delle opzioni disponibili. Se l’istruttore selezionato è già assegnato ad un altro evento, alla stessa data e alla stessa ora, un messaggio di allerta informerà della sovrapposizione. Quando un istruttore è assegnato ad una sessione, sarà assegnato automaticamente a tutti gli eventi inclusi nella sessione stessa, potrà registrare le presenze per tutti gli eventi inclusi nella sessione e definire se gli utenti hanno passato o meno la sessione. Gli istruttori possono inoltre creare e aggiornare il materiale didattico del corso. Gli istruttori non sono iscritti alla sessione, quindi non partecipano al calcolo del numero massimo di iscrizioni definito nelle proprietà avanzate del corso.

Spostarsi all’area Valutazione / Completamento della Sessione per configurare in che modo gli studenti potranno completare la sessione. Selezionare una delle opzioni disponibili:

Opzione	Descrizione
Manuale	La sessione potrà essere identificata come completata solo dai Superadmin e dai Power User (con i relativi permessi)
In Base alla Valutazione	La sessione sarà considerata completata se gli istruttori della sessione, i Superadmin o i Power User (con i relativi permessi) identificano manualmente la sessione come Superata nella tab Iscrizioni e Valutazioni. Inoltre, è possibile definire un punteggio massimo per la sessione. La possibilità di valutare gli studenti (opzione Valuta) è disponibile solo per le sessioni il cui completamento è basato sulla valutazione.
In Base alla Frequenza	La sessione sarà considerata come completata quando lo stato di frequenza nel foglio presenze identifica lo studente come Presente a tutti gli eventi della sessione, o per un numero definito di essi. Istruttori, Superadmin e Power User (con i relativi permessi) possono registrare la frequenza degli studenti anche quando il metodo di completamento della sessione è diverso da In Base alla Frequenza, ma, in questo caso, la sessione non sarà contrassegnata come completata.
In Base ai Materiali Didattici	La sessione sarà considerata completata quando lo studente completa il materiale didattico identificato come test nel corso.

Nel caso in cui siano stati definiti campi aggiuntivi obbligatori per la sessione, spostarsi alla tab Informazioni Aggiuntive nel pannello di destra, e compilarli. Questa tab non è visibile se non ci sono campi aggiuntivi obbligatori per la sessione.

Premere Crea e Modifica per completare la creazione della sessione. Si accederà automaticamente all’area di configurazione della sessione, divisa in tre tab: Proprietà, Eventi e Frequenza e Iscrizioni e Valutazioni.

Una volta creata, la sessione è visualizzata nella tabella della tab Sessioni dell’area del corso.

Gestire le Proprietà della Sessione

La tab Proprietà include due sezioni: Generale e  Dettagli.

La tab Generale mostra i dettagli della sessione, come configurati durante il processo di creazione. Da qui, è possibile modificarli in qualsiasi momento.

La tab Dettagli permette di gestire gli istruttori della sessione e di configurare la scadenza per le autoiscrizioni alla sessione. Definire una scadenza per l’autoiscrizione è un’opzione quando si permette agli utenti di autoiscriversi ai corsi nelle proprietà avanzate del corso. Le opzioni possibili sono:

Opzione	Descrizione
Scadenza automatica	La scadenza si basa sulla data di inizio della sessione. Quando si seleziona questa opzione, gli studenti possono autoiscriversi alla sessione fino alla data di inizio della sessione stessa, che corrisponde al primo giorno del primo evento incluso nella sessione.
Data della Scadenza	Questa opzione è utilizzata per configurare l’ultimo giorno utile in cui gli studenti possono autoiscriversi alla sessione.
Scadenza Dinamica	Questa opzione permette di configurare il numero di giorni prima della data di inizio della sessione in cui gli utenti possono autoiscriversi. La data di inizio della sessione è la prima data del primo evento incluso nella sessione.

Se la app E-Commerce è attiva in piattaforma, quando si definisce una data di scadenza, ricorda che gli utenti non potranno acquistare una sessione dopo la scadenza, nonostante sia possibile aggiungerla al carrello.

Se sono stati configurati dei campi aggiuntivi per il corso per i corsi ILT, è possibile compilarli nell’area Campi Aggiuntivi. I campi aggiuntivi obbligatori sono identificati come Obbligatori. Nel caso in cui non siano compilati, non sarà possibile creare la sessione o salvare le modifiche.

Creare e Gestire gli Eventi delle Sessioni

Spostarsi alla tab Eventi & Frequenza per creare un nuovo evento per la sessione. Premere il pulsante più in alto a destra della pagina, e selezionare Nuovo Evento. Nel pannello di destra, definire il nome, la data, la descrizione e l’ora dell’evento. Assicurarsi di selezionare il fuso orario corretto, in modo che la piattaforma possa convertirlo in base al fuso orario dell’utente quando invia la notifica di iscrizione.

Facoltativamente, è possibile definire una pausa per l'evento. Quando si definisce un periodo per la pausa, la piattaforma calcolerà il tempo effettivo di frequenza degli studenti sottraendo la durata della pausa dalla durata totale dell’evento.

Nell’area Tipo di Evento definire se l’evento è:

Tipo di Evento	Dettagli
In Aula (ILT)	Selezionare l’opzione Sede e quindi una sede e un’aula. Se il numero di sedi è inferiore a 40, saranno tutte elencate e selezionabili nel menu a tendina. Se il numero di sedi è superiore a 40, è necessario cercarla digitandone il nome, e selezionandola fra i risultati proposti.
Webinar (VILT)	Selezionare l’opzione Strumento per Videoconferenza. Per configurare un webinar, configurare lo strumento per videoconferenza e l’account utilizzati per ospitare il webinar (alcuni strumenti potrebbero richiedere una password). Se non si utilizza uno strumento webinar supportato, selezionare Sistema Personalizzato e inserire l’URL del webinar. Questo URL è la pagina web che si apre quando lo studente clicca Partecipa per accedere al webinar. Se si utilizza un sistema personalizzato, è possibile lanciare il webinar come oggetto xAPI/TinCan, ma questa operazione necessita di uno sviluppo esterno alla piattaforma. È possibile modificare lo strumento per videoconferenza o l’account utilizzato per il webinar in qualsiasi momento. Nella sezion Opzioni di Frequenza definire se la frequenza all’evento webinar (VILT) sarà confermata nel momento in cui gli studenti partecipano al webinar, e/o se guardano le registrazioni del webinar. Utilizzare la sezione Opzioni Pulsante Partecipa se si desidera impostare il numero di ore prima dell'inizio dell'evento in cui gli istruttori, i tutor e gli studenti vedranno il pulsante Partecipa (ad esempio, 01:00 = 1 ora prima dell'inizio dell'evento). Gli istruttori devono poter vedere il pulsante prima degli studenti. Quando si configura questa opzione, ricordare che i tutor sono considerati istruttori.
Sia In Aula che Webinar	Selezionare sia l’opzione Sede che l’opzione Strumento per Videoconferenza. Abilitare entrambe le opzioni permette di gestire le situazioni in cui parte degli studenti frequentano in aula, e parte online.

Attenzione! È possibile modificare il tipo di evento da aula (opzione Sede) a webinar (opzione Strumento per Videoconferenza) e viceversa, così come abilitare o disabilitare una delle opzioni. Consigliamo di assicurarsi che gli utenti siano informati del cambio di programma, se la app Notifiche è attiva in piattaforma, è possibile utilizzare una notifica a questo scopo.

Opzionalmente, abilitare l’opzione Strumento di Collaborazione per rendere disponibile un link ad uno strumento esterno (come Google Classroom, Miro, NewRow, Klaxoon) agli studenti, in modo che possano collaborare e restare in contatto per discutere, pianificare e progettare sugli argomenti del corso. L’URL dello strumento esterno è mostrato nell’area dei dettagli dell’evento.

Infine, è possibile scegliere un Istruttore per l'evento. Iniziare a digitare il nome dell'istruttore, quindi sceglierlo dall'elenco che apparirà sotto la barra di ricerca.

Premere Conferma per confermare la creazione dell’evento. Per modificare l'evento, accedere all'area di configurazione, dove sono disponibili due tab: Proprietà e Frequenza.

Partiamo dalla tab Proprietà. La sezione Generale di questa tab permette di controllare e modificare i dettagli definiti al momento della creazione dell’evento.

Spostarsi alla tab Dettagli per configurare gli istruttori dell’evento, se diversi dagli istruttori della sessione. Gli istruttori assegnati ad un evento in una sessione possono segnare la frequenza degli studenti per l’evento specifico, ma non avranno controllo sugli altri eventi della sessione. Gli istruttori degli eventi non possono caricare né gestire il materiale didattico assegnato al corso.

La tab Frequenza mostra l’elenco degli studenti iscritti alla sessione, e quindi all’evento. Da qui è possibile confermare la frequenza dell’utente cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’utente e selezionando l’opzione Segna la Presenza. Il pannello di destra mostra il foglio delle presenze per l’utente selezionato e da qui è possibile indicare se l’utente ha frequentato l’evento, e il numero di ore di frequenza. È possibile segnare la presenza di più utenti alla volta selezionandoli con la checkbox vicino ai loro nomi, cliccando Scegli Azione in basso a destra della tabella e quindi selezionando l’opzione Registra la Presenza.

Gestire gli Eventi

Per gestire gli eventi di una sessione, selezionare la sessione nella tab Sessioni del corso, e spostarsi alla tab Eventi e Frequenza.

Cliccare sull'icona filtro a sinistra della tabella e utilizzare le opzioni disponibili per filtrare gli eventi in base al tipo di frequenza, agli istruttori, alla data di inizio e fine, alle proprietà, alla sede e allo strumento per videoconferenza. Cliccare l'icona Column Selector (Selettore Colonne) per scegliere le colonne che si desidera visualizzare nella tabella, e usare il campo di ricerca testuale per cercare gli eventi in base ad una parola chiave.

Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’evento per gestire l’evento con una delle seguenti opzioni:

Azione	Descrizione
Modifica	Per modificare i dettagli dell’evento.
Duplica Evento	Per fare una copia dell’evento. Nel pannello di destra digitare il nome dell’evento copiato, e definire una data. Opzionalmente, è possibile assegnare lo stesso istruttore al nuovo evento. Quando si copia un evento, il nuovo evento sarà creato con tutti i dettagli dell’evento di origine, tranne l’assegnazione della sede (per i corsi in aula) e le iscrizioni. Accedere alla pagina dei dettagli del nuovo evento per assegnare una sede e un aula. Quando si duplica un evento, considerare che il nuovo evento potrebbe sovrapporsi ad altri eventi già presenti in piattaforma. Per evitare che questo accada, abilitare l’opzione Impedisci la sovrapposizione di sessioni in aula nelle opzioni avanzate della piattaforma, tab ILT. Questa opzione gestisce solo la duplicazione dell'evento, non la sua creazione.
Send Email to Instructors	Invia un'email a tutti gli istruttori dell'evento, o ad una selezione di essi. Quando si seleziona questa opzione, un pannello a scomparsa permette la composizione del messaggio e la selezione del mittente e dei destinatari dell'email. Sotto l'area del messaggio sono elencati gli shortcode che è possibile inserire nel testo dell'email, copiandoli e incollandoli. Questa opzione è disabilitata quando non ci sono istruttori assegnati all'evento, o quando nessuno degli istruttori ha un indirizzo email valido associato al proprio profilo utente.
Elimina	Per eliminare l’evento. Quando un evento è cancellato, la data dell’evento, i dati degli utenti relativi all’evento e la frequenza sono eliminati.

È possibile eseguire la stessa azione per più eventi, selezionando le caselle vicino al nome dell’evento e premendo Scegli Azione in basso a destra per:

• aggiungere velocemente degli istruttori agli eventi selezionati
• inviare un email agli istruttori degli eventi selezionati. A differenza da quanto succede per la stessa azione su un singolo evento, non è possibile inviare l'email solo ad alcuni istruttori
• cancellare gli eventi selezionati

Gestire le Iscrizioni e le Valutazioni delle Sessioni

Per maggiori dettagli sulle opzioni di iscrizione e valutazione delle sessioni ILT e VILT, fare riferimento all'articolo dedicato.

Gestire le Sessioni

Tutte le sessioni incluse in un corso ILT /VILT sono elencate nella tab Sessioni. Da qui, cliccare sull'elemento della colonna Eventi per accedere all’area di gestione dell’evento e sull’elemento della colonna Utenti Iscritti per gestire le iscrizioni alla sessione.

Cliccare sull'icona filtro a sinistra della tabella e utilizzare le opzioni disponibili per filtrare le sessioni in base all'istruttore, alle date di inizio e fine, alla sede, al tipo di frequenza e altri dettagli. Cliccare l'icona Column Selector (Selettore Colonne) per scegliere le colonne che si desidera visualizzare nella tabella, e usare il campo di ricerca testuale per cercare le sessioni in base ad una parola chiave.

Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga della sessione per eseguire una delle seguenti azioni:

Action	Description
Modifica	Per modificare i dettagli della sessione.
Stampa Foglio Presenze	Per creare una pagina di registrazione che gli studenti firmeranno per attestare la loro presenza. Maggiori dettagli sui fogli presenze.
Vista Studente della Sessione	Per avere un riscontro visivo della pagina della sessione che vedranno gli studenti iscritti. Questa pagina mostra le informazioni di ogni sessione a cui l’utente è iscritto. Cliccare sull’icona freccia nella riga della sessione per visualizzare le informazioni relative al luogo della sessione, e visualizzare la mappa.
Duplica Sessione	Per fare una copia della sessione. Nel pannello di destra, digitare il nome della sessione copiata e definire il numero di copie che si desidera creare. Per definire la frequenza con cui la sessione sarà ripetuta, selezionare l’opzione Frequenza delle Sessioni e utilizzare i menu a tendina messi a disposizione. Infine, definire se copiare i campi aggiuntivi della sessione (ricorda che i campi aggiuntivi per l'iscrizione non sono duplicati). Nel caso in cui siano stati definiti campi aggiuntivi obbligatori per la sessione, sarà mostrata la tab Informazioni Aggiuntive nel pannello di destra. Se i campi aggiuntivi non vengono compilati, non sarà possibile duplicare la sessione. Quando si duplica una sessione: la sessione duplicata sarà creata utilizzando tutti i dettagli della sessione di partenza, fatta eccezione per l’assegnazione della sede (per i corsi in presenza) e le iscrizioni. Accedere alla pagina dei dettagli della nuova sessione per assegnare classe e sede. se la sessione è eseguita da un Power User, ricordare che il creatore della sessione duplicata è il Power User che ha dupicato la sessione, e non l'utente che ha creato la sessione di origine La duplicazione degli eventi che compongono la sessione è eseguita da un'attività di background, e il tempo necessario al completamento dell'attività dipenda dal numero di eventi della sessione. Per questo motivo, è possibile che la tab Sessioni non visualizzi tutti gli eventi duplicati immediatamente dopo la duplicazione. Nel caso succeda, eseguire il refresh della pagina per monitorare il processo di duplicazione.
Invia Email agli Istruttori	Per inviare un'email a tutti gli istruttori della sessione e a tutti gli istruttori degli eventi che la compongono, o ad una selezione di essi. Quando si seleziona questa opzione, un pannello a scomparsa permette la composizione del messaggio e la selezione del mittente e dei destinatari dell'email. Sotto l'area del messaggio sono elencati gli shortcode che è possibile inserire nel testo dell'email, copiandoli e incollandoli. Se gli eventi in programma per il futuro hanno almeno un istruttore, è possibile limitare l'invio dell'email solo agli eventi futuri e attivi, selezionando l'opzione corrispondente. Questa opzione è disabilitata quando non ci sono istruttori assegnati alla sessione, o quando nessuno degli istruttori ha un indirizzo email valido associato al proprio profilo utente.
Elimina	Per eliminare la sessione.

Dalla tab Sessioni è possibile eseguire la stessa azione per più sessioni. Selezionarle cliccando sulle checkbox all’inizio della riga della sessione, e cliccare Scegli Azione in basso a destra della pagina per:

• assegnare velocemente gli istruttori a tutte le sessioni selezionate
• inviare un email agli istruttori delle sessioni selezionate. A differenza da quanto succede per la stessa azione su una singola sessione, non è possibile inviare l'email solo ad alcuni istruttori
• cancellare le sessioni selezionate

Eliminare una Sessione

Quando si elimina una sessione, i dati che seguono sono cancellati dalla piattaforma: gli eventi, i dati relativi alla frequenza degli utenti agli eventi e i materiali didattici della sessione non salvati nel Central Repository. Le iscrizioni degli utenti che si trovano nella lista di attesa della sessione e degli utenti non iscritti ad altre sessioni del corso sono eliminate, e gli utenti sono spostati nella lista di attesa del corso, indipendentemente dal loro stato nella sessione al momento della cancellazione. Gli utenti precedentemente iscritti alla sessione eliminata o ad un’altra sessione dello stesso corso non saranno spostati nella lista di attesa del corso, e manterranno le lori iscrizioni nelle altre sessioni.

Quando si cancellano sessioni VILT (webinar), assicurarsi di cancellarle direttamente in piattaforma, e non nello strumento di gestione del webinar.

Importare Sessioni e Eventi via CSV

È possibile importare sessioni ed eventi utilizzando file CSV, velocizzando il processo di creazione delle sessioni e degli eventi in piattaforma.

Note per Adobe Connect V2

Per chi integra Adobe Connect V2, quando si configura un evento con Adobe Connect Meeting come Strumento per Videoconferenza, è possibile selezionare un template o una cartella. Se l’evento sarà gestito da Adobe Connect Seminar, la selezione del template è facoltativa, ma l’associazione alla room è obbligatoria. Maggiori informazioni nell’articolo della Knowledge Base di Adobe Connect. 

A causa di una limitazione di Adobe Seminar, non è possibile creare due eventi seminar simultanei. È necessaria una pausa di almeno 30 minuti fra un evento seminar e l’altro. In caso di sovrapposizione di due eventi seminar, entrambi gli eventi saranno creati in piattaforma, ma solo il primo evento creato sarà anche creato in Adobe. 

Se si importano eventi ILT di tipo webinar via CSV, il valore dell'attributo sco-id è disponibile in Adobe Connect.

Inoltre, questa integrazione mette a disposizione un’ulteriore Opzione di Frequenza. Il nome dell’opzione è Contrassegna l'evento come completato se l'utente trascorre almeno la % indicata del tempo totale del webinar nello strumento webinar e permette di definire una percentuale minima di tempo che gli studenti devono spendere nell’evento al fine di identificarlo come completato. La percentuale è calcolata sulla durata totale dell’evento.

Quando si definisce un percentuale minima di tempo, tenere in considerazione che la durata effettiva dell’evento potrebbe differire da quella stimata, in quanto l’evento potrebbe iniziare o finire prima o dopo l’orario previsto. Per evitare che queste differenze abbiano un impatto sul completamento dell’evento, consigliamo di non definire la percentuale come 100%, ma al massimo come 90-95%.

Quando si seleziona l’opzione di frequenza Contrassegna l'evento come completato quando l'utente si collega al webinar, il valore della percentuale definito in questa area sarà ignorato.

Quando si seleziona l’opzione di frequenza Contrassegna come completato se l'utente accede alla registrazione, l’evento sarà contrassegnato come completato nel momento in cui l’utente accede alla registrazione, anche se non ha frequentato il webinar o se lo ha frequentato senza raggiungere la percentuale di frequenza predefinita. 

Quando si seleziona l’opzione Contrassegna l'evento come completato se l'utente trascorre almeno la % indicata del tempo totale del webinar nello strumento webinar, è possibile tracciare il tempo speso dagli utenti in sessioni Adobe Connect V2 utilizzando il campo Tempo nella Sessione con Strumento Webinar nei nuovi Report Personalizzati. 

Notifiche

Per fare in modo che gli utenti e i manager siano sempre al corrente del verificarsi di determinati eventi, assicurarsi che l'app Notifiche sia attiva in piattaforma e di aver creato e configurato correttamente le notifiche che seguono:

Notifica	Descrizione
La sessione ILT è stata modificata (ILT session changed)	Si attiva quando si modificano la data, l'ora, o la sede di una sessione ILT o quando il valore dell'opzione Numero Massimo di Iscrizioni viene modificato nel menu Proprietà, tab Opzioni Catalogo. In base ai destinatari selezionati, la notifica è inviata agli utenti iscritti alla sessione, agli istruttori iscritti alla sessione/eventi del corso, ai Power User che hanno visibilità sul corso (indipendentemente dal fatto che abbiano o meno visibilità sugli utenti iscritti alla sessione) o tutti Superadmin.
La sessione ILT è stata cancellata (ILT session deleted)	Si attiva quando un Superadmin cancella una sessione ILT.
La sessione ILT sta iniziando (ILT session starting)	Informa i destinatari quando la sessione ILT a cui sono iscritti sta per iniziare o è già iniziata.
È stata creata una nuova sessione ILT (New ILT session created)	Si attiva ogni volta che una sessione ILT viene creata da un Superadmin o da un Power User ed è inviata a tutti gli utenti iscritti al corso. Quando si seleziona Utenti come destinatari di questa notifica, è possibile utilizzare l'opzione Selezione Personalizzata per filtrarli selezionando solo gli utenti ancora non iscritti a nessuna sessione del corso (ma solo iscritti al corso) e/o gli utenti in lista d'attesa in almeno una sessione del corso. Questo filtro evita che siano inviate notifiche non necessarie agli utenti già iscritti ad una sessione dello stesso corso.
Utente ammesso alla sessione ILT (User approved into ILT session)	Notifica che un utente è stato ammesso da un Superadmin ad una sessione ILT. Gli utenti ricevono questa notifica al momento dell'ammissione. I Power User devono essere assegnati al corso e all'utente per ricevere la notifica.
Utente iscritto ad una sessione ILT (User enrolled in ILT session)	Notifica che un utente è stato iscritto ad una sessione ILT. Questa notifica non gestisce l'autoiscrizione con approvazione dell'Amministratore.
L'utente non ha passato la sessione ILT (User has failed ILT session)	Si attiva quando un Superadmin o un istruttore segna che l'utente non ha passato una sessione ILT.
L'utente ha passato la sessione ILT (User has passed ILT session)	Si attiva quando un Superadmin o un istruttore segna che l'utente ha passato una sessione ILT.
Cancellazione dell'iscrizione dell'utente da una sessione ILT (User unenrolled from ILT session)	Notifica che l'iscrizione di un utente a una sessione ILT è stata cancellata.
Utente in attesa di essere approvato in una sessione ILT (User waiting to be approved to an ILT session)	Si attiva quando un utente si autoiscrive a una sessione ILT. La notifica viene sempre inviata quando la politica di iscrizione al corso richiede l'approvazione dell'Amministratore e quando è libera, ma l'utente è messo nella lista d'attesa del corso perché la sessione è piena.
L'utente è stato rifiutato in una sessione ILT (User was declined from an ILT session)	Si attiva quando il Superadmin rifiuta l'autoiscrizione dell'utente ad una sessione ILT.

Attenzione! Gli utenti e i manager riceveranno le notifiche solo se in piattaforma è attiva l'app Notifiche e se il Superadmin ha impostato correttamente le notifiche sopra elencate.