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Creare Regole per l'App Automation

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Introduzione

L'app Automation di Docebo permette di definire regole e trigger per automatizzare alcuni processi nella piattaforma. Questo articolo è una guida alla creazione e alla gestione di diversi processi, utilizzando le condizioni e le azioni disponibili nell'app Automation. Ulteriori informazioni sull’attivazione dell'app e sulla gestione delle regole sono disponibili nell'articolo principale relativo alla Automation App della Knowledge Base.

Attenzione! Quando si crea una regola utilizzando un FTP, Docebo supporta solo FTP, SFTP con credenziali, e SFTP con chiavi pre-condivise.

Creare una Regola Automatica

L'app Automation permette di configurare delle regole che si attivano in base a determinate condizioni. Le regole si dividono in regole programmate e regole non programmate. Le regole non programmate sono eseguite non appena si verifica la condizione. Le regole programmate sono eseguite nel momento indicato. Quando una regola è programmata, il processo di attivazione sarà lanciato alla stessa ora, su base giornaliera, settimanale o mensile.

Per configurare l'app, accedere al Menu Amministrazione e selezionare Gestione nella sezione Automation. Nella pagina dell'app, premere il pulsante Nuova Regola. Nella finestra pop up, inserire il nome e la descrizione della regola, quindi premere Avanti.

Selezionare se si desidera programmare la regola o attivarla al manifestarsi di alcune condizioni. Con la programmazione, la regola sarà attivata alla stessa ora, su base giornaliera, settimanale o mensile. Se si seleziona questa opzione, utilizzare il menu a tendina sotto l’opzione per impostare ora e intervallo di attivazione (su base 24H). Premere Avanti per proseguire.

Quando si trasferisce un file dal protocollo di trasferimento file (File Transfer Protocol FTP/SFTP), il percorso cartella file può essere solo di primo o secondo livello. Fare riferimento agli esempi seguenti:

  • Corretto:home/HRISusers
  • Non corretto (3 livelli):home/NorthAmerica/HRISusers/

Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni su condizioni e azioni.

Note sulla creazione di una regola automatica

  • Se si sta creando una regola programmata e le impostazioni del fuso orario della piattaforma sono impostate su un fuso orario sfasato di 30 o 45 minuti rispetto all'UTC, l'automazione si attiverà allo scoccare dell'ora ma con un'ora di anticipo, per programmare correttamente l'automazione, posticipare l'orario di un'ora. Ad esempio, se si desidera avviare l'automazione alle 9:00, programmarla per le 10:00. Sono interessati i seguenti fusi orari:
    • India Standard Time (IST): UTC +5:30
    • Australian Central Standard Time (ACST): UTC +9:30
    • Australian Central Western Standard Time (ACWST): UTC +8:45
    • Australian Central Daylight Time (ACDT): UTC +10:30
    • Lord Howe Standard Time (LHST): UTC +10:30
    • Lord Howe Daylight Time (LHDT): UTC +11:30
    • Cocos Islands Time (CCT): UTC +6:30
    • Chatham Island Standard Time (CHAST): UTC +12:45
    • Chatham Island Daylight Time (CHADT): UTC +13:45
    • Afghanistan Time (AFT): UTC +4:30
    • Iran Standard Time (IRST): UTC +3:30
    • Iran Daylight Time (IRDT): UTC +4:30
    • Myanmar Time (MMT): UTC +6:30
    • Nepal Time (NPT): UTC +5:45
    • Newfoundland Standard Time (NST): UTC -3:30
    • Newfoundland Daylight Time (NDT): UTC -2:30
    • Marquesas Time (MART): UTC -9:30

Condizione: l'Utente ha Effettuato l'Accesso

Questa condizione attiva una regola nel momento in cui l'utente effettua l'accesso in piattaforma. Selezionare la condizione e premere Salva le Modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: Data di Scadenza dell’Utente

Una volta selezionata questa opzione, utilizzare il menu a tendina per selezionare se la data di scadenza è fra le seguenti: Non è vuoto, È nel futuro, È nel passato. Premere Salva le Modifiche. 

La condizione Data di Scadenza dell'Utente non può essere l'unica regola di un'automazione. Se questa condizione è l'unica selezionata, non scatenerà alcuna azione. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Dopo l'inserimento della regola, rivedere le condizioni attive e selezionare Tutte le condizioni devono essere soddisfatte. Premere Avanti per continuare.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: Cancellazione dell’Utente dal Corso

Questa condizione si attiva sia quando l’utente si cancella autonomamente da un corso, sia quando è cancellato da un Superadmin o da un Power User. La notifica è inviata a utenti esterni alla piattaforma.

Selezionare la condizione e premere Salva le Modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: Cancellazione dell'iscrizione dell'utente da una sessione ILT

Questa condizione si attiva sia quando l’utente si cancella autonomamente da una sessione di un corso ILT (Instructor-Led Training), sia quando è cancellato da un Superadmin o da un Power User. Questa notifica è inviata agli utenti di terze parti.

Selezionare la condizione e premere Salva le Modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: Il Corso è Stato Modificato

Questa condizione si attiva quando la configurazione del corso o le informazioni di base del corso (nome, descrizione, ecc.) sono modificate.

Selezionare la condizione e premere Salva le Modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Maggiori informazioni sui webhook.

Condizione: Acquisto Corso o Piano Formativo

Questa condizione si attiva quando un utente acquista un corso o un piano formativo.

Selezionare la condizione e premere Salva le Modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: Acquisto o Rinnovo Abbonamento

Questa condizione si attiva quando un utente acquista o rinnova un abbonamento.

Selezionare la condizione e premere Salva le Modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: Attivazione Fornitore di Contenuti

Questa condizione si attiva all’attivazione di un Fornitore di Contenuti in piattaforma, per visualizzarne i corsi nei cataloghi.

Selezionare la condizione e premere Salva le Modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: Disattivazione Fornitore di Contenuti

Questa condizione si attiva alla disattivazione di un Fornitore di Contenuti in piattaforma, per nasconderne i corsi dai cataloghi.

Selezionare la condizione e premere Salva le Modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: l’Utente è Stato Inattivo Per

Questa condizione si attiva quando l'utente è inattivo per un periodo di tempo definito nella condizione stessa.

Selezionare la condizione e utilizzare la sezione Valore per configurarne il comportamento, e premere Salva le Modifiche Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: Il Valore del Campo Aggiuntivo dell’Utente è

Questa condizione si attiva quando il valore del campo aggiuntivo dell'utente ha un determinato valore.

Selezionare la condizione e selezionare il Campo Aggiuntivo dal menu a tendina. Una volta selezionato, inserire il nome del campo nel campo di testo corrispondente. Premere Avanti per procedere. Controllare le condizioni attive e selezionare e controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: l'Amministratore ha Caricato un File nella cartella FTP

Questa condizione si attiva al caricamento di un file CSV su un sito FTP/SFTP, per l'elaborazione in piattaforma.

Selezionare questa opzione, e aggiungere il Protocollo e i Parametri per continuare. Selezionare FTP o SFTP nella sezione Protocollo e inserire l’host, la porta, lo username, la password, la cartella e il nome del file nei campi di testo corrispondenti. Il servizio FTP/SFTP dell'app Automation supporta file fino a 10MB.

Sotto i parametri è possibile selezionare l’opzione per abilitare le sezioni aggiuntive per cancellare, rinominare o spostare un file sorgente sul sito FTP/SFTP. Se si seleziona l’opzione che permette di rinominare un file sorgente, inserire il nuovo nome del file nella casella di testo corrispondente. Se si seleziona l’opzione che permette il spostare il file sorgente, indicare la nuova destinazione.

Una volta inserite le informazioni, premere Salva le Modifiche e Avanti.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: L’Utente Appartiene a Gruppi o Rami dell’Organigramma

Questa condizione si attiva quando un utente appartiene ad un gruppo o ad un ramo predefinito.

Selezionare l'opzione e premere Seleziona per selezionare i gruppi o i rami dalla finestra pop up, quindi premere Conferma. Premere Salva le Modifiche. Controllare le condizioni attive e selezionare e controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: Report Generato

Questa condizione si attiva quando il sistema genera un report personalizzato. La condizione Report Generato permette di esportare un report personalizzato dall’LMS ad un server FTP. Si tratta di una regola automatica molto utile per i report che contengono pochi dati e con alta frequenza di esportazione.

Questa opzione non è consigliata quando la mole di dati della piattaforma è elevata. Si consiglia di esportare i report con molti record manualmente: il tempo di attivazione necessario alla regola automatica è strettamente legato al numero di record nel report.

Selezionare questa opzione e utilizzare il menu a tendina per selezionare il report personalizzato. Premere Salva le Modifiche. Controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni devono essere soddisfatte. Premere Avanti per continuare.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Condizione: Nuovo Report Generato

Questa condizione si attiva quando il sistema genera un report personalizzato utilizzando i Nuovi Report. La condizione Nuovo Report Generato permette di esportare un report personalizzato dalla piattaforma ad un server FTP, ideale per chi dispone di pochi record che necessitano di essere esportati frequentemente. 

Sconsigliamo questa opzione a chi dispone di migliaia di record in piattaforma. In questo caso, consigliamo di esportare i record manualmente, poiché il tempo necessario per l'attivazione della regola automatica è strettamente legato al numero di record nel report. 

Selezionare questa opzione e utilizzare il menu a tendina per selezionare un report personalizzato. Premere Salva le Modifiche. Controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni devono essere soddisfatte. Premere Avanti per continuare.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci la Condizione. Questa condizione permette di usare le azioni che seguono:

Note Importanti per la Condizione Nuovo Report Generato

  • non è possibile programmare questa regola fra le 00:00 (mezzanotte) e le 07:00, in modo da garantire che non entri in conflitto con il refresh notturno dei dati
  • la migrazione dei report ai Nuovi Report non include i report automatici. È necessario cancellare la vecchia programmazione e crearne una nuova per i report interessati.

Azione: Imposta la Data di Scadenza dell'Utente

Questa azione permette di definire la data di scadenza per gli utenti che soddisfano i criteri definiti nella condizione. Dopo aver selezionato questa azione e definito una condizione, selezionare il valore per il calcolo della data di scadenza: ieri, oggi, 7 giorni a partire da oggi o 30 giorni a partire da oggi.

Premere Salva le Modifiche  per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia le Informazioni di Iscrizione

Questa azione permette di inviare una notifica a terze parti per informare che l’utente si è cancellato o è stato cancellato (da un Superadmin o da un Power User) da un corso. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni di cancellazione dal corso. Selezionare quindi il tipo di autenticazione e premere Salva le Modifiche. Premere Avanti per completare il processo di creazione.

I tipi di autenticazione disponibili sono:

  • Nessuna Autenticazione. Le informazioni sono inviate direttamente all'endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.
  • Username + Password.  Il messaggio cercherà di autenticare l'endpoint utilizzando lo username e la password.
  • Oauth2. Il messaggio chiamerà il servizio Oauth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all'endpoint selezionato.

Premere Salva le Modifiche  per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia Informazioni Corso

Questa azione permette di inviare una notifica a terze parti per informare della modifica delle informazioni relative ad un corso. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni del corso.

Selezionare quindi il tipo di autenticazione fra quelli disponibili:

  • Nessuna Autenticazione. Le informazioni sono inviate direttamente all'endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.
  • Username + Password.  Il messaggio cercherà di autenticare l'endpoint utilizzando lo username e la password.
  • Oauth2. Il messaggio chiamerà il servizio Oauth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all'endpoint selezionato.

Premere Salva le Modifiche  per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia i Dettagli del Corso/Piano Formativo

Questa azione permette di inviare notifiche a terze parti per informare dell'acquisto di un corso via e-commerce. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni del corso.

Selezionare quindi il tipo di autenticazione fra quelli disponibili:

  • Nessuna Autenticazione. Le informazioni sono inviate direttamente all'endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.
  • Username + Password.  Il messaggio cercherà di autenticare l'endpoint utilizzando lo username e la password.
  • Oauth2. Il messaggio chiamerà il servizio Oauth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all'endpoint selezionato.

Premere Salva le Modifiche  per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia i Dettagli della Transazione di Acquisto Abbonamento

Questa azione permette di inviare notifiche a terze parti per informare dell'acquisto di un abbonamento attraverso l'e-commerce. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni del corso.

Selezionare quindi il tipo di autenticazione fra quelli disponibili:

  • Nessuna Autenticazione. Le informazioni sono inviate direttamente all'endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.
  • Username + Password.  Il messaggio cercherà di autenticare l'endpoint utilizzando lo username e la password.
  • Oauth2. Il messaggio chiamerà il servizio Oauth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all'endpoint selezionato.

Premere Salva le Modifiche  per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Mostra Tutti i Corsi del Fornitore di Contenuti nei Cataloghi

È possibile selezionare questa azione solo in concomitanza con la condizione Attivazione Fornitore di Contenuti per mostrare i corsi di un Fornitore di Contenuti nei cataloghi al momento dell’attivazione del fornitore. Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare.

Premere Salva le Modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. Maggiori informazioni sulla mappatura delle colonne nello schema di import.

Azione: Nascondi Tutti i Corsi del Fornitore di Contenuti nei Cataloghi

È possibile selezionare questa azione solo in concomitanza con la condizione Disattivazione Fornitore di Contenuti per nascondere i corsi di un Fornitore di Contenuti dai cataloghi al momento della disattivazione del fornitore. Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva le Modifiche per terminare, quindi premere Avanti.

Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. Maggiori informazioni sulla mappatura delle colonne nello schema di import.

Azione: Importa Utenti da CSV

Questa azione permette di importare utenti da un file CSV. Una volta selezionata questa azione, dopo aver definito una condizione, premere Schema di Importazione, quindi Aggiungi una Nuova Colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario. Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare.

Per importare gli utenti da un file CSV, utilizzare i seguenti nomi e valori dei campi per garantire una mappatura corretta con i campi dei dati utente della piattaforma. 

Do Not Import
Tipo:
Nessun valore
Note:
Utilizzare questo campo se si desidera "saltare" la colonna nel file CSV.
Username
Tipo:
Stringa o Numerico
Esempio:
john.smith
Note:
  • Questo campo non è case-sensitive.
  • Questo campo e i campi USER ID o UUID non possono essere presenti nello stesso file CSV, in caso contrario si riceverà un errore durante l'import.
  • È possibile utilizzare questo campo per modificare i nomi utente dei profili utente tramite file CSV. Per ulteriori informazioni, consultare il campo New Username for Existing User.
First Name
Tipo:
Stringa
Esempio:
John
Last Name
Tipo:
Stringa
Esempio:
Smith
Email
Tipo:
Stringa
Esempio:
john.smith@example.com
Note:
  • Sono accettati la maggior parte degli indirizzi e-mail validi
  • Limite di 45 caratteri prima del carattere '@'
  • Limite di 45 caratteri dopo il carattere '@'
New Password
Tipo:
Stringa
Esempio:
aptSwTrWIY452L6
Note:
  • Le password devono soddisfare i criteri di complessità specificati nell'area Configurazione della piattaforma.
  • Quando viene creato un utente senza password, la password è generata automaticamente.
  • Questo campo e il campo Password Hash non possono esistere nello stesso file CSV, in caso contrario si riceverà un errore durante l'import dei dati.
New Username for Existing User
Tipo:
Stringa o Numerico
Esempio:
john.smith
Note:
  • Questo campo non è case-sensitive.
  • È possibile utilizzare questo campo per modificare i nomi utente dei profili utente tramite CSV. Mappare la colonna del file CSV con i nomi utente attuali che si desidera modificare nel campo Username o User ID Docebo e mappare la colonna del file CSV con i nuovi nomi utente nel campo New Username.
Force Password Change
Tipo:
Booleano
Esempio:
  • 0 / 1
  • no / yes
  • TRUE / FALSE
Note:
  • Per forzare l'utente a cambiare la password al prossimo accesso, impostare questo valore a 1, yes o TRUE
  • Per nonforzare l'utente a cambiare la password al prossimo accesso, impostare questo valore a 0, no o FALSE
Language
Tipo:
Stringa
Esempio:
English
Note:
Timezone
Tipo:
Region/Locale
Esempio:
Europe/Rome
Note:
  • Deve corrispondere al nome del fuso orario scritto in piattaforma (senza GMT +XX:XX).
  • Questo campo non è case-sensitive.
Date Format
Tipo:
Stringa
Formato:
  • YYYY-MM-DD
  • DD-MM-YYYY
  • MM/DD/YYYY
  • YYYY/MM/DD
Esempio:
2011-12-03
Note:
  • Questo campo non è case-sensitive
Active
Tipo:
Booleano
Esempio:
  • 0 / 1
  • no / yes
  • FALSE / TRUE
Note:
  • L'utente è attivo se definito a 1, yes o TRUE
  • L'utente è inattivo se definito a 0, no o FALSE
Expire On
Tipo:
Stringa
Formato:
  • YYYY-MM-DD
  • DD-MM-YYYY
  • MM/DD/YYYY
  • YYYY/MM/DD
Password Hash
Tipo:
Stringa
Note:
  • La password deve essere pre-crittografata con l'algoritmo Blowfish con 13 passaggi.
  • Questo campo e il campo Password non possono coesistere nello stesso file CSV, in caso contrario si riceverà un errore durante l'import.
Is Manager
Tipo:
Booleano
Esempio:
no / yes
Note:
  • Quando questo campo è impostato su yes, l'utente viene creato come manager e può gestire i membri del team.
Level
Tipo:
Stringa
Esempio:
  • user
  • poweruser
  • superadmin
Note:
  • Se definito come user, l'utente sarà creato come Utente
  • Se definito come poweruser, l'utente sarà creato come Power User
  • Se definito come superadmin, l'utente sarà creato come Superadmin
  • Questo campo non è case-sensitive.
Power User Profile
Tipo:
Stringa
Note:
  • Questo campo contiene il nome di un profilo Power User esistente come stringa.
Branch
Tipo:
Stringa
Note:
  • Questo campo contiene il nome di un ramo esistente come stringa.
  • Questo campo è case-sensitive.
  • Non è possibile aggiungere un utente a più di un ramo con questo tipo di import.
Branch-Code
Tipo:
Stringa
Note:
  • Questo campo contiene il codice di un ramo esistente come stringa.
  • Questo campo è case-sensitive.
  • Non è possibile aggiungere un utente a più di un ramo con questo tipo di import.
Branch Name Path
Tipo:
Stringa
Esempio:
Root/ParentBranch1/ChildBranch1
Note:
  • Questo campo è case-sensitive.
  • Rappresenta il path completo dei rami di appartenenza dell'utente; se il ramo non esiste, sarà creato automaticamente. Il path completo deve essere specificato anche quando si crea un sottoramo di un ramo esistente (che non è il ramo principale).
  • Quando si valorizza questo campo, è necessario indicare il campo Branch Code Path e i codici dei rami corrispondenti ai nomi specificati.
Branch Code Path
Tipo:
String
Esempio:
R/PB1/CB2
Note:
  • Questo campo è case-sensitive.
  • Rappresenta il path completo dei rami di appartenenza dell'utente; se il ramo non esiste, sarà creato automaticamente. Il path completo deve essere specificato anche quando si crea un sottoramo di un ramo esistente (che non è il ramo principale).
  • Quando si valorizza questo campo, è necessario indicare il campo Branch Name Path e i nomi dei rami corrispondenti ai codici specificati.
Manager
Tipo:
Stringa
Note:
  • Questo campo indica il nome utente del manager al quale si desidera assegnare l'utente
  • Questo campo non è case-sensitive.
  • Questo campo rappresenta il campo Manager Diretto nella schermata Tipologie di Manager. Se si cambia il nome del Manager Diretto, è comunque possibile utilizzare questo campo per importare lo username del manager dell'utente.
Attenzione! Ulteriori dettagli sul confronto dei campi che si possono importare tramite Automation e tramite l'SSO con SAML.

Compilare le informazioni riguardo il separatore, il file charset, l’indirizzo email per l’error log, e le opzioni dei rami dell’organigramma. È possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come intestazione, richiedere agli utenti di aggiornare la password alla prima connessione, ignorare il cambio password obbligato per gli utenti esistenti o auto-assegnare i rami a tutti i Power User.

Opzionalmente, selezionare l’opzione Aggiorna Informazioni Utenti in modo che le informazioni importate per gli utenti esistenti saranno aggiornate con l’import del file CSV. Quando questa opzione è selezionata, le informazioni importate e riguardanti gli utenti già presenti in piattaforma sovrascriveranno le informazioni utenti esistenti solo se il ramo dell’utente è invariato. Se invece il ramo indicato nel file CSV è diverso da quello attualmente assegnato agli utenti, e la piattaforma è stata attivata prima del 21 Ottobre 2019, è possibile definire se copiare o spostare gli utenti coinvolti dalla modifica nel nuovo ramo di assegnazione. Se la data di attivazione della piattaforma è successiva al 21 Ottobre 2019, in caso di aggiornamento dei dati per gli utenti esistenti, gli utenti saranno spostati di default al nuovo ramo di destinazione, l’opzione relativa alla copia non sarà disponibile. Questo significa che un utente non potrà essere assegnato a più rami.

  • Copiare gli utenti nel ramo dichiarato nel file CSV. Quando gli utenti sono copiati in un altro ramo, sono disponibili in più rami. Questa opzione è disponibile solo se la piattaforma è stata attivata prima del 21 Ottobre 2019.
  • Spostare gli utenti nel ramo dichiarato nel file CSV. Quando gli utenti sono spostati da un ramo all’altro, non sono più disponibili nel ramo di origine. Se sono assegnati a più rami, saranno cancellati da tutti i rami e spostati al nuovo ramo. 

Selezionando l’opzione Aggiorna le informazioni degli utenti esistenti, sarà visualizzata l’opzione Destination Fallback Branch per la configurazione di un ramo di destinazione di “emergenza”, nel caso in cui il ramo di destinazione non sia mappato nell’area Anteprima, o nel caso in cui sia mappato ma il valore sia vuoto. Definire se:

  • Nessuna Azione. Quando questa opzione è selezionata, e il file CSV include degli utenti da aggiornare, le informazioni utente non saranno aggiornate, e gli utenti non subiranno modifiche. Se il file CSV include dei nuovi utenti, saranno creati nella cartella root Docebo.
  • Use existing branch. Quando questa opzione è selezionata, gli utenti aggiornati saranno spostati in uno dei rami esistenti, selezionabile da un menu a tendina. 

Premere Salva le Modifiche  per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. 

Attenzione! I Power User sono importati solo nel ramo principale, non nei sotto-rami.

Azione: Importa Rami dell’Organigramma da CSV

Questa azione permette di importare rami dell'organigramma da un file CSV, popolando le seguenti colonne:

Colonna Tipo Note
Code Testo Obbligatorio, codice del ramo.
Parent Testo Facoltativo, codice del ramo padre.
Level Numerico Facoltativo, indica il livello gerarchico del ramo nell'organigramma.
[Insert Language] Testo Le colonne rimanenti sono utilizzate per definire il nome del ramo nelle lingue desiderate. Per esempio, potrebbe esserci la colonna English per la traduzione in inglese del nome del ramo, e una colonna Italiano per la traduzione in italiano. È richiesta almeno una colonna che indichi la lingua. 

È possibile scaricare un esempio di file CSV per l'import cliccando il link Download file CSV di esempio accanto al pulsante Schema di Importazione. Una volta selezionata questa azione dopo aver definito una condizione, premere Schema di Importazione, quindi Aggiungi una Nuova Colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario.

Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare. Definire il separatore, il file charset e l’indirizzo email per l'invio dell’error log. È possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come intestazione o aggiornare il nome del ramo.

Premere Salva le Modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Attenzione! Quando viene eseguita questa azione, viene generata un'attività di background.

Azione: Importa Mappatura Power User da CSV

Questa azione crea una relazione fra gli utenti finali e i Power User nella piattaforma. Una volta definiti, saranno automaticamente create delle attività di background.

Una volta selezionata questa azione dopo aver definito una condizione, premere Schema di Importazione, quindi Aggiungi una Nuova Colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario. Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare.

Definire il separatore, il file charset e l’indirizzo email per l’error log. È possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come intestazione.

Premere Salva le Modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. 

La mappatura delle colonne per l'import della mappatura dei Power User via CSV è la seguente:

Colonna Tipo Lunghezza Massima Note
PU username Testo 255 Nome utente del Power User da modificare
Association Type Testo 15

Il tipo di risorsa da associare o rimuovere dal Power User. Il valore può essere una delle seguenti stringhe:

  • User
  • Branch
  • Branch_descendants
  • Group
  • Course
  • Course_category
  • Learning_plan
  • Catalog
  • Location
Item Code Testo 255

Il valore associato al campo indicato nella colonna Association Type. I valori accettati sono:

  • User ID (se l'Association Type è User)
  • Branch Code (se l'Association Type è Branch or Branch_descendants)
  • Group Name (se l'Association Type è Group)
  • Course Code (se l'Association Type è Course)
  • Category Code (se l'Association Type è Course_category)
  • Learning Plan Code (se l'Association Type è Learning_plan)
  • Catalog Name (se l'Association Type è Catalog)
  • Location Name (se l'Association Type è Location)
Action Type Testo 1

Indica il tipo di azione eseguita sul Power User. I valori possibili sono:

  • A - Indica che l'elemento definito nei campi precedenti sarà associato al Power User (Add)
  • D - Indica che sarà rimossa l'associazione fre l'elemento definito nei campi precedenti è il Power User (Delete)

Azione: Importa Corsi da CSV

Questa azione permette di importare la struttura dei corsi nella piattaforma. Una volta selezionata questa azione, dopo aver definito una condizione, premere Schema di Importazione, quindi Aggiungi una Nuova Colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario.

Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare. Compilare le informazioni riguardo il separatore, il file charset e l’indirizzo email per l’error log. È possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come intestazione. Compilare almeno questi campi: Nome Corso, Tipo di Corso e Descrizione del Corso.

Premere Salva le Modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. 

La mappatura delle colonne per l'importazione dei corsi via CSV è la seguente:

Colonna Tipo Lunghezza Massima Note
Course Code Testo 50 Codice univoco che identifica il corso
Course Type Testo 9 Il tipo di corso. I valori consentiti sono:
  • classroom
  • elearning
  • webinar
Course Name Testo 255 Titolo del corso
Course Description Testo 65536

La descrizione del corso. Può essere in formato HTML, purché la stringa non contenga caratteri di ritorno a capo o di avanzamento riga.
Course Cover Testo -

Thumbnail del corso in formato base64. La codifica base64 può incrementare le dimensioni del file.
Course Language Testo 100

Una delle lingue supportate dalla piattaforma.
Course Category Testo 50 Il codice univoco della categoria del corso.
User Enroll Numero 1

Consente di stabilire se l'utente è autorizzato o meno ad autoiscriversi al corso. I valori possibili sono 0 per NO o 01 per SI.
User Enroll Date Begin Data -

Questo campo è considerato solo quando il campo User Enroll è impostato a 1. Viene ignorato quando il campo User Enroll è impostato a 2.
Consente di limitare il periodo di iscrizione degli utenti.
User Enroll Date End Data -

Questo campo è considerato solo quando il campo User Enroll è impostato a 1. Viene ignorato quando il campo User Enroll è impostato a 0.

Consente di limitare il periodo di iscrizione degli utenti.
Course Average Time Ora -

Questo campo è considerato solo quando il campo Course Type è impostato a elearning, è ingnorato negli altri casi. 

Indica la durata media del corso in formato HH:MM:SS.
Course for Sale Numero 1

Questo campo è preso in considerazione solo se l'app E-Commerce è attiva, altrimenti è ignorato.
Consente di stabilire se il corso è in vendita. I valori possibili sono 0 per NO o 1 per SI.
Course Price Numero -

Questo campo è considerato solo se il campo Course for Sale è impostato a 1 e l'app E-Commerce è attiva. Altrimenti è ignorato.

Questo campo permette di impostare il prezzo del corso come valore intero, in centesimi, nella valuta definita nell'app E-Commerce. Ad esempio, se la valuta impostata nell'app E-Commerce è EUR, se il valore di questo campo è 1350 il prezzo del corso sarà di 13,50 EUR.
Course Status Numero - Cambia lo stato del corso. I possibili valori sono:
  • 0 per Unpublished
  • 2 per Published

Il valore 1 è stato dismesso.
Course Published Testo - Stato del corso. I possibili valori sono:
  • unpublished
  • published
Credits Numero -

Il numero di crediti (CEU) assegnati al completamento del corso, moltiplicato per 100. Ad esempio, il valore di 200 significa 2 crediti; il valore di 250 significa 2,5 crediti.
Max Subscriptions Numero -

Il numero massimo di utenti che possono iscriversi direttamente al corso prima di essere messi in lista d'attesa. 0 indica che non c'è limite alle iscrizioni.
Course Validity Begin Data -

Questo campo è considerato solo quando il campo Course Type è impostato a elearning, è ingnorato negli altri casi. 

Indica la data di inizio validità del corso in formato dd/mm/yyyy.
Course Validity End Data -

Questo campo è considerato solo quando il campo Course Type è impostato a elearning, è ingnorato negli altri casi. 

Indica la data di fine validità del corso in formato dd/mm/yyyy.
Additional field 1 Testo - Facoltativo. Qualsiasi campo aggiuntivo definito per il corso.
Additional field 2 Testo - Facoltativo. Qualsiasi campo aggiuntivo definito per il corso.
Additional field ... Testo - Facoltativo. Qualsiasi campo aggiuntivo definito per il corso.
Mandatory Course Additional Field 1 Valore del campo aggiuntivo -

Un campo aggiuntivo obbligatorio del corso. Se un campo aggiuntivo obbligatorio del corso non è popolato, non sarà possibile importare il corso.
Mandatory Course Additional Field 2 Valore del campo aggiuntivo - Un campo aggiuntivo obbligatorio del corso. Se un campo aggiuntivo obbligatorio del corso non è popolato, non sarà possibile importare il corso.

Note Importanti sull'Import di Corsi via CSV

  • Se si importa un campo aggiuntivo obbligatorio di un corso di tipo menu a tendina, il valore del campo aggiuntivo è l'ID del valore del campo, non il valore stesso. Utilizzare la chiamata API GET /manage/v1/user_fieldsper recuperare il valore del campo. Per ulteriori informazioni sulle API di Docebo, consultare l'Introduzione alle API di Docebo.
  • L'azione Importa Corsi da CSV può essere utilizzata solo per creare corsi, e non per aggiornare i dettagli dei corsi.

Azione: Esporta come CSV

Questa azione permette di esportare un report in formato CSV. Una volta selezionata questa azione, dopo aver definito una condizione, premere Schema di Importazione, quindi Aggiungi una Nuova Colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario.

Utilizzare l’icona croce e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva Modifiche per terminare. Compilare le informazioni riguardo il separatore, il file charset, l’indirizzo email per l’error log e le informazioni sul protocollo del server FTP. Selezionando l'opzione Forza il completamento di tutti i tipi di campo, tutti i campi nel file CSV saranno messi tra virgolette.

Premere Salva le Modifiche  per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.