Presentación
Tu plataforma Docebo te permite gestionar las inscripciones en tus cursos mediante diversas funciones. Una de estas prestaciones fundamentales es la lista de espera, la cual te permite monitorear la inscripción al curso y decidir cuántos estudiantes pueden inscribirse en un curso o sesión a la vez. También puedes gestionar a los alumnos que esperan ser inscritos en un curso. Este artículo te mostrará cómo ajustar las capacidades de inscripción y gestionar la lista de espera para cursos y sesiones FGP o seminarios web.
Gestión de autoinscripciones
Los usuarios pueden autoinscribirse en los cursos desde catálogos. La política de inscripción se gestiona a nivel de curso desde el área de propiedades del curso. Accede a esta área accediendo al Menú Admin desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha y a continuación, selecciona el subelemento Administración de curso en la sección Aprendizaje electrónico.
Encuentra el curso en la lista de la tabla principal de Administración de curso y haz clic en la descripción del curso. Mientras te encuentras en la pestaña Propiedades, haz clic en Ajustes avanzados y selecciona la pestaña Opciones de catálogo.
Desplázate hasta la sección Autoinscripción en cursos y configura si
- las autoinscripciones no están disponibles y si el curso no está visible en los catálogos
- las autoinscripciones están disponibles
- las autoinscripciones están disponibles durante un período limitado de tiempo y definen una fecha de inicio o finalización desde cuándo o hasta cuándo pueden inscribirse los alumnos, o establecer un período de tiempo entre dos fechas.
Si está disponible la autoinscripción, sea de forma permanente o durante un tiempo limitado, podrás configurar aún más la política de inscripción en la sección Política de inscripción en catálogo (esta sección no se muestra cuando no está disponible la autoinscripción).
Las opciones de inscripción disponibles para el curso son:
- Solo puede inscribir alumnos el Administrador. Utiliza esta opción si deseas que el curso sea visible en los catálogos, pero no quieres que los alumnos se autoinscriban en el curso. En este escenario, solo los Superadministradores (y los Usuarios avanzados con permisos concedidos) pueden inscribir usuarios en el curso.
- Pendiente de aprobación por Administrador. Cuando se selecciona esta opción, los alumnos pueden autoinscribirse en el curso, pero el Superadministrador (o Usuario avanzado con permisos concedidos) tiene que aprobar manualmente la inscripción. Los alumnos son puestos en la lista de espera del curso hasta su aprobación. La compra de un curso a través de Comercio electrónico anula esta política de inscripción. Así se evita que los usuarios adquieran cursos sin poder acceder a su compra.
- Autoinscripción. Si las inscripciones son gratuitas, los usuarios pueden autoinscribirse en el curso directamente desde el catálogo del curso.
Los usuarios pueden autoinscribirse en cursos de aprendizaje electrónico y FGP (Formación guiada por un profesor), así como en sesiones de cursos FGP.
Configuración de la lista de espera del curso
Cada curso de la plataforma tiene una lista de espera activa y los Superadministradores tienen control total sobre cómo rellenarla y gestionarla para cada curso. Empieza accediendo al Menú Admin desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha y a continuación, selecciona el subelemento Administración de curso en la sección Aprendizaje electrónico.
Encuentra el curso en la lista de la tabla principal de Administración de curso y haz clic en la descripción del curso. Mientras te encuentras en la pestaña Propiedades, haz clic en Ajustes avanzados y selecciona la pestaña Opciones de catálogo.
En la sección Cuota de inscripción máxima, habilita la opción Establecer el número máximo de usuarios inscritos simultáneamente en el curso. Establece la cuota de inscripción y activa la opción Habilitar lista de espera para que los usuarios que se inscriban en este curso del catálogo sean puestos en una lista de espera cuando se alcance la capacidad máxima de inscripciones.
También puedes marcar la opción de inscribir automáticamente a un alumno en lista de espera cuando otro alumno se dé de baja. El sistema seleccionará a los alumnos de la lista de espera en función de la fecha de inscripción (consulta el capítulo siguiente).
Si un usuario intenta inscribirse en el curso después de que se haya completado la cuota máxima, no podrá acceder a él o será colocado en la lista de espera del curso si la has activado.
Por último, establece la política de autoinscripción como se describe en el capítulo Gestión de autoinscripciones de este artículo. Cuando estén permitidas las autoinscripciones, la función de lista de espera solo funciona con las políticas Pendiente de aprobación por Administrador y Autoinscripción.
Inscripción automática de usuarios de la lista de espera
Puedes gestionar la inscripción automática de usuarios en el curso o en una sesión habilitando la opción Permitir inscripción automática desde la lista de espera cuando alumnos se den de baja en la pestaña Propiedades, Ajustes avanzados - Opciones de catálogo, sección Cuota de inscripción máxima del curso.
Cuando se selecciona esta opción, la plataforma inscribirá automáticamente a un alumno de la lista de espera cuando otro alumno se dé de baja o se cancele su inscripción en el curso o sesión. La reasignación automática de usuarios de la lista de espera se produce en las siguientes situaciones:
- un Superadministrador cancela la inscripción a un usuario activo del curso o sesión.
- un usuario se da de baja del curso o sesión
- el Superadministrador aumenta el número máximo de usuarios permitidos en el curso (opción de Cuota máxima)
- cada vez que un usuario cambia la sesión de FGP o FGPV en la que está inscrito
Si hay varios usuarios en la lista de espera para un curso o una sesión, se da prioridad a quién se inscribió antes (por lo tanto, quien estaba en la lista de espera primero).
¿Cuándo se coloca a un usuario en la lista de espera de un curso?
Un usuario puede ser colocado en la lista de espera de un curso debido a las capacidades de inscripción o las políticas de inscripción, dependiendo de cómo tú, como Superadministrador, hayas configurado los Ajustes avanzados del curso. Un usuario será colocado en la lista de espera de un curso en los siguientes escenarios:
- Si es colocado manualmente por un Superadministrador o un Usuario avanzado (con permisos concedidos)
- Si se alcanza la capacidad máxima de inscripción
- Si la política de inscripción se establece en Pendiente de aprobación del Administrador (consulta el capítulo Gestión de autoinscripciones de este artículo)
- Si un usuario se ha autoinscrito en un curso FGP pero no eligió una sesión en el proceso
- Si un usuario se autoinscribe en un curso FGP y no hay sesiones disponibles o todas las sesiones están reservadas y no se ha alcanzado la cuota máxima del curso
¿Cuándo se coloca a un usuario en la lista de espera de una sesión?
Un usuario puede ser colocado en la lista de espera de un curso FGP debido a las capacidades de inscripción o las políticas de inscripción, dependiendo de cómo tú, como Superadministrador, hayas configurado los Ajustes avanzados del curso. Un usuario será colocado en la lista de espera de una sesión en los siguientes escenarios:
- Si es colocado manualmente por un Superadministrador o un Usuario avanzado (con permisos concedidos)
- Si has establecido una capacidad máxima de inscripción para la sesión
Gestión de la lista de espera de cursos
Para gestionar la lista de espera de un curso de aprendizaje electrónico, accede al Menú Admin y a continuación, elige el subelemento Administración de curso de la sección Aprendizaje electrónico. Selecciona el curso y ve a la pestaña Inscripciones.
El estado de inscripción de los usuarios en la lista de espera del curso es Usuarios en espera. Haz clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila del usuario y selecciona la opción Editar inscripción. En el panel derecho, cambia el estado de inscripción de Usuarios en espera por Inscritos para inscribir a los usuarios en el curso, o por cualquier otro estado disponible. Pulsa Confirmar para completar la acción. Utiliza la misma opción del menú para colocar manualmente a un usuario en la lista de espera del curso cambiando su estado a Usuarios en espera.
Gestión de la lista de espera de sesiones FGP
Para gestionar la lista de espera de una sesión FGP, accede al Menú Admin y a continuación, elige el subelemento Administración de curso de la sección Aprendizaje electrónico. Selecciona el curso FGP y ve a la pestaña Sesiones, selecciona una sesión y ve a la pestaña Inscripciones y evaluaciones.
Haz clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del usuario y selecciona Cambiar estado para modificar el estado de inscripción de Usuarios en espera por Inscritos para inscribir a los usuarios en el curso, o por cualquier otro estado disponible. Utiliza la misma opción del menú para colocar manualmente a un usuario en la lista de espera del curso cambiando su estado a Usuarios en espera.
Alumnos que son colocados en la lista de espera
Una vez que se han establecido las capacidades y políticas de inscripción para un curso, y el curso está en un catálogo, los usuarios pueden pulsar el botón Inscribirse (Lista de espera) en la página del curso en el catálogo. Si el usuario no puede ser inscrito directamente en el curso y será colocado en la lista de espera de este (sea debido a las capacidades o políticas de inscripción como se ha descrito anteriormente), un mensaje informará a los usuarios que han sido colocados en la lista de espera.
El curso se mostrará en el área Mis cursos y planes de aprendizaje de la plataforma de los usuarios, pero solo podrán acceder a una página Lista de espera que muestre información general del curso y una relación de su contenido, pero no da acceso a los usuarios a ningún material de formación ni a sesiones. En la tarjeta del curso en el área Mis cursos y planes de aprendizaje o en un catálogo de cursos, los usuarios verán que están en Lista de espera.
Consejos y trucos
Para ver rápidamente el número de usuarios en la lista de espera de cursos de la página Administración de curso, habilita la columna Lista de espera con la función Gestión de columnas.