Introduction

L’application Docebo Learning Impact permet aux Superadmin et aux Power Users d’activer l’envoi d’emails automatiques et prêts à l’emploi pour les évaluations, les rapports de session et les alertes des cours de la plateforme. Les emails sont envoyés avant et après un cours, aux formateurs, aux apprenants et à leur manager afin de mesurer l’impact de la formation. Les emails automatiques d’évaluation Learning Impact ainsi que les emails de rapports de session et d’alerte sont envoyés selon des règles définies. Ces règles ne peuvent pas être modifiées à moins que vous n’en fassiez la demande auprès de Docebo à l’aide de votre Centre d’Assistance.

Cet article détaille les règles d’envoi des emails automatiques d’évaluation Learning Impact. 

Règles Générales de Programmation pour l’Envoi des Emails Learning Impact

Veuillez noter que les emails Learning Impact, pour les clients Docebo Learn, sont envoyés quotidiennement, de Lundi entre 7h00 et minuit à vendredi entre 7h00 et minuit. 

Les emails sont envoyés après la synchronisation entre la Plateforme Externe Learning Impact et la plateforme Docebo Learn. Cette synchronisation a lieu toutes les 4 heures. Vous pouvez vérifier le statut des différents évènements dans l’onglet Event Log de l’application Docebo Learning Impact de Docebo Learn.  

Veuillez noter que : 

• Aucun email n’est envoyé pendant le weekend, de samedi à dimanche
• Aucun email n’est envoyé entre minuit et 7h00 (EST pour l’Amérique du Nord/CET pour EMEA). Si un email doit être envoyé durant cette période, son envoi est alors différé jusqu’à 7h00. 

Ce tableau liste les règles d’envoi pour les emails d’évaluation automatiques Learning Impact. 

Emails d'Évaluation Formateurs pour les Cours ILT et VILT

Un email d’évaluation formateur, comprenant un lien vers un questionnaire Learning Impact, est envoyé au formateur avant la formation afin d’évaluer le cours qu’il/elle va dispenser. 

Cet email est envoyé 2 jours avant le début de la session. Si la session commence dans moins de 2 jours (par exemple le jour après la réception de l’email), l’email d'évaluation formateur est envoyé immédiatement après la synchronisation du cours (dans un délai approximatif de 10 minutes). 

Si la session a déjà commencé, ou si le formateur a été créé au début de la session ou ajouté à une session existante, alors l’email d’évaluation formateur est envoyé dans un délai approximatif de 4 heures après la création de la session. 

Lorsque le formateur ne répond pas à cet email, il/elle reçoit un email de relance. La relance peut être personnalisée .

A noter, lorsque plusieurs formateurs sont enregistrés, chacun d’entre eux recevra un email d'évaluation. 

Note: il est possible de demander à l’équipe Help Desk de Docebo de modifier cet email dans une autre langue à l’aide du Centre d’Assistance de votre plateforme. 

Emails d'Évaluation Formateurs pour les Cours ILT et VILT avec QR codes

Un email d’évaluation formateur comprenant 2 QR codes est envoyé aux formateurs. Le premier QR code permet aux formateurs d’accéder à la feuille de présence et à toutes les données entrées par les apprenants. 

Le formateur doit fournir aux apprenants le deuxième QR code qui leur permet d’accéder à la feuille de présence et au questionnaire d’évaluation à chaud. 

Les QR codes sont envoyés pour les cours ILT et VILT uniquement, ils ne sont pas utilisés pour les cours e-learning. Plus de détails sur les QR codes. 

Cet email est envoyé aux formateurs 2 jours avant le début de la session.

Si la session commence dans moins de 2 jours (par exemple, demain), l’email d'évaluation formateur est envoyé immédiatement après la synchronisation du cours (dans un délai approximatif de 10 minutes). 

Si la session a déjà commencé, ou si le formateur a été créé au début de la session ou ajouté à une session existante, alors l’email d’évaluation formateur avec les QR codes est envoyé dans un délai approximatif de 4 heures après la création de la session. 

Lorsque le formateur ne répond pas à l’email d’évaluation avec les QR codes, il/elle reçoit un email de relance. La relance peut être personnalisée .

A noter, lorsque plusieurs formateurs sont enregistrés, chacun d’entre eux recevra un email d'évaluation comprenant les QR codes. 

Note: il est possible de demander à l’équipe Help Desk de Docebo de modifier cet email dans une autre langue à l’aide du Centre d’Assistance de votre plateforme. 

Email de Rapport de Session Formateurs pour les Cours ILT et VILT

Un email de Rapport de Session est envoyé aux formateurs après la formation. Cet email comporte un lien vers le Rapport de Session. Ce rapport présente un aperçu des résultats du questionnaire d’évaluation à chaud envoyé aux apprenants pour une session unique d’un cours ILT ou VILT. Seuls les formateurs possédant un compte sur la plateforme externe Learning Impact peuvent accéder au rapport. Plus d’informations sur l’utilisation de la plateforme externe Learning Impact. 

Cet email de Rapport de Session est envoyé 15 jours après la fin de la session. Si 100% des formateurs ont répondu à l’email, alors l'email de Rapport de Session est envoyé dans un délai de deux semaines suivant la session de formation. 

A noter, lorsque plusieurs formateurs sont enregistrés, chacun d’entre eux reçoit un email de Rapport de Session.

Note: il n’est pas possible de modifier l’email de Rapport de Session formateur. 

Email d'Évaluation à Chaud Apprenant pour les Cours ILT, VILT et E-learning

Un email d’évaluation à chaud est envoyé aux apprenants afin de collecter leur feedback sur le cours qu’ils viennent de suivre. 

L’email d’évaluation à chaud est envoyé aux apprenants dans un délai de 4 heures après la complétion du cours, sauf si les paramètres ont été modifiés. Par exemple le délai d’envoi peut être modifié par “1,2 ou 3 jour(s) après”

Vous pouvez gérer les emails d’évaluation à chaud. Nous recommandons de ne pas envoyer plus de 3 emails de relance. 

Note: il est possible de demander à l’équipe Help Desk de Docebo de modifier cet email dans une autre langue à l’aide du Centre d’Assistance de votre plateforme. 

Email d'Évaluation à Froid Apprenant pour les Cours ILT, VILT et E-learning

L’envoi d’un email d’évaluation à froid dépend des paramètres mis en place par Docebo lorsque vous contactez le Centre d’Assistance de votre plateforme. 

Les emails d’évaluation à froid sont généralement envoyés 90 jours après la fin de la session mais vous pouvez paramétrer l’envoi entre 30 et 150 jours après la fin de la session. Veuillez noter que seuls les jours ouvrables sont pris en compte dans ce décompte, pas les weekends. 

Vous pouvez gérer les emails d’évaluation à froid. Nous recommandons de ne pas envoyer plus de 3 emails de relance aux apprenants. 

Note: il est possible de demander à l’équipe Help Desk de Docebo de modifier cet email dans une autre langue à l’aide du Centre d’Assistance de votre plateforme

Email d’Information Manager pour les Cours ILT, VILT et E-learning

Un email d’information est envoyé aux managers pour récapituler les objectifs pédagogiques du cours ainsi que les objectifs individuels fixés par les membres de leur équipe ayant suivi le cours. 

Si vous demandez à Docebo de partager le plan d’action de l’apprenant avec les managers et que l’apprenant en a défini un, alors cet email comprendra également le plan d’action de l’apprenant. Si des objectifs pédagogiques ont été définis pour le cours, alors cet email comprend le rappel des objectifs pédagogiques. 

L’email d’information manager est envoyé aux managers 15 jours après la fin de la session si au moins un apprenant a répondu au questionnaire. 

Note : il n’est pas possible de modifier le contenu ou la langue de l’email d'information manager. De plus, vous ne pouvez pas envoyer de relance. 

Email d'Évaluation à Froid Manager pour les Cours ILT, VILT et E-learning

Un email d’évaluation à froid est envoyé aux managers quelques semaines après la formation afin d’évaluer l’impact de la formation pour les membres de leur équipe.

L’envoi d’un email d’évaluation à froid manager dépend des paramètres mis en place par Docebo lorsque vous contactez le Centre d’Assistance de votre plateforme. 

Les emails d’évaluation à froid managers sont généralement envoyés 90 jours après la session mais vous pouvez paramétrer l’envoi entre 30 et 150 jours après la fin de la session. 

Vous pouvez gérer les emails d’évaluation à froid. Nous recommandons de ne pas envoyer plus de 3 emails de relance à votre client. 

Note: il est possible de demander à l’équipe Help Desk de Docebo de modifier cet email dans une autre langue à l’aide du Centre d’Assistance de votre plateforme

Alerte Individuelle pour les Cours ILT, VILT et E-learning

Une alerte individuelle est envoyée aux managers en temps réel lorsque l’apprenant a envoyé son questionnaire d’évaluation et/ou que l’apprenant a donné une note faible pour certaines questions. 

Veuillez noter qu’il est possible d’utiliser les emails d’alerte pour les évaluations non-confidentielles, cela n’est pas possible pour les évaluations confidentielles. 

Note : Il n’est pas possible de modifier le contenu ou la langue de l’email d’alerte individuelle 

Alerte de Sessionpour les Cours ILT, VILT et E-learning

L’alerte de session est envoyée aux managers 10 jours après la fin de la session lorsque tous les apprenants ont répondu au questionnaire OU à la date où le dernier apprenant répond au questionnaire OU si tous les apprenants n’ont pas répondu au questionnaire. 

Note : Il n’est pas possible de modifier le contenu ou la langue de l’email d’alerte individuelle 

Evaluation à Chaud par le Protocole xAPI

Si l’évaluation à chaud est incluse dans un cours, par le protocole xAPI, dans la plateforme Docebo Learn, alors l’email d’évaluation à chaud est uniquement envoyé aux apprenants qui n’ont pas déjà répondu au questionnaire dans la plateforme.