Presentación

Para quienes utilizan Microsoft Teams para colaboración y para formación web, Docebo puede integrarse con esta herramienta, de forma que tus usuarios pueden acceder a sesiones de formación y colaboración en directo directamente en cursos de seminario web en su plataforma.

Para configurar correctamente esta integración, debes tener una cuenta activa de Microsoft Teams (no una cuenta de prueba) y haber aceptado los términos y condiciones de tu contrato.

Más información sobre las sesiones de seminario web en dispositivos móviles.

Recuerda que la integración está disponible para Microsoft Teams SaaS (Software como servicio) y no admite instalaciones en el sitio de la empresa.

Activación de la aplicación Microsoft Teams en Docebo

Activa la aplicación Microsoft Teams como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimiento. La aplicación aparece en la pestaña Videoconferencia.

Creación y configuración de la aplicación Docebo en Microsoft Teams

Para configurar Docebo en Microsoft Teams, inicia sesión en Microsoft Azure y haz clic en Registro de aplicaciones en el área Servicios de Azure. Si no ves esta opción en la lista, búscala en la búsqueda global del portal. Haz clic ahora en Nuevo registro y define un nombre para tu aplicación.

Pasa ahora a tu plataforma de Docebo para crear tu cuenta Microsoft Teams. Inicia sesión como Superadministrador y accede al Menú Admin desplazando el ratón sobre el icono de engranaje. Busca la sección Microsoft Teams y selecciona el subelemento Gestionar. En la página de ajustes, haz clic en Nueva cuenta en la esquina superior derecha de la página.

Ahora, copia la URL de la cuenta de redireccionamiento Microsoft Teams OAuth que se muestra en la parte superior del panel derecho y pégala en el campo URI de redireccionamiento (opcional) del área de creación de la cuenta de Microsoft Teams. Haz clic en Registro para completar la creación de la aplicación.

Ten en cuenta: La URI de redireccionamiento se define en función del dominio en el que el usuario inicie sesión. Cuando utilices la aplicación Dominio personalizado, asegúrate de que estás utilizando la URL de dominio personalizado y no la URL https://[platform name].docebosaas.com/.

Microsoft Azure ha creado una página para tu aplicación. El ID de la aplicación (cliente) y el ID del directorio (inquilino) que se muestran en el área Esenciales de la página son necesarios para crear la cuenta de Microsoft Teams en Docebo. Ve a la pestaña Certificados y secretos que aparece en el menú Gestionar del menú de la izquierda de la página para generar el Secreto del cliente, también necesario para crear tu cuenta Microsoft Teams en Docebo.

Copia el Valor del secreto y guárdalo en un lugar seguro, pues no podrás recuperarlo de nuevo después de salir de esta página.

Ve ahora a la pestaña Permisos de API, haz clic en Agregar permisos y en Microsoft Graph, en la lista APIs de Microsoft de uso común. Haz clic ahora en la opción Permisos delegados y selecciona:

• la opción openid en el menú de permisos OpenID
• la opción offline_access en el menú de permisos OpenID
• la opción OnlineMeetings.ReadWrite en el menú OnlineMeetings
• la opciónread.useren el menú de permisos User

Si está activada la opción Mostrar calendario del profesor de reuniones / eventos en los ajustes de la cuenta de Docebo para Microsoft Teams, en Azure también se debe activar el siguiente permiso:

• Calendars.ReadWrite

Si esta opción no está activada o no es necesaria, no se debe establecer el permiso en Azure.

Haz clic en Añadir permisos para completar la configuración. Pasa ahora a Docebo para completar y activar la integración.

Configuración de Microsoft Teams en Docebo

Vuelve a tu plataforma de Docebo donde iniciaste previamente la creación de la cuenta Microsoft Teams. En el panel derecho, escribe el nombre y descripción de tu cuenta y a continuación, pega el Identificador de cliente, el ID de inquilino y el Secreto del cliente generados para la aplicación que hayas creado en Microsoft Azure. Selecciona el tipo de sesión, ya sea Reunión o Evento dependiendo del tipo de eventos que vayas a gestionar con la cuenta que estás creando. Ten en cuenta que creando varias aplicaciones en Microsoft Teams puedes crear y gestionar varias cuentas de Docebo con la misma cuenta Microsoft Team.

Define el número máximo de sesiones permitidas por curso (hasta 999), el de sesiones que puede gestionar esta cuenta y el de salas concurrentes. Recuerda que el número de salas concurrentes es el que acordaras en tu licencia de Microsoft Teams.

Pulsa Crear cuando hayas terminado. Se te redirigirá a Microsoft Teams para el emparejamiento de aplicaciones. Una vez emparejada la cuenta, puedes organizar sesiones de seminario web para cursos FGP.

Gestión de tu cuenta de Microsoft Teams en Docebo

Puedes volver a ejecutar en cualquier momento emparejamiento entre la cuenta Microsoft Teams que hayas creado en Docebo con tu cuenta Microsoft Teams. Para ello, inicia sesión en Docebo como el usuario que configuró la cuenta a emparejar, accede a la página de ajustes de Microsoft Teams desde el Menú Admin, busca tu cuenta en la lista de cuentas configuradas, haz clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la cuenta y selecciona Emparejar. Esta operación puede tardar unos segundos en completarse.

Puedes editar en cualquier momento los detalles de tu cuenta haciendo clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la cuenta y seleccionando Editar. Puedes eliminar tu cuenta seleccionando Eliminar en el mismo menú de puntos suspensivos.

Al editar el Identificador de cliente, el ID de inquilino y el Secreto del cliente de tu cuenta, tienes que volver a sincronizarlo con Microsoft Teams. Para ello, selecciona la opción Emparejar después de guardar los cambios.

Nuevo emparejamiento de Docebo para Microsoft Teams con Azure

Este capítulo es una guía dirigida a los usuarios que han estado utilizando esta integración antes del 23 de febrero de 2022. Los pasos descritos en este capítulo deben ejecutarse después de la versión de febrero de 2022, la cual incluye la actualización de Docebo para Microsoft Teams. Es obligatorio emparejar de nuevo tu instancia lo antes posible después de la actualización del 23 de febrero; omitir este proceso puede dar lugar a resultados impredecibles cuando se utiliza Docebo para Microsoft Teams.

El 23 de febrero de 2022, se publicó una mejora para la integración de Docebo para Microsoft Teams. Con esta actualización puedes agregar profesores a cursos FGP (Formación guiada por un profesor) de seminario web sin necesidad de otorgarles privilegios de administrador en Microsoft Azure, minimizando así los riesgos potenciales para tu infraestructura.
 Para implementar esta mejora, debes volver a emparejar tu integración de Docebo para Microsoft Teams con Azure como se describe en los siguientes pasos.

Preparación

En tu navegador web, abre Microsoft Azure e inicia sesión en tu panel Administrador con tus credenciales de administrador de Microsoft; después, abre otra pestaña o ventana, sin cerrar la pestaña o ventana de Azure, inicia sesión en tu plataforma de Docebo como Superadministrador, accede al Menú Admin desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la página y haz clic en Gestionar en el área Microsoft Teams.

A efectos de simplificar y para el resto de estas instrucciones, nos referiremos a la pestaña o ventana de Microsoft Azure como «pestaña del navegador Azure» y a la pestaña o ventana de Docebo para Microsoft Teams como «pestaña del navegador Docebo».

Proceso de emparejamiento

En la pestaña del navegador Azure, haz clic en la pestaña Resumen y copia el ID de la aplicación (cliente) en el portapapeles.

Haz clic ahora en la pestaña de permisos de la API. Haz clic en el botón de puntos suspensivos de la fila Microsoft Graph y selecciona Revocar todos los consentimientos de Administrador. A continuación, haz clic en el botón Sí eliminar en la ventana emergente de confirmación.

Mientras te encuentras en la pestaña del navegador Azure, haz clic en la pestaña Certificados y secretos y haz clic en Nuevo Secreto del cliente. En la ventana deslizante resultante, proporciona una descripción reconocible y cambia el plazo de vencimiento en el menú desplegable a 24 meses; después, pulsa Añadir. En la ventana resultante, verás tu nuevo código secreto del cliente inmediatamente al lado de la descripción que acabas de proporcionar. Copia el código en el portapapeles.

A continuación, cambia a la pestaña del navegador Docebo y haz clic en el menú de puntos suspensivos junto a la cuenta que deseas volver a emparejar, y haz clic en Editar. Pega el nuevo código secreto del cliente en el campo Secreto del cliente y pulsa Confirmar.

Después, emparejarás automáticamente con el servidor de Microsoft y, tras un emparejamiento satisfactorio, se te presentará una confirmación de que la cuenta se ha editado correctamente.

Para cualquier pregunta que puedas tener, abre un ticket de incidencia en el Servicio de atención al cliente de Docebo a través del Centro de ayuda.

Apuntes importantes

• Los profesores que lanzan un nuevo seminario web deben tener cuidado de iniciar sesión en la instancia de Teams que esté emparejada con la aplicación Docebo para Microsoft Teams. Si no están utilizando la cuenta correcta o no han iniciado sesión, no podrán unirse al seminario web como profesores, sino que lo harán como participantes.
• Para que un usuario de Docebo se una a un seminario web como profesor en Microsoft Teams, la cuenta debe estar emparejada con una cuenta individual de Azure. El profesor de la sesión será definido por la cuenta de Microsoft Teams basada en Azure, y para iniciar la sesión se utilizará la cuenta de Microsoft Teams creada en Docebo. Esto no es de aplicación a usuarios que deseen unirse a un seminario web como alumno.
• Recuerda que la integración solo está disponible para Microsoft Teams SaaS y no admite instalaciones en el sitio de la empresa.
• El organizador de un evento sólo puede ser la cuenta que está emparejada con la integración Docebo - Microsoft Teams.
• Dentro de la aplicación Microsoft Teams se pueden utilizar aulas para sesiones de subgrupos. No son compatibles con la integración cuando se utilizan en Webview.
• Los derechos de moderador son asignados por el profesor que inicia la reunión.
• Más información sobre herramientas de seminarios web para cursos FVGP en dispositivos móviles.
• Para usar la API de Microsoft Teams a través de la plataforma Docebo debes tener una licencia de Office365 (que debe ser como mínimo Office365 Basic) para el usuario de Azure que utilizarás para emparejar con la plataforma Docebo. Obtén más información en el sitio web de Microsoft.