Introduction

Les domaines d’expéditeur sont principalement utilisés pour envoyer des notifications par e-mail sur la plateforme et pour gérer les auto-inscriptions des utilisateurs.
Par exemple, avec le domaine company.com, vous pouvez envoyer des notifications par courrier électronique à partir de n’importe quelle adresse d’expéditeur se terminant par @company.com.

Afin de pouvoir utiliser un domaine d’expéditeur de cette manière, il doit être configuré sur la page de Gestion des domaines de la plateforme, comme décrit dans cet article.

N’oubliez pas que les adresses d’expéditeur se terminant par le domaine @docebo.com ne peuvent plus être utilisées. Il est nécessaire d’utiliser un domaine d’expéditeur correctement configuré. Pour plus d’informations et une liste complète des domaines d’expéditeur utilisés sur la plateforme, consultez la note publiée sur notre espace communautaire sur les changements de la politique relative aux expéditeurs (s’ouvre dans un nouvel onglet).

Prérequis

Nom de domaine :

Vous devez être propriétaire du nom de domaine que vous souhaitez utiliser pour les e-mails. En général, cela se fait par l’intermédiaire de votre bureau d’enregistrement ou du service informatique de votre entreprise.

• Le domaine d’expéditeur peut se situer entre le 2e et le 5e niveau.
• yourcompany.com est un exemple de domaine de 2e niveau, tandis que learning.mybrand.com est un exemple de domaine de 3e niveau.
  Les adresses électroniques correspondantes se terminent par @yourcompany.com et @learning.mybrand.com.
• Ne réutilisez pas votre domaine personnalisé ou l’un de vos domaines secondaires comme domaine de messagerie, car les configurations DNS requises peuvent entrer en conflit. Nous recommandons de choisir un nom de domaine différent, mais apparenté, pour les e-mails.

Boîtes de messagerie :

Si vous souhaitez recevoir des réponses aux e-mails que vous envoyez, vous devrez également (toujours par l’intermédiaire de votre bureau d’enregistrement ou de votre service informatique) créer la ou les boîtes de messagerie que vous avez l’intention d’utiliser pour envoyer des messages depuis la plateforme. Par exemple, updates@mybrand.com ou notifications@learning.mybrand.com.
Vous pouvez gérer ces paramètres après les configurations de domaine décrites dans cet article.

→ Si vous n’avez pas besoin de réponses, il vous suffit de configurer votre domaine d’expéditeur, après quoi vous pouvez utiliser n’importe quelle adresse d’expéditeur utilisant ce domaine (par exemple @yourdomain.com.)

Ajouter un domaine d’expéditeur

Vous pouvez ajouter jusqu’à 500 domaines d’expéditeur à la plateforme. Ces domaines sont utilisés pour l’envoi de notifications et pour l’auto-enregistrement sur la plateforme, en utilisant soit le serveur d’envoi interne, soit un serveur SMTP externe.

1. Sélectionnez Menu admin > Paramètres > Gestion des domaines.
2. Lorsque vous sélectionnez Admin menu > PARAMÈTRES > Gestion des domaines, l’onglet Domaines d’expéditeur d’e-mails affiche la liste des domaines d’expéditeur déjà configurés sur la plateforme.
3. Cliquez sur l’icône plus verte dans le coin supérieur droit, et sélectionnez Nouveau domaine d’expéditeur d’e-mails.
4. Dans le panneau qui s’ouvre, saisissez le domaine d’expéditeur acquis (par exemple mybrand.com) et cliquez sur Créer et modifier.
5. Puis, sur l’onglet Général, vous pouvez choisir d’utiliser le service de messagerie intégré ou un serveur SMTP personnalisé pour envoyer des e-mails depuis votre domaine personnalisé. Les sections suivantes fournissent des instructions pour chaque option.

Service de messagerie intégré :

Si vous sélectionnez Service e-mail intégré, vous verrez s’afficher les champs Enregistrement SPF DKIM et Enregistrement MX. Vous devrez copier tous ces paramètres et les ajouter à la configuration DNS de votre domaine de messagerie.

• En général, les serveurs DNS sont fournis par votre registraire de domaine, votre fournisseur d’hébergement, ou ils sont auto-hébergés sur le réseau de votre entreprise. Si vous ne savez pas comment modifier les enregistrements DNS, vous devrez peut-être contacter votre fournisseur ou votre service informatique pour obtenir de l’aide.

Pour en savoir plus, consultez également l’article Gestion des domaines : exigences de configuration DNS et SSL > Domaines de messagerie.

Lorsque vous ajoutez un enregistrement DNS, veuillez laisser passer suffisamment de temps pour que celui-ci soit correctement propagé avant de tester votre domaine. De même, si vous modifiez un enregistrement existant, veuillez attendre la fin du délai TTL (Time to Live) de l’ancien enregistrement avant d’essayer d’utiliser l’enregistrement mis à jour

Une fois que vous avez fait cela et que vous avez laissé suffisamment de temps aux nouveaux paramètres DNS pour se propager, vous pouvez revenir sur cette page et cliquer sur Test DNS configuration (Tester la configuration DNS) pour vérifier que tout fonctionne :

• Si le test échoue, cela peut être dû à une mauvaise configuration de vos paramètres DNS. Par exemple, l’absence d’enregistrements DKIM dans vos paramètres DNS peut également entraîner l’échec de la validation. Dans ce cas, vos e-mails seront toujours envoyés et reçus, mais ils ne seront pas envoyés avec l’en-tête DKIM, qui certifie leur authenticité, et pourraient donc être indiqués comme spam pour le destinataire.

Conseil : ajoutez toujours les enregistrements SPF, DKIM et MX nécessaires à vos paramètres DNS. Dans le cas contraire, vos e-mails risquent d’être marqués comme spam ou d’être rejetés par le serveur de messagerie les recevant.
Docebo n’est pas en mesure d’enquêter et de fournir une assistance sur les problèmes de livraison des notifications par courrier électronique lorsque la plateforme utilise un domaine d’expéditeur dénué d’enregistrements SPF, DKIM et MX.

Option SMTP personnalisé :

→ Notez que l’option d’utiliser un serveur SMTP personnalisé n’est disponible que si vous avez activé l’application Custom SMTP sur votre plateforme. Sans cela, les e-mails sont toujours envoyés en utilisant l’option Service de messagerie intégré.

Si vous choisissez d’utiliser un fournisseur externe, en sélectionnant l’option Serveur SMTP personnalisé, vous devrez saisir les informations suivantes de votre fournisseur SMTP :

• Nom d’utilisateur SMTP
• Mot de passe SMTP
• Nom d’hôte du serveur SMTP
• Port SMTP

Sous Chiffrement SMTP, sélectionnez TLS (transport layer security) si votre hôte externe utilise le chiffrement SSL/TLS. Sinon, si votre hôte externe utilise le chiffrement StartTLS, sélectionnez StartTLS.
→ Les clients utilisant les services Microsoft 365 comme serveur de messagerie externe doivent sélectionner StartTLS.
→ La plateforme utilise toujours le chiffrement pour communiquer avec votre serveur de messagerie externe

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Test connection (Tester la connexion) pour vérifier les paramètres SMTP de votre serveur de messagerie personnalisé. Cliquez ensuite sur Enregistrer les modifications.
→ Si vous voulez effectuer (à nouveau) un test de connexion après avoir enregistré vos changements, vous saisir à nouveau le mot de passe SMTP. Alternativement, dans la liste des domaines d’expéditeurs, cliquez sur les points de suspension à côté de votre domaine et sélectionnez Vérifier la validation.

Enfin, pour garantir que vos e-mails seront délivrés de manière fiable, vous devez également vous assurer que le compte SMTP configuré comme serveur d’envoi personnalisé est autorisé à envoyer des messages au nom de l’adresse configurée pour la notification/l’envoi d’e-mails (par exemple noreply@myemaildomain.it).
Pour cela, vous devrez vérifier les configurations nécessaires auprès de votre fournisseur SMTP.

Limites du fournisseur SMTP
Certains services SMTP limitent le nombre de messages pouvant être envoyés simultanément, le nombre de destinataires par jour, etc. Si une notification se heurte à ces limites, il se peut qu’elle ne soit pas délivrée à certains destinataires.
Pour garantir la fiabilité et l’envoi des e-mails, assurez-vous que votre fournisseur SMTP peut traiter efficacement le volume de messages de votre plateforme. Ce volume dépend de facteurs tels que le nombre et la fréquence des notifications déclenchées et le nombre de destinataires par notification.
- L’utilisation de Microsoft 365 SMTP n’est pas la meilleure solution en cas de volume élevé de notifications/e-mails

Gérer les domaines d’expéditeurs

Lorsque vous sélectionnez Admin menu > PARAMÈTRES > Gestion des domaines, l’onglet Domaines d’expéditeur d’e-mails affiche la liste des domaines déjà configurés sur la plateforme.

Cliquez sur les points de suspension au bout de n’importe quelle ligne pour accéder aux actions disponibles pour ce domaine :

• L’option Vérifier la validation testera la configuration DNS, dans le cas d’un domaine utilisant le serveur de messagerie intégré, ou testera la connexion dans le cas d’un serveur SMTP personnalisé.
• Modifier ouvrira les paramètres de ce domaine d’expéditeur. Consultez le chapitre Ajouter un domaine d’expéditeur pour une explication de la configuration.
• L’option Supprimer retirera le domaine d’expéditeur de la plateforme. Dans ce cas, les e-mails (tels que les notifications, les bulletins d’information ou les confirmations d’auto-inscription) utilisant ce domaine pour leur envoi ne seront plus délivrés.

Vous pouvez également cliquer sur l’icône plus dans le coin supérieur droit pour créer un nouveau domaine d’expéditeur.