Introduction

L’application Docebo Learning Impact permet aux Superadmin et aux Power Users d’activer l’envoi d’emails automatiques et prêts à l’emploi pour les évaluations, les rapports de session et les alertes des cours de la plateforme. Les emails sont envoyés avant et après un cours, aux formateurs, aux apprenants et à leur manager afin de mesurer l’impact de la formation. Les emails automatiques d’évaluation Learning Impact ainsi que les emails de rapports de session et d’alerte sont envoyés selon des règles définies. Ces règles ne peuvent pas être modifiées à moins que vous n’en fassiez la demande auprès de Docebo à l’aide de votre Centre d’Assistance.

Cet article détaille les règles d’envoi des emails automatiques d’évaluation Learning Impact. 

Exigences & Limitations

• Les emails Learning Impact sont envoyés quotidiennement, de Lundi entre 7h00 et minuit à vendredi entre 7h00 et minuit. 
• Les emails sont envoyés après la synchronisation entre la Plateforme Externe Learning Impact et la plateforme Docebo Learn. Cette synchronisation a lieu toutes les  2 à 4 heures. Vous pouvez vérifier le statut des différents évènements dans l’onglet Event Log de l’application Docebo Learning Impact de Docebo Learn.
• Aucun email n’est envoyé pendant le weekend, de samedi à dimanche
• Aucun email n’est envoyé entre minuit et 7h00 (EST pour l’Amérique du Nord/CET pour EMEA). Si un email doit être envoyé durant cette période, son envoi est alors différé jusqu’à 7h00
• Seuls les apprenants inscrits au cours après l'activation de Docebo Learning Impact pour le cours reçoivent un email pour répondre aux questionnaires d'évaluation. Les apprenants déjà inscrits ou qui sont en train de suivre le cours avant l'activation de Docebo Learning Impact reçoivent des notifications dans la plateforme (si activé) mais ils ne reçoivent pas d'emails.

Règles Générales de Programmation pour l’Envoi des Emails Learning Impact

  

Ce tableau liste les règles d’envoi pour les emails d’évaluation automatiques Learning Impact. 

Type d’Utilisation	Type d’Email	Email Modifiable	Règles d’Envoi	Type de Cours
Apprenant	Evaluation à Chaud	Oui	Dans un délai de 4 heures après la complétion du cours Nous recommandons de ne pas envoyer plus de 3 relances  Plus d'informations sur l'email d'évaluation à chaud apprenant	ILT, VILT, E-Learning
Apprenant	Evaluation à Froid	Oui	90 jours calendaires après la fin de la session (peut varier en fonction des modifications faites) 3 relances maximum Plus d'informations sur l'envoi des emails d'évaluation à froid apprenant	ILT, VILT, E-Learning
Manager	Information	Non	15 jours après la fin de la session si au moins un apprenant a répondu au questionnaire. Plus d'informations sur l'envoi des emails d'information manager	ILT, VILT,
Manager	Evaluation à Froid	Oui	90 jours calendaires après la fin de la session (peut varier en fonction des modifications faites) 3 relances maximum Plus d'information sur l'envoi de l'email d'évaluation à froid manager	ILT, VILT,
Formateur	Evaluation	Oui	A l’inscription de la session, 2 jours avant le début de la session Si la session commence dans moins de 2 jours (par exemple le jour après la réception de l’email), l’email d'évaluation formateur est envoyé immédiatement après la synchronisation du cours (dans un délai approximatif de 10 minutes après la synchronization de la plateforme). Plus d'informations sur l'envoi des emails d'Évaluation Formateur	ILT, VILT
Formateur	QR Codes	Oui	A l’inscription de la session, 2 jours avant le début de la session Si la session commence dans moins de 2 jours (par exemple, demain), l’email d'évaluation formateur est envoyé immédiatement après la synchronisation du cours (dans un délai approximatif de 10 minutes synchronization de la plateforme). Plus d'informations sur l'envoi des emails d'Evaluation Formateur avec QR code	ILT, VILT
Formateur	Rapport	Non	15 jours après la fin de la session à peu près. Le rapport est envoyé seulement si vous avez choisi de partager le rapport avec le formateur.  Si 100% des apprenants ont répondu à au questionnaire avant 15 jours alors l'email de Rapport de Session est envoyé au formateur quand le taux de réponse atteint 100%.  Plus d'informations sur l'envoi des emails de Rapport de Session Formateur	ILT, VILT
Alertes	Individuelle	Non	En temps réel   Plus d'informations sur l'envoi de l'email d'alerte individuelle	ILT, VILT E-Learning
Alertes	Session	Non	10 jours après la fin de la session lorsque tous les apprenants ont répondu au questionnaire OU à la date où le dernier apprenant répond au questionnaire OU si tous les apprenants n’ont pas répondu au questionnaire. Plus d'informations sur l'envoi de l'email d'alerte de session	ILT, VILT

Email d'Évaluation à Chaud Apprenant pour les Cours ILT, VILT et E-learning

Un email d’évaluation à chaud est envoyé aux apprenants afin de collecter leur feedback sur le cours qu’ils viennent de suivre. 

L’email d’évaluation à chaud est envoyé aux apprenants dans un délai de 4 heures après la complétion du cours. Ce délai peut être personnalisé sur demande pour les cours ILT et VILT. Le délai personnalisé ne s'applique pas pour les cours e-learning. 

Vous pouvez gérer les emails d’évaluation à chaud en choisissant le nombre d'emails de relance à envoyer. Le nombre maximal de relances est de 3. Cependant, nous recommandons de ne pas envoyer plus de 2 emails de relance. 

Note: il est possible de demander à l’équipe Help Desk de Docebo de modifier cet email dans une autre langue à l’aide du Centre d’Assistance de votre plateforme. 

Email d'Évaluation à Froid Apprenant pour les Cours ILT, VILT et E-learning

Une bonne pratique pour l'évaluation à froid consiste à envoyer le questionnaire 90 jours après la date de fin de la session. Mais vous pouvez demander à modifier cela pour un délai compris entre 30 et 120 jours en fonction du cours et de votre secteur d'activité. 

Veuillez noter que l'email d'évaluation à froid est envoyé à l'apprenant même s'il n'a pas répondu au questionnaire d'évaluation à chaud.  

Vous pouvez gérer les emails d’évaluation à chaud en choisissant le nombre d'emails de relance à envoyer. Le nombre maximal de relances est de 3. Cependant, nous recommandons de ne pas envoyer plus de 2 emails de relance. Lorque l'apprenant répond au questionnaire les emails de relance suivants ne sont pas envoyés. 

Note: il est possible de demander à l’équipe Help Desk de Docebo de modifier cet email dans une autre langue à l’aide du Centre d’Assistance de votre plateforme

Email d’Information Manager pour les Cours ILT et VILT

Un email d’information est envoyé aux managers pour récapituler les objectifs pédagogiques du cours ainsi que les objectifs individuels fixés par les membres de leur équipe ayant suivi le cours. 

Si vous demandez à Docebo de partager le plan d’action de l’apprenant avec les managers et que l’apprenant en a défini un, alors cet email comprendra également le plan d’action de l’apprenant. Si des objectifs pédagogiques ont été définis pour le cours, alors cet email comprend le rappel des objectifs pédagogiques. 

L’email d’information manager est envoyé aux managers 15 jours après la fin de la session si au moins un apprenant a répondu au questionnaire d'évaluation à chaud. Si aucun apprenant n'a répondu au questionnaire d'évaluation à chaud, alors l'email d'information n'est pas envoyé au manager. 

Note : il n’est pas possible de modifier le contenu ou la langue de l’email d'information manager. De plus, vous ne pouvez pas envoyer de relance. 

Email d'Évaluation à Froid Manager pour les Cours ILT et VILT

Un email d’évaluation à froid est envoyé aux managers quelques semaines après la formation afin d’évaluer l’impact de la formation pour les membres de leur équipe.

L’envoi d’un email d’évaluation à froid manager dépend des paramètres mis en place par Docebo lorsque vous contactez le Centre d’Assistance de votre plateforme. 

Les emails d’évaluation à froid managers sont envoyés 90 jours après la date de fin de la session. Mais vous pouvez demander à modifier cela pour un délai compris entre 30 et 120 jours. 

Vous pouvez gérer les emails d’évaluation à froid. Nous recommandons de ne pas envoyer plus de 3 emails de relance au managers. Lorqu'un manager répond au questionnaire d'évaluation, les relances suivantes ne sont pas envoyées. Veuillez noter que l'email d'évaluation manager est envoyé même si aucun apprenant n'a répondu au questionnaire d'évaluation à chaud. 

Note: il est possible de demander à l’équipe Help Desk de Docebo de modifier cet email dans une autre langue à l’aide du Centre d’Assistance de votre plateforme

Emails d'Évaluation Formateurs pour les Cours ILT et VILT

L'évaluation formateur est disponible pour les cours ILT et VILT. Elle n'est pas disponible pour les cours e-learning. 

Un email d’évaluation formateur, comprenant un lien vers un questionnaire Learning Impact, est envoyé au formateur avant la formation afin d’évaluer le cours qu’il/elle va dispenser. 

Cet email est envoyé 2 jours avant le début de la session. Si la session commence dans moins de 2 jours (par exemple le jour après la réception de l’email), l’email d'évaluation formateur est envoyé immédiatement après la synchronisation du cours (dans un délai approximatif de 10 minutes après la synchronization de la plateforme). 

Si la session a déjà commencé, ou si le formateur a été créé au début de la session ou ajouté à une session existante, alors l’email d’évaluation formateur est envoyé dans un délai approximatif de 4 heures après un des ces évènements. 

Lorsque le formateur ne répond pas à cet email, il/elle reçoit un email de relance. La relance peut être personnalisée .

A noter, lorsque plusieurs formateurs sont enregistrés, chacun d’entre eux recevra un email d'évaluation. 

Note: il est possible de demander à l’équipe Help Desk de Docebo de modifier cet email dans une autre langue à l’aide du Centre d’Assistance de votre plateforme. 

Emails d'Évaluation Formateurs pour les Cours ILT et VILT avec QR codes

L'évaluation formateur avec QR codes est disponible pour les cours ILT et VILT. Elle n'est pas disponible pour les cours e-learning. 

Un email d’évaluation est envoyé au formateur avec 1 ou 2 QR codes en fonction de l'option choisie. Le premier QR code permet aux formateurs d’accéder à la feuille de présence et à toutes les données entrées par les apprenants. 

Le formateur doit fournir aux apprenants le deuxième QR code qui leur permet d’accéder à la feuille de présence et au questionnaire d’évaluation à chaud. 

Les QR codes sont envoyés pour les cours ILT et VILT uniquement, ils ne sont pas utilisés pour les cours e-learning. Plus de détails sur les QR codes. 

Cet email est envoyé aux formateurs 2 jours avant le début de la session.

Si la session commence dans moins de 2 jours (par exemple, demain), l’email d'évaluation formateur est envoyé immédiatement après la synchronisation du cours (dans un délai approximatif de 10 minutes après la synchronization de la plateforme). 

Si la session a déjà commencé, ou si le formateur a été créé au début de la session ou ajouté à une session existante, alors l’email d’évaluation formateur avec les QR codes est envoyé dans un délai approximatif de 4 heures après un des ces évènements. 

Lorsque le formateur ne répond pas à l’email d’évaluation avec les QR codes, il/elle reçoit un email de relance. La relance peut être personnalisée .

A noter, lorsque plusieurs formateurs sont enregistrés, chacun d’entre eux recevra un email d'évaluation comprenant les QR codes. 

Note: il est possible de demander à l’équipe Help Desk de Docebo de modifier cet email dans une autre langue à l’aide du Centre d’Assistance de votre plateforme. 

Email de Rapport de Session Formateurs pour les Cours ILT et VILT

Un email de Rapport de Session est envoyé aux formateurs après la formation. Cet email comporte un lien vers le Rapport de Session. Ce rapport présente un aperçu des résultats du questionnaire d’évaluation à chaud envoyé aux apprenants pour une session unique d’un cours ILT ou VILT. Seuls les formateurs possédant un compte sur la plateforme externe Learning Impact peuvent accéder au rapport. Plus d’informations sur l’utilisation de la plateforme externe Learning Impact. 

Cet email de Rapport de Session est envoyé à peu près 15 jours après la fin de la session. Si 100% des apprenants ont répondu au questionnaire avant le délai de 15 jours alors l'email de Rapport de Session est envoyé lorque le taux de réponse atteint 100%.

A noter, lorsque plusieurs formateurs sont enregistrés, chacun d’entre eux reçoit un email de Rapport de Session.

Note: il n’est pas possible de modifier l’email de Rapport de Session formateur.

Alerte Individuelle pour les Cours ILT, VILT et E-learning

Une alerte individuelle est envoyée aux Administrateurs en temps réel lorsqu'un répondant a attribué une note inférieure au minimum défini.

Veuillez noter qu’il est possible d’utiliser les emails d’alerte pour les évaluations non-confidentielles, cela n’est pas possible pour les évaluations confidentielles. 

Pour mettre en place les alertes, veuilez contacter Docebo à l'aide de votre Centre d'Assistance. Pour chaque alerte, vous pouvez personnaliser la valeur minimum qui déclenche l'alerte et la liste des destinataires à qui l'alerte doit être envoyée. 

Note : Il n’est pas possible de modifier le contenu ou la langue de l’email d’alerte individuelle 

Alerte de Session pour les Cours ILT et VILT

L’alerte de session est envoyée aux Administateurs de la session (et aux formateurs si l'évaluation formateur a été activée) 15 jours calendaires après la fin de la session lorsque tous les apprenants ont répondu au questionnaire OU à la date où le dernier apprenant répond au questionnaire OU si tous les apprenants n’ont pas répondu au questionnaire. L'alerte de session est disponible pour les cours ILT et VILT, elle n'est pas disponible pour les cours e-learning. 

Pour mettre en place les alertes, veuilez contacter Docebo à l'aide de votre Centre d'Assistance. Pour chaque alerte, vous pouvez personnaliser la valeur minimum qui déclenche l'alerte et la liste des destinataires à qui l'alerte doit être envoyée. 

Note : Il n’est pas possible de modifier le contenu ou la langue de l’email d’alerte individuelle 

Evaluation à Chaud par le Protocole xAPI

Si l’évaluation à chaud est incluse dans un cours, par le protocole xAPI, dans la plateforme Docebo Learn, alors l’email d’évaluation à chaud est uniquement envoyé aux apprenants qui n’ont pas déjà répondu au questionnaire dans la plateforme.