ATTENTION : Cet article fait référence à l’inscription manuelle des évaluations sur la plateforme Learning Impact. En fonction de votre type de compte (par exemple, si les évaluations sont automatiquement mises en place par flux API ou par intégration Docebo Learn), cette option n’est peut-être pas disponible. 

Veuillez noter également qu’il n’est pas possible de lancer des évaluations e-learning avec ce mode manuel (pour les cours e-learning, l’évaluation doit être lancée par flux API ou par intégration avec le LMS). 

Introduction 

Le processus d’évaluation a pour objectif de vous fournir des données éclairantes pour démontrer l’impact et améliorer vos programmes de formation. Pour cela, vous pouvez envoyer à vos apprenants des questionnaires après la fin de la formation. Les résultats des questionnaires sont ensuite transformés en rapports faciles à lire et accessibles depuis votre plateforme. 

Deux questionnaires sont envoyés aux apprenants : 

Le questionnaire d’évaluation à chaud est envoyé aux apprenants juste après la fin de la formation. Ce questionnaire prend jusqu’à 10 minutes à remplir et vous permet de recueillir les retours sur le cours, les supports, le formateur et plus encore. Durant cette phase initiale, un plan d’action personnalisé est défini. 

Des rappels sont envoyés une fois tous les deux jours pour maximiser les taux de réponse avec un maximum de trois rappels, ce qui peut être personnalisé pour chaque client. 

L’évaluation à froid commence automatiquement, avec un délai défini pour chaque compte, après la fin du cours. 

 L’évaluation à froid est activée par défaut mais vous pouvez la désactiver lors de l’inscription de la formation. 

Note : il est possible de désactiver l’évaluation à froid et de limiter le processus d’évaluation à l’évaluation à chaud mais le contraire n’est pas possible. Cela veut dire que vous ne pouvez pas avoir un questionnaire d’ évaluation à froid sans avoir préalablement un questionnaire d’évaluation à chaud. 

L’évaluation à froid vous permet de déterminer si les apprenants ont pu modifier leur comportement et mettre en œuvre ce qu’ils ont appris. Le plan d’action personnalisé défini durant la phase d’évaluation à chaud est réévalué et l’impact global de la formation est mesuré. 

Pour l’évaluation à froid, trois rappels sont envoyés une fois tous les quatre jours (sauf si votre compte a été paramétré différemment). Une fois les rapports générés, les liens restent actifs et acceptent les réponses tardives pendant quelques semaines. Les rapports sont ainsi mis à jour en temps réel sur la plateforme. Veuillez noter que vous ne recevez pas d’alerte spécifique par e-mail pour vous informer de ces mises à jour. 

Les rapports sont générés une fois par jour. Quand un rapport est généré, vous recevez un e-mail contenant un lien pour visualiser le rapport sur la plateforme. Les autres destinataires des rapports incluent les formateurs (si vous avez fourni une adresse e-mail valide) et toute autre personne que vous avez désignée comme destinataire supplémentaire. 

Les réponses aux questionnaires sont anonymes (sauf si votre compte a été paramétré autrement). Les destinataires reçoivent des rapports consolidés non-nominatifs. Lorsque les managers sont impliqués dans le processus d’évaluation, ils peuvent recevoir le plan d’action nominatif défini par les membres de leur équipe, le reste du rapport restant anonyme. 

Cet article explique comment vous pouvez inscrire de nouvelles formations sur la plateforme et gérer les questionnaires d’évaluation. 

Ajouter une Nouvelle Formation sur la Plateforme 

Pour ajouter une nouvelle formation que vous souhaitez évaluer, connectez-vous à la plateforme, allez sur l’onglet Inscrire une Formation et sélectionnez Nouvelle Formation.  

Sur la première page, Caractéristiques générales, renseignez toutes les informations requises. Vous pouvez enregistrer vos informations à tout moment et continuer plus tard. Pour reprendre une inscription incomplète, allez sur l’onglet Inscrire une Formation et sélectionnez Inscription en cours.  

Si vous souhaitez envoyer un questionnaire aux managers afin de recueillir leur feedback, cochez l’option correspondante. Veuillez noter que les managers ne reçoivent que le questionnaire d'évaluation à froid. 

Cliquez sur Passer à l’étape 2 pour continuer. 

Sur la page suivante, Inscription des répondants, entrez les informations relatives aux apprenants. Si vous avez choisi d’envoyer un questionnaire aux managers à l’étape 1, ajoutez également les informations pour les managers. 

Lorsque vous avez une grande liste d’apprenants et de managers à ajouter, vous pouvez copier et coller leurs informations depuis un tableau au lieu de les ajouter un par un. Pour cela, cliquez sur Afficher les outils pour copier/coller une liste de noms. Puis, pour les apprenants cliquez sur Entrer une liste de formés. Pour les managers, cliquez sur Entrer une liste de responsables hiérarchiques. Dans les boîtes de texte qui s’ouvrent, copiez et collez les noms et adresses e-mail des apprenants et managers. Assurez-vous que les noms et adresses e-mails sont bien alignés comme dans votre tableau. Cliquez sur Appliquer à la liste des noms ci-dessous pour les noms et Appliquer à la liste des emails ci-dessous pour les adresses emails. 

Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes en cliquant sur Ajouter un formé ou Supprimer le dernier formé sous les boîtes de texte. 

Dans la section Formateur et autres destinataires du rapport, ajoutez les informations relatives aux autres destinataires du rapport d’évaluation. Si vous souhaitez envoyer un questionnaire au formateur, cochez l’option correspondant et ajoutez son adresse e-mail. Vous pouvez choisir d’envoyer le rapport d’évaluation à chaud uniquement ou le rapport complet et de donner accès au benchmark ou pas en utilisant les menus déroulants correspondants.   

Si la formation est composée de plusieurs parties avec plusieurs formateurs, cliquez sur le bouton Formation multi-intervenants situé en haut de cette section. Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 parties avec les informations relatives à un formateur différent pour chaque partie. Veuillez noter que vous ne pouvez pas restreindre la visibilité du rapport à un seul formateur. Cela veut dire qu’en cas de multi-intervenants, chaque formateur reçoit un rapport pour la partie qu’il/elle gère et pour les parties gérées par les autres formateurs.   

Toutes les informations personnelles recueillies sur les parties prenantes de la formation (apprenant, manager, formateur) pendant le processus d’évaluation sont détruites trois ans après le recueil des données. Prénoms, noms, et adresses e-mail sont anonymisés et remplacés par des chaînes vides. Ce processus commence automatiquement trois ans après l’inscription d’une formation sur la plateforme sauf si une partie prenante est engagée dans un autre processus d’évaluation entre-temps. 

La dernière page du processus d’inscription vous permet de personnaliser tous les questionnaires qui sont envoyés (questionnaire à chaud, à froid, questionnaires envoyés aux managers). Vous pouvez ajouter des questions en choisissant depuis une sélection de questions optionnelles. Vous pouvez également ajouter une section supplémentaire ou une question supplémentaire au questionnaire. 

Pour ajouter une nouvelle question cliquez sur Ajouter/Modifier des questions dans chaque section. Dans la fenêtre pop-up qui s’ouvre, cliquez sur Nouvelle Question. Insérez votre question supplémentaire dans la boîte de texte Libellé de la question, sélectionnez le Type de Réponse (réglette, choix multiples - un seul choix possible, réponses multiples - plusieurs choix possibles, verbatim, texte d’information préliminaire). Puis, complétez les informations en fonction de votre sélection et choisissez si vous souhaitez rendre cette question obligatoire. Cliquez sur Valider. Répétez ce processus autant de fois que nécessaire. Une fois terminé, cliquez sur Valider ces questions pour ajouter vos questions au questionnaire. Une fois l’inscription de votre formation terminée, cliquez sur Fin de l’inscription. Votre formation est maintenant inscrite sur la plateforme et vos questionnaires prêts à être envoyés. 

Ajouter une Session à une Formation Existante

Une fois que vous avez inscrit une formation sur la plateforme, vous pouvez ajouter des sessions à évaluer sans repasser par tout le processus d’inscription. Pour cela, allez sur l’onglet Inscrire une Formation et sélectionnez Nouvelle Session (formation déjà créée). 

Recherchez la formation en utilisant le menu déroulant Nom de la formation. Puis, renseignez toutes les informations nécessaires en indiquant la date de début et la date de fin de  la session, le nombre d’apprenants, la langue du questionnaire et en modifiant les objectifs si nécessaire. Les objectifs affichés par défaut sont ceux que vous avez définis lors de l’inscription de la formation ou lors de la dernière session. Une fois terminé, cliquez sur Passer à l’étape 2. 

Sur la page suivante, ajoutez les informations de contact relatives aux apprenants, aux managers et aux formateurs en suivant les étapes décrites dans le paragraphe précédant. 

Vous pouvez modifier les questionnaires envoyés et ajouter des questions supplémentaires en cliquant sur Personnaliser les questionnaires et en suivant les étapes décrites dans le paragraphe précédant. 

Pour compléter l’inscription de la session, cliquez sur Fin de l’inscription. 

Note : si vous désactivez l’évaluation à froid lors de l’inscription de la formation, vous ne pourrez plus l’activer pour les sessions suivantes. Pour envoyer un questionnaire d’évaluation à froid, vous devez créer une nouvelle formation en activant l’évaluation à froid. 

Gérer les Sessions Inscrites 

Vous pouvez retrouver vos sessions inscrites en allant sur l’onglet Consulter les Évaluations et en sélectionnant Sessions Récentes. Sur cette page, vous pouvez modifier toutes les informations entrées lors de l’inscription de la session. Toutes les modifications que vous faites à une session s’appliquent à toute la formation et aux sessions suivantes que vous inscrivez. Les changements ne sont pas rétroactifs. 

Note : vous pouvez modifier la liste des apprenants jusqu’à deux semaines après la fin de la formation. Mais vous ne pouvez pas modifier les caractéristiques générales et le questionnaire une fois que la formation commence. 

Le tableau affiché sur la page Sessions Récentes répertorie les sessions inscrites durant le dernier mois écoulé. 

Sélectionner les Sessions grâce aux Filtres 

Vous pouvez utiliser les filtres situés dans le panneau de gauche pour trouver les sessions que vous recherchez. Les options suivantes sont disponibles : 

-Formations. Sélectionnez toutes les formations que vous souhaitez afficher dans le tableau depuis le menu déroulant. Laissez Toutes les formations pour afficher toutes les formations. 

-Formateurs. Si vous souhaitez vous intéresser à un ou plusieurs formateurs en particulier, vous pouvez les sélectionner depuis le menu déroulant. Pour afficher tous les formateurs, laissez Tous les formateurs. 

-Organismes de formation. Si vous souhaitez vous intéresser à un ou plusieurs organismes de formation en particulier, vous pouvez les sélectionner depuis le menu déroulant. Pour afficher tous les organismes de formation, laissez Tous les organismes de formation.

-Domaines. Si vous souhaitez vous intéresser à un ou plusieurs domaines en particulier, vous pouvez les sélectionner depuis le menu déroulant. Par exemple, sélectionnez Management pour afficher uniquement les formations en Management. Laissez Tous les domaines pour afficher les formations de tous les domaines. 

-Date de début et Date de fin. Sélectionnez des dates en utilisant les calendriers. Seules les formations incluses dans cette période seront affichées. 

-Périmètre. Sélectionnez l’entité pour laquelle vous souhaitez afficher des informations. Ce champ peut être utile si vous avez plus d’une instance connecté au même compte. Si ce champ n’est pas pertinent pour vous, laissez simplement la valeur Toutes les entités. 

-Toutes les sessions. Vous pouvez choisir d’afficher toutes les sessions, les sessions avec évaluation uniquement ou les sessions sans évaluation uniquement. 

-Sessions récentes. Par défaut, cette page affiche les sessions récentes (les sessions dont la date de fin va de J-1 mois à J+1jour) mais vous pouvez afficher les sessions plus anciennes en sélectionnant Sessions plus anciennes depuis le menu déroulant. 

Vous pouvez afficher des filtres supplémentaires en cliquant sur Plus de Filtres et en déroulant la liste (cela affiche les filtres personnalisés pour les cours ou les apprenants définis spécifiquement pour votre compte). 

Une fois tous vos filtres sélectionnés, cliquez sur Afficher les Sessions. 

Dans chaque ligne correspondant à une session, vous pouvez voir tous les détails de la session et le statut de l’évaluation (Évaluation à chaud en cours, Évaluation à chaud terminée, Évaluation à froid en cours, Évaluation terminée). Vous pouvez activer l'Affichage détaillé dans le panneau de gauche pour afficher des colonnes supplémentaires dans le tableau : 

• Taux de réponse à chaud
• Evaluation à froid
• Managers interrogés

Modifier les Détails d’une Session

Pour modifier les détails d’une session, recherchez la session en utilisant les filtres comme décrit dans le paragraphe ci-dessus. Puis, cliquez sur l’icône stylo au bout de la ligne correspondant à la session.

Vous pourrez alors modifier tous les détails de la session fournis durant l’inscription. Veuillez noter que toute modification que vous apportez à une session s’applique à toute la formation et aux sessions suivantes que vous inscrivez. 

Afficher la liste des Répondants et Gérer les Invitations

Sélectionnez l’icône Liste des répondants pour suivre le taux de réponse. Un tableau affiche tous les participants (y compris les apprenants, managers et formateurs) et indique s’ils ont répondu au questionnaire ou pas. Vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur l’icône Imprimer dans le coin supérieur droit de la page. Depuis ce tableau, vous pouvez désinscrire un apprenant en cliquant sur l’icône X dans la ligne correspondante.   

Note : cette liste comprend tous les managers qui sont impliqués dans le processus d'évaluation. Cela veut dire qu'au moins un membre de leur équipe est inscrit dans un cours pour lequel vous avez activé l'évaluation. Cependant, le manager ne reçoit pas de questionnaire d'évaluation jusqu'à ce qu'un membre de son équipe complète un cours. 

Les questionnaires d’évaluation sont envoyés automatiquement aux apprenants une fois qu’ils finissent la session de formation. Vous avez également la possibilité d’envoyer manuellement des rappels aux participants qui n’ont pas encore répondu depuis la page principale des Répondants. Pour cela, cliquez sur l’icône enveloppe dans la ligne correspondante. Dans la fenêtre pop-up qui s’ouvre, cliquez sur Confirmer. Cela envoie automatiquement un e-mail au participant avec un lien pour répondre au questionnaire.