Introduction
En fonction des réglages de votre Administrateur pour la complétion des cours (e-learning ou ILT (Instructor-Led Training)) sur la version desktop de la plateforme, il peut vous être demandé de signer électroniquement (avec une e-signature) pour montrer que vous avez complété le cours. En signant le cours avec une signature électronique, vous pouvez prouver votre identité. La fonctionnalité E-Signature est disponible pour les versions desktop de la plateforme et l’application mobile Go.Learn. En savoir plus sur l’E-Signature pour l’application mobile.
Afin de prouver votre identité, vous passez par un processus supplémentaire d’identification après avoir complété tous les contenus pédagogiques obligatoires du cours demandant une E-Signature.
Pour compléter cette seconde étape, vous devez insérer un One Time Password (OTP) dans le champ correspondant One Time Password sur la page de lecteur de cours et le valider. Le One Time Password est affiché sur votre appareil par une application d’authentification qui génère des codes de vérification ou vous est envoyé via email. Pour plus d’information sur ce processus d’identification pour la plateforme desktop, veuillez vous référer aux prochaines sections de cet article.
A noter : Plus d'informations pour compléter les cours e-signature avec la nouvelle page de cours.
Compléter les Cours E-Signature
Si l’Administrateur de la plateforme rend obligatoire l’E-Signature (et donc l’identification par One Time Password) pour compléter un cours, vous devez prouver votre identité à travers une seconde étape d’identification.
Afin de compléter un cours e-learning qui exige une E-Signature, complétez tous les contenus pédagogiques obligatoires du cours, puis sélectionnez E-Signature depuis la section des contenus pédagogiques sur le côté droit de la page de lecteur de cours.
A noter : Pour les cours ILT (Instructor-Led Training), vous accédez à l’E-Signature depuis l’onglet Contenu et Authentification (auquel vous accédez depuis la page du cours). Lorsque vous sélectionnez E-Signature, vous êtes redirigé vers la page de lecteur du cours. Par conséquent, le processus d’identification pour les cours ILT est exactement identique à celui des cours e-learning tel qu’expliqué dans les sections suivantes de cet article.
Après avoir sélectionné E-Signature, la page Vérifiez votre Identité via App d'Authentification s’affiche dans le lecteur du cours, il vous sera alors demandé d’entrer un code de vérification à 6 chiffres affiché dans votre application d’authentification pour compléter le cours. Par défaut, vous utilisez l’application d’authentification comme méthode d’authentification mais vous pouvez également vous authentifier via email si votre Admin a également configuré cette méthode. Veuillez consulter les sections suivantes de cet article pour plus d’informations sur chaque méthode d’authentification, application ou email.
Si votre session dans la plateforme expire entre moment où le code de vérification vous est demandé et le moment où vous l'entrez, alors le code ne sera plus accepté et un message d'erreur vous informera que la vérification a échoué. Dans ce cas, relancez le contenu e-signature et générez un nouveau code de vérification pour continuer.
Méthode d’Authentification par App d’Authentification
Lorsque vous utilisez l’application d’authentification pour vérifier votre identité (il s’agit de la méthode par défaut), il vous suffit d’insérer le One Time Password que vous voyez s’afficher dans l’application d’authentification sur la page Vérifiez votre Identité via App d'Authentification et de valider le code en cliquant sur bouton Compléter le Cours afin de compléter le cours E-Signature.
Lorsque vous utilisez cette méthode d’authentification pour la première fois, votre profil n’est pas encore associé à l’application d’authentification lorsque vous ouvrez l’aperçu du cours ou la page de lecteur d’un cours E-Signature. La fenêtre pop-up Configurez Application d'Authentification vous informe alors que vous devez aller sur la page Mon Profil pour faire cette association (cette fenêtre pop-up s’affiche si vous avez passé l’étape d’activation de l’application d’authentification lorsque cela vous a été proposé dans une fenêtre pop-up juste après votre connexion à la plateforme). Sélectionnez Configurer Application Authentification pour être redirigé vers la page de profil (vous pouvez également accéder à cette page depuis le menu utilisateur et l’icône stylo à droite de votre nom et email).
Associer votre Application d’Authentification
Sur l'onglet Application d’Authentification de votre page de profil, vous pouvez lire les instructions étape par étape pour télécharger l’application, l’ouvrir et l’associer avec votre profil. Suivez ces instructions, puis une fois que vous avez inséré le code de vérification à 6 chiffres (One Time Password, OTP) que vous voyez dans l’application, sélectionnez Activer. Une fois l’application associée, vous pourrez utiliser l’application d’authentification pour générer des codes de validation gratuits même si votre appareil est hors-ligne.
Enfin, assurez-vous d’enregistrer la clé de récupération affichée dans la fenêtre pop-up qui s’ouvre : imprimez-la, copiez-là ou inscrivez-là car si vous perdez l’accès à votre appareil, vous ne pourrez plus compléter le processus d’authentification. Une fois que vous avez enregistré votre clé, confirmez en sélectionnant la case et le bouton correspondants. Dans la section Application d’Authentification de votre page de profil, vous pouvez alors voir qu’une application a été associée à votre profil et la date de cette association.
Supprimer l’Association de votre Application d’Authentification
Depuis la section Application d’Authentification de votre page de profil, vous pouvez supprimer l’association avec votre application d’authentification. Pour cela, sélectionnez le bouton Dissocier dans la section Application d’Authentification, entrez votre clé de récupération et confirmez votre action en cliquant sur Dissocier dans la fenêtre pop-up qui s’ouvre.
Générer une Nouvelle Clé de Récupération
Si vous avez besoin de générer une nouvelle clé de récupération, accédez à la section Application d’Authentification de votre page de profil et sélectionnez Générer une Nouvelle Clé de Récupération. Pour cela, entrez le code de vérification à 6 chiffres (One Time Password, OTP) que vous voyez dans le champ One Time Password, de la fenêtre pop-up qui s’ouvre puis confirmez votre action en sélectionnant Générer. Assurez-vous toujours d’enregistrer la clé de récupération qui s’affiche dans la fenêtre pop-up. Une fois enregistrée, confirmez en sélectionnant le bouton correspondant.
Méthode de Vérification de votre Identité avec l’Application d’Authentification
Après avoir téléchargé l’application d’authentification et l’avoir associé avec votre profil (comme expliqué dans cet article), vous pouvez utiliser cette application pour vérifier votre identité.
Pour cela, ouvrez l’application d’authentification que vous avez précédemment téléchargé sur votre téléphone mobile, tablette ou PC et entrez le code de vérification à 6 chiffres (One Time Password, OTP) affiché sur la page Vérifiez votre Identité via App d'Authentification de l’application. Une fois le One Time Password inséré dans le champ correspondant, cliquez sur Compléter le Cours pour valider le OTP. Le processus de validation E-Signature est alors complété ainsi que votre cours !
Veuillez noter que vous pouvez avoir plus d’un compte associé avec votre application d’authentification et par conséquent, vous pouvez voir plus d’un code dans votre application. Si cela est le cas, assurez-vous de copier le bon code en sélectionnant la ligne correspondant au profil de votre plateforme.
Si vous rencontrez des problèmes pour trouver votre téléphone et si vous ne pouvez pas insérer le code dans le champ One Time Password, cliquez sur l’option Je n’ai pas de One Time Password. Vous devez alors utiliser la clé de récupération que vous avez générée depuis votre page de profil. Si vous avez perdu votre clé de récupération, sélectionnez l’option Je ne trouve pas ma clé de récupération. Vous devrez alors contacter votre Administrateur.
Afin de compléter le processus de validation E-signature, entrez votre clé de récupération dans le champ correspondant et cliquez sur Valider clé de récupération.
La clé de récupération d’urgence ne peut être utilisée qu’une seule fois, le système générera alors une nouvelle clé de récupération qui s’affiche dans une fenêtre pop-up. Enregistrez la clé de récupération pour pouvoir compléter le processus d’authentification si vous perdez l’accès à votre appareil. Une fois la clé enregistrée, confirmez en sélectionnant la case et le bouton correspondants.
Méthode d’Authentification par Email
Si vous souhaitez utiliser la méthode d’authentification par email au lieu de la méthode par application d’authentification utilisée par défaut, sélectionnez l’option Utiliser email en bas de la page Vérifiez votre Identité via App d'Authentification. Veuillez noter que vous devez avoir une adresse email valide associée à votre profil pour utiliser cette méthode d’authentification.
Si vous utilisez cette méthode d’authentification pour la première fois et que vous n’avez pas d’adresse email associée à votre profil, alors quand vous ouvrez la page d’aperçu ou la page de lecteur du cours E-Signature, la fenêtre pop-up Associez une adresse email à votre profil vous informe que vous devez aller sur votre page Mon Profil pour effectuer l’association (cette fenêtre s’ouvre uniquement si vous avez passé l’étape d’association de votre email lorsque cela vous a été proposé dans une fenêtre pop-up juste après votre connexion à la plateforme).Cliquez sur le bouton Associez votre email, vous être redirigé vers votre page de profil (vous pouvez également accéder à cette page depuis le menu utilisateur et l’icône stylo à droite de votre nom et email).
Dans la section Infos Personnelles de votre page de profil, insérez votre adresse email dans le champ correspondant et cliquez sur Enregistrer les modifications. L’adresse que vous entrez sera associée avec votre profil sur la plateforme et utilisée pour le processus de validation E-Signature que vous pouvez alors reprendre après avoir ajouté votre adresse email. Si le champ pour entrer votre adresse email n’apparait pas dans votre profil, contactez votre administrateur.
Une fois l’option Utiliser Email sélectionnée, la page Vérifiez votre Identité via Email s’ouvre dans le lecteur du cours. Vous pouvez alors insérer le code de vérification à six chiffres (One Time Password, OTP) qui vous a été envoyé à l’adresse email indiquée dans le champ One Time Password. Une fois le One Time Password entré, sélectionnez Compléter le Cours. Le processus de validation E-Signature est alors complété ainsi que votre cours !
Lorsque vous utilisez la méthode d’authentification par email, veuillez noter que le code de vérification à 6 chiffres (One Time Password, OTP) inclus dans l’email expire 5 minutes après la réception de l’email. En cas de problèmes, vous pouvez sélectionner l’option Envoyer à Nouveau One Time Password pour que le OTP vous soit envoyé une nouvelle fois (veuillez noter qu’il faut attendre une minute pour demander l’envoi du OTP une nouvelle fois).
Notifications pour les Cours E-Signature
Après avoir complété un processus d’authentification One Time Password pour un cours E-Signature, vous recevrez une notification (si l'administrateur de la plateforme l’a configurée). En fonction de cette configuration, vous pouvez recevoir cette notification dans l’espace Notifications de la plateforme, par email ou par message Slack.