Introduction

Docebo Learning Impact permet aux Superadmins et aux Power Users d’activer des questionnaires prêts à l’emploi (appelés questionnaires d’évaluation sur votre plateforme et dans cet article) pour certains cours. Ces questionnaires sont envoyés aux apprenants par email ou via une notification dans la plateforme ou configurés comme contenu pédagogique des cours pour mesurer l’impact de la formation. Les questionnaires varient en fonction du type de cours ou de session : E-Learning, sessions ILT ou VILT. Les résultats des questionnaires sont ensuite transformés en rapports faciles à lire et directement accessibles depuis votre plateforme. 

Docebo envoie deux questionnaires aux apprenants inscrits aux cours pour lesquels l’évaluation est activée. Le premier questionnaire (questionnaire d’évaluation à chaud) est envoyé quand l’apprenant termine le cours, le deuxième questionnaire (questionnaire d’évaluation à froid) est envoyé quelques semaines ou mois après l’achèvement du cours pour mesurer l’impact de la formation dans le temps.

En savoir plus sur les règles d'envoi des e-mail Learning Impact. 

Vous pouvez activer ou désactiver le deuxième questionnaire pour chaque cours. Le questionnaire d’évaluation à chaud peut également être défini comme contenu pédagogique (reportez-vous au paragraphe Paramétrer les Questionnaires d'Evaluation à Chaud comme Contenus Pédagogiques dans Docebo Learn de cet article pour plus de détails).

Actuellement, les questionnaires Docebo Learning Impact sont disponibles en arabe, allemand, anglais, chinois  traditionnel et simplifié, coréen, espagnol, français, grec, hollandais, indonésien, italien, japonais, polonais, portugais, roumain, russe, tchèque, thaï, turc, et vietnamien. La langue du questionnaire peut être modifiée à l'aide du sélecteur de langue dans le questionnaire. 

Les questionnaires ont un format standard prêts à l’emploi, Docebo s’est basée sur son expérience en mesure de l’impact des formations pour les développer.  Si vous souhaitez personnaliser le format de votre questionnaire, contactez-nous à l’aide du Centre d'Assitance de votre plateforme. Nous vous mettrons en contact avec des experts Docebo pour planifier votre personnalisation.

Si vous devez utiliser vos questionnaires personnalisés de manière régulière, il peut être utile de créer plusieurs modèles types que vous pouvez utiliser selon vos besoins. Pour cela, contactez le Help Desk à travers le Centre d'Assistance de votre plateforme. Le modèle type est ensuite disponible depuis la section des Champs Supplémentaires Cours que vous retrouvez sur l'onglet Propriétés de la page du cours.

Lorsque vous utilisez les modèles types de questionnaires, vous bénéficiez pas du code couleur Benchmark. Les résultats des questionnaires personnalisés sont affichés sans le Benchmark.

Recevoir et Répondre aux Questionnaires d'Évaluation

Lorsque l’évaluation de formation est activée pour un cours, des questionnaires sont envoyés aux apprenants le jour suivant la fin du cours (pour les cours e-learning) ou de la session (pour les cours ILT) afin de recueillir leur première impression après le cours. Les questionnaires sont envoyés par email, assurez-vous donc qu’une adresse email valide est associée au profil de vos utilisateurs. Pour l'évaluation à chaud, les questionnaires sont également accessibles depuis l'espace Notifications de la plateforme. Veuillez vous référer au paragraphe Notifications et au paragraphe Paramétrer les Questionnaires d'Evaluation à Chaud comme Contenus Pédagogiques dans Docebo Learn de cet article pour en savoir plus. 

Pour les sessions ILT, les apprenants peuvent également accéder au questionnaire d'évaluation à chaud en scannant un QR code. De plus, vous pouvez donner la possibilité aux apprenants d'accéder à la feuille d'émargement depuis ce QR code. Plus d'informations sur les QR codes de Docebo Learning Impact.

Seuls les apprenants inscrits au cours après l’activation de Docebo Learning Impact pour un cours reçoivent une notification par email pour répondre au questionnaire. Les apprenants qui étaient inscrits au cours avant l’activation de Docebo Learning Impact reçoivent les notifications dans la plateforme (si celles-ci sont activées) mais ils ne reçoivent aucune notification par email. Retrouvez plus d’informations sur les notifications dans les prochaines sections de cet article. 

Questionnaire d'Évaluation à Chaud

Le questionnaire d’évaluation à chaud est identique pour tous les cours mais est décliné selon le type de cours. Il a été créé en se basant sur les études de Docebo en matière de mesure d’impact de la formation afin d'équilibrer les résultats.

• Si vous n'avez pas répondu au questionnaire dans les 30 jours calendaires suivant la fin du cours, le lien expire et vous ne pouvez plus accéder au questionnaire
• Si vous n'avez pas répondu au questionnaire dans les 30 jours calendaires suivant la fin du cours et que vous recevez une notification dans les 5 jours précédant la date prévue d'expiration du lien, alors quelques jours supplémentaires vous sont accordés avant que le lien n'expire. Le nombre de jours supplémentaires est égal au nombre de jours entre la dernière notification reçue et la date d'expiration initialement prévue. 

Il faut environ 5 minutes pour compléter le questionnaire. Il inclut les questions suivantes (si vous ne l’avez pas personnalisé) :  

Cours E-Learning 

Section	Question
NPS	Recommanderiez-vous cette formation à un ami ou un collègue ?
Contenu de la formation	Le contenu de la formation était-il intéressant ? Qu’avez vous pensé de la qualité pédagogique de ce cours ?
Résultats de la formation	Pensez-vous que cette formation vous sera utile dans votre travail ? Dans ce que vous avez appris, qu’allez-vous utiliser ?
Satisfaction	Dans l’ensemble, que pensez-vous de la formation ? Quels éléments avez-vous le plus appréciés ? - Quels éléments avez-vous le moins appréciés ?

Cours ILT 

Section	Question
NPS	Recommanderiez-vous cette formation à un ami ou un collègue ?
Préparation – Organisation	Avez-vous été suffisamment informé(e) des objectifs et du contenu de la formation ? Que pensez-vous des conditions matérielles de la formation ?
Contenu de la formation	Le contenu de la formation était-il intéressant ? Est-ce que la formation était adaptée à votre environnement de travail ?
Méthodologie	Est-ce que le temps consacré aux exercices était adapté ? Que pensez-vous de l’animation de la formation ?  Que pensez-vous de la qualité des supports utilisés pendant la formation ?
Résultats de la formation	Dans ce que vous avez appris, qu’allez-vous utiliser ? Pensez-vous que cette formation aura un effet important sur la qualité ou l’efficacité de votre travail ?
Satisfaction	Dans l’ensemble, que pensez-vous de la formation ? Quels éléments avez-vous le plus appréciés ? - Quels éléments avez-vous le moins appréciés ?

Questionnaire d'Évaluation à Froid

Un questionnaire d'évaluation à froid est envoyé aux apprenants après le premier questionnaire afin d’évaluer l’efficacité de la formation dans le temps (sauf si vous avez choisi de le désactiver). Une bonne pratique pour l'envoi du questionnaire d'évaluation à froid est de l'envoyer 90 jours après la fin du cours mais vous pouvez personnaliser ce délai et envoyer le questionnaire de 30 à 120 jours après la fin du cours en fonction du cours et de votre secteur. 

• Le lien vers le questionnaire expire après un délai correspondant au paramètre mis en place par l'Administrateur de la plateforme (entre 30 et 120 jours) plus 30 jours. Par exemple, si le questionnaire est paramétré pour être envoyé 90 jours calendaires après la fin du cours, alors le lien vers le questionnaire d'évaluation à froid expire après 120 jours, ce qui correspond à 90+30 jours. Passé ce délai, vous ne pouvez plus accéder au questionnaire. 
• Si vous recevez une notification dans les 5 jours précédant la date prévue d'expiration du lien, alors quelques jours supplémentaires vous sont accordés avant que le lien n'expire. Le nombre de jours supplémentaires est égal au nombre de jours entre la dernière notification reçue et la date d'expiration initialement prévue. 

Le modèle de ce deuxième questionnaire est standard pour tous les cours mais des questions spécifiques peuvent être ajoutées. Il est envoyé pour chaque du cours (et pas pour chaque session), il n’est pas différent selon le type de cours mais il est automatiquement personnalisé pour chaque apprenant selon les réponses fournies dans le questionnaire d’évaluation à chaud. 

Note: dans la gestion du délai entre le questionnaire d'évaluation à chaud et le questionnaire d'évaluation à froid, il est important de savoir que :

• Pour les cours e-learning: le délai est calculé en considérant la date à laquelle l'apprenant complète le questionnaire d'évaluation à chaud et la date d'envoi du questionnaire d'évaluation à froid
• Pour les cours ILT et VILT: le délai est calculé en considérant la date de fin de la session et la date d'envoi du questionnaire d'évaluation à froid

Il est possible de personnaliser les questionnaire au niveau du cours selon les objectifs de la formation s’ils ont été définis au moment de la mise en place. Lorsque vous utilisez Learning Impact sur votre plateforme Docebo Learn, vous pouvez intégrer les objectifs de la formation en créant des Champs Supplémentaires de Cours. Veuillez contacter votre Solution Deployment Manager pour vous aider à mettre en œuvre cette fonction.

Il faut environ 5 minutes pour compléter ce questionnaire (sauf si vous avez personnalisé le questionnaire) : 

Section	Question
Résultats de la formation	Vous nous avez indiqué à l'issue de la formation que vous pensiez pouvoir utiliser les éléments suivants. Avez-vous pu effectivement les utiliser ?  (Liste des éléments ajoutés dans la section Résultats de la Formation dans le questionnaire initial) Considérez-vous que les objectifs identifiés avant la formation ont été atteints ? Pensez-vous que cette formation a eu un effet important sur la qualité ou l’efficacité de votre travail ?
Satisfaction générale	Avec du recul, que pensez-vous de la formation ?    Qu’est-ce qui permettrait d’améliorer cette formation ?

Paramétrer les Questionnaires d'Evaluation à Chaud comme Contenus Pédagogiques dans Docebo Learn

Vous avez la possibilité de paramétrer les questionnaires d'évaluation à chaud Learning Impact comme contenus pédagogiques xAPI (anciennement Tin Can API) pour vos cours e-learning. En savoir plus sur les contenus questionnaires comme contenus pédagiques. .

Rapports d’Évaluation de la Formation

Les résultats des questionnaires sont disponibles grâce à deux rapports. 

Rapport Consolidé (Consolidated Report)

Le Rapport Consolidé permet d’obtenir un rapport unique pour plusieurs cours ou plusieurs sessions vous donnant ainsi, en un coup d'œil, une idée de la performance. En savoir plus sur le Rapport Consolidé.

Comparaisons Consolidées (Results Comparison)

L’outil de Comparaisons Consolidées vous permet de comparer et lister des résultats selon un axe donné. Cet outil est très utile pour identifier les formations les plus performantes et celles qui méritent d’être améliorées. En savoir plus sur les Comparaisons Consolidées.

Les Power Users peuvent consulter les rapports Learning Impact  s’ils ont les autorisations de visibilité (View) sur les rapports.  De plus, leur visibilité est limitée aux utilisateurs auxquels ils sont associés en se basant sur les attributions de branches (et non les attributions de groupes ou de listes d'utilisateurs). Retrouvez plus de détails sur les Power Users dans les sections suivantes et dans l’article de la Knowledge Base sur la configuration de Docebo Learning Impact pour les Power Users. 

Le rapport affiche les réponses fournies par les utilisateurs qui complètent le questionnaire, il regroupe les données des sessions webinaire et ILT et apporte des réponses détaillées pour les questions nécessitant la rédaction d'un texte. 

Power Users et Rapports de Docebo Learning Impact

Veuillez noter que les Powers Users peuvent activer Docebo Learning Impact pour tous les cours qu’ils ont l’autorisation de modifier et ceci même s’ils n’ont aucune autorisation Learning Impact

Vous pouvez gérer la visibilité des rapports Consolidated Report et Results Comparison pour les Power Users avec l'autorisation personnalisée Consolidated Report (Rapport Consolidé). 

Les onglets Consolidated Reports et Results Comparison sont accessibles à tout Power User associé à un profil incluant cette autorisation. Les Power Users pourront uniquement voir les données relatives aux utilisateurs pour lesquels ils/elles ont des autorisations de visibilité. Ces onglets ne sont pas visibles pour les Powers Users qui ne sont pas associés à un profil ayant cette autorisation. 

A Noter : Les Power Users utilisant Docebo Learning Impact ont une limite fixée à 100 branches et sous-branches. Cela veut dire qu'un Power User ayant plus de 100 branches et/ou sous-branches attribuées à son profil ne peut pas gérer Docebo Learning Impact même avec les autorisations nécessaires.

Plus de détails sur l'utilisation de Docebo Learning Impact par les Power Users.

Notifications 

Lorsqu’un apprenant complète un cours pour lequel Docebo Learning Impact a été activé, il/elle reçoit un e-mail pour répondre à un questionnaire. Les questionnaires pour l'évaluation à chaud sont également accessibles depuis l'espace Notifications de la plateforme. 

Gérer les Notifications dans la Plateforme pour Docebo Learning Impact

Pour gérer les notifications de plateforme pour Docebo Learning Impact, connectez-vous en tant que Superadmin, puis accédez au Menu Admin depuis l'icône engrenage dans le coin supérieur droit de le page. Sélectionnez Paramètres Avancés dans la section Paramètres et recherchez l'onglet Learning Impact. Sur cette page, vous pouvez activer ou désactiver les notifications de plateforme pour Learning Impact pour les cours où Learning Impact a été activé. 

Les notifications de plateforme sont désactivées par défaut sur votre plateforme. 

Accéder aux Questionnaires via les Notifications de Plateforme

Quand un apprenant complète un cours pour lequel Docebo Learning Impact a été activé, il/elle peut accéder au questionnaire d'évaluation à travers une notification de plateforme. La notification est envoyée immédiatement après que l'apprenant a terminé le cours. Pour accéder à la notification,  allez sur l'espace Notifications en cliquant sur l'icône cloche dans le coin supérieur droit de la plateforme.  

Dans le panneau de droite, une liste de notifications de la plateforme s'affiche. Recherchez la notification Learning Impact et accédez au questionnaire d'évaluation.

Suivre les Résultats des Questionnaires à l'aide des Alertes

Pour suivre de près les résultats des questionnaires et être prévenu de potentiels problèmes, vous pouvez mettre en place des alertes. Les alertes se déclenchent quand un score est en-dessous d'une certaine valeur pour une question spécifique. Vous pouvez suivre toutes les questions mais nous recommandons de vous concentrer sur les principaux indicateurs que vous souhaitez suivre. Voici quelques suggestions: 

• Dans l’ensemble, que pensez-vous de la formation ?
• Que pensez-vous des conditions matérielles de la formation ? 
• Le support de la formation était-il adapté ?

Il existe deux types d'alertes : 

Alerte au niveau du répondant

Cette alerte est déclenchée en temps réel quand un score est en-dessous d'une certaine valeur pour les questionnaires non-confidentiels. Vous recevez un email contenant toutes les informations relatives au répondant y compris toutes les champs supplémentaires utilisateur et les champs supplémentaires de cours que vous avez mis en place. Cette alerte est disponible pour les cours e-learning et les cours ILT. 

Alerte au niveau de la session

Cette alerte est envoyée au moment où toutes les réponses ont été collectées et dans tous les cas pas plus tard que 15 jours après le début de l'évaluation. L'alerte se déclenche quand le score moyen est en-dessous d'une certaine valeur. Vous recevrez un email incluant tous les champs supplémentaires de cours que vous avez mis en place. Cette alerte est disponible pour les cours ILT uniquement. 

Pour mettre en place les alertes, veuillez contacter votre Solution Deployment Manager. Pour chaque alerte, vous pouvez personnaliser la valeur minimale déclenchant l'alerte ainsi que le destinataire ou la liste des destinataires auxquels l'alerte doit être envoyée. 

Bonnes Pratiques

Un bon taux de réponse est un élément clé de succès d'un process d'évaluation. Voici quelques bonnes pratiques pour l'améliorer : 

• Assurez-vous que les participants reçoivent le questionnaire. Les questionnaires sont envoyés par e-mail. Assurez-vous donc qu'une adresse e-mail valide soit associée au profil des utilisateurs dans la plateforme. Pour l'évaluation à chaud, les questionnaires peuvent également être envoyés via des notifications dans la plateforme. Veuillez vous référer au chapitre Notifications de cet article pour savoir comment activer cette fonctionnalité. Pour les cours ILT et VILT, vous pouvez également donner accès au questionnaire d'évaluation à chaud via QR code. Plus d'informations sur les QR codes de Docebo Learning Impact.
• Faites court, simple et pertinent. Les questionnaires utilisés dans Docebo Learning Impact ont un format standard, prêts à l'emploi, construits en se basant sur l'expérience de Docebo en évaluation de la formation. Vous pouvez personnaliser vos questionnaires en a joutant des questions et des champs supplémentaires. Mais limitez votre demande aux informations essentielles. Nous vous recommandons de vous limiter à des questionnaires de 5 à 10 questions. Cela vaut spécialement pour les formations e-learning courtes. 
• Impliquez les managers uniquement lorsque c'est nécessaire. Impliquer les managers dans le processus d'évaluation peut être très utile pour récolter certaines informations et pour les aider à accompagner les membres de leur équipe dans la  mise en place de ce qu'ils ont appris. Il faut choisir quand et comment vous impliquez les managers dans le processus d'évaluation afin que ceux-ci ne reçoivent pas trop de questionnaires et continuent à répondre. Impliquez-les uniquement pour l'évaluation à froid et pour vos programmes les plus stratégiques.